Compreendendo os sistemas de inventário de código de barras:como funcionam e por que são importantes

Gerente de Mercado de Ativos Fixos

Atualizado em 20 de novembro de 2024

Índice

• O que é um sistema de inventário com código de barras?
• Quais setores gerenciam o estoque?
• Limitações do monitoramento de inventário
• Ferramentas e tecnologia de gerenciamento de estoque
• Benefícios de um sistema eficaz de inventário com código de barras
• O que procurar em um sistema de inventário com código de barras
• Como implementar um sistema de inventário com código de barras
• Considerações Finais
• Perguntas frequentes

Principais conclusões

Um sistema de inventário com código de barras é um método digital de rastreamento e gerenciamento de inventário usando códigos de barras exclusivos para identificar e monitorar produtos, permitindo leitura eficiente, atualizações em tempo real e manutenção precisa de registros em toda a cadeia de suprimentos.
As empresas coletam, compram, utilizam, movimentam e distribuem muitos produtos, bens e equipamentos. Rastrear esses itens tem sido um desafio constante, mas a tecnologia tem evoluído para facilitar o trabalho.  Etiquetas de código de barras, scanners e sistemas de gerenciamento de estoque ajudam as organizações a rastrear melhor seus ativos físicos. 

As empresas desejam criar, comercializar e vender produtos. Gerenciar o estoque à medida que os itens passam desde o início até a entrega é uma parte vital da operação. Neste guia, discutiremos tudo o que você precisa saber sobre um sistema de inventário de código de barras.

Um sistema de inventário de código de barras é um método digital de rastreamento e gerenciamento de inventário que usa códigos de barras, hardware e software para automatizar o controle de inventário e melhorar a precisão, eficiência e produtividade. Estes são os principais componentes e funções de um sistema eficaz de inventário de código de barras.

1. Códigos de barras:identificadores exclusivos que contêm informações do produto, como estilo, dimensões e outros detalhes.
2. Hardware:
   • Impressoras para produzir etiquetas de código de barras
   • Leitores ou scanners de código de barras para digitalizar e fazer upload de informações
   • Dispositivos móveis com câmeras que podem funcionar como leitores de código de barras
3. Software:software de gerenciamento de estoque que armazena e categoriza dados de códigos de barras digitalizados, permitindo atualizações e rastreamento em tempo real.

O sistema funciona codificando dados em uma série de barras verticais e espaços que representam números ou caracteres. Quando digitalizadas, essas informações são traduzidas em dados utilizáveis ​​para gerenciamento de inventário.

Os benefícios de usar um sistema de inventário de código de barras incluem:

• Maior precisão no rastreamento de inventário
• Atualizações em tempo real sobre os níveis de estoque
• Contagens de inventário mais rápidas e eficientes
• Melhor controle sobre movimentação e localização do estoque
• Erro humano reduzido na entrada de dados
• Capacidade aprimorada de evitar roubo e perda
• Melhor atendimento de pedidos e satisfação do cliente

Um sistema de inventário de código de barras pode ser personalizado para vários setores e necessidades comerciais, desde lojas de varejo até armazéns e instalações de fabricação. Ele permite que as empresas automatizem muitas tarefas manuais de controle de estoque, levando ao aumento da produtividade e ao gerenciamento de estoque mais preciso.

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Quais setores gerenciam o estoque?

Varejistas, fabricantes, armazéns, distribuidores e empresas de logística descobrem que o gerenciamento desses sistemas é fundamental para suas operações. Mas quase todas as empresas controlam os produtos que vendem a terceiros ou os equipamentos e outros bens que são vitais para as suas operações:

• As organizações de saúde acumulam os equipamentos necessários para tratar e abrigar os pacientes à medida que os prestadores prestam cuidados.
• As empresas de petróleo e gás precisam garantir que seus produtos fluam da refinaria até o destino final.
• As concessionárias investiram trilhões de dólares em usinas de energia e redes inteligentes para transportar a energia da fonte ao destino.
• As empresas de telecomunicações e de cabo instalaram cabeamento e uma ampla variedade de equipamentos de rede que fornecem aos clientes acesso à rede e transportam o conteúdo desejado.
• O governo e as entidades civis utilizam equipamentos e estoques necessários para a polícia, bombeiros e agências municipais.
• A defesa é uma área onde é necessário equipamento especializado para completar a missão e deve ser rastreado para segurança.
• A educação começa nas instalações onde as aulas são ministradas e inclui todos os equipamentos e materiais do prédio, como equipamentos esportivos, livros didáticos e computadores.

Portanto, não são apenas os varejistas, armazéns, fabricantes e distribuidores que precisam manter contagens de estoque precisas e precisam de um sistema de inventário de código de barras eficaz. Cada empresa possui materiais que deve monitorar até certo ponto.

Limitações do monitoramento de estoque

Monitorar o estoque é importante porque fazê-lo bem ajuda as organizações de várias maneiras, mas raramente as empresas se destacam nessa área. Este trabalho pode ser negligenciado porque a gestão se concentra no negócio principal e não na logística interna.

Além disso, as empresas muitas vezes consideram o processo desgastante e frustrante por vários motivos. Tradicionalmente, as organizações gerenciavam seu inventário manualmente. Eles inseriram informações por meio de lápis e papel ou em uma planilha Excel, e alguns podem ter criado etiquetas de papel que foram impressas no local.

Em seguida, a empresa realizou contagens regulares de inventário para garantir que os métodos de rastreamento com papel e lápis e planilhas fossem precisos. O processo era demorado e apresentava informações precisas apenas por um curto período (se é que existia), basicamente imediatamente após a conclusão da contagem.

Além disso, às vezes os humanos cometem erros, especialmente ao contar e rastrear centenas, milhares e dezenas de milhares de produtos. Como resultado, o gerenciamento de estoque rapidamente se tornou um grande dreno de produtividade. Os funcionários gastaram muito tempo nisso, mas não criaram registros impecáveis. A solução de problemas para descobrir a causa raiz de uma discrepância às vezes exigia a repetição de todo o processo.

O rastreio de produtos sempre foi complexo e tornou-se ainda mais complexo à medida que surgiram especialistas em áreas como a gestão da cadeia de abastecimento, mas como diferentes empresas ao longo da cadeia de abastecimento utilizam diferentes sistemas informáticos, continuou a haver falta de visibilidade.

Além disso, a circulação de mercadorias tornou-se mais dispersa. Pequenas e grandes empresas podem vender seus produtos localmente, nas imediações, em todo o país e até mesmo em todo o mundo. À medida que se expandem para novos mercados, devem garantir que seguem as diretrizes locais.

Como resultado, o espaço de armazenamento é frequentemente mal utilizado. As instalações ou depósitos de uma empresa estão repletos de muitos itens:expositores, banners, estandes, literatura, suprimentos, acessórios de loja e mercadorias em vários estágios de montagem. Freqüentemente, eles estão espalhados pelas instalações de armazenamento, em vez de serem alojados de maneira eficiente. 

Um erro de gestão de ativos causa estragos na cadeia de abastecimento, no processo de fabricação e na entrega. Sempre que surgem problemas, o trabalho atrasa e às vezes tudo fica paralisado porque a equipe não consegue avançar quando cada etapa do processo depende da conclusão da etapa anterior.

Surgem outros efeitos de ondulação. As equipes ficam presas em um projeto, atrasando a conclusão ou entrega de produtos a outros clientes. As empresas precisam reordenar os suprimentos necessários. Freqüentemente, eles correm para recuperar o atraso e cometem outros erros, diminuindo, em última análise, a qualidade e a eficácia de seu trabalho. Eles terminam um projeto atrasado e iniciam o próximo atrasado também. A frustração e o estresse aumentam, criando um ambiente de trabalho tenso.

As contagens de estoque são imprecisas. Se o pedido de um cliente atrasar, as reclamações aos representantes de atendimento ao cliente aumentam e os clientes recorrem aos concorrentes. Muito estoque ocupa espaço de armazenamento – e capital. Em essência, as ineficiências se espalham pela cadeia de abastecimento e impactam negativamente parceiros, varejistas, prestadores de serviços, consumidores e, eventualmente, partes interessadas.

Mas o gerenciamento de estoque está se tornando muito mais simples devido aos avanços da tecnologia. Soluções como etiquetas de código de barras e etiquetas de ativos e etiquetas de controle de estoque ajudam as empresas a obter mais informações e controle sobre seus produtos.

Uma etiqueta de código de barras é uma representação visual de um item. Normalmente, o código apresenta números, letras e símbolos, com caracteres codificados em preto e branco.

Um sistema de inventário de código de barras atribui um identificador distinto a cada produto ou equipamento. Com isso, uma empresa pode associar diversos pontos de dados ao número, incluindo fornecedor, dimensões do produto, peso e até dados variáveis, como quantos estão em estoque. 

O número de identificação é armazenado em um banco de dados e o sistema usa scanners para documentar e rastrear para onde o item vai, se foi usado e outros dados. Ao longo dos anos, evoluíram vários padrões que estabeleceram como os códigos foram construídos e o que significam, para que os scanners entendam o que estão vendo e o que veem.

A tecnologia melhorou e se tornou mais inteligente. Hoje em dia, as empresas têm mais informações do que nunca. Junto com as informações básicas de identificação do ativo vem seu histórico, incluindo manutenção e reparos, o fornecedor original, sua localização atual e onde está programado para estar.

Outra vantagem é que as etiquetas de código de barras foram adaptadas às condições do mundo real. Eles agora levam em conta variáveis, como exposição a condições climáticas adversas, produtos cáusticos e produtos químicos. Consequentemente, surgiram diferentes tipos de etiquetas de código de barras para vários casos de uso:

• Folha Metalphoto® Marcadores são revestidos com uma superfície antiaderente para repelir tintas, ácidos, produtos cáusticos fortes e outros produtos químicos.
• Etiquetas rígidas Metalphoto® são projetados para suportar os ambientes mais severos, usados para aplicações de rastreamento internas e externas e geralmente duram décadas.
• Etiquetas de poliéster premium são projetados para marcar e identificar claramente ativos internos, como equipamentos de escritório. 
• Etiquetas de poliéster invioláveis incluem etiquetas adesivas de poliéster branco brilhante que revelam uma mensagem “VOID” no ativo e quando a etiqueta é removida de sua superfície correspondente. Eles mantêm os itens confidenciais claramente marcados e seguros.
• Etiquetas de poliéster de duas partes vêm com um número de identificação correspondente para anexar aos registros de uma empresa.
• Etiquetas de vinil destrutíveis são projetados para serem difíceis – quase impossíveis – de serem removidos inteiros. A etiqueta quebra se for adulterada. 
• Etiquetas e etiquetas de vinil funcionam bem para etiquetagem de interiores.
• Etiquetas plásticas removíveis são etiquetas de polipropileno orientadas biaxialmente com um adesivo de aplicação removível que pode ser removido ou reposicionado de forma limpa.

Além das muitas opções, os fornecedores colaboram com os clientes para criar etiquetas de código de barras para suas aplicações exclusivas. Por exemplo, a Camcode trabalhou com a Displays2go para desenvolver etiquetas de rack de poliéster personalizadas para seu armazém. Além das etiquetas de rack padrão, os dois desenvolveram uma solução para facilitar a digitalização de racks altos e baixos. Em vez de fazer com que os funcionários se curvassem para alcançar prateleiras muito baixas ou se esticassem para alcançar prateleiras mais altas, eles implantaram um sistema de etiqueta dupla.

Neste caso, uma etiqueta de rack tinha uma determinada cor e uma seta apontando para baixo para um nível inferior e uma cor diferente com uma seta apontando para cima para os níveis superiores. A etiquetagem facilitou a leitura pelos funcionários e levou a menos erros porque as diferentes cores identificaram claramente os vários níveis.

Benefícios de um sistema eficaz de inventário com código de barras

Marcar equipamentos com códigos de barras e implantar scanners e software de gerenciamento de estoque é uma boa decisão de negócios. Há dezenas de benefícios na implementação de um sistema abrangente de inventário com código de barras para agilizar o rastreamento de ativos e reforçar o controle de inventário:

Melhorar o rastreamento de localização

Em última análise, o objetivo destas tecnologias é obter mais visibilidade nos fluxos de trabalho da empresa. As etiquetas de código de barras melhoram o gerenciamento de estoque, aumentando o rastreamento e a precisão do estoque.

Aprimorar relatórios

Hoje em dia, as empresas coletam mais informações do que nunca. Por si só, a recolha de dados tem pouco valor. Mas uma vez que os dados de inventário são armazenados numa base de dados central, as empresas ganham um número praticamente infinito de possibilidades para aproveitá-los.

Por exemplo, exportar dados para uma planilha para análise sofisticada em outro programa é feito facilmente. Os indivíduos podem classificar os ativos por categoria e analisar a expectativa de vida esperada versus a vida real. Eles podem usar essas informações para determinar qual equipamento do fornecedor é superior. As projeções financeiras tornam-se mais precisas porque se baseiam nos ativos que requerem substituição ou manutenção significativa durante um período específico. Em suma, a abundância de dados ao seu alcance impulsiona uma melhor tomada de decisões.

Automatizar processos manuais 

O gerenciamento de estoque é um grande problema para muitas organizações, cujos processos desatualizados e documentação manual atrasam o processo. As etiquetas de inventário com código de barras possibilitam automatizar muitos processos de inventário que, de outra forma, seriam demorados e ineficientes. Os processos automatizados aliviam os funcionários do trabalho muitas vezes repetitivo e mundano, economizando um tempo significativo que podem dedicar a atividades de maior valor agregado. A automação também reduz erros humanos na documentação.

Economize tempo

Os novos recursos transformam o gerenciamento da produção de reativo em proativo. Tradicionalmente, as empresas administravam por trás:confiando em informações históricas para compreender o desempenho e fazer mudanças. Agora, eles gerenciam de forma proativa, tendo as informações em tempo real, para que se ajustem na hora.

Simplifique a contagem de estoque

Estas novas soluções não eliminarão a necessidade de contagens e auditorias periódicas de inventário, mas tornam o processo mais simples e menos frequente. Sem rótulos de inventário, as empresas iniciam o processo às cegas:têm pouca ou nenhuma visão sobre o que estão usando. Com ele, eles não precisam perder tanto tempo contando recursos manualmente. Em vez disso, eles examinam rapidamente seu inventário e verificam sua precisão.

Melhorar a manutenção de registros

As empresas devem manter registros de diversas regulamentações de conformidade, como relatórios financeiros e fiscais. Eles devem saber quanto estoque tinham em mãos em momentos diferentes. Os códigos de barras melhoram a visibilidade, reduzindo o tempo necessário para calcular esses detalhes importantes.

Melhorar a previsão

Muito estoque leva ao desperdício e aumenta os custos indiretos para armazenamento de longo prazo. Os rótulos ajudam você a rastrear prontamente pontos de dados em seu inventário e prever com mais precisão uma variedade de variáveis, como quanto inventário será necessário para as próximas semanas, o próximo mês ou o próximo trimestre.

Torne-se mais lucrativo

A melhor visibilidade dos ativos proporciona às empresas imagens mais precisas e oportunas do seu fluxo de materiais. Eles podem adicionar mais itens, se necessário, e encontrar maneiras de mitigar o impacto de quaisquer atrasos. A visibilidade permite-lhes programar melhor o pessoal e maximizar o retorno dos seus custos laborais.

A análise avançada de dados fornece projeções precisas, reduzindo assim os custos do sistema. Em essência, essas capacidades impulsionam os resultados financeiros ao fazer um uso mais eficiente dos recursos da empresa.

Por causa dos muitos benefícios, o mercado de scanners de código de barras está crescendo:foi avaliado em US$ 6,34 bilhões em 2020 e deverá crescer a uma CAGR (Taxa Composta de Crescimento Anual) de 7,5% até 2021 a 2027, atingindo quase US$ 10,52 bilhões.

O que procurar em um sistema de inventário com código de barras

Toda empresa precisa de um sistema de inventário com código de barras. Quais recursos eles deveriam exigir?

Ampla Integração

Os sistemas de código de barras fornecem informações para diversas outras aplicações:sistemas de fabricação, sistemas de gerenciamento de armazéns e soluções de gerenciamento de instalações. O sistema deve ter um amplo conjunto de interfaces de programação de aplicativos (APIs) abertas que se conectem às soluções líderes.

Fácil de digitalizar

O sistema de código de barras deve ser flexível. A solução deve suportar leitura angular que possa ser lida a distâncias de algumas dezenas de metros, como etiquetas retrorrefletivas de código de barras em armazéns.

Como implementar um sistema de inventário com código de barras

A implementação de um sistema de inventário com código de barras pode revolucionar a forma como as empresas gerenciam seu estoque, agilizar as operações e melhorar a eficiência geral. Essa abordagem moderna de gerenciamento de estoque aproveita a tecnologia para automatizar o rastreamento, reduzir erros humanos e fornecer insights em tempo real sobre os níveis e movimentos de estoque.

1. Escolha o tipo de código de barras correto:
   Decida o tipo de código de barras que melhor atende às suas necessidades, como códigos UPC, QR ou códigos de barras específicos do setor.
2. Selecione o hardware apropriado:
   Invista nos equipamentos necessários, incluindo:
   • Impressoras de código de barras para produzir etiquetas
   • Leitores ou leitores de código de barras (com base em dispositivos portáteis, fixos ou móveis)
   • Computadores móveis ou dispositivos para entrada e digitalização de dados
3. Implementar software de gerenciamento de estoque:
   Escolha um software que se integre aos seus sistemas existentes (por exemplo, PDV, contabilidade) e que suporte a funcionalidade de código de barras.
4. Gere e atribua códigos de barras:
   Crie códigos de barras exclusivos para cada produto, incluindo informações relevantes como detalhes do produto, SKU e localização.
5. Etiquete seu inventário:
   Imprima e aplique etiquetas de código de barras em todos os seus produtos, garantindo posicionamento e tamanho consistentes.
6. Configure seu banco de dados:
   Insira as informações do produto em seu software de gerenciamento de estoque, vinculando-as aos códigos de barras correspondentes.
7. Estabeleça procedimentos de inventário:
   Definir e implementar processos padronizados para:
   • Verificação do inventário de entrada e saída
   • Atualização dos níveis de estoque
   • Realizar contagens regulares de inventário
   • Gerenciamento de locais de produtos
8. Treine sua equipe:
   Eduque os funcionários sobre como usar o novo sistema, incluindo técnicas adequadas de digitalização e procedimentos de entrada de dados.
9. Teste e refine:
   Faça um teste do seu novo sistema, identifique quaisquer problemas e faça os ajustes necessários.
10. Integre-se a outros processos de negócios:
    Conecte seu sistema de inventário de código de barras a outros aspectos do seu negócio, como atendimento de pedidos, compras e relatórios financeiros.

Aqui está uma tabela útil para orientar você no processo de implementação de um sistema de inventário de código de barras.
Etapa Ação Descrição 1Escolha o tipo de código de barrasSelecione códigos UPC, QR ou códigos de barras específicos do setor2Selecione o hardwareInvista em impressoras de código de barras, scanners e dispositivos móveis3Implemente o softwareEscolha um software de gerenciamento de estoque compatível com códigos de barras e sistemas existentes4Gere códigos de barrasCrie códigos de barras exclusivos para cada produto com informações relevantes5Etiquete o inventárioImprima e aplique etiquetas de código de barras consistentemente a todos os produtos6Configurar o banco de dadosInsira as informações do produto no software, vinculando aos códigos de barras correspondentes7Estabeleça procedimentosDefina processos para digitalização, atualização de estoque e condução de contagens de inventário8Treine a equipeEduque os funcionários sobre o uso do sistema, técnicas de digitalização e entrada de dados9Teste e refineRealize um teste, identifique problemas e faça os ajustes necessários10Integre processosConecte o sistema de código de barras com atendimento de pedidos, compras e relatórios financeiros
Seguindo essas etapas, você pode implementar com sucesso um sistema de inventário de código de barras que melhora a precisão, a eficiência e a produtividade em suas operações comerciais.

Considerações Finais

As empresas contam com uma ampla variedade de equipamentos para funcionar sem problemas. A linha inclui itens de uso interno, bem como produtos que entregam aos clientes.

Rastrear itens à medida que eles passam por vários ciclos tem sido um desafio, mas novas soluções de código de barras simplificam o processo. Eles proporcionam às empresas maior visibilidade dos seus processos de negócios, reduzem o desperdício na cadeia de suprimentos e melhoram as margens de lucro, tornando o negócio mais formidável.

Muitas vezes, as empresas não possuem o conhecimento necessário para implantar essas soluções e precisam da ajuda de especialistas terceirizados. Camcode oferece serviços abrangentes de gerenciamento de estoque de uma equipe experiente e líder do setor. Você obterá uma análise especializada de suas aplicações e requisitos para ajudá-lo a desenvolver uma solução de rastreamento de ativos totalmente personalizada para melhor gerenciamento de estoque.

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Perguntas frequentes