Dominando o gerenciamento de ativos imobiliários:principais benefícios e práticas recomendadas

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Atualizado em 30 de setembro de 2024

Índice

• O que é gerenciamento de ativos imobiliários?
• Por que o gerenciamento de ativos imobiliários é importante?
• 11 práticas recomendadas para gerenciamento de ativos imobiliários
• Automatizando o gerenciamento de ativos imobiliários com software
• O gerenciamento de ativos imobiliários começa com uma rotulagem eficaz

Principais conclusões

A gestão eficaz de ativos imobiliários envolve comprar, rastrear, manter e otimizar estrategicamente os ativos físicos de uma organização para controlar custos, aumentar a eficiência e maximizar o retorno do investimento.
É ótimo para uma empresa ter produtos sob demanda, equipe competente e uma cadeia de suprimentos simplificada. Mas mesmo assim, as empresas precisam de gerir todos os activos da sua organização para controlar os custos e operar de forma mais eficiente. E sim, isso inclui ter uma estratégia para seus ativos mais caros:sua propriedade.

Isso inclui todas as propriedades que sua empresa adquire, como prédios de escritórios, veículos e fábricas. Como empresa, cada ativo que você possui tem potencial para otimização. Você precisa comprar e gerenciar propriedades estrategicamente para obter o máximo ROI – mas em um mercado repleto de custos crescentes e escassez, nunca foi tão difícil fazer gerenciamento de ativos imobiliários.

Saiba o que é gerenciamento de ativos imobiliários, por que é tão importante e as práticas recomendadas para ajudá-lo a aproveitar ao máximo suas práticas de gerenciamento de ativos imobiliários.

A gestão de ativos imobiliários é um subconjunto da gestão de ativos como um todo. Com o gerenciamento regular de ativos, as organizações rastreiam todos os ativos que pertencem à empresa. Isso inclui ativos tangíveis, como veículos, e ativos intangíveis, como software.

O gerenciamento de ativos imobiliários trata do gerenciamento da propriedade física de uma organização que ela usa para manter o negócio funcionando. Ele se preocupa principalmente com a manutenção das instalações, bem como com a análise do quão valiosos e eficientes esses ativos são na geração de receita para o negócio.

Portanto, a gestão de ativos imobiliários não está apenas olhando para os custos operacionais, mas também se concentra em medidas de redução de custos para que a organização possa operar com um orçamento mais enxuto e sem concessões.

Cada negócio é diferente, mas o gerenciamento de ativos imobiliários normalmente inclui o rastreamento de ativos como:

• Equipamento
• Veículos
• Eletrônicos como tablets e impressoras
• Espaço de escritório
• Fábricas
• Infraestrutura de serviços públicos
• Sistemas dentro de edifícios, como alarmes de incêndio e HVAC

Na maioria das vezes, as organizações que fazem gestão de ativos imobiliários também contratam um gerente de ativos imobiliários para supervisionar todo o processo. Este é um funcionário dedicado que administra propriedades corporativas e também pode ser chamado de “gerente de edifício”. O gerente do prédio lista todos os ativos imobiliários, rastreia o que foi comprado, substitui propriedades desatualizadas e ajuda a organização a manter a manutenção em dia.

Com base nas necessidades da organização, um gestor de propriedade pode:

• Orçamento para novos ativos imobiliários
• Assumir a propriedade de ativos imobiliários
• Integrar ativos imobiliários ao fluxo de trabalho diário da organização
• Gerenciar serviços públicos e aluguéis
• Supervisionar a manutenção preventiva e corretiva
• Otimize estações de trabalho e layouts de escritório
• Organize segurança, serviços de limpeza ou estacionamento

Essencialmente, a gestão de ativos imobiliários analisa o valor de uma propriedade e todos os ativos tangíveis dentro dessa propriedade. É um processo frequentemente esquecido que traz muitos benefícios para as organizações em termos de economia de custos e produtividade.

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Por que o gerenciamento de ativos imobiliários é importante?

Ativos imobiliários são um investimento de capital em seu negócio. Cada escritório, oficina, fábrica ou tubulação que você instala tem valor real para o negócio. Mas todos os activos geradores de receitas requerem dinheiro para funcionar eficazmente, e é por isso que a gestão de activos imobiliários é tão importante.

Com a abordagem certa, a gestão de ativos imobiliários pode ajudar as organizações a:

• Identificar ineficiências :Gerenciar seus ativos imobiliários e rastrear equipamentos permite identificar o que não está funcionando. Por exemplo, talvez você descubra que seu sistema HVAC não é eficiente e que está custando milhares de dólares à sua empresa todos os anos. Você nunca saberá sem coletar os dados corretos, e o gerenciamento de ativos imobiliários ajuda você a fazer exatamente isso.
• Mantenha registros melhores :Onde estão todos os seus ativos imobiliários? O gerenciamento de ativos imobiliários ajuda sua equipe a manter registros melhores do que você possui e de seu valor para o negócio. Saiba o que você tem, onde está tudo e quanto mais vida você pode tirar de seus ativos com o gerenciamento de ativos imobiliários.
• Otimizar o espaço do escritório :O aluguel de espaço de escritório pode custar US$ 23 ou mais por metro quadrado. O espaço de escritório é importante, mas pode esgotar rapidamente sua conta bancária se você não otimizar cada centímetro de espaço. O gerenciamento de ativos imobiliários ajudará você a descobrir quanto espaço você precisa e como aproveitá-lo ao máximo.
• Reter funcionários :Os funcionários precisam das ferramentas certas para realizar seu trabalho. Instalações bem gerenciadas mantêm os funcionários felizes e produtivos enquanto estão no trabalho, o que pode melhorar a retenção. E se você trabalha em uma fábrica, o gerenciamento consistente de ativos imobiliários pode manter seus funcionários seguros no trabalho, o que torna o gerenciamento de ativos imobiliários uma obrigação para os fabricantes.
• Economize dinheiro :Desde espaço não utilizado ou espaço vertical até edifícios ineficientes, há muitos custos associados aos ativos imobiliários. Mas ao acompanhar seus ativos ao longo do tempo, você pode usar os dados para encontrar soluções criativas para problemas caros. Por exemplo, se você perceber que o sol está forte em seu prédio, você pode tentar instalar painéis solares para compensar os custos de resfriamento. Com o gerenciamento de ativos imobiliários ao seu lado, você poderá cortar custos com abordagens que realmente funcionam.

11 práticas recomendadas para gerenciamento de ativos imobiliários

O gerenciamento de ativos imobiliários beneficia claramente as organizações, mas como você pode aproveitar melhor o rastreamento de ativos? Cada organização é diferente, mas essas 11 práticas recomendadas podem ajudá-lo a economizar mais dinheiro e, ao mesmo tempo, compreender melhor os ativos imobiliários que sustentam o seu negócio.

1. Justifique todas as despesas em relação aos ganhos

Algumas empresas compram ativos como reservas de valor, mas quão valiosos são realmente os seus ativos imobiliários? Cada ativo que você compra deve ser justificado pelos retornos gerados por esse ativo.

Antes de comprar um ativo, pergunte-se:

• Em que ponto você atingirá o ponto de equilíbrio?
• Qual é o custo total de propriedade?
• Como você financiará a compra desse ativo?
• Qual é o custo de manutenção deste ativo imobiliário?
• Quantos funcionários precisamos contratar para gerenciar esse ativo?

É tentador adicionar mais ativos à sua organização, mas não deixe que o entusiasmo tome conta de você. Certifique-se de que os ativos adicionais sejam realmente necessários e que você tenha capacidade para mantê-los no longo prazo.

2. Criar protocolos de gerenciamento de ativos imobiliários

Quer se trate do HVAC do seu escritório ou do sistema de refrigerante da sua fábrica, a documentação é a sua melhor amiga. A gestão de ativos imobiliários muitas vezes pode ser reduzida a listas de verificação acionáveis ​​que você pode compartilhar com os funcionários como guias de referência úteis, que garantem que você cuide bem de seus ativos.

Apenas lembre-se de atualizar seus protocolos ao longo do tempo. É improvável que as pessoas usem seus POPs se estiverem desatualizados há cinco anos, portanto, certifique-se de revisar seus protocolos pelo menos uma vez por ano.

3. Colabore com contabilidade e liderança

A gestão de ativos imobiliários não pode acontecer no vácuo. Uma equipa de decisores tem de se reunir para gerir os activos de forma adequada. Na maioria das vezes, os gestores de propriedades precisam de se reunir com CEOs e gestores, bem como com a contabilidade.

Como grande parte da gestão de ativos imobiliários se resume a receitas, valorização, depreciação e outras implicações fiscais, é sempre uma boa ideia ter um contador à mesa. Eles podem ajudar as organizações a amortizar os custos dos ativos imobiliários da maneira mais eficiente, portanto, nunca tome decisões sobre esses ativos sem consultar primeiro um CPA.

4. Invista em manutenção de rotina

Assim como seu carro ou sua casa, ativos físicos como seu prédio comercial também precisam de manutenção regular. A manutenção reativa será sempre necessária, mas é uma boa ideia implementar também planos de manutenção proativos.

A manutenção proativa garante que seus ativos imobiliários permaneçam nas melhores condições físicas ao longo do tempo. Embora não seja possível evitar todas as falhas inesperadas, a manutenção proativa pode reduzir significativamente as interrupções. Siga as orientações do fabricante para investir na saúde geral dos seus ativos. Isso inclui fazer um plano para manter:

• Impressoras
• Telhados
• Controle de pragas
• Estacionamento
• Limpeza profunda
• Sistemas de emergência
• HVAC
• Windows
• Encanamento

5. Rotule recursos importantes

Provavelmente você não precisará adicionar rótulos de ativos a edifícios inteiros, mas rótulos de identificação de propriedade são uma ferramenta útil para rastrear ativos físicos e sistemas dentro um prédio.

Por exemplo, se você tiver vários sistemas HVAC em seu prédio que foram instalados em momentos diferentes, eles provavelmente exigirão cronogramas de manutenção diferentes. Em vez de colocar todos os sistemas HVAC no mesmo cronograma de manutenção, as etiquetas de ativos duráveis ​​facilitam para a equipe de suas instalações diferenciar vários ativos.

Os rótulos de ativos duráveis do Camcode são duradouros e capacitam sua equipe a obter informações imediatas com o toque de um botão. Com etiquetas de código de barras e etiquetas de ativos projetadas para atender às necessidades de diversas necessidades de rastreamento de ativos de propriedade, desde etiquetas CMMS até etiquetas de ativos de gerenciamento de instalações, etiquetas de segurança e etiquetas de código de barras invioláveis, e etiquetas projetadas para uso em ambientes agressivos, a Camcode oferece as ferramentas de rastreamento de ativos que você precisa para construir uma base sólida para um gerenciamento eficaz de ativos de propriedade.

Com etiquetas de ativos de propriedade pagas com software de gerenciamento de manutenção, como software de manutenção preventiva, software CMMS ou software de gerenciamento de instalações, os funcionários podem escanear o código de barras ou código QR para ver o histórico de um ativo. A rotulagem é obrigatória se você deseja reduzir mal-entendidos e economizar mais dinheiro na manutenção de ativos.

6. Esteja familiarizado com seus ativos imobiliários

Com que frequência você examina fisicamente seus ativos imobiliários? Se você dirige uma empresa multinacional, pode ser difícil obter uma visão geral de seus ativos. Mesmo assim, inspecionar os principais ativos imobiliários pelo menos uma vez por ano é uma boa ideia. Uma inspeção rápida o ajudará a determinar o que precisa de gerenciamento prático, se houver.

7. Concentre-se nos retornos futuros, não nos custos de curto prazo

A gestão de ativos imobiliários tem tudo a ver com olhar para o futuro. É tentador procurar poupanças de custos a curto prazo para preservar os seus KPI trimestrais, mas o pensamento a curto prazo é perigoso para os activos imobiliários.

Por exemplo, se você pagar do próprio bolso por um novo sistema telefônico em todas as suas localidades, inicialmente pode parecer que você está perdendo dinheiro. Mas esse custo inicial pode fazer sentido a longo prazo porque torna as suas propriedades mais eficientes e resilientes.

Evite a tentação de economizar ou recusar inovações porque elas custam dinheiro antecipadamente. A gestão de ativos imobiliários exige o investimento em seus ativos para que resistam ao teste do tempo, portanto, não deixe que o choque do adesivo o impeça de tomar boas decisões de longo prazo para o negócio.

8. Terceirize conforme necessário

Algumas organizações dispõem de recursos internos para gerir elas próprias os activos imobiliários. Mas as pequenas e médias empresas muitas vezes não têm esses recursos, e tudo bem. É muito comum que as empresas terceirizem tarefas de manutenção de ativos imobiliários em um cronograma pré-determinado.

Por exemplo, em vez de trocar você mesmo todos os filtros de ar do seu prédio, você pode contratar uma equipe profissional para vir todos os meses e fazer isso por você. Em caso de dúvida, é bom terceirizar tarefas incômodas para profissionais. Com o tempo, geralmente é mais barato terceirizar essas tarefas em vez de contratar uma equipe interna em tempo integral – além disso, isso garante que você nunca fique sobrecarregado para acompanhar a manutenção.

9. Capacite os funcionários

Os gestores de edifícios têm muitas responsabilidades, mas isso não significa que sejam os únicos responsáveis por todos os seus bens imobiliários. Todos na organização são responsáveis ​​por cuidar de seus ativos, inclusive seus funcionários. Certifique-se de que os funcionários sejam treinados regularmente sobre as melhores maneiras de cuidar de seus ativos. Isso tornará o trabalho do gerente do edifício muito mais fácil e garantirá que você também obtenha mais vida útil dos seus ativos imobiliários.

10. Otimize contas de serviços públicos

As contas de serviços públicos são normalmente baseadas no uso, portanto, são o fruto mais fácil para otimizar seus ativos imobiliários. Verifique suas contas de serviços públicos para ver quanta energia, gás e água cada ativo imobiliário consome. Se observar um aumento perceptível, você pode trabalhar com sua concessionária para negociar melhores tarifas ou propor mudanças para reduzir custos, como a instalação de painéis solares ou vasos sanitários de baixo fluxo.

11. Comparativo de mercado com dados

O benchmarking ajuda as organizações a ver o que é normal para cada ativo imobiliário em tempo real. Por exemplo, você poderá ver que um local está funcionando a um custo menor do que todos os outros locais. Você pode observar mais de perto o local otimizado para ver se consegue emular os processos em outros locais.

Quando você sabe o que é normal, pode identificar problemas mais rapidamente. Como tempo é dinheiro, o benchmarking pode literalmente economizar milhares de dólares para sua empresa em perda de ativos e produtividade.

Automatizando o gerenciamento de ativos imobiliários com software

A gestão de ativos imobiliários é obrigatória, mas é preciso muita informação para gerenciar. É impossível gerenciar todos os seus ativos com precisão em uma planilha Excel e é por isso que é tão importante que as organizações invistam em software de gestão de ativos imobiliários.

Com o software certo ao seu lado, você pode automatizar:

• Alertas de serviço
• Relatórios
• Ordens de serviço

A automação remove o erro humano e o esquecimento da equação. Também permite otimizar seu patrimônio imobiliário com menos funcionários, reduzindo ainda mais custos.

O gerenciamento de ativos imobiliários começa com uma rotulagem eficaz

O objetivo final da gestão de ativos imobiliários é ajudar as organizações a obter um maior retorno sobre o seu investimento. Siga estas diretrizes para extrair ainda mais valor dos ativos nos quais você já investiu.

Mas você só pode gerenciar o que mede, então como pode medir efetivamente os ativos físicos com a mesma eficiência que os ativos intangíveis? Tudo começa com etiquetas duráveis.

Durante anos, fabricantes e empresas confiaram nas etiquetas de rastreamento de ativos duráveis da Camcode. Veja a diferença por si mesmo:obtenha uma amostra grátis de tags de ativos Camcode agora para otimizar o gerenciamento de ativos de sua propriedade.