Como encontrar e usar dados da ordem de serviço

Leia a série completa da academia de ordens de serviço, incluindo kits de ferramentas para criar ordens de serviço melhores, otimizando os cronogramas de manutenção, eliminando o backlog e muito mais

Uma história de dados de pedidos de trabalho perdidos e achados

Sem dados significa trabalhar no escuro

A equipe de manutenção da Voltalia teve um grande problema. Eles estavam fechando mais de 104.000 ordens de serviço a cada ano, sem nenhum dado de ordem de serviço para mostrar.

O produtor de energia renovável e o provedor de serviços não tinham ideia se algum de seus MPs causou avarias em vez de evitá-las. Ou se estava gastando horas de trabalho, peças e outros recursos em trabalho desnecessário. Ou se estava atribuindo o número certo de pessoas a uma tarefa. Ou muito de qualquer coisa sobre suas ordens de serviço.

Reescrevendo o script para fazer os dados valerem

A equipe de manutenção da Voltalia prometeu mudar isso. Depois de anos trabalhando em direção ao seu objetivo, eles alcançaram uma “melhoria de 100% na medição dos KPIs de manutenção”, nas palavras de Vasco Vieira, Diretor de Engenharia de Manutenção da Voltalia.

Os dados ajudaram a empresa a descobrir algumas das principais eficiências. Por exemplo, os dados da ordem de serviço mostraram que uma equipe estava gastando 40 horas todas as semanas dirigindo do escritório para uma instalação externa. Isso significava adicionar tempo e custos a cada trabalho. A empresa acabou construindo um escritório satélite menor perto das instalações externas para economizar tempo e dinheiro.

A moral da história

Os dados da ordem de serviço têm o poder de transformar a maneira como as equipes de manutenção operam. Existem pequenos ganhos, como tornar cada trabalho mais fácil para os técnicos, que se somam a outros maiores, como diminuir os custos de manutenção em toda a linha. Voltalia é prova disso.

Mas esses dados costumam ser esquecidos. Não é porque as equipes de manutenção acham que é inútil. É porque olhar para milhares de ordens de serviço não é fácil. Esta postagem fornece algumas práticas recomendadas para tornar esse processo mais fácil, para que você possa descobrir insights sobre suas ordens de serviço e usá-los para fazer a diferença em sua organização.

Como obter dados de manutenção de ordens de serviço

O obstáculo mais comum para o uso de dados de ordens de serviço é ter dados não confiáveis ​​ou nenhum dado.

“Antes de fazer qualquer coisa com os dados da ordem de serviço, você precisa saber se eles estão lá e limpos. Do contrário, todas as decisões que você tomar depois serão erradas ”, diz Vishakha Shah, consultor de soluções da equipe de serviços profissionais da Fiix.



Começar com o pé direito com os dados da ordem de serviço é um processo de quatro etapas:

# 1:Defina seus objetivos

Alguns dados são úteis. Muito distrai. Ter uma meta o ajudará a traçar a linha entre os números certos e os que distraem. Alguns exemplos de meta incluem:

• Construindo um programa de manutenção preventiva de classe mundial
• Criação de uma estratégia de manutenção enxuta
• Uso de manutenção para aumentar a produtividade em toda a empresa

# 2:Crie suas medidas

Pense nas áreas de sua operação diária que podem marcar o progresso em direção a sua meta. Alguns exemplos de medições em suas ordens de serviço incluem:

• Porcentagem de ordens de trabalho reativas vs. preventivas
• Número de falhas encontradas durante as MPs
• Frequência de trabalho reativo em ativos críticos
• Número de horas de trabalho esperadas vs. reais
• Tamanho das ordens de serviço em atraso

# 3:Crie ordens de serviço em torno dessas métricas

Configure suas ordens de serviço para obter as métricas que você escolheu. Para fazer isso, suas ordens de serviço precisam ser criadas com três Ss em mente:

• Padrão:suas ordens de serviço devem sempre solicitar as mesmas informações. O processo de criação, revisão, atribuição, priorização e conclusão de ordens de serviço deve ser o mais padrão possível.
• Específico:seja exato sobre o que você deseja saber. Por exemplo, se as horas de trabalho são importantes, pergunte quanto tempo cada tarefa demorou em vez do tempo de uma ordem de serviço inteira. Isso fornecerá dados mais claros e tornará mais fácil identificar as principais métricas rapidamente.
• Simples:envolva a equipe que frequentemente faz e conclui ordens de serviço no processo. A entrada o ajudará a projetar ordens de serviço que são mais fáceis de preencher e aumenta a probabilidade de que realmente sejam concluídas.

Aprenda a criar ordens de serviço de classe mundial do início ao fim

# 4:Comece pequeno e amplie seu sucesso

Encontrar problemas em seu processo é doloroso quando você passou meses nisso. Evite isso começando com ordens de serviço de um ativo ou de uma área da instalação. Aprimore suas medições, obtenha ganhos rápidos e dimensione o processo para outras partes da organização.

Como usar os dados da ordem de serviço para encontrar e corrigir problemas

Coletar dados de ordens de serviço é inútil se não for usado para resolver problemas em sua organização. Cada instalação tem problemas exclusivos, mas os três mais comuns são tempo de inatividade não planejado, trabalho crítico que está atrasado e trabalho que leva mais tempo e recursos para ser concluído.

Como evitar o tempo de inatividade do equipamento

Aqui estão algumas perguntas a serem feitas para encontrar a causa da manutenção reativa e como garantir que ela não aconteça novamente:

• Uma tarefa de acompanhamento não foi criada ou concluída? Certifique-se de que as inspeções falhas acionem ações de acompanhamento de alta prioridade e alerte as pessoas certas. Uma lista concisa de códigos de falha ajuda o trabalho de acompanhamento a ter sucesso.
• Foi usada uma peça com defeito durante o reparo? Certifique-se de que outras peças de reposição não estejam com defeito. Se estiverem, contacte os seus fornecedores para obter novos.
• As tarefas em uma ordem de serviço anterior foram perdidas ou realizadas incorretamente? Revise sua lista de tarefas e corrija quaisquer instruções pouco claras que possam ter levado a tarefas perdidas. Complemente as listas de tarefas anexando históricos de ativos, diagramas, imagens e manuais.
• A manutenção programada foi perdida antes da falha? Marque o trabalho crítico como uma prioridade e torne-o visível em qualquer sistema que você tiver até que seja feito.
• A produção foi superior ao normal / planejado, foi feito incorretamente ou foi modificado ?:Revise seus cronogramas de manutenção e consulte a equipe de operações para criar SOPs mais fortes para quando a produção aumentar ou mudar.

Como evitar que o trabalho seja atrasado

Os dados da ordem de serviço podem ajudá-lo a encontrar e corrigir ordens de serviço que demoraram tanto para chegar a:

• Peças e suprimentos não estavam disponíveis. Revise o processo de compra dessas peças, incluindo as quantidades mínimas e quem pode enviar pedidos de compra para que você nunca fique com falta de mão de obra novamente.
• O problema não foi identificado corretamente ou faltavam instruções. Veja se a descrição da ordem de serviço, os códigos de falha e a lista de tarefas podem ser mais claros. Anexe fotos, manuais, SOPs ou outra documentação à ordem de serviço.
• Uma ordem de serviço de emergência desviou recursos:isso nem sempre pode ser evitado, mas pode indicar que a tarefa é muito grande. Considere dividi-lo em tarefas menores para priorizar partes do trabalho.
• Houve um conflito de programação com a produção:converse com as operações sobre por que a manutenção é necessária no ativo. Considere dar aos operadores pequenas responsabilidades de manutenção associadas à ordem de serviço.
  Coloque as operações a bordo com sua estratégia de manutenção
• A pessoa / pessoas designadas para o trabalho não tinham as habilidades certas:deixe bem claro na solicitação de trabalho que tipo de habilidades ou certificações são necessárias para certos tipos de manutenção.

Como evitar que o trabalho demore mais do que deveria

Os cronogramas de manutenção não têm muito espaço para erros. Quando o trabalho é demorado, tem um grande efeito dominó. As ordens de serviço podem fornecer informações sobre o que está fazendo com que as ordens de serviço demorem mais e como corrigir o problema.

Saiba como eliminar todas as ineficiências em sua programação de manutenção

• Foi atribuído à pessoa errada:o trabalho demorará mais se o técnico não tiver o conjunto de habilidades certo. As solicitações de trabalho padronizadas permitem que todos conheçam a pessoa certa para designar. Adicione tantos manuais, imagens, diagramas e outros recursos às ordens de serviço para ajudar os técnicos que não estão familiarizados com a tarefa.
• O tempo de conclusão esperado era muito baixo:as horas de trabalho esperadas devem ser aumentadas se uma ordem de serviço estiver demorando consistentemente mais tempo do que o fornecido.
• A lista de tarefas era muito grande ou pouco clara:junte-se a um técnico experiente enquanto ele conclui a ordem de serviço, documente o que eles fazem passo a passo e crie listas de tarefas com essas informações. Dê as horas esperadas para cada tarefa na ordem de serviço para que você saiba quais estão causando problemas.
• Não foram atribuídos técnicos suficientes para esta ordem de serviço:pode não ser um trabalho de uma (ou duas ou três) pessoas.
• Trabalho adicional foi realizado durante a ordem de serviço:desenvolva processos que ajudem os técnicos a criar e priorizar ordens de serviço separadas para reparos corretivos adicionais.
• Peças e suprimentos eram difíceis de encontrar:agrupe todas as peças e suprimentos necessários para ordens de serviço comuns e críticas para que possam ser acessados ​​rapidamente.

Como dimensionar seu sucesso com dados de ordens de serviço

O que acontece quando você deseja dar o próximo passo e começar a analisar centenas ou milhares de ordens de serviço? Existem três respostas para esta pergunta:

• Priorize as ordens de serviço para que você se concentre nas que são mais importantes
• Contrate mais pessoas para analisar ordens de serviço
• Invista em um sistema que faz tudo isso para você

Como priorizar ordens de serviço

“Se você está precisando de tempo e recursos, concentre-se em ordens de serviço reativas”, diz Stuart Fergusson, líder de engenheiro de soluções da Fiix.

Identificar como as ordens de serviço contribuíram para as falhas o ajudará a avançar em direção a um programa de manutenção preventiva sólido, diz Stuart.

Se você tiver ordens de serviço de manutenção reativa bloqueadas, o próximo lote a priorizar são as próximas ordens de serviço de alto risco. Este é um trabalho que tem o potencial de dar muito errado, incluindo trabalho em ativos críticos, trabalho que não é feito há algum tempo ou projetos grandes e complexos.

Se você conseguir incluir mais algumas ordens de serviço, Stuart recomenda analisar o trabalho que custa muito. Tornar esses projetos mais eficientes terá um grande impacto. Observe o trabalho que usa muita mão de obra, componentes principais e tempo de inatividade planejado nos ativos de produção.

Como justificar mais recursos para sua equipe

Os resultados são a moeda de que você precisa para convencer seu chefe de que precisa de outra pessoa em sua equipe. Destaque os problemas que você descobriu e corrigiu, analisando e otimizando as ordens de serviço. Por exemplo, quantas falhas você detectou e evitou? Você diminuiu o custo dos projetos ajudando os técnicos a serem mais eficientes? Nenhuma vitória é muito pequena.

Mostre o impacto desse sucesso se ele foi alcançado em uma escala maior. Se você economizou uma dúzia de horas de trabalho em uma ordem de serviço, imagine quantas horas de trabalho seriam economizadas em 100 ordens de serviço.

Enfatize o ponto central ao descrever o efeito cascata que isso pode ter na manutenção. Se alguém pudesse tirar o trabalho do seu prato, isso poderia significar menos acúmulo. Ou mais treinamento para os operadores realizarem tarefas de manutenção de rotina, liberando sua equipe para realizar grandes projetos. Concentre-se em onde uma nova contratação pode agregar valor indiretamente.

Software para análise de ordens de serviço

Quase todas as plataformas de análise de manutenção se concentram em dados de ativos. Não é tão fácil encontrar um sistema que se aprofunda nas ordens de serviço. Até agora.

Os insights de ordem de trabalho, fornecidos por Fiix Foresight, podem analisar milhares de ordens de trabalho em minutos e dizer que trabalho causou interrupções, trabalho em atraso, horas extras de trabalho ou outros problemas. O relatório de insights de ordens de serviço analisa todas as ordens de serviço, compara ordens semelhantes e identifica as mais arriscadas, encontrando valores discrepantes.

Por exemplo, você pode ter muitos dos mesmos ativos em várias instalações com centenas de PMs por ano nesses ativos. Se a contagem de tarefas em um PM tiver a metade do tamanho dos outros, os insights da ordem de serviço perceberão isso. Identifique esse problema, mude sua lista de tarefas e evite perder uma etapa crucial em sua programação de manutenção.

Isso é apenas uma pequena amostra do que os insights da ordem de serviço podem fazer. Saiba mais sobre como o relatório funciona, sua aparência e muito mais aqui.

Tudo o que você acabou de ler em três frases

1. A criação de uma estratégia de dados de ordem de serviço bem-sucedida inclui a definição de seus objetivos, a escolha de métricas e referências que se alinhem a esses objetivos, a construção de ordens de serviço que coletam essas métricas e o teste-piloto de sua abordagem.
2. O estudo de ordens de serviço que demoraram muito para serem concluídas ou concluídas e que ocorreram em resposta a falhas ajudará você a identificar as áreas da ordem de serviço que precisam ser ajustadas e evitar que esses problemas apareçam novamente.
3. Escalar seu sucesso com dados de ordens de serviço depende de três coisas:priorizar ordens de serviço, quantificar o sucesso para justificar mais recursos e investir em sistemas de ordem de serviço que podem assumir análises tediosas e demoradas.