Procedimento operacional padrão:O segredo de um SOP à prova de falhas

Ninguém vai dizer que o McDonald's faz o melhor hambúrguer do mundo. Por que então consegue vender hambúrgueres de US $ 50 milhões por dia? Porque pode entregar o mesmo hambúrguer em qualquer lugar, sempre. Essa é a magia de um procedimento operacional padrão (SOP) e funciona em qualquer empresa onde for usado corretamente.
Neste artigo, você aprenderá:

• O que é um procedimento operacional padrão?
• Quais são os benefícios de um SOP?
• Por que tantos departamentos não conseguem extrair valor dos SOPs?
• A única coisa que praticamente garantirá seu sucesso.
• Quais são os outros formatos SOP comuns?

Como seu departamento cresceria se sua equipe executasse todas as tarefas com precisão e velocidade? Esteja você trabalhando em uma pequena ou grande empresa, continue lendo para descobrir como dar vida a essa visão.

O que é um procedimento operacional padrão?

Definição

Um procedimento operacional padrão (SOP) é ​​um documento oficial com instruções detalhadas que descrevem como realizar uma tarefa específica .

As organizações o usam para ajudar seus funcionários a fazer um trabalho consistente.

Para quando a borracha encontra a estrada

Um procedimento operacional padrão permite que sua equipe saiba exatamente o que fazer, quando fazer e como fazer.

Este não é um documento processual de alto nível. O SOP aborda as porcas e parafusos (às vezes literalmente) do trabalho com etapas específicas que deixam pouco ou nenhum espaço para interpretação ou erro .

Quem usa os procedimentos operacionais padrão?

Os SOPs podem ser usados ​​em qualquer vertical. Eles são especialmente importantes para empresas com tarefas que são realizadas continuamente . Nesses casos, a racionalização resulta em custos mais baixos e maior produção. Os procedimentos operacionais padrão são comuns em:

• Manufatura
• Manutenção
• Serviços de alimentação
• Call centers
• Militar
• E muito mais.

Você deve considerar seriamente a criação de SOPs para procedimentos específicos antes crescer o seu negócio se quiser manter a alta qualidade.

Os benefícios dos procedimentos operacionais padrão

Evite erros estúpidos

Deixados por sua própria conta, há muito pouca chance de que sua tripulação conclua uma tarefa da mesma maneira que você. Defina a maneira “certa” fazer tudo e fazer com que cada funcionário trabalhe como seu melhor funcionário .

Fique à frente da curva

Os SOPs orientam as equipes para a prevenção de problemas em vez de reação para eles. Eles garantem que nada caia entre as rachaduras.

Reduz a manutenção reativa em 73,2%

Veja os resultados que Red Hawk aprecia com Limble
Leia nosso
Estudo de caso

Entregue o que você deve entregar

Os procedimentos operacionais padrão são um sistema natural de gestão da qualidade que garante que o trabalho da sua equipe esteja sempre em dia. Isso ajuda a evitar atrasos e refazer o trabalho.

Coloque todos na mesma página

A falta de comunicação pode acontecer de duas maneiras:

• A pessoa que está falando pode usar as palavras erradas.
• A pessoa que está ouvindo pode entender mal.

Isso significa que o simples fornecimento de uma única fonte de informações verificada pode reduzir os erros pela metade . Isso resulta em uma enorme economia de tempo e recursos.

Cubra sua bunda

Mesmo em instalações bem administradas, algo pode dar errado. Evite que a culpa recaia sobre você provando que você tem SOPs - e que esses SOPs são seguidos. Também protege toda a empresa de multas e litígios.

Mais importante, fornecer à sua equipe todas as informações de que precisam em um SOP detalhado evita que acidentes aconteçam em primeiro lugar . Isso nos leva ao nosso próximo ponto.

Não deixe nada ao acaso

É fácil esquecer de mencionar detalhes ao atribuir tarefas em dias movimentados. Isso se torna um grande negócio quando esses detalhes são avisos de saúde, medidas de segurança ou riscos ambientais.

Para garantir que você se lembre de todos os detalhes relevantes todas as vezes, os SOPs são como você os escreve uma vez e facilmente anexá-los para atribuições .

Dê um treinamento melhor

Com os procedimentos operacionais padrão, você pode começar a integrar novos funcionários em seus trabalhos de maneira ordenada. Como os SOPs estão sempre ao seu alcance, novos contratados podem trabalhe de forma independente mais cedo , liberando profissionais experientes para se concentrarem em suas próprias cargas de trabalho.

Faça mais com menos

No momento, seus funcionários estão perdendo tempo rastreando as mesmas informações repetidamente . Em vez disso, sua equipe pode direcionar essa energia para fazer o trabalho. Ao fornecer atribuições com instruções completas e detalhadas, a padronização libera recursos.

Pequenas mudanças, grande impacto

Tendo estabelecido um padrão, você pode testar novos métodos e fazer melhorias .

Quando todos os funcionários começarem a fazer o mesmo trabalho da mesma maneira, eles certamente pensarão em como poderia ser melhor e o informarão. Se você não tem essa mentalidade de experimento, isso pode soar como reclamação. Em vez disso, se você tiver uma maneira fácil de agir de acordo com as sugestões, pode direcionar essa energia para algo positivo . Freqüentemente, essas pequenas mudanças somam-se rapidamente.

Esteja preparado

Um departamento sem procedimentos operacionais padrão encontra-se em grandes apuros no dia em que os funcionários-chave se demitem ou se aposentam, ou até mesmo saem de férias. A equipe é mais flexível quando todo mundo sabe como está em um só lugar (comumente referido como uma "fonte única da verdade.") Eles podem treinar e se adaptar independentemente das mudanças.

Conformidade regulamentar para manequins

As instruções mais importantes de todas são a lei. Se os regulamentos forem mal interpretados ou desobedecidos, isso pode significar uma catástrofe para toda a empresa. SOPs garantem que todo funcionário saiba que precisa cumprir e como cumprir .

Crie seu próprio nome

Os gerentes que são eficientes e eficazes lideram departamentos que podem crescer sem dores de crescimento. Boas empresas confiam-lhes melhores oportunidades. Você está em uma posição forte para subir na escada quando suas operações diárias são conhecidas e confiáveis.

Times felizes

Os SOPs preparam os membros da sua equipe para o sucesso.

• Expectativas: Eles entendem exatamente o que se espera que façam.
• Suporte: Eles sabem onde encontrar os recursos de que precisam.
• Agradecimento: Você ouve e atende às solicitações e recomendações de melhoria deles.
• Independência: Você não precisa microgerenciar.
• Impacto: Eles veem seu trabalho levando o departamento adiante, em vez de ser desperdiçado.

Por que alguns departamentos não conseguem obter valor de seus procedimentos operacionais padrão?

Neste ponto, você pode estar pensando:“Se podemos fazer um trabalho melhor e mais rápido com menos erros, acidentes e riscos, por que ainda não estamos usando procedimentos operacionais padrão ?!”

Ótima pergunta! Os SOPs são ferramentas inestimáveis, mas, como qualquer ferramenta, você pode usá-los incorretamente. Aqui estão os erros comuns que impedem as equipes de desbloquear esse valor:

Muito ocupado

Este é o maior motivo do fracasso da maioria das equipes. Eles estão muito ocupados fazendo o trabalho e não têm tempo para documentá-lo , apesar de quão mais simples isso tornaria seu trabalho no longo prazo. Em última análise, as necessidades urgentes e de curto prazo atrapalham o planejamento de longo prazo.

Não desanime, no entanto. No exemplo abaixo, mostraremos como inserir o SOP na sua rotina de gerenciamento.

Informação desatualizada

Os SOPs criam algum trabalho adicional:você precisa mantê-los. Instruções incorretas, incompletas ou desatualizadas não são muito melhores do que não ter instruções.

Hora errada, lugar errado

Mesmo as instruções perfeitas não são boas se não estiverem disponíveis. Muitas vezes, POPs bem escritos acabam em um fichário no escritório, enquanto os trabalhadores que precisam deles estão em campo . Colocar o SOP em uma forma física torna difícil tê-lo no lugar certo na hora certa. O departamento pode não se beneficiar do esforço de criá-lo.

Doloroso de usar

Se o seu SOP não for fácil de usar, ele não será usado de forma alguma. Os SOPs devem ser formatados de forma a torná-los utilizáveis ​​ fácil - até mesmo agradável .

Se as instruções forem escritas, eles podem precisar de um índice claro, guias codificadas por cores e muitos títulos, subtítulos e marcadores.

Você também pode inserir os SOPs no próprio local de trabalho. Por exemplo:

• Pendure pôsteres com instruções ao lado do equipamento.
• Nas listas de verificação, adicione códigos QR que direcionam para sites com informações úteis.

Na verdade, esse princípio de integração é tão importante que você descobrirá que desempenha um papel fundamental na criação de um SOP à prova de falhas. Vamos aprofundar isso abaixo.

Falta de responsabilidade no terreno

É preciso energia para mudar hábitos, e as pessoas geralmente só o farão se souberem que haverá consequências. Cada SOP deve incluir uma seção que explica como e quando avaliar o trabalho em relação ao SOP.

Falta de adesão da administração

Para que os funcionários levem a sério os procedimentos operacionais padrão, você deve garantir que o SOP seja, de fato, a medida que a administração usa ao avaliar o trabalho . Se as expectativas da administração de um trabalho bem executado não se alinham com o conteúdo do SOP, isso significa uma de duas coisas:

• O SOP está incorreto.
• A gerência não entende as nuances do ambiente de trabalho.

Felizmente, entregar à gerência um SOP bem escrito torna mais fácil adotá-lo como ferramenta de avaliação preferida, em vez de criar o seu próprio.

Gravado na pedra

As necessidades do seu departamento estão em constante mudança. Se você escreveu o procedimento operacional padrão de uma forma que exige muito esforço para ser atualizado, pode ter criado mais trabalho do que economizou.

Exemplos de SOPs inflexíveis incluem:

• Cópias físicas: Páginas impressas que devem ser rastreadas e substituídas
• Formatação de página: Conteúdo totalmente completo e denso, em que adicionar informações a uma página afetará o layout de todas as páginas seguintes (em oposição à substituição de uma única página)
• Formatação de conteúdo: Palavreado de “parede de texto” (em oposição ao gráfico - mais sobre isso depois) que torna as pequenas alterações difíceis de ver
• Não anunciado: Qualquer mudança que também não seja anunciada e treinada para as reuniões
• Indo de memória: Procedimentos que não precisam ser considerados durante a execução do trabalho (facilitando a perda de novas informações)

Não se preocupe, temos boas notícias!

Não desanime! Saber todas as maneiras pelas quais um procedimento operacional padrão pode falhar significa que você pode interromper os problemas antes que eles comecem.

Como criar um procedimento operacional padrão à prova de falhas

Há três coisas que tornarão um procedimento operacional padrão virtualmente à prova de balas:Torne seu SOP digital , interativo e integrado.

1. Digital

Criar e atualizar SOPs é mais rápido e fácil em uma plataforma digital.

• As atualizações são enviadas a todos os membros da equipe em tempo real.
• As instruções de multimídia usam texto, imagens e até mesmo vídeo, junto com links de um clique para outro conteúdo útil.

2. Interativo

Faça seu SOP e sua lista de verificação um no mesmo.

• Peça aos membros da equipe que verifiquem cada etapa à medida que a concluírem.
• Todas as informações para essa etapa estão à sua frente enquanto fazem o trabalho .

3. Integrado

Crie um SOP que faz o trabalho por você .

• Notificações automáticas alertam os membros da equipe sobre atualizações de procedimentos e tarefas pendentes.
• Os membros da equipe inserem dados no próprio procedimento operacional padrão, o que desencadeia etapas adicionais conforme necessário.
• Gerar relatórios de trabalho realizado automaticamente. Rastreie o desempenho, o tempo de inatividade, o inventário e muito mais.

Resumindo, seu procedimento operacional padrão não se parecerá mais com um manual. Ele se tornará a ferramenta que sua equipe usará diariamente para saber onde estar, quando estar, o que fazer e como fazer.

Veja em ação:exemplo de procedimento operacional padrão

Atenção:você verá muito a palavra "automaticamente" nas seções a seguir. Isso porque procedimentos operacionais padrão eficazes são projetados para agilizar o máximo possível do trabalho.

Conheça nosso gerente de manutenção

Neste exemplo, um gerente de manutenção - vamos chamá-lo de Joe - é responsável por toda a sua instalação, mais US $ 2 milhões em equipamentos de fabricação. Joe precisa trabalhar com sua equipe para consertar o equipamento o mais rápido possível quando ele teve problemas, porque a empresa perde $ 200.000 de receita todos os dias em que a linha de produção fica inativa.

Ainda mais importante, Joe quer estender a vida útil do equipamento para que ele não tenha problemas em primeiro lugar, e isso requer manutenção preventiva regular (PM). Isso pode ser qualquer coisa, desde inspeções visuais até a substituição de filtros e verificação dos níveis de óleo.

Preparação

Joe está usando o Limble CMMS para manter todos os seus SOPs para que sejam digitais, interativos e integrados. (Joe é um cara inteligente.) Dependendo de quanto tempo ele tem, Joe pode criar todos os seus SOPs de uma vez ou pode começar com apenas alguns e adicionar SOPs conforme a necessidade.

Configurando tudo de uma vez

Joe pode começar listando cada peça do equipamento e anexando todas as informações úteis (manuais, informações de contato do fabricante, notas, etc.)

Para cada peça de equipamento, Joe pode criar SOPs para:

• Manutenção de rotina (listas de verificação, programações, atribuições automáticas, etc.)
• Problemas de relatório (formulários de inscrição)
• Atribuindo trabalho (listas de verificação, atribuições automáticas, etc.)
• Pedidos de materiais SOPs (inventário)

Ele também pode vincular os SOPs para que possam acionar um ao outro automaticamente (mais sobre isso mais tarde).

Configurando um pouco de cada vez

Se Joe estiver ocupado - vamos ser honestos, provavelmente ele está - então ele pode inserir uma peça de equipamento e definir seus SOPs na próxima vez que um funcionário relatar um problema. Limble se torna sua nova maneira de atribuir tarefas e monitorar o progresso. Mas porque ele está usando o Limble, uma tarefa que ele criou uma vez pode ser usada como o procedimento operacional padrão daquele dia em diante .

Tudo que Joe precisa fazer para construir seus SOPs é selecionar um tipo de dados (por exemplo, talvez ele queira que o técnico carregue uma foto ou marque a etapa como concluída) e escrever a instrução para essa etapa. Joe tem todos os tipos de tipos de dados para escolher (nos quais vamos nos aprofundar a seguir).

Procedimento operacional padrão para manutenção de rotina

Acontece que Joe está muito ocupado, então ele começou a construir os procedimentos operacionais padrão para seu maquinário inserindo apenas algumas peças do equipamento em Limble. Ele criou alguns SOPs de manutenção preventiva para tarefas que ele sabe que tendem a cair entre as rachaduras. Neste caso, a equipe de Joe deve concluir cada um uma vez por mês.

Procedimento operacional padrão para relatar problemas

Joe também deseja que os funcionários que operam as máquinas sigam os SOPs ao relatar problemas, então ele criou formulários de relatórios personalizados no Limble para os equipamentos sobre os quais os operadores ligam com mais frequência.

Infelizmente, é comum que as operadoras enviem relatórios vagos ou que deixem de fora detalhes importantes. Agora, Limble solicita que incluam todos das informações necessárias.

Joe torna mais fácil para esses operadores acessarem os formulários imprimindo o código QR personalizado exclusivo da Limble, gravando-os diretamente no painel de controle dos operadores. Agora, eles o escaneiam com seus telefones, respondem a algumas perguntas e clicam para enviar.

Sempre saiba o status atual do trabalho

Quando Joe chega à fábrica na quinta-feira de manhã, ele examina a lista de trabalhos a serem concluídos naquele dia, organizada pelo membro da equipe ao qual foi designado. Alguns deles concluíram todos os seus trabalhos no dia anterior e têm listas vazias. Alguns membros da equipe têm tarefas que ainda estão em andamento. Em um único olhar, Joe pode ver quem tem quais empregos, em qual equipamento eles estão trabalhando e o status atual.

Notificações e gatilhos automáticos fazem o trabalho por você

Joe também vê que há uma nova tarefa pendente:uma rápida inspeção da correia transportadora para ver se algo parece gasto ou solto. Limble criou esta tarefa com base na manutenção de rotina que o SOP Joe fez, porque faz exatamente um mês desde que sua equipe concluiu a lista de verificação pela última vez. Em dois cliques, Joe atribui a tarefa a Rick.

Na verdade, Limble havia criado duas tarefas naquela manhã, mas quando Joe fez seu segundo SOP - verificar se há bloqueios nos ralos - ele disse a Limble para atribuí-lo automaticamente ao encanador de sua equipe. Ele poderia reatribuí-lo se necessário, mas como foi atribuído automaticamente, mesmo se Joe tivesse sido chamado para uma emergência naquela manhã, o encanador saberia fazer o trabalho de drenagem.

Tudo ao seu alcance

Quando Joe atribuiu a tarefa de inspeção visual a Rick, Limble fez um ping no telefone de Rick para avisá-lo. Quando Rick clicou na notificação, ela puxou o SOP completo e ele foi direto para a máquina.

Se Rick for chamado por um momento, o SOP estará esperando por ele em sua lista de tarefas de Limble.

Procedimento operacional padrão de multimídia

Rick lê as instruções em Limble e sabe imediatamente o que fazer. Isso porque Joe escreveu cada etapa e incluiu imagens de como cada parte da esteira transportadora deveria ser. Existe até um vídeo mostrando como remover os painéis laterais quando necessário.

Joe anexou o manual em PDF e há um link para o suporte técnico no site do fabricante, caso Rick precise.

A verdadeira mágica:procedimento operacional padrão interativo

Obtendo informações valiosas

Rick não apenas lê sua lista de verificação. Ele insere dados diretamente no Limble para cada etapa.

• Foto / vídeo: Por segurança, este SOP exige o desligamento e o travamento do equipamento para que outro funcionário não possa reiniciá-lo enquanto Rick o estiver inspecionando (chamado de “bloqueio, identificação”). Limble pede a Rick para carregar uma imagem da fechadura no lugar para que ele não possa prosseguir sem ter dado esse passo vital. Tirar e enviar a foto é fácil, pois Rick está usando Limble em seu telefone de qualquer maneira.
• Texto / número: Em seguida, Limble pede a Rick para verificar o contador de “horas corridas” e inserir o número.
  • Existe outro procedimento operacional padrão para fazer a manutenção do motor a cada 5.000 horas de funcionamento. Limble atribuirá automaticamente essa tarefa se a contagem for alta o suficiente. Mas hoje não é.
• Lista suspensa / caixa de seleção: Rick usa uma lista suspensa sim / não para indicar se o cinto parece desgastado.
  • Nesse caso, sim, então Limble pede a Rick para relatar o problema (preenchendo todos os campos obrigatórios) e envia o relatório para Joe.

Vinculando procedimentos operacionais padrão

Joe vê o relatório de problema da correia transportadora chegar. Ele ainda não criou um SOP para substituir correias transportadoras desgastadas, então ele pula e faz um modelo de SOP rápido.

Joe então vincula esse SOP a alguns outros processos para que eles o acionem automaticamente:

• Manutenção de rotina> Atribuição de trabalho :Qualquer inspeção futura que observe correias desgastadas incluirá automaticamente o novo SOP na atribuição de substituir a correia.

• Tarefa de trabalho> Pedidos de materiais :Este procedimento usa peças sobressalentes fora do estoque, então Rick adiciona essa peça ao arquivo do equipamento, observando quantas estão atualmente em estoque, quando fazer o pedido novamente e quantas pedir. Em outras palavras, ele cria um SOP de inventário.

Procedimento operacional padrão para pedidos de materiais

Quando Joe criou o SOP de estoque para correias transportadoras sobressalentes, ele decidiu que a fábrica precisava pedir mais correias quando o estoque atual cair para menos de 10, e que o pedido deveria voltar o estoque para 20.

Com certeza, havia apenas 10 correias no estoque, então, quando a tarefa de substituir a correia desgastada atual foi concluída, o estoque caiu para 9 e Limble criou automaticamente uma nova tarefa para pedir mais. Se esta fosse uma instalação maior, a tarefa teria sido atribuída automaticamente ao departamento de compras ou ao coordenador de manutenção. A equipe de Joe não é tão grande, então ele definiu o SOP para atribuir todas as compras a ele mesmo.

Atualização de um procedimento operacional padrão

Depois de fazer a inspeção algumas vezes, Rick pensou que seria mais eficiente adicionar óleo enquanto ele tinha os painéis laterais removidos de qualquer maneira, em vez de ser uma tarefa autônoma. Ele colocou seus pensamentos da mesma forma que seus colegas de trabalho usam para relatar problemas para que fossem diretamente para Joe. Joe achou que era uma ótima ideia e simplesmente adicionou a etapa ao SOP de inspeção.

Independentemente de quando Joe faz alterações, Rick sempre tem acesso à versão mais recente .

Registros e relatórios

Poucos meses depois, Joe inseriu todos os seus equipamentos e desenvolveu SOPs para cada rotina de manutenção. Limble registrou automaticamente todo o trabalho de sua equipe no histórico de trabalho do equipamento, e Joe pode ver em seus relatórios qual equipamento ocupa a maior parte do tempo de sua equipe.

Seu orçamento foi aumentado para que ele pudesse substituir uma máquina desatualizada de $ 200.000. Ele vinha pedindo há anos e finalmente foi atendido porque ele foi capaz de mostrar que a empresa gasta US $ 50.000 por ano em peças e mão de obra tentando mantê-la viva e, mesmo assim, o tempo de inatividade custa à empresa US $ 600.000 de receita perdida por trimestre.

Joe não teve que calcular isso sozinho e esperar que a administração acreditasse nele. Foi compilado automaticamente (essa palavra novamente) para ele com base em tarefas que foram concluídas de acordo com seus procedimentos operacionais padrão.

Colete o conhecimento dos membros da equipe

Observe como, ao construir seus procedimentos operacionais padrão dentro da Limble, Joe documentou tudo o que havia aprendido sobre o equipamento ao longo de suas décadas na empresa. Ao adicionar sugestões de sua equipe, os SOPs se tornaram o único armazém de dados para o departamento.

Agora, a equipe de Joe gasta menos tempo com perguntas, é mais fácil para Joe tirar férias e há muito menos ansiedade sobre o fato de Joe estar planejando se aposentar nos próximos 5 anos.

Mais do que um documento

Para ter um impacto, um SOP tem que ser mais do que um documento - é uma ferramenta de gestão que:

• Automatiza: Executa tarefas repetitivas e comunicação,
• Garante meticulosidade: Garante que nada caia pelas rachaduras,
• Dá uma visão: Revela oportunidades para aumentar a produtividade e diminuir custos.

Torna-se uma plataforma que não apenas diz às partes interessadas o que fazer - ela os ajuda a fazer isso. Os SOPs da Limble são à prova de falhas porque integram procedimentos no trabalho diário e fornecem valor em todos os níveis da organização:

• Gestores: Simplifica o trabalho administrativo
• Técnicos: Fornece expectativas claras
• Executivos e proprietários de empresas: Dá visibilidade aos pontos fortes e fracos financeiros das operações do dia-a-dia

Mais do que você esperava

Se você esperava aprender apenas sobre páginas de título e índices, esta introdução aos procedimentos operacionais padrão pode ter sido uma surpresa. Esperançosamente, você captou todo o escopo do que SOPs digitais, interativos e integrados em Limble podem fazer por sua organização:

Gerenciar seus equipamentos e instalações

Limble se torna a única fonte de todas as informações sobre todos os ativos. Isso torna mais fácil obter o máximo do equipamento em cada fase de seu ciclo de vida.

Alivie sua carga de trabalho

O Limble cria tarefas automaticamente (completas com SOPs) com base em uma variedade de gatilhos. Seu layout amigável e roteamento de atribuições reduzem o tempo gasto no gerenciamento de horas para segundos.

Qualidade garantida

Limble é um sistema de controle de qualidade / garantia de qualidade que mantém o desempenho consistente de sua equipe e revela possíveis problemas antes que eles surjam.

Otimize o estoque

O Limble monitora o uso e dispara as compras quando o estoque cai abaixo dos limites que você definiu. Você consertará o equipamento mais rápido com as peças certas em mãos.

Conformidade com as unhas

Limble garante que o trabalho regulamentado seja:

• planejado para
• concluído
• gravado

em seguida, salva o histórico de aprovação com:

• captura de assinatura
• carimbos de data / hora
• verificação de multimídia

Recompensa por desempenho

O Limble rastreia o trabalho de todos os membros da equipe para que você possa recompensar os melhores desempenhos e manter os membros atrasados ​​da equipe trabalhando. (Compartilhe métricas com toda a equipe para pressão positiva dos colegas.)

Planeje para o futuro

O Limble está disponível para todos os funcionários o tempo todo, o que significa que a equipe não depende muito do know-how de ninguém. O departamento pode continuar a funcionar sem problemas, independentemente das circunstâncias em constante mudança.

Outros tipos comuns de procedimentos operacionais padrão

Se você decidir ir para a velha escola, você tem alguns tipos diferentes de SOPs para escolher. Nos parágrafos a seguir, discutiremos os prós e os contras de cada tipo de documento SOP.

1) Procedimento passo a passo

Um SOP passo a passo é o método mais simples. Como o próprio nome indica, funciona como uma lista de verificação fácil de seguir de instruções passo a passo, descrevendo cada ação que um funcionário precisará realizar para concluir a tarefa em mãos.



Quando usar um SOP passo a passo: Use este tipo de SOP quando a tarefa for direta e sempre deve ser executada da mesma maneira.

Prós:

• Simples de entender, criar e usar.
• Ideal para tarefas rotineiras.

Contras:

• Não aplicável para processos complexos ou que requeiram qualquer tomada de decisão.

2) Procedimento operacional padrão hierárquico

Um SOP hierárquico é a melhor escolha para procedimentos complexos que precisam de mais estrutura e informações adicionais. It provides further details within each step . While a step-by-step SOP may list steps 1, 2, and 3, etc., this would also include hierarchical steps 1a and 1b; 2a and 2b, then 3a and 3b. It can also come in the form of a checklist or bullet point list.

For example, let’s imagine that a new employee needs to sign up for benefits online. If step 1 tells them to create an account, step 1a may give directions on creating a username while step 1b will guide them to create a unique password before proceeding.



When to use a hierarchical SOP:  Use this type of SOP when the workflow you outlined needs an extra layer of instructions. Hierarchical SOPs allow you to include all the required steps in a tidy format, without having to create lengthy descriptions that are hard to follow.

Pros:

• They provide additional information while keeping things simple.
• Each step provides the background and context for the next one, so there’s no need for lengthy explanations.

Cons:

• Updating hierarchical SOPs can be time-consuming, especially if the change in one step means you have to make changes in other steps.
• Not a good fit for any business process that requires decision making.

3) Flowchart standard operating procedure

Flowcharts are images that explain what path to follow depending on the situation . These processes are not linear — the outcome of one step will determine the course of action for following steps.



When to use a flowchart SOP:  Flowchart SOPs apply to complex situations. They could be used when troubleshooting engine problems or addressing a complaint. They allow users to visualize workflow steps and quickly proceed with the job at hand.

Pros:

• They are great for understanding the big picture behind complex processes.
• They minimize confusion for staff when deciding how to proceed.
• Flowcharts make it easy to improve business processes. It is easy to see ways to combine or rearrange steps. In the end, you can reduce waste, eliminate bottlenecks, get more done, optimize the amount of time needed for the desired outcome, and so on.
• They are a great choice for processes where the outcomes can be hard to predict, such as customer service calls.

Cons:

• Updating flowchart SOPs can be a serious hassle. If you make a bigger change, you may have to redraw the entire flowchart or a substantial part of it.
• Long flowcharts can look clumsy and messy, making it difficult for users to understand and follow through. They need to be well-thought-out and structured to be useful.

4) Management standard operating procedure

In a nutshell, a management SOP is an SOP for writing SOPs. That probably sounds weird — let’s clarify this.

For organizations with a large number of SOPs, it’s best to have a document that explains how to write and manage new standard operating procedures . This document is known as the management SOP. It serves as a template that outlines how SOPs should be structured. Its job is to ensure that new procedures are consistent with older SOPs.

A management SOP will cover topics like presentation and layout, and how to review, approve, maintain, and carry out new SOPs.

When to use a management SOP:  These are most helpful to large companies. This is especially true if there are many procedures to document and multiple staff who write the SOPs.

Pros:

• They get rid of the problem of conflicting procedures and help ensure that all SOPs comply with best practices.
• They speed up the SOP creation process by using a template. Having a management SOP takes out the guesswork, and saves your staff from having to memorize all the steps for creating SOPs from scratch every time.

Cons: 

They add an extra layer of work because, like other SOPs, you have to regularly review and update management SOPs.

How to structure an SOP document?

Traditionally, here is what you would expect to see in a standard operating procedure document (not necessarily in this order):

Title page

Includes:

• Procedure’s name (for example, “Air Conditioning Unit:Changing the air filter”)
• Unique SOP ID number
• Date created or updated
• Department or team the SOP applies to
• Names and signatures of everyone involved in creating the SOP

Revision history

Information about when the SOP was created and what was changed the last time it was updated.

Table of contents

Summarizes the document and helps the user quickly find what they are looking for. Helpful when the document is very large.

Purpose and scope

Describes why the SOP was created, which processes are covered, and what the document aims to accomplish.

Roles and responsibilities

Lists the people (employees, managers, etc.) who will need to follow this SOP. Outlines their responsibilities. This helps avoid confusion and keeps everyone accountable.

Procedures

The core content that forms the bulk of your SOP. This section outlines the work to be completed, including all the information relevant to each task. This can include pictures, charts and other helpful images.

Health and safety information

SOPs for industrial processes must include:

Resources

• Safety warnings
• Protective gear
• Steps for avoiding hazards

A list of related training materials, websites, or reference guides to your SOP. This is another feature that comes in handy when getting new team members up to date.

Glossary

Every industry has its unique vocabulary, including acronyms. Explain it all here.

Approval signatures

Show the signatures of anyone who was required to approve the SOP.

Steps for writing effective standard operating procedure

To ensure your effort doesn’t go to waste, you need to think ahead. Start by doing foundational work:

• Be prepared for change management:  Introducing changes can be difficult. Clarify your company’s goals and explain why you need SOPs. This will give your team the drive to keep going if they run into obstacles along the way.
• Select processes you want to standardize:  Avoid the distraction of trying to create an SOP for every single procedure in your company. Focus on the core processes and those activities that impact health and safety, quality, and the bottom line.
• Organize the SOP team:  Select a team that will be accountable for creating the document and meeting deadlines. Don’t forget that, sooner or later, you’re going to need input from people that will be using these procedures.

Once all that is out of the way, use the following steps to create an actionable standard operating procedure for the tasks you picked.

1) Decide on the scope of your SOP

For every process, think about what exactly you intend to document and how detailed the SOP needs to be. This is largely influenced by:

• How important the topic is to your operations (such as health and safety considerations).
• The intended audience for the SOP you plan to write (for instance, an SOP for new employees would likely require more information than one for more experienced staff).
• The complexity of the business process itself.

2) Collect necessary information

Every standard operating procedure should be created with the end-user (staff) in mind. That means the person outlining the procedure needs to be aware of the existing workflows, best practices, and workplace limitations. Many of these details will have to be sourced from experienced employees who know the process inside and out.

Consider including this vital information:

• Schematics or instruction booklets, and OEM manuals.
• Required equipment, gadgets, materials, and tools needed to execute a specific task.
• Personal protective equipment (PPE).
• Potential safety hazards and safety warnings need to be mentioned.
• List of the actual steps in the task workflow.
• The number of people required to complete the job.
• Any additional details that need to be included to successfully execute the task.

The main difference between an industrial SOP and an office SOP is the type of information that needs to be included. For example, a heavy equipment operator needs PPE and safety guidelines along with standardized work instructions. In contrast, a help desk worker or a junior marketing manager might need login information for a tool they need to complete their task.

After this, you can review all the information with the maintenance supervisor or other stakeholders to fine tune the list. Some processes that you may want to create SOPs for are:

• routine maintenance tasks
• commonly executed repairs and troubleshooting processes
• what to do in the case of emergency maintenance
• procedures for submitting maintenance tickets, reviewing work requests, scheduling planned and unplanned maintenance work
• taking and returning tools and parts from inventory
• quality control and other specific tasks

3) Choose an SOP type

Earlier on, we discussed the major types of SOPs (Step-by-step, Flowchart, and Hierarchical list) and when to use each type. Assess your operations and choose a suitable SOP type for the process you’re outlining.

4) Write the first draft

With all the above steps completed, you can get down to writing the actual SOP. Depending on the type of SOP you’re writing, a simple document editor like Microsoft Word will be sufficient for the job. For complicated processes with flowcharts, you might need a dedicated flowchart software (we recommend Lucidchart) or one of the tools we list in a standalone section below) or a well-structured template.

5) Distribute and review the first draft

The document may require several reviews, especially if this is your company’s first attempt at SOP writing. Don’t rush this step. It’s important to have employees at different levels available to review the procedures and ensure that they align with your organizational objectives and current workflow.

6)  Publish and implement the SOP

We advise that you put the SOPs through a testing phase where your staff will use them and offer feedback. After getting substantial feedback, commit to tracking how effective the documents are, then make more adjustments and tweaks if necessary.

7) Staff training

To further help ensure compliance with the SOP, you must fully train all staff to use the SOPs for the techniques and procedures relevant to their work. Be sure to document who completed which training.

A few standard operating procedure examples from the industrial space

Curious to see some standard operating procedure examples from the manufacturing space? Here are a few.

Standard operating procedure example #1:Determining silt concentration

Image source

Standard operating procedure example #2:Performing prechecks on gas forklift

Image source

Standard operating procedure example #3:Testing tanks for vessel entry

Image source

One thing you should learn from these examples is that you do not have to follow a set format. You just need to make sure that the document contains all relevant information.

Fast-track your team with digital, interactive, integrated standard operating procedures

Standard operating procedures are the secret behind the world’s most effective teams. But you have to do more than a document; you have to provide your team with the tools that make doing great work the path of least resistance .

Still don’t think you have time?

Not ready to implement full-scale standard operating procedures? Maintenance professionals can still move their departments forward with a smart preventive maintenance plan. Save yourself days of work with this free download.