Tudo o que você precisa saber sobre manutenção de emergência

Situações de manutenção de emergência são os eventos mais estressantes para qualquer equipe de manutenção.

Emergências podem causar muitos danos à reputação da marca, resultar em perda de vidas e ter um enorme impacto negativo nos resultados financeiros da empresa. Portanto, é natural que haja uma pressão imensa sobre a equipe de manutenção para reduzir ao mínimo a necessidade de manutenção de emergência e ser capaz de reagir rapidamente caso isso aconteça.

É por isso que, na continuação deste artigo, daremos uma olhada em:

• como se pode definir a manutenção de emergência
• exemplos de manutenção de emergência em ambientes residenciais e industriais
• diferentes maneiras de minimizar o número de situações de manutenção de emergência
• como definir procedimentos gerais de manutenção de emergência

O que é manutenção de emergência?

Manutenção de emergência é um tipo de manutenção necessária quando um ativo passa por um mau funcionamento inesperado que pode causar problemas consideráveis ​​de saúde e segurança ou grandes atrasos na produção. O problema deve ser resolvido o mais rápido possível, daí a “emergência”.

O maior desafio, porém, é que “reparado rapidamente” raramente é tão simples quanto parece. Freqüentemente, essas são falhas importantes que exigem coordenação entre vários membros da equipe. Assim, os reparos de emergência representam sérias dores de cabeça operacionais para os gerentes de manutenção.

No pior dos cenários, essas situações exigem uma abordagem com todas as mãos no convés, em que todas as outras tarefas de manutenção são suspensas até que a emergência seja resolvida.

Exemplos de manutenção de emergência

Independentemente do tipo de negócio para o qual um edifício está sendo usado - residencial ou industrial - podem surgir emergências. Abaixo, listamos alguns exemplos para cada cenário.

Exemplos de manutenção de emergência na manutenção de propriedades

Os tipos de emergências esperadas em um edifício residencial ou hoteleiro geralmente incluem:

• surto de incêndio
• vazamento no telhado
• mau funcionamento elétrico que está causando picos de energia
• grandes inundações
• avaria do elevador
• sem abastecimento de água na casa / andar
• …

Exemplos de manutenção de emergência em ambiente industrial

No cenário industrial, a manutenção de emergência é necessária para evitar desastres potenciais que surgem como resultado de medidas de controle falhadas ou ativos falidos em empresas industriais. Infelizmente, quer ocorram por acidente ou devido a negligência ou incompetência, as emergências industriais podem resultar em grandes danos, ferimentos e até morte. Alguns exemplos são:

• surto de incêndio
• vazamento de gás (venenoso)
• falha inesperada do gerador de energia elétrica
• explosão da caldeira a vapor
• falha de um ativo crítico que interrompe toda a produção
• …

Como minimizar o número de solicitações de manutenção de emergência

Situações que dão origem à manutenção de emergência nunca podem ser completamente eliminadas, mas existem maneiras de reduzir significativamente sua frequência e mitigar alguns dos riscos associados.

A maneira mais eficaz de reduzir o número de solicitações de manutenção de emergência é ter uma estratégia de manutenção proativa sólida que identifique e resolva os problemas emergentes antes que se transformem em grandes emergências.

Existem muitas estratégias de manutenção proativa que você pode empregar:

• Manutenção preventiva
• Manutenção baseada em condição (CBM)
• Manutenção preditiva (PdM)
• Manutenção produtiva total (TPM)

A combinação de qualquer uma dessas estratégias com um bom software CMMS permitirá que você tenha controle total sobre suas operações de manutenção, bem como agilizará a resposta quando uma situação de manutenção de emergência eventualmente acontecer. Se você não sabe o que é um CMMS, confira nosso guia O que é um sistema CMMS e como ele funciona.

Outras maneiras de reduzir a ocorrência de situações de manutenção de emergência incluem:

• ter técnicos devidamente treinados para realizar um trabalho de qualidade
• ter operadores de máquina devidamente treinados e outros funcionários que entrem em contato com ativos perigosos e / ou críticos
• definir procedimentos operacionais claros e listas de verificação de manutenção que os técnicos podem seguir
• usando equipamentos / ferramentas / máquinas conforme recomendado em seus respectivos manuais
• usando peças de reposição do fabricante original

4 etapas para configurar procedimentos eficazes de manutenção de emergência

Como você nunca pode eliminar a possibilidade de uma emergência, é sempre uma boa ideia definir alguns procedimentos e protocolos que irão acelerar sua resposta, minimizar o risco de segurança e prevenir danos colaterais.

Aqui está um breve esboço sobre como configurar procedimentos de manutenção de emergência.

# 1) Defina e identifique suas emergências

Comece definindo situações que se qualifiquem como emergências em suas instalações. Esta etapa ajuda a fazer uma distinção clara entre emergências verdadeiras e outras questões que, embora urgentes, não são emergências.

Sempre haverá alguma sobreposição, mas aqui estão algumas explicações que podem ajudá-lo a refinar suas definições:

• Emergências se deteriorará rapidamente em um curto período, causando incidentes de segurança e grandes interrupções nos negócios; eles precisam de atenção imediata. Mesmo que aconteçam em um fim de semana, feriado ou à noite.
• Situações urgentes (não emergenciais) também são importantes, mas geralmente podem ser isolados e atendidos durante o horário comercial normal.

Outra maneira de ver isso é:se tiver que ser resolvido imediatamente, é uma emergência e se puder ser resolvido um pouco mais tarde, é apenas uma ordem de serviço de alta prioridade. Ajuda se todos os funcionários nas instalações puderem distinguir entre problemas de manutenção de emergência e não emergenciais, pois isso pode ajudar a acelerar o processo de relatório.

Normalmente faz mais sentido se concentrar em problemas de manutenção de emergência que vêm na forma de falha crítica de ativos, visto que emergências gerais no local de trabalho já devem ser cobertas por treinamento de segurança padrão que segue as recomendações da OSHA.

Obter clareza sobre o que pode acontecer em cenários de emergência em potencial ajuda uma organização a gerenciar melhor seus recursos (mão de obra, fundos, peças sobressalentes, PPE, etc.) que serão necessários para resolver esses problemas.

Claro, os cenários que você deve observar são apenas aqueles que têm alguma chance de acontecer. Uma maneira de estimar qual cenário de falha é mais provável de acontecer é conduzir a avaliação de risco em seus ativos críticos.

# 2) Definir o fluxo de trabalho de manutenção de emergência

Decida como as situações de manutenção de emergência serão relatadas, registradas e processadas do início ao fim. Normalmente, isso pode ser feito com um dos seguintes ou uma combinação de ambos:

1. Resposta manual: O problema é relatado por um funcionário. O gerente ou supervisor de manutenção analisa a solicitação de serviço e gera uma ordem de serviço para rastrear todo o processo de reparo e restauração.
2. Resposta automatizada: Um sistema está implementado para detectar anomalias em instalações de alto risco e realizar certas ações sem intervenção humana. As ações de um sistema automatizado de resposta a emergências podem incluir desligar a fonte imediata de perigo e gerar solicitações de manutenção eletrônica.

Qualquer que seja o tipo de resposta que uma organização use, deve haver um sistema - geralmente um CMMS - que serve para registrar esses incidentes, criando assim uma trilha digital de manutenção de emergência ao longo do tempo. Entre outras coisas, isso fornece informações valiosas para a melhoria contínua no futuro. Novamente, um CMMS facilita e simplifica o processamento de cada solicitação de manutenção de emergência, seja ela relatada manualmente ou automaticamente.

# 3) Descrever os procedimentos de manutenção de emergência

Como resultado da avaliação de risco conduzida na etapa 1, você pode identificar potenciais emergências com base em falhas específicas do equipamento e, em seguida, listar as etapas que os técnicos de manutenção precisarão seguir em cada caso.

Dito isso, não é necessário listar as etapas exatas para cada cenário. Em vez disso, os funcionários devem ter uma ideia geral do que fazer ao lidar com as solicitações de manutenção de emergência em geral (isso não o impede de criar a lista exata de etapas para alguns cenários "mais prováveis ​​de acontecer").

Uma lista de etapas gerais (aplicáveis ​​à maioria das situações) para ajudar sua equipe a lidar com emergências pode ser mais ou menos assim:

1. Isole a fonte imediata de perigo para evitar danos colaterais.
2. Notifique a cadeia de comando e todos os funcionários que podem ser afetados.
3. Se necessário, inicie os procedimentos de bloqueio e etiquetagem (LOTO).
4. Avalie a extensão do dano e a condição do ativo.
5. Planeje o processo de reparo.
6. Execute o processo de reparo.

Observe que, seja qual for a situação, a principal prioridade para todas as partes deve ser preservar a saúde e a segurança. Somente quando o perigo tiver passado, o trabalho de manutenção de emergência poderá começar. Nesse ponto, a equipe de manutenção pode avaliar os danos e planejar o processo de reparo.

# 4) Acelere a resposta de manutenção de emergência com um CMMS móvel

Além dos incidentes causados ​​por desastres naturais, as emergências em edifícios geralmente podem ser atribuídas a uma falha resultante de erro humano, falha inesperada da máquina ou falhas de procedimento.

Automatizar a manutenção com sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado ajudará a minimizar as consequências de precipitação e acelerar o processo de resposta de emergência ao:

• ter a capacidade de agendar ordens de serviço rapidamente e notificar os membros certos de sua equipe de manutenção
• acelerando o processo de diagnóstico com acesso instantâneo ao histórico de manutenção de ativos
• permitindo a comunicação e coordenação em tempo real de diferentes membros de sua equipe de manutenção
• acelerando o processo de reparo com acesso instantâneo a listas de verificação de manutenção, procedimentos LOTO, instruções de segurança passo a passo e documentos semelhantes

Para obter um guia detalhado sobre o que é um CMMS, confira nosso guia O que é um sistema CMMS e como ele funciona.

Gerenciando WOs de emergência em Limble CMMS

No Limble CMMS, você pode gerenciar solicitações de trabalho de emergência criando ordens de trabalho da mais alta prioridade e adicionando tags relevantes, como “Incidente de segurança”. O sistema enviará e-mail e notificações push para o (s) técnico (s) designado (s) para resolver o problema.

Vamos ver como isso fica na prática com algumas capturas de tela.

Primeiro, um trabalhador envia a solicitação de manutenção de emergência.

O gerente analisa a solicitação e cria uma ordem de serviço de emergência. Como você pode ver na captura de tela abaixo, tal WO em Limble seria nível 6 e pode ser marcado com algo como @Safety que sinaliza que o problema é um risco à segurança.

Depois que a OS é agendada, e-mail e notificações push são enviados para os técnicos atribuídos. Os técnicos podem então revisar a WO e começar a realizar o trabalho necessário. Quando o trabalho for concluído, eles precisam fechar a ordem de serviço:

Os técnicos podem deixar notas de conclusão, anexar fotos e comentários, registrar o tempo que levou para concluir o WO e anotar quantas peças sobressalentes foram usadas. Tudo isso ajuda as organizações a rastrear quanto recursos estão gastando em reparos de emergência .

Melhor prevenir do que remediar

Embora seja difícil estar totalmente preparado para a manutenção de emergência, as coisas que discutimos neste artigo irão ajudá-lo a não ser pego com as calças abaixadas.

Ter uma forte estratégia de manutenção proativa e funcionários devidamente treinados são os dois fatores mais importantes para evitar emergências de manutenção evitáveis. O melhor que você pode fazer é ter um plano claro que as pessoas possam seguir quando uma solicitação de manutenção de emergência for gerada.

Por meio do Limble CMMS, ajudamos várias empresas a vencer suas batalhas contra a manutenção de emergência. Fale para saber mais .