Organizado para o sucesso? Evite essas 5 armadilhas do projeto de tecnologia empresarial

Os desafios contínuos de uma economia volátil exigem que as empresas de manufatura de médio porte simplifiquem suas operações o máximo possível.

Infelizmente, a maioria das empresas é sobrecarregada com um processo de uso intensivo de recursos ao selecionar e implementar a tecnologia corporativa. Para agravar os desafios, estão as demandas intermináveis ​​dos clientes, uma cadeia de suprimentos complexa, condições de mercado cada vez mais competitivas e outros cenários que consomem tempo e recursos escassos.

Dadas essas condições, uma questão convincente enfrentada por uma empresa de manufatura é como ela pode se organizar de maneira eficaz para atender às demandas de um projeto de tecnologia empresarial.

Após centenas de projetos eficazes de seleção e implementação em uma variedade de indústrias de manufatura verticais, temos percepções aguçadas sobre a importância da comunicação estratégica durante a seleção de soluções corporativas e projetos de implementação.

A comunicação do projeto de tecnologia empresarial é o fio condutor tanto do sucesso quanto do fracasso do projeto. Um em cada cinco projetos falha devido a uma comunicação ineficaz. A importância da comunicação do projeto não pode ser exagerada.

Nossa equipe trabalhou com centenas de organizações e encontramos 5 problemas de comunicação comuns que levam ao fracasso do projeto . Eles demonstram como a comunicação desempenha um papel vital na prevenção de cada um.

Falta de compreensão do objetivo ou visão do projeto

Esta é uma das reclamações mais comuns entre os membros da equipe do projeto. Simplesmente não está claro por que o projeto está acontecendo, por que agora e por que o sistema corporativo foi selecionado.

Qual é a melhor maneira de garantir que isso não aconteça em seu projeto? A comunicação dos objetivos e da visão do projeto deve ocorrer no momento em que o projeto é iniciado e ser reiterada ao longo de todo o projeto. Etapas adicionais:

• Forneça um portal ou site do projeto que destaque o objetivo e a visão. Inclua atualizações do projeto, datas importantes do projeto e um painel semanal de progresso em direção a essa meta.
• Designe uma sala como um centro de comando. Estabeleça claramente a meta e a visão do projeto, juntamente com as datas do projeto e um painel semanal e o progresso do projeto em direção a uma meta. Se você tiver vários locais, reserve um quarto em cada local.
• Envie atualizações semanais por e-mail ou convoque reuniões que incluam a equipe do projeto e todos os funcionários. Explique claramente o objetivo e a visão do projeto em todas as comunicações. Demonstre o progresso semanal feito em direção à meta do projeto.

Falta de engajamento das partes interessadas

Implementar tecnologia e executar grandes projetos, como a implementação de manutenção preventiva, requer a adesão de todos os interessados. Certifique-se de que as partes interessadas estejam cientes da meta, visão e progresso do projeto. Identificar:

• As partes interessadas e o nível de envolvimento - entrar em contato com as partes interessadas é fundamental para obter seu apoio para o projeto.
• As necessidades e interesses de cada parte interessada - ouvir e analisar suas respostas para fornecer uma definição clara de como o projeto os atenderá.

Determine como você se comunicará com cada parte interessada e a frequência dessa comunicação.

Falta de governança do projeto

A governança do projeto é a estrutura de gerenciamento dentro da qual as decisões do projeto são tomadas. A falta dessa estrutura diminui a clareza do objetivo e da visão do projeto.

Como você evita essa armadilha? Publique atualizações em seu portal / site da Web que definem as funções e responsabilidades de sua Diretoria / Comitê Diretor, Gerente de Projeto e partes interessadas no projeto. É importante revisitar isso cada vez que você se preparar para conduzir sua reunião mensal do Comitê Diretivo.

Falta de compreensão do escopo e dos requisitos do projeto

Freqüentemente, durante a implementação de uma tecnologia corporativa, as equipes de projeto não conseguem entender verdadeiramente o resultado desejado e o motivo pelo qual o caminho foi definido em direção a uma solução corporativa nova ou atualizada. Todos os membros da equipe do projeto precisam de um entendimento sólido sobre o que o projeto alcançará, guiados pela documentação dos requisitos de negócios para mudança para manter o escopo do projeto, e entender os requisitos.

Falha ao gerenciar risco

Uma equipe de projeto de tecnologia corporativa deve identificar, comunicar e compreender os riscos. É sua responsabilidade principal garantir que todos os riscos sejam comunicados corretamente (de preferência em um registro / registro de riscos e no status do projeto e nas reuniões do Comitê Diretivo).

É da natureza humana evitar conflitos. No entanto, para gerenciar o risco, não se deve ter medo do conflito. Em vez disso, comunicar o risco é uma forma de garantir o sucesso. A equipe então tem a oportunidade de determinar se deseja aceitar, evitar ou mitigar o risco.

É essencial estabelecer linhas de comunicação abertas para que a equipe entenda e concorde com um plano de gerenciamento de risco. Com o foco no objetivo comum, as equipes de projeto podem ter que renegociar os termos do plano de risco.

Pensamentos finais

A escolha de uma nova solução de software empresarial é um desafio importante e requer um planejamento cuidadoso e pesquisa em soluções potenciais.

Como descrevemos aqui, também são necessárias estratégias de comunicação intencionais.

Ao abordar o processo de avaliação e os critérios de seleção de tecnologia empresarial de maneira informada, as empresas podem garantir a manutenção de sua vantagem competitiva no mercado.

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Ultra Consultants é uma empresa independente de pesquisa e consultoria em soluções empresariais que atende às indústrias de manufatura e distribuição em toda a América do Norte.