Quatro dicas para dimensionar um projeto piloto CMMS

A tecnologia deve impulsionar seus negócios. Deve ajudá-lo a atingir seus KPIs. Deve modernizar as operações. Deve colocar todos na mesma página.

Mas muitas vezes não faz nada disso.

Em vez disso, muitas empresas ficam presas ao pilotar uma nova tecnologia e nunca realizam todo o seu potencial. Na verdade, 84% dos projetos de IoT nunca passam na fase de teste, de acordo com uma pesquisa de 2017 da McKinsey.

Os pilotos do CMMS não são diferentes. Embora seja melhor começar devagar ao implementar o software de manutenção, muitas organizações acham difícil dimensionar um CMMS e, como resultado, nunca obtêm o retorno do investimento que procuram.

Como crentes firmes em quão grande um CMMS pode ser (quando é implementado e usado corretamente), nós da Fiix queremos ajudá-lo a evitar ficar preso no purgatório piloto. Então, vamos explorar as práticas recomendadas para dimensionar um projeto piloto de CMMS, incluindo motivos comuns para travar e como contorná-los.

Índice

1. O que é um projeto piloto?
2. Por que os pilotos do CMMS ficam presos?
3. Quatro maneiras de dimensionar seu piloto do CMMS
4. Você sabe andar, agora é hora de correr

O que é um projeto piloto?

Um projeto piloto é quando uma empresa implementa uma nova tecnologia ou processos em pequena escala antes de implementá-los em toda a organização. Eles são usados ​​para testar se um produto, serviço ou ideia pode entregar os resultados desejados antes que um investimento maior seja feito. Os projetos-piloto permitem que as organizações aprendam com os erros, mantenham seu impacto pequeno e evitem os mesmos riscos durante implantações em grande escala.

… A maioria das empresas fica presa ao pilotar uma nova tecnologia e nunca realiza todo o seu potencial. Na verdade, 84% dos projetos de IoT nunca passam na fase de teste.

Por exemplo, uma empresa de manufatura pode testar um CMMS fazendo com que uma instalação implemente e use o software por seis meses. Isso dá à empresa tempo suficiente para testar o software, aprender como maximizar seu uso e avaliar o retorno do investimento. No final do período piloto, a organização pode decidir implementar o CMMS em outros sites, passar para outro software ou continuar testando a opção atual.

Por que os pilotos do CMMS ficam presos?

Nadando na areia movediça. Batendo na parede. Não chegando a lugar nenhum rápido. Existem tantas maneiras de dizer "Estou preso", porque é algo com que todos se identificam. Não é incomum que uma implementação do CMMS fique presa na fase piloto, e geralmente é por um dos quatro motivos.

A apatia elimina a vontade de expandir o projeto

A empolgação inicial de implementar um CMMS pode desaparecer rapidamente e se transformar em indiferença ou, pior, em negatividade absoluta. Isso arrasta a adoção do usuário para taxas cada vez mais baixas, tornando o software menos eficaz. Como resultado, o CMMS se transforma de uma bala de prata em uma ferramenta enfadonha aos olhos de todos, da liderança sênior aos técnicos. A motivação para levar o projeto adiante está morta. Esse problema também pode surgir quando não há ninguém disponível ou capaz de liderar a transição da fase piloto, como um campeão de CMMS qualificado e ambicioso.

Ninguém vê o valor

As empresas muitas vezes têm um período de atenção curto, e se um CMMS não pode entregar ganhos rápidos, seu foco muda para a próxima grande coisa. Embora pequenas metas possam ser alcançadas com bastante rapidez com software de manutenção, leva mais tempo para ver um ROI mais substancial. Em outros cenários, as pessoas fora da manutenção podem não perceber os benefícios que um CMMS está tendo nos negócios. A falta de sucesso de curto prazo ou valor percebido pode congelar os planos para uma implementação completa do CMMS e manter uma organização presa no modo piloto.

Nadando na areia movediça. Batendo na parede. Não chegando a lugar nenhum rápido. Existem tantas maneiras de dizer "Estou preso", porque é algo com que todos se identificam.

Uma longa lista de tarefas e prioridades conflitantes atrapalham

Vamos enfrentá-lo, todo mundo tem uma longa lista de tarefas que fica cada vez mais longa. As tarefas são empurradas para baixo ou completamente fora da lista. É fácil se convencer de que uma implementação completa pode esperar quando o trabalho árduo de implementação de um CMMS for concluído. Mas você muda o piloto do CMMS para o backburner, ele raramente sai desse local. Há também a questão das prioridades concorrentes. Novos projetos, objetivos ou obrigações podem criar obstáculos que muitas vezes são intransponíveis, independentemente de quão dedicado você seja para se formar no piloto.

A padronização não existe

A construção de um piloto do CMMS geralmente envolve muito tempo e esforço para coletar, limpar e fazer upload de dados para o software. Se os dados e processos forem confusos e imprecisos, será muito mais difícil. Imagine então como esses desafios se multiplicam ao expandir um CMMS. O tempo, esforço e recursos financeiros necessários para coordenar uma implementação completa sem dados e processos padronizados podem ser desanimadores. O número de recursos necessários muitas vezes força as organizações a adiar a transição pelo maior tempo possível e, eventualmente, o projeto desaparece.

Quatro maneiras de dimensionar o piloto do CMMS

É hora de garantir que nenhum dos cenários de pesadelo acima aconteça com sua organização. Embora as estratégias abaixo não garantam o sucesso ou resolvam todos os problemas que possam surgir, elas oferecem um plano para contornar os obstáculos mais comuns e prejudiciais para dimensionar um piloto do CMMS.

Faça da expansão parte de seu plano de implementação

Evite o purgatório piloto criando um plano detalhado para uma implantação completa. É essencial projetar essa estratégia como parte do seu plano de implementação e antes do início do piloto do CMMS. Estabeleça metas, cronogramas e marcos claros para uma implementação completa, bem como os recursos de que você precisa para atingir os três. Dessa forma, você não terá que começar do zero quando quiser dimensionar o projeto. Elabore um relatório de projeto piloto sobre o que deu certo, o que não funcionou e o que poderia ser melhorado da próxima vez. Isso permite que você reavalie seu plano de expansão original e faça as alterações necessárias.

Avalie e comunique qualquer sucesso, grande ou pequeno

Acompanhe as vitórias que sua equipe de manutenção obteve com o piloto do CMMS. É importante anotar todos os marcos que você alcançar, não importa o quão pequenos sejam, e certificar-se de que aqueles de dentro e de fora do departamento saibam sobre eles. Isso garante que todos, de executivos a técnicos, vejam os benefícios tangíveis de um CMMS e como ele se relaciona com eles. O projeto não apenas ficará na memória de você e de outros membros da equipe de liderança, mas também aumentará seu incentivo para expandi-lo.

Mantenha todos os usuários, presentes e futuros, engajados

O salto de um piloto do CMMS para a implementação completa do CMMS tem mais a ver com pessoas do que com tecnologia. Ter uma equipe que aceita mudanças aumenta a probabilidade de uma expansão bem-sucedida do CMMS. Isso inclui aqueles que estão usando o software no piloto e aqueles que o estariam usando após uma implementação completa. Peça feedback aos usuários sobre o CMMS regularmente e incorpore mudanças que tornem suas vidas mais fáceis. Eduque-os sobre o valor do software, crie um programa de treinamento excepcional e designe um campeão de CMMS para resolver problemas ou perguntas.

Não escolha um fornecedor de software, escolha um parceiro CMMS

O dimensionamento de um piloto do CMMS não é uma tarefa fácil, por isso é crucial trabalhar com um provedor de CMMS que pode ajudar a orientá-lo durante o processo. Os fornecedores de software participaram de centenas de implementações semelhantes e poderão aconselhá-lo sobre as melhores práticas e obstáculos a serem evitados. Eles também irão ajudá-lo a obter clareza sobre como um CMMS pode se integrar com outros sistemas de tecnologia da sua empresa. Isso não apenas torna uma operação potencialmente confusa e complicada muito mais fácil, mas destaca o valor de um CMMS para os tomadores de decisão fora do departamento de manutenção.

Você sabe andar, agora é hora de correr

Sua instalação fez o dever de casa, implementou um piloto de CMMS e trabalhou duro para aperfeiçoar o uso do software. Não há mais nada a realizar a não ser expandir o projeto. Isto é mais fácil dizer do que fazer. No entanto, você pode evitar muitos dos obstáculos tendo um plano sólido em vigor, rastreando as realizações do seu projeto piloto, envolvendo os usuários e trabalhando em estreita colaboração com o seu fornecedor de software para tornar o processo mais suave.