Criando uma cultura de trabalho para definir sua implementação CMMS para o sucesso

Então você fez sua pesquisa, comprou um CMMS, assistiu a todos os vídeos de treinamento e está pronto para começar a rastrear, organizar e programar suas operações de manutenção usando seu novo software. Agora vem a parte fácil, certo?

Não exatamente.

É um fato que ninguém quer abordar:as implementações do CMMS podem dar muito, muito, errado. Seja um treinamento mal executado, configuração incorreta do sistema ou resistência da equipe em adotar a tecnologia, pode parecer que há uma série de razões para uma organização não conseguir implementar um CMMS com sucesso.

No entanto, em sua essência, a falha na adoção do CMMS se resume a uma coisa: um problema cultural . Ou seja, se sua organização não fomentar uma cultura de trabalho que abrace a adoção de um CMMS, você terá dificuldade em colocá-lo em funcionamento e operá-lo com sucesso (mesmo que tenha as melhores intenções). Felizmente, de acordo com John Cray da Life Cycle Engineering e o podcast Asset Reliability @ Work, há uma série de medidas que você pode tomar para garantir que sua organização tenha a cultura certa para apoiar a implementação de um CMMS.

Estabeleça os princípios orientadores para apoiar a implementação do CMMS

Cray argumenta que toda organização deve estabelecer princípios orientadores a fim de estabelecer as bases sobre as quais um CMMS irá prosperar. Embora cada empresa seja diferente e possa estabelecer um conjunto diferente de princípios, resumimos os exemplos de Cray para você aqui:

1. Sem ordem de serviço, sem trabalho. Todo o trabalho concluído deve ser registrado em uma ordem de serviço e capturado em seu CMMS. Se houver trabalho de emergência realizado, os técnicos devem responder à emergência e documentar em uma ordem de serviço após o fato. Isso eliminará qualquer ambigüidade quanto ao fato de um trabalho exigir uma ordem de serviço e acostumará as pessoas ao hábito de rastrear todo o trabalho.
2. Todas as peças sobressalentes devem ser rastreadas com um número de item da loja. Todos os materiais (estocados ou não) devem ser identificados com as informações apropriadas para um novo pedido. Isso permitirá que sua organização se acostume a rastrear todo o estoque e reordenar facilmente as peças necessárias.
3. Pratique a regra dos 400%. O que isso significa? Simplificando, 100% da mão de obra interna, 100% dos seus materiais e 100% dos custos do seu empreiteiro devem ser documentados em uma ordem de serviço 100% do tempo. O objetivo disso é criar um padrão aspiracional que eliminará novamente a ambigüidade quanto ao que deve ser registrado em seu CMMS.
4. Todas as falhas de equipamento devem receber uma análise de causa raiz. Quando ocorre uma falha de equipamento, você deve estar se perguntando “o que falhou e por que falhou?”. Sua causa raiz pode exigir que você contrate um engenheiro ou uma equipe inteira para tratar. Isso o ajudará a ver os tipos de causa raiz que surgem para sua equipe de manutenção e a começar a formar mais princípios orientadores sobre como você tratará de cada tipo de problema.

O que acontece depois que essas diretrizes são estabelecidas?

Depois de estabelecer uma cultura que apóia esses princípios orientadores, Cray postula que há mais algumas etapas a serem concluídas.

1. Definir processos oficiais e regras de negócios. Eles devem ser estabelecidos e revisados ​​por um pequeno grupo multifuncional para criar um padrão no qual a organização possa trabalhar. Isso conduzirá o desenvolvimento de materiais de treinamento.
2. Coloque um ótimo plano de comunicação em prática. A primeira parte é preparar sua equipe de gerenciamento para a implementação. Eles sabem por que estão implementando um CMMS? Qual é a vantagem do software de gerenciamento de manutenção? O que está e não está mudando com a adoção deste software? A gestão deve ser capaz de responder com eficácia às perguntas:"O que isso traz para mim?" e "Como isso vai me afetar?" para cada funcionário. O treinamento realizado deve ser capaz de abordar essas informações para todos os envolvidos.
3. Reconheça e recompense novos comportamentos que resultam da implementação do novo CMMS. Mudança leva tempo e esforço concentrado em todas as frentes, então certifique-se de recompensar o comportamento que deseja continuar a ver daqueles que estão usando o CMMS. O reforço positivo ajuda muito.

Você implementou com sucesso seu CMMS ... e agora?

Depois de ter todos a bordo e seguindo os princípios orientadores que foram colocados em prática para uma implementação bem-sucedida, é hora de focar nas métricas, diz Cray. Ele recomenda a criação de um painel de indicadores de avanço e atraso que irão influenciar e orientar sua cultura da maneira certa.

Leia mais sobre como criar uma cultura aberta à implementação do CMMS:

Para obter informações mais detalhadas sobre este tópico, você pode ler o artigo de John Cray na IndustryWeek ou ouvir o podcast completo do Asset Reliability @ Work. Ou confira nosso blog sobre as dicas de gerenciamento de mudança de que você precisa saber antes de atualizar a tecnologia em suas instalações.