Master CMMS:guia passo a passo para integrar perfeitamente o software de manutenção

Guia GRATUITO:Métricas de Manutenção Essenciais para Acompanhar o Sucesso
Métricas essenciais de manutenção que todo planejador precisa saber
Obtenha guia grátis

Quando sua organização compra um programa de software CMMS/manutenção, um dos seus primeiros desafios será como configurar e usar seu novo sistema. Seu departamento de TI ou consultores podem instalar e fazer algumas configurações iniciais do sistema para você. No entanto, o planejador ou gerente de manutenção deve decidir como configurar e usar o sistema!

Isso já aconteceu com você?😒

Você precisará encontrar uma maneira de começar a usar o sistema sem atrapalhar ou retardar as operações de manutenção. Afinal, o trabalho crítico aqui é a manutenção contínua de equipamentos e instalações.

Pense nisso…

O software de gerenciamento de manutenção é apenas uma ferramenta. Ele não deve atrasar ou atrasar o trabalho de manutenção porque precisa ser configurado ou tem um fluxo de trabalho complicado.

Então, como podemos fazer isso com o mínimo de interrupção?

Algumas decisões de configuração do software CMMS a serem tomadas

1. Como você inserirá os dados no sistema? Que ordem você deve colocar nos dados? Você precisa inserir todos os seus dados?

Um dos primeiros itens que você colocará são seus equipamentos e instalações. Se você tiver as informações em um arquivo delimitado por vírgula, provavelmente poderá importar grande parte delas. Arquivos de texto delimitados por vírgula são algo que a maioria dos programas pode criar. Digamos que você tenha uma lista de equipamentos em uma planilha Excel. Você deve poder usar o Excel para salvá-lo em um arquivo delimitado por vírgulas.

Depois de ter todos os seus ativos e instalações no sistema, você desejará adicionar outras informações, como peças de reposição e suprimentos, técnicos e assim por diante. Então você começa a definir as tarefas de manutenção planejadas e não planejadas em diferentes equipamentos ou instalações. Este processo pode levar algum tempo!

Portanto, geralmente é melhor começar com algumas tarefas do tipo detalhamento. Alternativamente, tenha uma tarefa genérica de detalhamento para qualquer tipo de manutenção. Desta forma você pode começar a criar ordens de serviço e usar o sistema o mais rápido possível.

Consulte “Oito dicas de configuração de CMMS/software de manutenção ”Para sugestões sobre como proceder. Isto é especialmente útil se você nunca usou software CMMS antes na organização.

2. Que tipo de manutenção – avaria ou preventiva, você deve focar primeiro?

Você provavelmente deve focar primeiro no trabalho de manutenção de avarias. Crie definições de tarefas para esse tipo de trabalho e crie ordens de serviço. Para agilizar o início do uso do sistema, você pode criar algumas tarefas genéricas de detalhamento e criar ordens de serviço. À medida que você usa o sistema, você pode adicionar tarefas e instruções mais especializadas.

Quanto mais rápido você começar a gerenciar a manutenção de avarias, mais rápido poderá colocá-la sob algum tipo de controle. Esta é a manutenção mais cara e a causa da maior parte da insatisfação, dos problemas operacionais e dos atrasos.

3. Que tipo de fluxo de trabalho de manutenção você usará? Quem será responsável por enviar ordens de serviço e coletar feedback?

Normalmente você terá um fluxo de trabalho onde alguém aceita solicitações de serviço, cria ordens de serviço, agenda manutenção preventiva e as repassa a técnicos ou empreiteiros para serem concluídas. Essa pessoa basicamente desempenhará o papel de planejador de manutenção ou supervisor de manutenção (consulte “Papel do planejador de manutenção em programas de gerenciamento de manutenção “). Em pequenas configurações de manutenção, a pessoa pode até ser um administrador de escritório ou alguma outra pessoa que não seja da manutenção.

Mas isso é apenas parte da história…

Depois de concluído, deve haver alguma maneira de o status da ordem de serviço e qualquer outro feedback retornar ao sistema. Dependendo das capacidades do pacote de software de manutenção que você utiliza, isso deve ser feito manualmente por alguém ou de forma automatizada pelos próprios técnicos. Além disso, o planejador ou supervisor de manutenção deve ficar de olho nas coisas e garantir que o trabalho seja concluído a tempo e não fique pendente.

4. Que tipo de resultados você espera? Que relatórios ou análises de dados ajudarão você a identificar se você está obtendo esses resultados?

Os relatórios são um componente muito importante do seu sistema de gerenciamento de manutenção. Sem ele, você e outras pessoas não têm como saber com certeza como está seu desempenho. Idealmente, o software de manutenção deve ser capaz de apresentar um breve resumo de estatísticas úteis, como pendências de ordens de serviço, média de dias para concluir ordens de serviço, ordens de serviço e solicitações de serviço pendentes, equipamentos que exigem maior tempo de manutenção e assim por diante.

Você pode baixar nossas “Principais Métricas de Manutenção ”Guia mencionado abaixo para obter uma lista de estatísticas importantes e como usá-las.

Use essas informações para identificar áreas de preocupação e melhoria. Você deverá começar a ver uma redução gradual na manutenção de avarias ao longo do tempo e um aumento correspondente na manutenção planejada/preventiva. Quando isso acontecer, seu software de gerenciamento de manutenção estará no caminho certo para se pagar!

Guia de seleção de software de gerenciamento de manutenção

Você está atualmente procurando um pacote de software CMMS para sua organização? Então você encontrará este Guia de seleção de software CMMS muito útil para ajudá-lo a fazer a escolha certa. Com uma série de perguntas e listas de verificação, você pode identificar a escolha certa para suas necessidades específicas entre diversos produtos concorrentes.

Guia gratuito de seleção de software CMMS

Guia GRATUITO:Métricas de Manutenção Essenciais para Acompanhar o Sucesso
Métricas essenciais de manutenção que todo planejador precisa saber
Obtenha guia grátis