Indo além do ALCOA+:Padrões de integridade de dados para inspeções de BPF da UE

Todos os fabricantes de medicamentos que distribuem dentro da União Europeia (UE) devem cumprir as Boas Práticas de Fabricação (GMP). Coordenadas pela Agência Europeia de Medicamentos (EMA) em parceria com a Comissão Europeia, as inspeções de BPF avaliam se os medicamentos são de alta qualidade, adequados para o uso pretendido e atendem aos requisitos de comercialização e/ou autorização de ensaios clínicos.

As inspeções de BPF podem ser de rotina (programadas regularmente) ou “por justa causa” (por suspeita de não conformidade). De qualquer forma, se você não tiver conjuntos de dados imaculados prontos agora, já será tarde demais.



Neste artigo, exploraremos o que significa integridade de dados em relação à conformidade com as BPF da UE, como os inspetores avaliam a integridade dos dados e nove lacunas de conformidade que muitas fábricas não percebem. Em seguida, exploraremos as melhores estratégias e ferramentas para melhorar a conformidade.

O que é a integridade dos dados e por que ela é importante para a conformidade com as BPF da UE?

No contexto da conformidade com as BPF, a integridade dos dados é a precisão e a consistência de todos os dados e documentação criados durante o teste, fabricação, embalagem, distribuição e/ou monitoramento de medicamentos na UE.

As autoridades reguladoras usam registros de dados para avaliar a eficácia, segurança e qualidade dos medicamentos. É por isso que a integridade dos dados é tão importante; para facilitar a tomada de decisões baseadas em evidências, todos os dados devem ser suficientemente claros e organizados.

EudraLex, a compilação oficial de regulamentos e diretrizes da UE para produtos medicinais, afirma que a integridade dos dados exige que as plantas usem um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) — um sistema formalizado de processos, documentos e responsabilidades relacionadas ao controle de qualidade. Com tantos tipos de dados, a maioria dos fabricantes depende de ferramentas de software para gerenciar a coleta, o armazenamento e a organização.

ALCOA+ e noções básicas sobre integridade de dados

A maioria das equipes de manutenção e qualidade está familiarizada com os princípios Atribuíveis, Legíveis, Contemporâneos, Originais e Precisos (ALCOA) de integridade de dados:

• Atribuível (A):  Cada tarefa e os dados associados estão claramente vinculados ao indivíduo que a executou.

• Legível (L):  Humanos, computadores ou ambos podem ler e interpretar os dados, que são retidos permanentemente.

• Contemporâneo (C):  Dados em tempo real são criados quando a tarefa é executada.

• Original (O):  Os dados permanecem em seu formato original, exceto cópias verificadas que preservam o conteúdo e o significado.

• Preciso (A):  Os dados são um registro verdadeiro da tarefa executada (o que inclui garantir que todas as ferramentas e equipamentos produzam registros precisos).

A Food and Drug Administration (FDA) dos EUA desenvolveu o ALCOA pela primeira vez na década de 1990. Mas na década de 2010, a FDA adicionou princípios adicionais:

• Concluído:  Os dados são apresentados na íntegra, sem omissões.

• Consistente:  A documentação é ordenada e organizada cronologicamente.

• Persistente:  As organizações retêm os dados pelo período necessário em um meio suficientemente durável (que pode variar entre as autoridades reguladoras regionais).

• Disponível:  A documentação está sempre acessível.

A versão atualizada que abrange esses novos princípios é chamada ALCOA-CCEA ou ALCOA+.

E desde 2023, de acordo com a Sociedade Internacional de Engenharia Farmacêutica (ISPE), especialistas discutiram adicionar outro + para expandir a completude e disponibilidade:

• Rastreabilidade:  As condições de armazenamento de dados, análises e revisões são claramente rastreadas.

A rastreabilidade já é um requisito descrito nos Capítulos 1, 5 e 8 da Parte I das BPF da UE. Embora não tenha feito parte do ALCOA+ até o momento, uma revisão recente do Capítulo 4 das BPF da UE introduz formalmente a rastreabilidade em uma atualização futura conhecida como ALCOA++.

Como os inspetores de GMP avaliam a conformidade com a integridade dos dados:suposições versus realidade

Para manter a conformidade, não basta simplesmente manter a documentação correta e seguir os princípios da ALCOA+. Para obter seu certificado GMP, você deve atender a todos os regulamentos e diretrizes aplicáveis ​​aos casos de uso de seus produtos:uso humano, uso veterinário e/ou medicamentos experimentais.

Mas muitas fábricas fazem suposições sobre o que os inspetores de conformidade regulatória procuram — suposições que diferem dos verdadeiros objetivos dos inspetores.

Concluir e documentar tarefas de manutenção

• Suposição:  Concluir e documentar todas as tarefas agendadas é suficiente.

• Realidade:  Os inspetores querem saber por que você realiza tarefas específicas de PM, com que frequência (e por que escolheu essa frequência), como você avalia a criticidade, qual processo você usa para avaliar a relevância e a importância de seus procedimentos de PM e com que frequência você audita seus procedimentos  — em outras palavras, não é apenas “o quê” e “quando”, mas o “porquê” e “como” que importam.

Adaptação de processos

• Suposição:  Se os técnicos concluírem e documentarem todas as tarefas, não há problema em modificar listas de verificação e processos entre equipes ou locais.

• Realidade:  Consistência é fundamental; mesmo pequenos desvios podem afetar a qualidade, a segurança e a integridade, comprometendo o controle e a conformidade.

Estabelecimento de trilhas de auditoria

• Suposição:  Trilhas de auditoria igualam a integridade dos dados.

• Realidade:  A integridade dos dados requer armazenamento seguro, controle de acesso e revisão regular, o que significa que mesmo trilhas de auditoria precisas e completas podem não ter integridade.

Uso de um CMMS/EAM para gerenciamento de qualidade

• Suposição:  O uso do software CMMS/EAM garante a conformidade.

• Realidade:  Seu CMMS/EAM pode ajudar a armazenar e organizar dados, mas é tão compatível quanto seus processos de gerenciamento de dados. Você deve seguir, analisar, revisar e documentar alterações nesses processos para permanecer em conformidade.

Os inspetores auditarão seus dados e sistemas de manutenção de registros, mas a integridade não termina aí. As inspeções também avaliam comportamentos, decisões e provas de controle de processos dos usuários.

9 lacunas de conformidade que muitas equipes não percebem

Para se preparar para inspeções de conformidade farmacêutica com GMP, você precisa olhar além da linha de produção. Muitas organizações concentram-se em testes de fornecimento, produção, segurança e garantia de qualidade, mas sobrestimam a sua maturidade noutras áreas.

1. Gráficos organizacionais ou qualificações da equipe não conformes:  Os inspetores analisam os organogramas (organogramas) para avaliar o tamanho, a experiência e as qualificações da equipe. Eles também exigem documentação das funções e responsabilidades de cada membro da equipe. Sem isso, a integridade das suas operações, procedimentos e dados se tornará questionável.
2. Treinamento inadequado:  As fábricas devem treinar novos membros da equipe em seu SGQ, bem como em funções específicas, enquanto o pessoal existente deve receber treinamento regular no trabalho. As equipes devem documentar todo o treinamento, e os chefes de departamento devem avaliar rotineiramente a eficácia dos programas de treinamento. Programas de treinamento insuficientes demonstram uma incapacidade potencial de preservar a integridade dos dados.
3. Manutenção de instalações abaixo da média:  Com considerável cuidado tomado durante os processos de fabricação e controle de qualidade, muitas fábricas negligenciam a manutenção adequada. Programe inspeções e substituições de equipamentos de segurança, faça manutenção em HVACs para regular a umidade e a temperatura e mantenha as instalações limpas para operações seguras e confiáveis. A manutenção ineficaz das instalações compromete o seu ambiente de produção, afetando o controle de qualidade.
4. Má manutenção do equipamento:  Equipamentos com manutenção inadequada podem produzir produtos inconsistentes, de baixa qualidade ou até mesmo inseguros. Além disso, falhas e quebras de equipamentos afetam o tempo de atividade e podem até mesmo comprometer a segurança da equipe. Portanto, certifique-se de limpar, calibrar e manter todos os equipamentos e documentar todas as tarefas. Sem a manutenção adequada, o equipamento pode funcionar mal, tornando até mesmo os dados gerados automaticamente não confiáveis.
5. Documentação ausente dos processos de manutenção:  Os inspetores de BPF avaliam muito mais do que apenas a qualidade e a segurança dos medicamentos fabricados. A documentação do processo é um elemento central das BPF e inclui estratégias e procedimentos de manutenção. Mantenha a documentação clara e atualizada de todos os processos de manutenção para manter a conformidade. Sem ele, você não pode comprovar sua adesão — ou a lógica por trás — dos processos padrão.
6. Registros de calibração e manutenção insuficientes:  Padrões rígidos de calibração protegem os usuários finais contra produtos inconsistentes e inseguros. Nem todas as equipes armazenam registros de calibração juntamente com registros de manutenção, o que representa desafios de disponibilidade que comprometem a integridade dos dados. Centralize os registros de calibração e manutenção em seu software CMMS/EAM para melhorar a consistência, a disponibilidade e a conformidade geral.
7. Falha na condução de auditorias internas:  As inspeções formais de GMP não são as únicas auditorias necessárias. Os fabricantes também devem conduzir, rastrear e estabelecer procedimentos documentados para inspeções e auditorias internas. Isso inclui a inspeção de todas as instalações, ativos, ferramentas, processos, documentação e certificações de funcionários. A maioria das fábricas deve realizar essas auditorias anualmente, no mínimo.
8. Registros eletrônicos não conformes:  UE  O Anexo 11 das GMP regula sistemas e software de documentação informatizada para fornecer registros precisos, seguros e rastreáveis que auxiliam no controle de qualidade. Para permanecerem em conformidade, as fábricas devem realizar auditorias internas baseadas em riscos desses sistemas e de seus conjuntos de dados mais críticos.
9. Falta de validação ou revalidação de software:  As fábricas que usam um CMMS não validado como Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) podem estar em não conformidade devido a problemas de segurança e documentação, incluindo controles de assinatura eletrônica. Cada vez que seu CMMS for atualizado, você deverá revalidar. Mesmo com uma documentação perfeita, se a inspeção revelar software não validado, você poderá ter problemas para passar nas auditorias.

Como fortalecer a conformidade antes da sua próxima inspeção

Você está preparado para sua próxima auditoria? Juntamente com quaisquer desvios ou deficiências identificadas em sua última inspeção, siga estas etapas práticas para melhorar a conformidade da sua fábrica.

Avalie processos e fluxos de trabalho em relação aos requisitos de conformidade

Não basta que seus processos funcionem bem. Se eles não atenderem aos requisitos de GMP, você não será aprovado na inspeção. O GMP requer revisões e atualizações regulares do processo. Portanto, aproveite esta oportunidade para fazer melhorias pendentes com base nas práticas recomendadas, no feedback da equipe e nas diretrizes atuais do GMP.

Padronizar documentação e trilhas de auditoria

Um capítulo inteiro do EudraLex é dedicado à documentação, e por um bom motivo. A documentação eficaz comprova a integridade dos dados. Capture, armazene, organize e atualize todas as ordens de serviço, inspeções e outros registros em um sistema centralizado. Quaisquer sistemas ou ferramentas utilizados devem atender aos padrões de segurança de dados, fornecer trilhas de auditoria rastreáveis ​​e vincular assinaturas eletrônicas a carimbos de data e hora. Aumente seu SGQ com ferramentas de software simples, porém robustas, que reduzem o trabalho manual e melhoram a conformidade.

Priorize o desempenho dos recursos

Equipamentos confiáveis e eficientes não apenas ajudam você a passar nas inspeções, mas também aumentam a produtividade e a lucratividade. Implemente estratégias de manutenção proativas, incluindo manutenção preditiva, para minimizar o tempo de inatividade por meio da detecção de possíveis falhas. Use sensores, ferramentas e software integrados para rastrear a integridade dos ativos em tempo real, melhorando a confiabilidade e a integridade.

Adote software que simplifique a conformidade

Um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) ou sistema de gerenciamento de ativos corporativos (EAM) pode coletar dados de sensores de equipamentos e ferramentas de campo no local, combiná-los com ordens de serviço ativas e dados históricos e priorizar o trabalho de manutenção. Algumas ferramentas até geram alertas em tempo real e ordens de serviço automatizadas em resposta à detecção de possíveis falhas.

Como o eMaint apoia a conformidade com as GMP da UE

A conformidade com as BPF da UE é complexa e regulamentações específicas de software, como o Anexo 11, podem aumentar a confusão. Mas com painéis integrados, trilhas de auditoria abrangentes (incluindo assinaturas eletrônicas compatíveis) e controles de acesso personalizáveis, eMaint mantém seus dados claros, completos e em conformidade.

Você acha que um CMMS/EAM é muito complexo para sua equipe? eMaint oferece programas de treinamento para uma integração tranquila e eficiente — e ainda fornece suporte de validação.

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