3 etapas para uma implementação bem-sucedida do CMMS

Como exploramos recentemente no blog Fiix, as implementações do CMMS às vezes podem sair dos trilhos, mesmo com as melhores intenções. De acordo com John Cray, da Life Cycle Engineering (escrevendo para IndustryWeek), as falhas de implementação geralmente se resumem a um problema cultural. Felizmente, há uma série de princípios orientadores que a administração pode implementar para garantir que a cultura de trabalho apóie a adoção de um CMMS. Mas, além de criar uma cultura que aceita novas tecnologias, o que você pode fazer para preparar a implementação do CMMS para o sucesso?

Falamos com uma de nossas especialistas em implementação de CMMS residentes Leah Perez, que nos informou sobre os pontos cegos que podem atrapalhar uma implementação bem-sucedida de CMMS. Ela também nos contou como a equipe de implementação da Fiix trabalha para garantir que estão lidando com cada ponto problemático em potencial.

Esta lista de verificação de implementação do CMMS ajudará você a começar a trabalhar com seu CMMS

De acordo com Perez, a implementação de um CMMS pode falhar por três motivos principais:

1) Funções e responsabilidades pouco claras durante a implementação

Isso pode ser um problema durante a implementação inicial do CMMS e a longo prazo. Durante os primeiros dias, surgirão problemas se não estiver claro quem é responsável por rastrear as entregas, como coleta de dados e limpeza para garantir a configuração correta. Mais adiante, pode haver uma falta de clareza sobre quem na equipe de manutenção é responsável pelas atualizações contínuas em vários módulos do CMMS, como adicionar ordens de serviço, adicionar peças para rastrear o estoque, gerar relatórios e muito mais.

2) Metas de projeto indeterminadas

Talvez todas as partes interessadas necessárias estejam cientes de que precisam usar o novo CMMS. Mas eles sabem por que ? Se ninguém estiver ciente das metas que a organização está tentando alcançar com a introdução de um CMMS, será muito difícil garantir que a adoção seja realizada com sucesso.

Prepare sua equipe para o sucesso do CMMS com este modelo de definição de metas

3) Pouca ou nenhuma introdução do novo CMMS antes da implementação

A implementação bem-sucedida de qualquer novo projeto ou sistema depende do engajamento de cada parte interessada que será impactada por novos processos. Freqüentemente, as partes que estarão envolvidas no gerenciamento diário do CMMS não são informadas do plano do projeto até que a implementação já tenha começado. Isso pode ser confuso e frustrante para as mesmas pessoas que precisam estar bem informadas e ter confiança no novo software para que tudo funcione perfeitamente.

3 etapas para o sucesso da implementação do CMMS

Perez também compartilhou conosco as medidas que sua equipe na Fiix toma para preparar as equipes de manutenção para o sucesso durante a fase de implementação e depois.

1) Mapeie as principais partes interessadas e seu envolvimento com bastante antecedência

Durante a fase de descoberta do projeto, Perez ajuda as equipes de manutenção a determinar quem serão as partes interessadas do negócio. Ela também orienta as equipes para determinar exatamente qual será o envolvimento de cada parte interessada com relação ao gerenciamento diário do CMMS. Isso garante que todas as funções e responsabilidades sejam consideradas e bem definidas, não deixando espaço para ambiguidades.

2) Desenvolva um plano de projeto para alinhar seus objetivos CMMS

Durante a descoberta do projeto e durante a implementação, Perez e sua equipe desenvolverão um plano de projeto que define as metas do CMMS e facilita a coleta e medição de pontos de dados específicos que estão descritos nas metas. Ela também compartilhará as melhores práticas entre outros clientes Fiix em torno da configuração e uso do CMMS, bem como objetivos comuns da indústria para ajudar a empresa a definir como o sucesso do CMMS será para eles.

3) Agende ligações iniciais e de check-in com seu especialista em CMMS

Perez e sua equipe geralmente agendam chamadas iniciais durante a fase de descoberta do projeto com todas as partes interessadas incluídas, para que todos os envolvidos tenham a oportunidade de fazer perguntas e fornecer feedback. Assim que a implementação começar, sua equipe garantirá que as chamadas de check-in sejam configuradas para que o feedback e outras perguntas possam ser abordadas e moldar o plano do projeto ainda mais, se necessário. Essas chamadas garantem que todos tenham todas as informações de que precisam, mesmo antes do início da implementação.

Além da implementação:como as equipes de manutenção podem resolver os problemas mais tarde?

Quando surgem problemas após a fase de implementação, é importante identificar onde está o problema. É que a equipe de manutenção não tem a mão de obra necessária para atingir as metas estabelecidas durante a implementação? Existem usuários que ainda resistem ao uso do CMMS? Se sim, por quê? Existem restrições fora do CMMS que precisam ser abordadas para que tudo volte aos trilhos?


Para Perez e sua equipe, eles continuam a apoiar as equipes de manutenção por meio desses problemas com o seguinte:

• Serviços profissionais :Fiix oferece um programa de auditoria pós-implementação que oferece experiência e orientação muito além da fase de implementação. Isso permite que problemas potenciais sejam identificados e eliminados antes que tenham tempo de se tornarem problemas reais. A auditoria pode identificar oportunidades de crescimento que podem não ter sido identificadas durante a implementação inicial.

• Suporte ao cliente dedicado e voltado para o valor :Fiix oferece uma Central de Ajuda onde os clientes podem navegar por artigos de treinamento e vídeos para aprender como configurar e usar seu CMMS. Também há suporte dedicado disponível para quaisquer problemas técnicos encontrados.

• Gerenciamento de conta específico do cliente :Na Fiix, cada cliente é nomeado um gerente de sucesso do cliente dedicado como a primeira linha de contato para todas as consultas relacionadas à conta. Isso garante que nenhum problema desapareça e que um relacionamento seja estabelecido onde o gerente de sucesso do cliente entenda as necessidades exclusivas desse cliente e de sua equipe.

Como acontece com qualquer mudança organizacional que afeta os processos e as operações do dia a dia, a implementação correta de um CMMS requer muito planejamento, atenção e acompanhamento. É importante escolher um provedor de CMMS que irá equipá-lo com o suporte necessário para ajudá-lo na implementação e além.

Quer saber mais sobre a implementação do CMMS? Baixe nosso guia de implementação gratuito.