7 estratégias comprovadas para uma implementação de CMMS bem-sucedida

Muitas organizações alcançam sucesso na implementação do CMMS porque fazem o dever de casa e aplicam as melhores práticas. Se você é um profissional de manutenção de instalações ou fábricas em busca do melhor software de Sistema Computadorizado de Gerenciamento de Manutenção (CMMS), poderá se deparar com algumas estimativas assustadoras sobre falhas de implementação – 40% a 90%.

Não deixe que isso o impeça de seguir em frente e alcançar o sucesso da sua própria implementação de CMMS.

O que significa uma implementação bem-sucedida do CMMS?

Em termos gerais, uma implementação bem-sucedida do CMMS geralmente acontece porque a organização tinha a infraestrutura adequada, maximizou a ferramenta e preparou e planejou a implementação de forma satisfatória.

O sucesso do CMMS exige planejamento e preparação.

Em última análise, o sucesso da implementação do CMMS significa que a equipa de manutenção utiliza a ferramenta de manutenção preventiva conforme pretendido e o software de manutenção está devidamente otimizado. O resultado? Os processos e fluxos de trabalho de gestão de manutenção melhoram e, portanto, o valor comercial geral da organização aumenta.

Esteja você considerando implementar um CMMS em vários locais ou em apenas um, é aconselhável entender por que algumas implementações são bem-sucedidas e outras não. Os estudos de caso do CMMS contêm toneladas de informações valiosas sobre como as organizações alcançam o sucesso na implementação do CMMS.

 7 principais exemplos de sucesso de implementação de estudos de caso de CMMS

Uma implementação do CMMS pode falhar em qualquer estágio:antes, durante ou após a conclusão. Posteriormente, a quantidade de informações relacionadas ao sucesso e ao fracasso da implementação do CMMS pode ser esmagadora. Então, aqui estão alguns pequenos trechos de estudos de caso do eMaint CMMS de clientes sobre como várias organizações tiveram sucesso.

Cada exemplo diz respeito a uma implementação em vários locais, mas todas as histórias também se aplicam a uma única implementação de CMMS.

1.         Fornecedor de CMMS, atendimento ao cliente e suporte

O sucesso da implementação do CMMS não depende apenas de você. Também depende do seu fornecedor. Escolher o fornecedor de software CMMS certo é um fator chave de sucesso. O atendimento ao cliente e o suporte que você recebe do seu fornecedor devem continuar durante todo o ciclo de vida do seu CMMS.

Por quê?

Seu fornecedor deve continuar sendo um parceiro valioso durante toda a jornada de confiabilidade da sua organização e ajudar a mantê-lo no caminho certo. Depois de comprar o software CMMS, isso é apenas o começo de sua história de sucesso.

Alguns fornecedores interrompem o suporte quando o sistema entra em operação. Com o eMaint, nossas equipes de suporte CMMS ficam com você antes, durante e depois da implementação. E você não ganhará níquel e diminuirá constantemente.

Um fabricante de salgadinhos queria padronizar fluxos de trabalho e processos e obter uma visão completa das operações de manutenção em suas nove localidades. A organização escolheu o software eMaint CMMS devido à sua reputação de atendimento e suporte ao cliente imbatíveis e experiência com implementações multi-site.

"Acho que ter o suporte e poder ter acesso para obter ajuda do nosso fornecedor de CMMS sempre é ótimo. Não há muitos sistemas que permitam fazer alterações sem mencionar:'Ei, você precisará pagar por isso. Você precisará pagar por isso', esse tipo de coisa. E eu sei que não se trata apenas de dinheiro, mas é bom poder dizer:'Ei, preciso fazer isso. Ajude-me a resolver isso.'"
— Fabricante de salgadinhos

2.      Comece aos poucos com um piloto gratuito de implementação de CMMS

Executar uma avaliação do CMMS é uma das melhores maneiras de testar o sistema. Um piloto ajuda a garantir que o software atenda às suas necessidades, quer você queira implementar um CMMS em um local ou em 75 locais.

Por quê?

Com um piloto CMMS, você tem uma ideia do que o sistema faz. Principalmente como pode resolver muitos problemas de gerenciamento de manutenção.

Uma empresa de serviços de água e esgoto decidiu implementar um CMMS para ajudar a conectar suas 75 operações de serviços públicos separadas. Eles também queriam agilizar a manutenção de suas mais de 30 mil máquinas para seus clientes municipais, industriais e comerciais.

Antes de implementar o eMaint, a organização participou num piloto CMMS que lhes permitiu criar um modelo de implementação.

“Começamos com uma implementação de sistema, mas o piloto consistiu em três implementações de eMaint servindo diferentes utilidades. Então, acertamos forte em um e depois passamos para o segundo e o terceiro. Estávamos usando muitos sistemas diversos, dependendo de onde estávamos. Assim, ao podermos migrar para uma plataforma comum e com visibilidade em todos os sistemas, isso realmente nos dá força a partir da quantidade de informações que podemos reunir.”

-Serviços de águas residuais e instalações de água

3.      Determine como você usará seus dados CMMS

Um dos muitos benefícios de ter um software de gestão de manutenção, como o eMaint CMMS, é a capacidade de acompanhar os esforços de melhoria contínua e ver as áreas que necessitam de atenção.

Por quê?

Antes da implementação do CMMS, uma organização deve saber como os dados serão geridos e quem irá analisá-los. Caso contrário, quem você maximizará seu poder?



Aproveite seus dados CMMS

Usando os dados armazenados no eMaint CMMS, uma empresa de serviços de água e esgoto identificou métricas essenciais e indicadores-chave de desempenho (KPIs) desde o início. Eles estabeleceram um processo de revisão para acompanhar KPIs e esforços de melhoria contínua.

"Obtemos métricas de relatório da conta consolidada do eMaint que resumem onde está o backlog de ordens de serviço de todos. Como parte de nossa revisão mensal, procuramos possíveis sinais de alerta, indicadores de que talvez haja algo errado. Podemos então colocar as funções de suporte corretas em funcionamento antes que algo se torne um problema."

-Operações de água/águas residuais

4.      Comprometa-se em manter a padronização e a integridade dos dados do CMMS

Os dados de ativos do CMMS beneficiam toda a organização quando usados estrategicamente. Mas somente se as informações forem precisas.

Por quê?

Se seus dados não forem confiáveis devido a registros incorretos ou ausentes, você perderá uma das vantagens mais significativas do CMMS. Escolha um sistema flexível que permita configurar formulários que exijam entradas ou aprovações de campos antes de fechar uma ordem de serviço para proteger a integridade e a padronização dos dados.

Um fornecedor global de peças automotivas queria padronizar as operações em suas 12 fábricas e torná-las sustentáveis. Cada fábrica usava algum tipo de sistema de gerenciamento de manutenção, mas nenhum era igual.

"Com o apoio do nosso fornecedor de CMMS, temos uma estrutura melhor. Demos a todos regras a serem seguidas para que as plantas tenham a mesma aparência, todos tenham as mesmas capacidades e todos tenham os mesmos relatórios. Basicamente, criamos um sistema que, se não o seguissem, assumiríamos o controle. Isso lhes deu um pouco mais de incentivo para seguir."

-Fornecedor global de peças automotivas

5.      Planeje e prepare-se para o sucesso da implementação do CMMS

Uma implementação bem-sucedida do CMMS não acontece simplesmente. É preciso planejamento cuidadoso, preparação e tempo.

Por quê?

A organização detalhada, o trabalho conjunto em equipe, o CMMS certo e um compromisso incansável com a confiabilidade ajudaram uma empresa do setor de serviços a passar por uma implementação de sete fases.

Os vários clientes de operações contratuais de uma empresa de água e esgoto usaram um sistema de gerenciamento de manutenção. E cada cliente operava de forma independente, impedindo que a organização obtivesse visibilidade de todo o sistema. O desejo da empresa de consolidar todos num único CMMS apresentou grandes desafios, incluindo 46 implementações planeadas, tornando o planeamento e a preparação cruciais.

“Parte da chave do nosso sucesso foi que tivemos uma implementação muito bem organizada e coordenada. Muito esforço foi feito para planejar o processo e identificar funções, responsabilidades e responsabilizar as pessoas. E isso é fundamental para que possamos realizar a quantidade de trabalho que realizamos no prazo que fizemos.”

-Indústria de Serviços

6.      Treinar usuários no software CMMS

Um CMMS só vale a pena se os funcionários forem adequadamente treinados e o utilizarem.

Por quê?

Algumas empresas ignoram o treinamento, o que muitas vezes atrasa o uso e a otimização do sistema. eMaint oferece treinamento e boot camps presenciais e baseados na web, webinars e workshops para ajudar a garantir o sucesso da implementação do CMMS.

Um fabricante de papelão precisava de um software CMMS para ajudar a gerenciar as crescentes demandas de produtos causadas pelas necessidades de embalagens de empresas de comércio eletrônico on-line, como a Amazon.

A empresa optou por realizar treinamento presencial. Eles também aproveitaram a sandbox eMaint CMMS , permitindo que as equipes de manutenção experimentem o sistema antes de colocá-lo em operação.

"Ter o treinador aqui, analisando os detalhes, executando-os na sandbox, onde eles não se intimidariam ou se preocupariam em cometer erros, foi um ponto de viragem. Realmente ajudou nossos usuários."

-Fabricante de papelão ondulado

7.      Garanta o uso da equipe para garantir um ROI rápido do CMMS

Você já ouviu o termo “use ou perca”. Se sua equipe não souber ou não quiser usar o CMMS, você não alcançará o sucesso da implementação ou o retorno sobre o investimento (ROI) esperado.

Por quê?

Se ninguém compreender totalmente todo o poder do software CMMS, como ele poderá ser maximizado?

Um fabricante de salgadinhos superou esse dilema comum nomeando uma equipe especializada. O especialista mostrou repetidamente aos técnicos e outros usuários como o eMaint era fácil de usar.

"Escolhemos um sistema fácil de usar. Assim que começamos a usar os recursos, entendemos e exploramos mais suas funcionalidades. Quanto mais o usamos, maior é o retorno do investimento."

-Fabricante de salgadinhos