Impulsione a adoção do CMMS e impulsione a melhoria contínua:4 estratégias comprovadas

Em um webinar de março de 2021, o engenheiro de soluções sênior Michael Mills, da Fluke Reliability, descreve o que uma implementação de CMMS bem-sucedida deve realizar e como aumentar ainda mais esse valor.

O webinar, “Obtenha mais valor do seu CMMS (Parte 1):melhores modelos de uso para impacto nos negócios e adoção pelo usuário”, está disponível sob demanda.

Mills começa com uma visão geral.  sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS), projetado para melhorar a maneira como os profissionais de manutenção e confiabilidade gerenciam suas operações, equipes, estoque, conformidade e outras atividades.

Ao servir como um local central para as equipes armazenarem todos os seus dados relacionados a ativos e equipamentos, os sistemas CMMS ajudam os gerentes a organizar e programar manutenção preventiva e corretiva, gerenciar sua mão de obra, monitorar o tempo de chaveamento e rastrear o inventário, observa ele. A Figura 1 descreve os componentes mais comuns de um sistema CMMS.



Figura 1. Componentes principais do CMMS

Quanto mais completo se torna o histórico de manutenção de ativos, mais as equipes podem acompanhar e analisar tendências, usando seu painel de indicadores-chave de desempenho (KPIs) para identificar ineficiências de processos e possíveis falhas de ativos.

Cada implementação é única, baseada nas condições e objetivos locais. Mas quando um sistema é maximizado, eis como as instalações devem se beneficiar do uso do seu CMMS, de acordo com Mills:

• Reduza o tempo de inatividade não planejado de equipamentos por meio da análise de registros e da facilidade de acesso a registros e documentação digital
• Maior visibilidade e transparência nas operações diárias:mão de obra, despesas, ações e cronograma
• Maior produtividade dos trabalhadores
• Eliminação de processos manuais
• Conformidade com padrões regulatórios por meio de processos documentados e captura digital de dados
• Um ambiente de trabalho sem papel
• Vida útil prolongada dos recursos

Os sites que não percebem esses benefícios podem estar em melhor situação se “comissionarem novamente” o sistema e reconfigurarem seu modelo de uso para alinhá-lo aos objetivos de gerenciamento. Consulte esta abordagem de “10 etapas” para alcançar implementações de CMMS totalmente aproveitadas.

Depois que a organização implementar efetivamente os principais aspectos do CMMS, ainda haverá mais vantagens disponíveis. Aqui estão quatro recomendações da Mills para expandir os modelos de uso de CMMS para apoiar a melhoria contínua.

1. Acompanhamento de garantia

O primeiro modelo de uso que sua equipe pode não ter considerado é o rastreamento de garantia. Usar o CMMS para melhorar o gerenciamento de documentação leva a uma maior recuperação de garantia e a custos até 50% menores.

A garantia é um direito legal contra defeitos de materiais e qualidade.  “Não crie uma oportunidade para o OEM declarar que o equipamento foi operado incorretamente – porque então isso se torna cliente versus OEM”, diz Mills. “Usar o CMMS para coletar dados que comprovem que o equipamento foi operado corretamente torna muito mais fácil solicitar a recuperação da garantia.”

2. Utilização de recursos

Outra abordagem é usar dados CMMS para focar no valor que cada técnico agrega e ver o que está atrapalhando. “Quaisquer ineficiências que você identificar aqui tornam-se especialmente importantes para serem reduzidas quando os membros da equipe se aposentam, máquinas mais complexas são adicionadas, o orçamento é cortado ou as metas operacionais aumentam”, diz ele. Ele aconselha os usuários a:

• Documente os procedimentos e práticas que os membros experientes da equipe fazem rotineiramente e depois peça aos membros mais jovens que tentem replicar o processo.
• Acompanhe quanto tempo leva para tarefas específicas serem concluídas e procure oportunidades de otimização.
• Use uma estratégia de criticidade de ativos para priorizar ordens de serviço e atrasos antigos. Ajude os técnicos a se deslocarem de forma mais sistemática de uma área para outra.
• Estenda as classificações de criticidade de ativos ao gerenciamento de peças. Atribua criticidade a cada peça, designe peças sobressalentes essenciais e vincule os modos de falha do equipamento ao número da peça. Avalie o tempo de entrega e os custos para adquirir essas peças e ajuste quais peças de reposição serão mantidas no local com base no impacto no tempo de inatividade.
• Use o CMMS para avaliar o uso geral de peças e atualizar o gerenciamento de estoque para refletir o uso real. Padrões de consumo excessivo podem revelar defeitos ou outros problemas com peças.

3. Mobilidade

É surpreendente que quase 30 anos após a invenção do smartphone, muitas empresas ainda imprimam ordens de serviço? Não quando se considera a longevidade de certos tipos de equipamentos e plataformas de fabricação.

No entanto, as ordens de serviço impressas estão nos impedindo.

“Os profissionais de manutenção e confiabilidade precisam acessar processos, capacidades, integrações de sistemas e outras informações adicionais, além de suas ordens de serviço”, afirma Mills. “A diferença entre fazer uma lista de pendências de PMs todo mês e priorizar o trabalho em meio a mudanças de ambientes é uma evolução na forma como trabalhamos.”

Mudar o pensamento do conjunto de ferramentas para incluir dispositivos móveis oferece aos técnicos suporte digital no ponto de contato com um ativo. Mills aconselha perguntar:"O que posso fazer com a mobilidade, além de apenas fechar esse ticket, que permitirá que nossas equipes e ativos estejam em uma posição melhor cinco, 10, 15 anos depois? Nesse caso, o que posso fazer para garantir que o ativo esteja em uma posição melhor para o próximo membro da equipe que trabalhar nele?"

A Figura 2 demonstra as vantagens de mudar para uma estrutura móvel. Pense no tempo gasto na mudança de um lugar ou sistema para outro. Quando os processos físicos são convertidos em cliques em uma interface móvel do CMMS, eles se tornam mais consistentes, precisos e simplificados. A conformidade regulatória também melhora, como documentar via celular que os procedimentos de segurança foram seguidos para um PM.



Figura 2. Reduzindo a entrada de dados e o tempo de viagem convertendo para uso de CMMS móvel

Um cliente mencionado por Mills converteu-se para um CMMS móvel, eliminando 25 minutos por dia na entrada de dados por técnico e reduzindo a demanda de PM do calendário em 25%. A equipe de manutenção deste usuário conseguiu solucionar problemas 32% mais rápido, levando a um aumento de 65% na capacidade de produção de ativos críticos.

4. Monitoramento integrado de condições

Ativos e sensores inteligentes fornecem constantemente dados para serem aproveitados pelo pessoal de manutenção e confiabilidade. “Você poderia estar coletando todas as informações do mundo”, diz Mills, “mas se elas não forem transformadas em dados acionáveis ​​ou se o local onde estão armazenadas não gerar um resultado, que bem isso poderá fazer por você?”

Como diz Mills:"Os dados de monitoramento da condição, por si só, são incompletos. Eles não sabem quando um ativo recebeu a última manutenção, ou quais ações foram executadas, ou quando a próxima manutenção deve ser feita. Eles não sabem o histórico de falhas do ativo, quais peças são necessárias para concluir trabalhos específicos e se essas peças estão disponíveis ou não".

No entanto, a integração de dados específicos de monitoramento da condição de ativos em tempo real com históricos de gerenciamento de ativos CMMS cria uma imagem mais holística para a equipe de manutenção e confiabilidade, permitindo decisões mais informadas e um uso mais eficiente dos recursos.

Num inquérito anterior da Fluke Reliability, os decisores de manutenção e fiabilidade reportaram:

• 84% não tinham acesso aos dados de condição dos ativos em seu CMMS
• Apenas 35% das equipes de manutenção tiveram acesso a dados históricos de condições ao concluir as inspeções
• 71% das organizações não tinham uma visão agregada da saúde dos ativos

Cada operação corre o risco de ter dados isolados se não souber onde devem ser armazenados ou um caminho para conectá-los. No webinar, Mills descreve como integrar dados de ativos e sensores inteligentes ao CMMS. Vale a pena aprender este procedimento por si só para agregar mais valor ao seu sistema.

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