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O que são registros de manutenção?


Os registros de manutenção são notas escritas que fornecem documentação sobre a manutenção de um determinado equipamento. Na maioria das vezes, quando as pessoas falam sobre esses tipos de registros em um ambiente industrial, estão se referindo aos relatórios e arquivos formalizados mantidos por proprietários de frotas, operadores de plantas industriais ou outros empresários envolvidos em algum tipo de trabalho com máquinas. Manter um registro adequado de serviço mecânico e reparos nesses cenários geralmente é considerado uma boa prática comercial e também pode ser exigido por lei. Os registros são particularmente úteis no gerenciamento de manutenção porque ajudam as empresas a garantir que seus equipamentos sejam mantidos em boas condições e também oferecem uma maneira de gerenciar e rastrear despesas de reparo e manutenção preventiva.

Os registros também podem ser usados ​​por indivíduos, no entanto. Muitas pessoas mantêm registros detalhados de manutenção de automóveis pessoais e também podem registrar serviços realizados em eletrodomésticos, como unidades de ar condicionado e geradores de reserva. Isso pode agilizar os reparos necessários e também tornar a revenda muito mais fácil.

Por que eles são mantidos


Independentemente das especificidades da configuração, o gerenciamento de registros de manutenção geralmente é importante por vários motivos. Por exemplo, um cronograma de manutenção pode ser inestimável para auxiliar os técnicos de serviço no diagnóstico de problemas repetidos em uma máquina ou veículo. Além disso, bons registros ajudam os gerentes de departamento, funcionários e, às vezes, até mesmo indivíduos, a garantir que um equipamento esteja funcionando de acordo com as garantias do fabricante. Eles também podem ajudar as empresas a rastrear quando um equipamento precisa passar por manutenção preventiva.

Há também uma base de valor para tudo isso. Manter as máquinas em boas condições de funcionamento é uma das melhores maneiras de protegê-las como um investimento e documentar esse cuidado pode tornar o equipamento mais desejável se for vendido, uma vez que há provas de que foi devidamente reparado. Isso vale tanto para empresas quanto para indivíduos. As vendas de carros usados ​​são um bom exemplo - as pessoas que podem provar com registros detalhados a frequência com que seus carros foram mantidos e atendidos muitas vezes podem obter um preço mais alto do que as pessoas cujos carros parecem estar funcionando bem, mas vêm apenas com promessas verbais.

Registros completos também podem ser um amortecedor contra a responsabilidade. Se uma empresa for processada por um equipamento defeituoso, registros detalhados podem ser essenciais para apoiar o caso da empresa e mostrar que houve a devida diligência, por exemplo.

Principais Elementos e Requisitos Básicos


Os registros pessoais geralmente são os mais fáceis de manter e geralmente são pouco mais do que um arquivo contendo recibos e relatórios de diagnóstico sobre trocas de óleo do veículo, serviços e reparos. Os resultados de quaisquer inspeções de segurança ou testes de emissões necessários também são geralmente incluídos. Esses tipos de relatórios podem ser bastante informais; a idéia principal é manter um registro do que aconteceu com a máquina e quando. Eles podem ser tão simples quanto um notebook mantido perto da máquina ou uma planilha digitalizada com relatórios digitalizados e notas especializadas.

O processo de desenvolvimento de um plano de registro de manutenção voltado para os negócios geralmente é um pouco mais formalizado. Primeiro, a empresa geralmente fará um inventário de todos os seus equipamentos. Qualquer item que precise ser inspecionado ou reparado periodicamente deve ser incluído nesta lista e receber um número de rastreamento. O software de manutenção pode ser valioso para ajudar as empresas a organizar todas essas informações. Independentemente de os dados estarem documentados eletronicamente ou em papel, geralmente é considerado uma boa prática manter uma cópia de backup em algum lugar, caso os dados sejam perdidos ou destruídos acidentalmente.

Atualizações


Após a conclusão do inventário, os registros simplesmente precisam ser atualizados sempre que o trabalho for executado. Geralmente, os registros devem documentar que tipo de trabalho foi realizado e quando foi realizado, bem como quem realmente o executou. Quando qualquer inspeção ou teste de equipamento ocorre, o registro deve refletir se a inspeção ou teste seguiu as diretrizes do fabricante e os procedimentos operacionais da empresa. Despesas relacionadas a mão de obra e peças também podem ser documentadas para auxiliar os departamentos na previsão de orçamento.

Configurações de fábrica


O uso de registros de manutenção é particularmente importante em um ambiente fabril, onde um grande número de máquinas caras é usado diariamente. Esses registros podem ajudar a garantir que qualquer manutenção apropriada do equipamento ou da planta tenha sido concluída para que as operações da planta funcionem sem problemas. Por exemplo, um registro de manutenção detalhando quaisquer reparos ou manutenção de serviço pode ser mantido em uma máquina de fábrica. Este registro pode ajudar a evitar acidentes ou paralisações de plantas resultantes de equipamentos defeituosos.

Usos automotivos e de aviação


Os logs também são uma parte muito comum da manutenção da frota. As empresas que alugam ou possuem grandes grupos de caminhões, por exemplo, geralmente precisam acompanhar cuidadosamente quais veículos devem ser reparados ou potencialmente precisam de serviço antes de serem enviados em longas jornadas ou chamadas de entrega. O mesmo vale para os operadores de frotas de aeronaves; as companhias aéreas e as empresas de jatos comerciais geralmente são obrigadas por lei a manter registros cuidadosos de todos os serviços e reparos de rotina, pois isso pode ajudar a evitar acidentes e problemas durante o voo.

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