Estratégia de backup de dados:guia passo a passo definitivo para empresas

A segurança cibernética não é algo para ser levado de ânimo leve pelas empresas.

Não basta ter proteções básicas, como um software antivírus, para proteger seus arquivos valiosos. Os hackers gastam seu tempo procurando maneiras de contornar isso. Mais cedo ou mais tarde, eles vão.

Quando isso acontecer, você não terá que se preocupar em perder dados permanentemente.

Isso se você implementou uma estratégia de backup para proteger as informações do seu negócio.

Por que ter uma estratégia de backup é vital

A perda de dados pode não apenas colocar os dados de seus clientes em risco, mas também ter um impacto significativo na sua credibilidade.

O custo médio de uma violação é de sete milhões de dólares em 2019. Estima-se que 60% das empresas que sofrem perda de dados fecham em seis meses.

Como alternativa, você pode correr o risco de perder dados permanentemente. Vírus e malware que atacam seu hardware podem destruí-lo, mas essas são apenas algumas das ameaças mais dominantes.

Estudos mostram que 45% de todo o tempo de inatividade não planejado é causado por falhas de hardware, enquanto 60% dos profissionais de TI dizem que funcionários descuidados são o risco mais significativo para seus dados.

Todos esses riscos podem custar dinheiro à sua empresa e, sem um sistema de backup adequado; você pode perder tudo.

Mesmo que sua empresa consiga sobreviver a uma perda de dados, isso pode ser caro. Pesquisas mostram que, em média, as empresas pagam US$ 7 milhões para se recuperar de uma perda. Muitas empresas não têm esse tipo de dinheiro de sobra.

Essas despesas, por mais altas que sejam, contam apenas parte da história. O outro preço pode ser algo insubstituível. Estou falando da fé e confiança de seus clientes. Se eles sentirem que seus dados não estão seguros com você, eles levarão seus negócios para outro lugar.

A solução é criar e implementar uma estratégia de backup de dados . Com as ferramentas, planejamento e treinamento certos, você pode proteger seus dados.

Os componentes de estratégias de backup eficientes

Antes de criar sua estratégia de backup, você deve saber o que incluir.

Vamos detalhar algumas das práticas recomendadas da estratégia de backup:

1. Custo. Você precisará de um plano de backup de dados que você pode pagar. É uma boa ideia pensar além dos dólares. Tenha em mente a despesa potencial de uma violação ou perda. Em seguida, compare isso com o custo projetado do seu sistema de backup. Isso ajudará a orientá-lo.
2. Onde armazenar cópias de seus dados? Algumas empresas preferem o backup baseado em nuvem. Outros gostam de ter um backup físico. As empresas mais cautelosas usam várias fontes de backup. Dessa forma, se um backup falhar, eles terão outro no lugar.
3. Quais riscos de dados você enfrenta? Toda empresa deve pensar em malware e ataques de phishing. No entanto, esses podem não ser os únicos riscos que você enfrenta. Uma empresa em uma área propensa a inundações deve considerar os danos causados ​​pela água. Ter um backup externo e uma solução de armazenamento de dados seria uma boa ideia.
4. Com que frequência você deve fazer backup de seus dados? Algumas empresas geram dados rapidamente. Nesses casos, um backup diário pode não ser suficiente. Backups de hora em hora podem ser necessários. Para outras empresas cujos dados raramente são atualizados, um backup semanal pode ser suficiente.
5. Quem será responsável por seu planejamento de backup? O treinamento dos funcionários é essencial para uma estratégia eficaz de backup de arquivos. Você precisa de pessoas com conhecimento em quem possa confiar para manter as coisas funcionando.

Essas coisas são essenciais, mas são apenas a ponta do iceberg. Você deve considerar cada aspecto do seu plano de backup em detalhes. Então, você terá que implementá-lo o mais rápido e eficientemente possível.

Etapa 1:avaliando as necessidades de backup da sua empresa

O primeiro passo é avaliar as necessidades de backup da sua empresa. Há muitas coisas a considerar. Vamos dividi-lo para que você possa percorrê-lo.

Quais dados você precisa proteger?

A resposta curta a esta pergunta é tudo. Perder quaisquer dados permanentemente não é algo que você queira arriscar. Você precisa de dados para manter seu negócio operacional.

Há algumas perguntas específicas a serem feitas, tanto no curto quanto no longo prazo. Por exemplo:

• Talvez você precise restaurar os dados o mais rápido possível.
• Você pode precisar da capacidade de recuperar dados.
• Talvez seja necessário manter os serviços disponíveis para os clientes.
• Pode ser necessário fazer backup de bancos de dados, arquivos, sistemas operacionais, aplicativos e configurações.

Quanto mais abrangente for o seu plano de backup de dados, menos tempo levará para você voltar aos negócios. Essas perguntas podem ajudá-lo a encontrar a solução de backup certa para sua empresa. Você também pode querer pensar sobre quais dados são mais importantes.

Você pode ser capaz de viver sem um retorno imediato de algumas coisas. No entanto, você pode precisar de acesso instantâneo a outras pessoas.

Quais são seus riscos de dados?

Dado o ritmo atual de crescimento do crime cibernético, convém considerar as práticas recomendadas para proteger seus dados contra hackers. Aqui estão algumas perguntas a serem feitas para determinar quais riscos você deve considerar.

• Minha empresa já foi invadida antes?
• Os funcionários descuidados são uma preocupação quando se trata de segurança?
• Minha localização está em risco de danos relacionados ao clima, como inundações ou incêndios florestais?
• Os clientes fazem login no meu sistema para acessar dados ou serviços?

Fazer essas perguntas o ajudará a identificar seus riscos. Uma empresa em uma área propensa a furacões pode estar preocupada com inundações ou danos causados ​​pelo vento. Um sistema do cliente vinculado aos seus dados adiciona riscos adicionais. Seja o mais completo possível ao avaliar seus riscos.

Qual ​​deve ser sua infraestrutura de backup?

A infraestrutura do seu sistema de backup deve atender às suas necessidades. Se você estiver preocupado com a possibilidade de falha de hardware ou desastres naturais, considere soluções de backup fora do local.

Também pode haver algum benefício em ter um backup físico no local para recuperação rápida de dados. Ele pode salvá-lo se você perder seu serviço de Internet, como pode ser o caso durante uma emergência. A melhor maneira de evitar uma interrupção contínua dos negócios é escolher um site remoto de recuperação de desastres na nuvem, possivelmente com seu provedor de data center. Você precisa escolher um local que forneça acesso a equipamentos de TI, serviço de Internet e quaisquer outros ativos necessários para administrar seus negócios.

Imagine que um furacão atinge suas instalações. Um plano de recuperação de desastres permite que você continue seus negócios em um local diferente e minimize a possível perda de dinheiro.

Por quanto tempo os dados de backup precisam ser armazenados?

Por fim, você precisará considerar por quanto tempo manter os dados armazenados. O armazenamento é cumulativo. Se você espera acumular muitos dados, precisará de espaço para acomodá-los. Algumas empresas têm requisitos regulamentares para backup. Se você fizer isso, isso afetará sua decisão.

Você deve avaliar suas necessidades e pensar em qual estrutura pode ser melhor para você.

Etapa 2:avaliando opções para encontrar a melhor estratégia de backup

Depois de avaliar suas necessidades de backup, a próxima etapa é avaliar suas opções. A solução de backup que é melhor para outra empresa pode não funcionar para você. Vamos rever as opções de backup disponíveis para você.

Backups de hardware

Um backup de disco rígido é mantido no local e geralmente montado em uma parede. Eles geralmente vêm com um componente de armazenamento. O principal benefício dos discos rígidos é que eles podem ser facilmente conectados à sua rede.

A desvantagem de um backup de hardware autônomo é que, se ele falhar, você não terá um backup. Por esse motivo, algumas empresas optam por usar vários sistemas de backup.

Soluções de software

Comprar software de backup pode ser mais barato do que investir em hardware dedicado. Muitas opções de software podem ser instaladas em seu sistema. Você pode não precisar comprar um servidor separado para ele.

Pode ser necessário instalar o software em uma máquina virtual. Um backup de software pode ser a melhor escolha se sua infraestrutura mudar com frequência.

Serviços em nuvem

Os serviços em nuvem oferecem backup como serviço ou backup externo. Eles permitem que você execute seu backup e armazene-o na infraestrutura de nuvem do fornecedor.

O benefício do armazenamento baseado em nuvem em comparação com servidores dedicados é que ele é acessível e seguro. Empresas com dados confidenciais e aquelas que estão sujeitas a requisitos regulatórios podem não conseguir usá-los.

Soluções híbridas

Uma solução popular é implementar uma solução de backup híbrida. Eles combinam backups de software e nuvem para fornecer várias opções para restaurar dados.

O benefício de um serviço híbrido é que ele protege você de duas maneiras. Você terá backups no local, se precisar deles. Além disso, você também poderá obter seus dados da nuvem, se necessário.

Você também deve considerar o que cada opção significa para sua equipe. A menos que você opte por usar uma opção abrangente de BaaS, seus funcionários precisarão lidar com os backups. Essa é uma consideração importante.

Opções de armazenamento de backup

Você também precisará pensar sobre onde armazenar seus backups. Aqui, novamente, você tem mais de uma opção.

1. Você pode fazer backup de seus dados em discos locais ou USB. Essa opção é melhor para fazer backup de arquivos e hardwares individuais. Não é ideal para redes. Se a unidade for destruída, você perderá seu backup.
2. Network Attached Storage (NAS) e Storage Area Networks (SAN) também são opções. Estes são ideais para armazenar dados para sua rede. Eles facilitam a recuperação de dados de rede de recuperação na maioria das situações. A exceção é se seu hardware ou escritório for destruído.
3. Fazer backup de dados em fitas pode ser atraente para algumas empresas. As fitas seriam enviadas para um local seguro para armazenamento. Isso mantém seus dados seguros. As desvantagens são que você terá que esperar que as fitas cheguem para restaurar seus dados. Eles são mais adequados para restaurar todo o sistema, não arquivos individuais.
4. O armazenamento em nuvem está cada vez mais popular. Você precisará de uma conexão com a Internet para enviar seus dados para a nuvem. Existem opções disponíveis para ajudá-lo a transmitir uma quantidade significativa de dados. Você poderá acessar seus dados de qualquer lugar, mas não sem uma conexão com a Internet.

Para decidir qual é a melhor opção, você precisará considerar duas métricas, RTO e RPO. O primeiro é seu objetivo de ponto de recuperação ou RPO. Esse é o tempo máximo que você está disposto a perder dados em seus sistemas.

O segundo é seu objetivo de tempo de recuperação ou RTO. Esse é o tempo que você deseja que leve para restaurar as operações comerciais normais.

Escolher seus métodos de backup e armazenamento é um ato de equilíbrio. Você precisará pesar seu orçamento em relação às suas necessidades específicas de backup.

Etapa 3:orçamento

A terceira etapa é criar um orçamento para seu plano de backup.

Algumas soluções são mais caras que outras. Comprar novo hardware é caro e pode exigir tempo de inatividade para instalação.

As soluções baseadas em nuvem são mais acessíveis.

Como seu orçamento, aqui estão algumas coisas a considerar.

1. Qual ​​é o valor máximo que você deseja gastar?
2. Você planeja alocar seu orçamento como um item de despesas de capital? Talvez você prefira registrar que é uma despesa operacional. Algumas opções permitirão que você faça o último.
3. Qual ​​seria o custo se você perdesse dados em um ataque de segurança cibernética ou desastre?
4. Quanto custará treinar funcionários para gerenciar o backup? Se você não escolher o BaaS, alguém da sua empresa terá que assumir a responsabilidade pelo gerenciamento de backup.

Se você escolher o backup como um serviço, poderá pagar mensalmente e evitar uma despesa inicial significativa. Seja realista sobre suas necessidades e quanto você deve gastar para atendê-las.

Às vezes, as empresas gastam menos em backups. Uma razão é que um sistema de backup não é visto como um centro de lucro. Pode ser útil vê-lo como uma solução de prevenção contra perda de dados.

Etapa 4:selecione uma plataforma

Em seguida, é hora de escolher uma plataforma.

Se você fez avaliações cuidadosas, talvez já saiba o que quer. Como mencionei anteriormente, algumas empresas preferem várias opções de backup para se proteger.

Escolher apenas uma opção de backup pode atender às suas necessidades. Se você tiver certeza de que terá uma conexão com a internet; um backup em nuvem pode ser suficiente.

Você pode acessá-lo de qualquer lugar e obter seus dados rapidamente.

O argumento mais significativo contra um provedor de serviços baseado em nuvem é a confidencialidade.

Se você estiver armazenando dados confidenciais, talvez não queira confiar em uma empresa externa. Os regulamentos podem até proibi-lo de fazê-lo. Se for esse o caso, pense em armazenamento seguro e externo para seus backups. Dessa forma, você pode obtê-los se o seu negócio estiver danificado.

Etapa 5:selecione um fornecedor de backup de dados

É hora de escolher um fornecedor para ajudá-lo a implementar sua nova estratégia de backup. Você pode optar por um serviço completo. Algumas empresas podem fornecer hardware, software e soluções baseadas em nuvem. Eles também podem ajudá-lo com o treinamento de funcionários.

Sempre que você escolher um fornecedor, solicite uma RFP ou proposta de data center. Essa é a melhor maneira de saber quais opções estão disponíveis para você. Ao comparar as cotações, leve em consideração todos os elementos do projeto.

Esses incluem:

• O custo geral de implementação
• Quais opções estão incluídas
• Quanto tempo a implementação deve levar
• Reputação do fornecedor

Pedir referências é uma ideia inteligente. Ligue e pergunte a eles sobre todos os aspectos de sua experiência. Certifique-se de perguntar sobre o serviço e suporte durante o processo. Então, depois de reunir as informações necessárias, você pode adjudicar o contrato ao fornecedor que escolher.

Etapa 6:crie um cronograma

O fornecedor que você escolher pode fornecer um prazo estimado para implementação. Você ainda deve criar um cronograma de sua preferência. Ele pode ajudá-lo a planejar a implementação. Uma linha do tempo é essencial. Ter um permitirá que você se prepare para suportar o novo protocolo de backup.

Aqui estão algumas coisas a serem consideradas ao criar seu calendário.

1. O que você precisa fazer antes que o fornecedor comece a trabalhar? Exemplos podem ser a criação de um backup mestre dos dados existentes ou a designação de uma equipe para supervisionar o processo.
2. Você precisa obter a aprovação do orçamento antes de começar? Em caso afirmativo, quanto tempo levará?
3. Qual ​​cronograma o fornecedor forneceu para a conclusão do sistema? Você pode querer construir um pouco de tempo extra em sua agenda. Dessa forma, um atraso no lado do fornecedor não o atrapalhará.
4. A instalação do seu sistema interromperá os negócios? Você pode agendar a instalação do hardware para uma noite ou fim de semana para evitar isso?
5. Como o projeto afetará seus clientes, se for o caso? O que você pode fazer para protegê-los de atrasos?

Levando essas coisas em consideração, crie seu horário. Adicionar um pouco de amortecimento é inteligente. Ele permite que você abra espaço para o inesperado. Sempre há coisas que você não pode controlar. Construir algum tempo extra em sua agenda pode ajudá-lo a se preparar para eles.

Etapa 7:crie um plano de recuperação passo a passo

À medida que seu plano é construído, reúna instruções detalhadas sobre como usá-lo. Idealmente, isso deve incluir uma lista de verificação de resposta a incidentes de segurança fácil de seguir.

Tenha em mente que os responsáveis ​​pelos backups podem refinar seus procedimentos. Essa é uma parte natural de fazer negócios.

No mínimo, seu processo de recuperação deve incluir:

• O tipo de recuperação necessário
• O conjunto de dados a ser recuperado
• Dependências que afetam a recuperação
• Quaisquer etapas pós-restauração a serem seguidas

Você pode precisar de informações de seus fornecedores ou provedores de serviços. Tanto quanto possível, as pessoas que serão responsáveis ​​pelos backups devem estar envolvidas.

Etapa 8:teste seu novo sistema de backup

A etapa final é testar seus backups. O teste deve ser uma tarefa contínua. Idealmente, você faria isso após cada backup. Como isso não é prático, você precisará escolher um horário que funcione.

Vamos começar falando sobre o que testar.

Você vai querer verificar para ter certeza de que:

• Seu backup foi bem-sucedido e os dados que você deve proteger estão lá
• Seu processo de restauração é tranquilo e sem problemas
• Os funcionários sabem o que fazer e quando fazer
• Não há falhas ou problemas com o backup

Isso é muito para testar. Comecemos pelos dados, pois para a maioria das empresas isso é o mais importante. O teste de dados pode envolver:

• Recuperação de arquivo. Você pode recuperar um arquivo individual do backup? Este é o teste mais direto, mas necessário. Os usuários podem excluir ou danificar arquivos acidentalmente. Você precisa recuperá-los.
• Recuperação de VM. As máquinas virtuais só se aplicam a ambientes virtuais. Se isso se aplica a você, você deve certificar-se de que pode restaurar a VM de seus backups. Você também deve verificar se há conflitos no licenciamento do aplicativo.
• Recuperação de servidor físico pode variar dependendo da configuração do seu hardware. Alguns fazem backup da SAN, enquanto outros usam um disco local. Certifique-se de saber qual é o processo e como fazê-lo.
• Recuperação de dados também pode variar. No entanto, se você estiver fazendo backup de um banco de dados no nível do aplicativo, verifique se pode restaurá-lo.
• Recuperação de aplicativos pode ser complicado. Você precisará entender as relações entre seus aplicativos e servidores. Pode ser melhor realizar este teste em um ambiente isolado.

Depois de confirmar que os backups funcionam, você desejará criar um cronograma de testes. Existem várias opções:

1. Estabeleça um cronograma baseado em tempo. Por exemplo, você pode fazer um teste completo do backup uma vez por semana ou uma vez por mês. A frequência deve ser decidida de acordo com suas necessidades.
2. Agende testes adicionais após alterações em seus dados. Por exemplo, se você adicionar um novo aplicativo ou atualizar um antigo, testar é uma boa ideia.
3. Se houver um influxo de dados, agende um teste para verificar se é seguro. Os dados podem vir com um novo aplicativo. Alternativamente, pode ser resultado de uma fusão com outra empresa. De qualquer forma, você deve ter certeza de que o backup está capturando os novos dados.

Com um cronograma estabelecido, você terá certeza de que seus backups estarão lá se você precisar deles.

Não ignore as estratégias de backup para sua empresa

Nenhuma empresa deve ficar sem um sistema de backup abrangente.

É a única maneira de evitar a perda de dados. Todo negócio tem algum risco. Quer sua principal preocupação seja um desastre natural, crime cibernético ou descuido dos funcionários, ter um sistema de backup seguro pode lhe dar a tranquilidade de que você precisa.