Reduza Custos de TI: 11 Estratégias Comprovadas para Maximizar seu Orçamento Tecnológico

Este artigo foi atualizado em junho de 2021.

Você está buscando táticas comprovadas de otimização de custos de TI e estratégias de sucesso?

É sabido que implementar a tecnologia certa pode reduzir custos. Mas e quando chega a hora de avaliar os gastos da sua empresa com tecnologia da informação?

Se você sente que seu orçamento de TI está muito apertado para acompanhar novas demandas, não está sozinho. Muitos líderes de tecnologia e negócios lutam para atender à demanda gerenciando um orçamento apertado.

Uma pesquisa da CIO Magazine mostrou que pequenas empresas gastam cerca de 6,9% da receita em custos de infraestrutura de TI, acima da faixa recomendada de 4-6%. Empresas médias gastaram em média 4,1%, enquanto grandes empresas gastaram 3,2%.

No entanto, gastar muito em infraestrutura de TI não torna alguém um alto desempenho. Continue lendo para conhecer maneiras criativas de reduzir custos de TI.

Reduza Custos de TI com Estas 11 Estratégias

Existem inúmeras técnicas para fazer reduções significativas de custos de TI.

CIOs devem examinar seu orçamento e identificar formas de cortar despesas. Determine quais áreas podem ser consolidadas e quais exigem mais atenção.

Aqui estão onze técnicas de otimização de custos e estratégias de sucesso para reduzir custos de infraestrutura de TI:

1. Virtualização

A virtualização é um dos métodos que podem gerar economias significativas.

O processo implica substituir hardware físico por equivalentes virtuais.

Uma das vantagens da virtualização sobre infraestrutura tradicional é a capacidade de maximizar o uso de recursos do servidor. Alguns ambientes bare metal têm níveis de utilização mínimos, frequentemente abaixo de 15%. A virtualização pode quadruplicar essa porcentagem.

Com a possibilidade de virtualizar componentes, as empresas não precisam depender de servidores físicos. Podem migrar para ambientes virtuais, reduzindo custos de energia e hardware. Além disso, memória e CPUs podem ser separadas do hardware, permitindo espaço e flexibilidade para outros usos.

2. Data Center Definido por Software (SDDC)

Um data center definido por software (SDDC) é apenas o próximo passo na virtualização e pode reduzir significativamente custos operacionais relacionados a sistemas de TI.

Provedores como a phoenixNAP podem fornecer rede, armazenamento, computação, telecomunicações e outras funções de TI. Esses recursos são agrupados, permitindo que as empresas eliminem a necessidade de espaço extra durante picos de demanda. Isso também minimiza a necessidade de funcionários gastarem tanto tempo ou dinheiro mantendo os sistemas. As empresas economizam em hardware, pois não precisam mais armazenar equipamentos caros e volumosos em suas instalações.

Além disso, muitos provedores colocam uma equipe de especialistas à sua disposição. Uma falha em computação ou rede pode prejudicar facilmente a produção da sua empresa e custar milhares de dólares em produtividade perdida. É crucial escolher um provedor com especialistas em suporte disponíveis a qualquer momento.

3. Terceirização de Equipe e Serviços de TI

Terceirização é outra forma de reduzir custos de infraestrutura de TI. Em uma empresa média, o suporte de TI representa 8% de todos os custos associados à tecnologia da informação. Esse número é a principal razão pela qual algumas empresas recorrem à terceirização.

Segundo artigo do What's to Become sobre estatísticas de terceirização, 30% das empresas dos EUA terceirizam, enquanto 64% dos serviços terceirizados estão relacionados a desenvolvimento de aplicações de software. Esses achados falam sobre a popularidade e conveniência da terceirização de equipe.

Na maioria dos casos, a terceirização é uma excelente maneira de reduzir custos operacionais de TI. Isso é mais evidente no setor de tecnologia, mas muitas outras empresas também recorrem a ela.

Um estudo da Business Technology Labs relatou que as empresas experimentam redução de gastos de 25-40% devido à terceirização. Não é de admirar que 78% das pequenas empresas usem freelancers para ganhar vantagem sobre concorrentes. O trabalho freelance ajuda pequenas empresas a reduzir custos de infraestrutura de TI e contratação em 50% ou mais.

Além de terceirizar equipe de TI, as empresas podem terceirizar componentes de infraestrutura em modelo pay-per-use. Esse modelo operacional permite acessar diversos serviços e tecnologias avançadas. Segurança como serviço, Disaster-Recovery-as-a-Service e Backup-as-a-Service são apenas algumas soluções que trazem TI avançada a um preço acessível.

Como essas tecnologias costumam ser caras, pagá-las sob demanda pode ser uma excelente iniciativa de corte de custos.

4. Terceirização de Serviços de Segurança

Contratar contratados externos para proteger contra ameaças de segurança de rede pode ser benéfico. Trabalhar com um Provedor de Serviços de Segurança Gerenciada (MSSP) provavelmente oferecerá proteção mais eficiente contra ataques cibernéticos.

Hackers tornaram-se mais astutos ao longo dos anos. As empresas precisam se defender contra novas ameaças.

Ao mesmo tempo, serviços de segurança gerenciados são uma alternativa econômica à implementação de equipes e sistemas de segurança internos.

Por exemplo, uma empresa de médio porte teria que pagar milhares de dólares por ano por um único sistema de segurança, valor aproximadamente equivalente ao salário de um especialista em segurança da informação.

No entanto, o funcionário viria com despesas adicionais: benefícios, férias, licenças médicas, custos de integração e desligamento.

Além disso, você pode precisar comprar hardware de segurança especializado e contratar vários funcionários. Ao comparar ambas as opções, fica fácil ver o enorme valor de negócio da segurança gerenciada.

MSSPs também fornecem uma equipe interna de especialistas treinados que oferecem atendimento ao cliente em tempo real 24/7. Resposta instantânea é crítica porque você nunca sabe quando ocorrerá a próxima violação de dados.

5. Implementação de Nuvem Híbrida

Armazenamento em nuvem é uma forma popular de empresas reduzirem custos de infraestrutura de TI. Um estudo da AllCloud descobriu que 85% das organizações esperavam ter a maior parte de sua carga de trabalho na nuvem, enquanto 23% planejavam ser cloud-only até 2020.

Mesmo empresas recorrem à nuvem. Segundo a Flexera, 63% das empresas relataram usar provedores de serviços gerenciados na nuvem para gerenciar uso de nuvem pública. Além disso, 78% das empresas esperavam ter ambiente híbrido/multi-cloud até 2021.

Há pouca dúvida sobre os motivos da ampla adoção da nuvem. Conforme relatado no Microsoft Trend Report, "quase 80% [dos profissionais de TI pesquisados] disseram que estão economizando dinheiro, vendo mais produtividade e melhor segurança" como resultado da abordagem em nuvem.

Empresas que migram para a nuvem veem aumento em eficiência de processos, crescimento e tempo de mercado. Fica claro que a computação em nuvem ajuda as empresas a economizar dinheiro e aumentar a produtividade.

Empresas que precisam de segurança extra podem reduzir custos com modelo de nuvem híbrida. Hoje, a forma mais popular e eficaz de computação em nuvem, a nuvem híbrida permite distribuição ideal de cargas de trabalho entre ambientes públicos e privados.

As empresas podem optar por armazenar dados críticos em ambientes privados, enquanto utilizam a nuvem pública para dados e aplicações menos sensíveis. Além disso, soluções de nuvem híbrida são incrivelmente escaláveis. Permitem atualizações fáceis de recursos para se ajustar melhor às necessidades do negócio. É crucial escolher um provedor de nuvem que ajude a construir a plataforma certa para atender suas necessidades.

6. Otimização de Custos na Nuvem

Não importa se você usa um único provedor de nuvem, multi-cloud ou nuvem híbrida, é um erro comum gastar dinheiro em recursos que não são de fato utilizados. Para evitar desperdício, muitas empresas optam por ferramenta de gestão de custos, como Cloud Admin, para evitar overhead desnecessário.

Ferramentas de gestão e otimização de custos na nuvem permitem que as empresas colham os benefícios da computação em nuvem sem desperdiçar dinheiro.

Existem muitas ferramentas diferentes que ajudam a reduzir overhead de gestão, prever despesas, alocar custos e fornecer insights sobre utilização da nuvem. Para saber mais sobre as diferentes opções, confira 14 Ferramentas de Gestão e Otimização de Custos na Nuvem.

7. Consolidação de Sistemas para Reduzir Custos

Consolidação nada mais é do que combinar múltiplos processos em uma única unidade.

Assim, as empresas economizam espaço, tempo e dinheiro. Fundir várias soluções de TI em uma plataforma única e simplificada requer muito trabalho e esforço inicial.

No entanto, essa técnica fará seu negócio funcionar de forma mais suave.

Também ajuda a aproveitar várias oportunidades de redução de custos. As pequenas eficiências aqui e ali reduzirão significativamente seus gastos com tecnologia da informação.

É essencial manter o negócio funcionando normalmente enquanto faz essas mudanças críticas. Novos processos da empresa, transferências de dados e adição ou remoção de elementos individuais podem impactar significativamente o fluxo de negócios. Você deve testar cada operação de negócios antes para garantir que funcione como esperado após a implementação.

8. Padronize sua Infraestrutura de TI para Economizar

Padronização significa garantir consistência entre diferentes aplicações de hardware e software.

É uma forma de melhoria de processo de negócios que ajuda a manter compatibilidade. Também contribui significativamente para a otimização de custos de TI. Padronizar suas plataformas pode ser tão simples quanto fornecer a todos os funcionários o mesmo tipo de computador ou sistema operacional. Com todos na mesma página, ninguém questionará qual aplicação funciona em qual plataforma.

Esta é uma das ações-chave que podem eliminar custos de infraestrutura de TI e economizar dinheiro em treinamento.

Imagine se um especialista gastasse tempo tentando dominar cada computador ou programa diferente. Levaria uma enorme quantidade de energia para aprender cada nova plataforma. Além disso, todos os outros funcionários estarão familiarizados com as mesmas plataformas e terão mais facilidade para resolver problemas.

9. Utilize Software de Código Aberto

Você pode economizar significativamente em despesas de TI usando software de código aberto. Soluções open source fornecem software gratuito, acesso ao código-fonte e suporte da comunidade para ajudar a manter seu negócio.

Além das vantagens óbvias de preço, essas soluções também oferecem mais flexibilidade. O uso de software de código aberto pode ajudar a evitar vendor lock-in. Portanto, você não será forçado a continuar usando um provedor de serviço se ele não atender às necessidades do seu negócio.

10. Entender Diferentes Tipos de Custos

É crucial entender diferentes tipos de custos e como devem ser tratados. Por exemplo, despesas operacionais (OPEX) são despesas previsíveis que ocorrem durante operações normais. Incluem custos de estoque, aluguel, equipamentos e despesas semelhantes. Por outro lado, despesas de capital (CAPEX) são capital usado para manter, atualizar e adquirir tecnologia, equipamentos, edifícios e outros ativos físicos.

Como OPEX é mais previsível, também é mais fácil de impactar. No entanto, reduzir despesas de capital pode ter grande impacto no orçamento. Por isso, é importante tomar decisões criteriosas ao escolher a tecnologia e equipamentos certos.

11. Reduza a Rotatividade

Por fim, certifique-se de que seus funcionários são valorizados e reconhecidos. Contratar e treinar nova equipe de TI pode ter impacto significativo no orçamento. Ter pessoas em quem confiar sem se preocupar com eficiência ou gastar dinheiro no processo de integração é uma grande vantagem nos negócios.

Quanto sua empresa deve gastar em TI?

O fundador da Apptio, Sunny Gupta, disse que a maioria dos CIOs gasta 70-80% do orçamento de TI em manutenção. Os últimos 20-30% vão para inovação.

Fica claro que CIOs devem reduzir custos de infraestrutura para focar em inovação. Imagine quanto dinheiro você pode economizar utilizando técnicas de corte de custos.

A vice-presidente da Gartner, Michele Caminos, concorda.

A empresa sugere que as empresas usem estratégias específicas para reduzir despesas de TI em 10% em 12 meses e 25% em três anos.

Quanto antes você começar a reduzir custos de infraestrutura de TI, melhor.

Considere quanto gasta em infraestrutura de TI por trabalhador por ano. Agora calcule quanta economia você pode alcançar reduzindo esses custos em 10%. Se encontrar uma forma de fazer isso, poderá realocar todos esses fundos em melhores perspectivas.

Conclusão

Utilizar as estratégias acima exigirá alguma pesquisa e planejamento para implementar. No entanto, o esforço inicial é nada comparado às economias de custo a longo prazo que você pode alcançar.

Você descobrirá que as centenas, senão milhares ou milhões, de dólares economizados podem ser usados para oportunidades de crescimento e inovação de negócios. Ganhe vantagem competitiva com técnicas de orçamento eficientes. Revitalize seu plano financeiro e reduza significativamente custos de infraestrutura de TI com essas táticas.