Estratégia Abrangente de Backup de Dados Empresariais: Guia Passo a Passo
A cibersegurança não é algo que as empresas possam levar levianamente.
Proteções básicas, como antivírus, não são suficientes para proteger seus arquivos valiosos. Hackers dedicam tempo a encontrar formas de contorná-las e, cedo ou tarde, conseguirão.
Quando isso acontecer, você não precisará se preocupar com a perda permanente de dados — desde que tenha implementado uma estratégia de backup para proteger as informações do seu negócio.
Por que ter uma estratégia de backup é vital
A perda de dados não apenas coloca em risco as informações dos clientes, mas também abala severamente a credibilidade da empresa. O custo médio de uma violação era de sete milhões de dólares em 2019, e estima-se que 60% das empresas que sofrem perda de dados fecham as portas em seis meses.
Além disso, há o risco de perda permanente de dados. Vírus e malware podem destruir hardware, mas são apenas algumas das ameaças mais comuns. Estudos mostram que 45% do tempo de inatividade não planejado é causado por falhas de hardware, enquanto 60% dos profissionais de TI apontam funcionários descuidados como o maior risco para seus dados.
Todos esses riscos podem custar caro à empresa e, sem um sistema de backup adequado, você pode perder tudo. Mesmo que a empresa sobreviva a uma perda de dados, a recuperação costuma ser onerosa: a média de gastos para recuperação é de US$ 7 milhões, valor que muitas organizações não têm disponível.
Esses custos, por mais altos que sejam, contam apenas parte da história. O outro preço pode ser irreparável: a confiança dos clientes. Se eles sentirem que seus dados não estão seguros, levarão seus negócios para outro lugar.
A solução é criar e implementar uma estratégia de backup de dados. Com as ferramentas certas, planejamento e treinamento, você pode proteger seus dados.
Componentes de estratégias de backup eficientes
Antes de criar sua estratégia de backup, você deve saber o que incluir. Vamos detalhar as melhores práticas:
Custo. Você precisa de um plano de backup de dados que caiba no orçamento. Pense além do valor monetário: considere o custo potencial de uma violação ou perda e compare com o custo projetado do sistema de backup. Isso orientará sua decisão.
Onde armazenar as cópias dos dados? Algumas empresas preferem backup na nuvem, outras optam por backup físico. As mais cautelosas usam múltiplas fontes de backup — assim, se uma falhar, há outra disponível.
Quais riscos de dados você enfrenta? Toda empresa deve considerar malware e phishing, mas podem haver riscos específicos. Uma empresa em área propensa a inundações deve considerar danos causados pela água; nesse caso, uma solução de backup e armazenamento off-site seria sensata.
Com que frequência fazer backup? Empresas que geram dados rapidamente podem precisar de backups horários; para outras, um backup semanal pode ser suficiente.
Quem será responsável pelo planejamento do backup? Treinamento de funcionários é essencial para uma estratégia eficaz. Você precisa de pessoas confiáveis e bem preparadas para manter tudo funcionando.
Esses pontos são essenciais, mas apenas a ponta do iceberg. Você deve analisar cada aspecto do plano de backup em detalhes e implementá-lo da forma mais rápida e eficiente possível.
Passo 1: Avaliar as necessidades de backup da empresa
O primeiro passo é avaliar as necessidades de backup da sua empresa. Há muitos fatores a considerar; vamos dividir para facilitar.
Quais dados você precisa proteger?
A resposta curta é: tudo. Perder qualquer dado permanentemente é um risco que não se deve correr. Você precisa de dados para manter o negócio operacional.
Perguntas específicas ajudam a direcionar a solução ideal, tanto no curto quanto no longo prazo:
Você precisa restaurar dados o mais rápido possível?
Precisa recuperar dados perdidos?
Precisa manter serviços disponíveis para clientes?
Precisa fazer backup de bancos de dados, arquivos, sistemas operacionais, aplicações e configurações?
Quanto mais abrangente for seu plano de backup, menos tempo levará para voltar a operar. Também vale identificar quais dados são mais críticos: alguns podem tolerar atraso na restauração, enquanto outros exigem acesso imediato.
Quais são os riscos dos seus dados?
Dado o ritmo de crescimento do cibercrime, você deve considerar as melhores práticas para proteger seus dados contra hackers. Perguntas para identificar seus riscos:
Minha empresa já foi hackeada antes?
Funcionários descuidados são uma preocupação de segurança?
Minha localização está sujeita a danos climáticos, como inundações ou incêndios florestais?
Clientes acessam meu sistema para obter dados ou serviços?
Responder a essas perguntas ajuda a mapear seus riscos. Uma empresa em área de furacões pode temer inundações ou danos causados pelo vento. Um sistema de clientes conectado aos seus dados adiciona riscos extras. Seja o mais minucioso possível na avaliação.
Como deve ser sua infraestrutura de backup?
A infraestrutura do sistema de backup deve atender às suas necessidades. Se você teme falhas de hardware ou desastres naturais, considere soluções de backup off-site.
Também pode ser vantajoso ter um backup físico on-site para recuperação rápida de dados — isso salva a situação se você perder a conexão com a internet durante uma emergência. A melhor forma de evitar interrupção contínua dos negócios é escolher um site remoto de recuperação de desastres na nuvem, possivelmente com seu provedor de data center. Você precisa de um local que forneça acesso a equipamentos de TI, serviço de internet e quaisquer outros ativos necessários para operar.
Imagine que um furacão atinge suas instalações. Um plano de recuperação de desastres permite continuar o negócio a partir de outro local, minimizando a perda financeira.
Por quanto tempo os dados de backup devem ser armazenados?
Por fim, você deve considerar o tempo de retenção dos dados armazenados. O armazenamento é cumulativo; se você espera acumular muitos dados, precisará de espaço para acomodá-los. Algumas empresas têm requisitos regulatórios para backup, o que impactará sua decisão.
Avalie suas necessidades e pense na estrutura mais adequada para você.
Passo 2: Avaliar opções para encontrar a melhor estratégia de backup
Após avaliar suas necessidades, o próximo passo é avaliar as opções. A solução ideal para outra empresa pode não funcionar para você. Vamos revisar as opções disponíveis.
Backups em hardware
Um backup em disco rígido é mantido on-site e geralmente montado em rack. Eles costumam incluir um componente de armazenamento. A principal vantagem é a facilidade de conexão à sua rede.
A desvantagem de um backup de hardware autônomo é que, se ele falhar, você ficará sem backup. Por isso, algumas empresas optam por múltiplos sistemas de backup.
Soluções de software
Comprar software de backup pode ser mais barato que investir em hardware dedicado. Muitas opções podem ser instaladas no seu sistema, sem necessidade de um servidor separado.
Você pode precisar instalar o software em uma máquina virtual. Um backup baseado em software pode ser a melhor escolha se sua infraestrutura muda com frequência.
Serviços na nuvem
Serviços na nuvem oferecem backup como serviço (BaaS) ou backup off-site. Permitem executar o backup e armazená-lo na infraestrutura de nuvem do fornecedor.
A vantagem do armazenamento em nuvem em relação a servidores dedicados é que ele é acessível e seguro. Empresas com dados sensíveis ou sujeitas a requisitos regulatórios podem não poder utilizá-lo.
Soluções híbridas
Uma solução popular é implementar um backup híbrido, combinando software e backups na nuvem para fornecer múltiplas opções de restauração.
O benefício é a proteção dupla: você tem backups on-site se precisar, e também pode recuperar dados da nuvem, se necessário.
Considere também o impacto de cada opção na sua equipe. A menos que você escolha uma opção abrangente de BaaS, seus funcionários precisarão gerenciar os backups — um fator importante.
Opções de armazenamento de backup
Você também precisa decidir onde armazenar seus backups. Novamente, há várias opções:
Backup em discos locais ou USB. Ideal para arquivos e hardware individuais, não para redes. Se o disco for destruído, você perde o backup.
Network Attached Storage (NAS) e Storage Area Networks (SAN). Ideais para armazenar dados de rede, facilitam a recuperação. A exceção é se seu hardware ou escritório for destruído.
Backup em fitas. As fitas são enviadas para um local seguro. Mantêm os dados protegidos, mas a restauração exige esperar a chegada das fitas. São mais adequadas para restauração completa do sistema, não de arquivos individuais.
Armazenamento na nuvem. Cada vez mais popular. Requer conexão de internet para enviar dados. Há opções para transmitir grandes volumes. Você acessa seus dados de qualquer lugar, mas precisa de internet.
Para decidir a melhor opção, considere duas métricas: RTO e RPO. O Recovery Point Objective (RPO) é o tempo máximo que você está disposto a perder dados nos seus sistemas. O Recovery Time Objective (RTO) é o tempo desejado para restaurar as operações normais.
Escolher métodos de backup e armazenamento é um ato de equilíbrio: você deve ponderar seu orçamento contra suas necessidades específicas de backup.
Passo 3: Orçamento
O terceiro passo é criar um orçamento para seu plano de backup.
Algumas soluções são mais caras que outras. Comprar novo hardware é custoso e pode exigir tempo de inatividade para instalação. Soluções baseadas na nuvem são mais acessíveis.
Ao orçar, considere:
Qual o valor máximo que você deseja gastar?
Você alocará o orçamento como despesa de capital (CapEx) ou despesa operacional (OpEx)? Algumas opções permitem esta última.
Quanto custaria perder dados em um ataque cibernético ou desastre?
Quanto custará treinar funcionários para gerenciar o backup? Se não optar por BaaS, alguém na empresa terá que assumir a responsabilidade.
Se escolher Backup as a Service, poderá pagar mensalmente e evitar grande despesa inicial. Seja realista sobre suas necessidades e o investimento necessário para atendê-las.
Às vezes, empresas subinvestem em backups porque não os veem como centro de lucro. Ajuda vê-los como solução de prevenção de perda de dados.
Passo 4: Selecionar uma plataforma
Em seguida, é hora de escolher a plataforma.
Se você fez avaliações cuidadosas, já pode saber o que quer. Como mencionado, algumas empresas preferem múltiplas opções de backup para se proteger.
Escolher apenas uma opção pode atender suas necessidades. Se você tem certeza de que terá conexão com a internet, um backup na nuvem pode ser suficiente — você acessa de qualquer lugar e recupera dados rapidamente.
O maior argumento contra um provedor de serviço de nuvem é a confidencialidade. Se você armazena dados sensíveis, pode não querer confiar em uma empresa externa. Regulamentações podem até proibir isso. Nesse caso, pense em armazenamento off-site seguro para seus backups, para poder recuperá-los se seu negócio for danificado.
Passo 5: Selecionar um fornecedor de backup de dados
Chegou a hora de escolher um fornecedor para ajudar a implementar sua nova estratégia de backup. Você pode optar por um serviço all-in-one. Algumas empresas fornecem hardware, software e soluções na nuvem, além de ajudar no treinamento de funcionários.
Ao escolher um fornecedor, solicite um RFP (Request for Proposal) de data center. É a melhor forma de conhecer as opções disponíveis. Ao comparar propostas, considere todos os elementos do projeto:
Custo total de implementação
Quais opções estão incluídas
Tempo esperado para implementação
Reputação do fornecedor
Pedir referências é uma boa ideia. Ligue e pergunte sobre todos os aspectos da experiência deles. Certifique-se de questionar sobre serviço e suporte durante o processo. Então, com as informações necessárias, você pode conceder o contrato ao fornecedor escolhido.
Passo 6: Criar um cronograma
O fornecedor escolhido pode fornecer um prazo estimado para implementação. Ainda assim, você deve criar seu próprio cronograma. Ele ajuda a planejar a implementação. Um cronograma é essencial: permite preparar o suporte ao novo protocolo de backup.
Considere ao criar seu cronograma:
O que você precisa fazer antes que o fornecedor comece? Exemplos: criar um backup mestre dos dados existentes ou designar uma equipe para supervisionar o processo.
Precisa de aprovação orçamentária antes de começar? Quanto tempo levará?
Qual o cronograma do fornecedor para conclusão do sistema? Adicione uma margem extra para que atrasos do fornecedor não o desviem.
A instalação do sistema interromperá o negócio? Pode agendar a instalação de hardware à noite ou no fim de semana para evitar?
Como o projeto afetará seus clientes, se houver? O que você pode fazer para protegê-los de atrasos?
Levando isso em conta, crie seu cronograma. Adicionar uma margem de segurança é inteligente: permite lidar com imprevistos. Sempre há coisas fora do seu controle; tempo extra no cronograma ajuda a se preparar para elas.
Passo 7: Criar um plano de recuperação passo a passo
À medida que seu plano é construído, reúna instruções detalhadas sobre como usá-lo. Idealmente, isso deve incluir uma lista de verificação de resposta a incidentes de segurança fácil de seguir.
Lembre-se de que as pessoas responsáveis pelos backups podem refinar seus procedimentos — isso é parte natural do negócio.
No mínimo, seu processo de recuperação deve incluir:
O tipo de recuperação necessária
O conjunto de dados a ser recuperado
Dependências que afetam a recuperação
Quaisquer etapas pós-restauração a serem tomadas
Você pode precisar de informações dos seus fornecedores ou provedores de serviço. Envolva o máximo possível as pessoas que serão responsáveis pelos backups.
Passo 8: Testar seu novo sistema de backup
O passo final é testar seus backups. O teste deve ser uma tarefa contínua. O ideal seria testar após cada backup, mas como isso não é prático, você precisará escolher um cronograma viável.
Vamos começar pelo que testar. Você deve verificar se:
O backup foi bem-sucedido e os dados que você deseja proteger estão lá
O processo de restauração é tranquilo e sem problemas
Os funcionários sabem o que fazer e quando fazer
Não há falhas ou problemas no backup
É muito para testar. Comecemos pelos dados, já que para a maioria das empresas isso é o mais importante. O teste de dados pode envolver:
Recuperação de arquivos. Você consegue recuperar um arquivo individual do backup? Este é o teste mais simples, mas necessário. Usuários podem apagar ou danificar arquivos acidentalmente; você precisa recuperá-los.
Recuperação de VM. Máquinas virtuais aplicam-se apenas a ambientes virtualizados. Se for o seu caso, verifique se consegue restaurar a VM a partir dos backups. Verifique também conflitos de licenciamento de aplicações.
Recuperação de servidor físico pode variar conforme a configuração de hardware. Alguns fazem backup a partir de SAN, outros usam disco local. Certifique-se de conhecer o processo e como executá-lo.
Recuperação de dados também varia. Se você faz backup de banco de dados no nível da aplicação, verifique se consegue restaurá-lo.
Recuperação de aplicação pode ser complexa. Você precisa entender as relações entre suas aplicações e servidores. Pode ser melhor conduzir este teste em ambiente isolado.
Depois de confirmar que os backups funcionam, crie um cronograma de testes. Algumas opções:
Estabeleça um cronograma baseado em tempo. Por exemplo, teste completo do backup uma vez por semana ou por mês. A frequência deve ser decidida pelas suas necessidades.
Agende testes adicionais após mudanças nos dados. Se você adicionar uma nova aplicação ou atualizar uma antiga, testar é uma boa ideia.
Se houver um influxo de dados, agende um teste para garantir que eles estão seguros. Os dados podem vir com uma nova aplicação ou resultar de uma fusão. De qualquer forma, você quer ter certeza de que o backup está capturando os novos dados.
Com um cronograma em vigor, você terá a certeza de que seus backups estarão lá se precisar deles.
Não negligencie estratégias de backup para seu negócio
Nenhuma empresa deve ficar sem um sistema de backup abrangente.
É a única maneira de prevenir a perda de dados. Todo negócio tem algum risco. Seja sua principal preocupação um desastre natural, cibercrime ou descuido de funcionários, ter um sistema de backup seguro proporciona a tranquilidade necessária.
