Por que as empresas de impressão 3D devem automatizar seus processos de gerenciamento de solicitações e pedidos

Em nosso artigo anterior, exploramos como você e seus clientes podem se beneficiar do software de cotação instantânea (dica:aumentando suas vendas e melhorando a experiência do cliente).

No entanto, muitas empresas de impressão 3D às vezes ainda querem que seus clientes enviem solicitações para que sua equipe analise e defina os preços internamente.

Neste artigo, daremos uma olhada nos desafios que as empresas de impressão 3D podem enfrentar nesta fase e nas soluções que as ajudarão a gerenciar solicitações e pedidos com mais eficiência.

Como o gerenciamento de solicitações pode se tornar um gargalo para o seu negócio de impressão 3D?

Identificamos cinco desafios comuns que os provedores de serviços de impressão 3D enfrentam ao gerenciar solicitações e pedidos de impressão 3D.

1 Um processo desorganizado para receber solicitações

Processar, priorizar e rastrear as solicitações de impressão 3D recebidas exige muito esforço, especialmente quando elas chegam até você de canais diferentes, como e-mails e chamadas telefônicas.

Quando os clientes enviam seus arquivos de design como anexos por e-mail, junto com notas sobre seus requisitos, gerenciar esse dilúvio de solicitações pode ser extremamente demorado e difícil de manter à medida que sua empresa cresce.

Esse processo se torna ainda mais complicado quando as informações importantes sobre a solicitação estão faltando ou o tipo de arquivo incorreto é enviado. Nessa situação, sua equipe gasta muito tempo enviando um e-mail de volta ao cliente para obter as especificações corretas e esperar que eles confirmem ou esclareçam seus requisitos.

Do ponto de vista dos clientes, esses e-mails para frente e para trás distraem e afetam sua experiência geral com o seu negócio.

2. Incapacidade de processar mais pedidos, mais rápido

Os processos manuais são um buraco negro para a produtividade e o processamento de pedidos mais rápido.

Quando você recebe arquivos CAD, seus gerentes de projeto precisam primeiro verificar se os arquivos do cliente podem ser impressos. Esse processo geralmente envolve o uso de uma ferramenta de reparo de arquivo STL separada, na qual você precisa fazer o upload manual dos arquivos e repará-los.

Depois que os arquivos são reparados, você insere os dados da solicitação no Excel ou no Planilhas Google para calcular os custos e, em seguida, comunica essas informações aos clientes.

Repetir esse processo para apenas algumas solicitações pode não parecer um grande problema. No entanto, se você está tentando lidar com um número consideravelmente maior de solicitações, esse cenário comum rapidamente se torna altamente ineficiente, sujeito a erros e não escalonável.

Como resultado, você se verá em um gargalo por não ser capaz de processar mais solicitações. Você pode decidir contratar mais pessoas para gerenciar o aumento. Isso, no entanto, provavelmente prejudicará o crescimento dos negócios e criará muitos funcionários sobrecarregados e estressados.

3. Leva muito tempo para calcular os custos das peças impressas em 3D e enviar orçamentos aos clientes

Os clientes valorizam a capacidade de resposta e a velocidade quando se trata de obter informações como estimativas de custos. No entanto, os processos de cotação manual consomem muito do tempo de sua equipe, enquanto seus clientes são forçados a esperar horas ou até dias antes de receberem uma cotação de impressão 3D.

Cotações de impressão 3D instantâneas ou quase instantâneas e rastreamento de pedidos em tempo real agora são recursos essenciais para agregar valor ao negócio de impressão 3D. Se as empresas não puderem oferecer este serviço, elas podem descobrir que suas conversões e fidelidade do cliente são afetadas negativamente.

4. A falta de uma visão centralizada e em tempo real de solicitações e pedidos

A cada ponto de contato manual na solicitação e no processamento do pedido, você perde a transparência necessária para o gerenciamento eficaz de um negócio de impressão 3D.

Sem visibilidade, você não pode responder a perguntas básicas sobre um pedido sem ter que procurar as informações certas. Quando o pedido foi feito? Qual foi o valor da fatura? Quando foi enviado?

Muita informação armazenada em muitos lugares também leva à incapacidade de identificar e priorizar pedidos urgentes.

As empresas são incapazes de atender e atender às principais necessidades dos clientes e aos volumes flutuantes de pedidos e, portanto, não podem enviar pedidos rapidamente ou ser mais proativas, perdendo uma vantagem competitiva significativa.

5. Insatisfação do cliente

Uma área importante para as empresas de impressão 3D é entender o cliente e gerenciar as demandas dele de maneira eficaz. Capturar com precisão as solicitações e pedidos do seu cliente é fundamental para o atendimento eficaz dos pedidos.

Para atender às crescentes expectativas dos clientes, você precisa aumentar suas entregas no prazo e melhorar a consistência e a precisão de suas promessas aos clientes.

Com processos manuais, você não pode prometer datas com precisão com base em prazos e estimativas de planejamento de cumprimento. Além disso, longos tempos de resposta às perguntas dos clientes e a falha em se conectar com eles podem levar à redução da confiança do cliente e perda de novos negócios.

Por que devo automatizar meu processo de solicitação e gerenciamento de pedidos?

Se os desafios acima lhe parecem familiares, você precisa ser mais esperto sobre como gerenciar suas solicitações de impressão 3D recebidas.

É aqui que o software de automação do fluxo de trabalho de impressão 3D pode ajudar.

A superação das ineficiências no estágio de gerenciamento de solicitações frequentemente vem com a automação do processo tanto quanto possível.

Para ajudá-lo a compreender melhor os benefícios do uso de software de fluxo de trabalho, exploramos a seguir como ele pode ajudá-lo a automatizar as particularidades de sua solicitação e processo de gerenciamento de pedido.

5 maneiras principais de usar o software de fluxo de trabalho de impressão 3D para melhorar o gerenciamento de solicitações

1. Rastreamento de pedido centralizado para melhor visibilidade

Um dos maiores benefícios de usar um software de gerenciamento de fluxo de trabalho é o maior nível de visibilidade e organização que daí advém.

Quando todas as suas solicitações chegam em um só lugar, em vez de espalhadas por e-mails, notas adesivas ou planilhas, nada é perdido ou esquecido.

Uma única visualização de todos os projetos de solicitações de impressão 3D também resulta em maior controle de dados, melhor atendimento ao cliente e processamento de pedidos mais eficiente.

“ As equipes de projeto e produção agora podem usar seu tempo de forma mais eficaz, com o tempo gasto na geração de cotações e no processamento de arquivos significativamente reduzido. Isso significa que a equipe da Paragon é capaz de fornecer atendimento ao cliente aprimorado para seus clientes, ao mesmo tempo em que continua a fornecer os tempos de resposta mais rápidos possíveis . ”

Leia o estudo de caso da Paragon>>

2. Cálculos simplificados de custos de impressão 3D

O software de fluxo de trabalho de impressão 3D ajuda a acelerar os cálculos de custos internos e enviar cotações aos clientes com mais rapidez.

Você pode configurar suas fórmulas de preços e calcular facilmente os preços com base nos parâmetros selecionados, como tecnologia de impressão 3D, materiais, quantidade, tempo de produção, bem como serviços de pós-processamento.

Além disso, o software de automação de fluxo de trabalho avançado também oferece ferramentas integradas de análise e reparo de arquivos. Isso significa que o processo de verificação de que os arquivos CAD são adequados para impressão 3D é totalmente automatizado, economizando tempo e esforços.

Com grande parte do fluxo de trabalho de cálculo de custo de impressão 3D automatizado, sua equipe pode cotar peças em minutos, em vez de horas, processando mais solicitações e respondendo aos clientes com mais rapidez.

3. Comunicação mais eficiente com os clientes

Outra forma de acelerar a capacidade de resposta do cliente por meio de software de fluxo de trabalho é a comunicação automatizada com a ajuda de modelos.

O software permite que você crie uma biblioteca personalizada de modelos de PDF e configure gatilhos para e-mails automatizados para clientes.

Um exemplo de uso desse recurso é vincular o status do pedido a um modelo de e-mail. Uma vez que o status do pedido muda - por exemplo, quando o pedido é confirmado para produção - ele aciona um e-mail automático para um cliente, informando-o sobre esse status.

“ Nossa eficiência aprimorada [com a ajuda da AMFG] significa que também podemos fornecer um serviço aprimorado e personalizado para clientes que têm projetos mais complexos ou onde precisam de serviços adicionais de downstream. É uma vitória, ganhe! ”

Rupert Sleightholme, gerente de projetos da ARRK Europe

O simples ato de usar um modelo de email pode melhorar significativamente o processo de comunicação com o cliente.

Primeiro, permite que sua equipe gaste mais tempo no trabalho real de impressão 3D e menos tempo no entediante ida e volta.

Em segundo lugar, os modelos de e-mail ajudam você a permanecer consistente. Os modelos personalizáveis oferecem uma maneira de construir sua marca diretamente no próprio modelo, incluindo suas cores, logotipo e idioma.

Por fim, os modelos de e-mail ajudam a remover uma porção significativa de erro humano e o risco de enviar mensagens incorretas com consequências potencialmente significativas.

Além de usar modelos, algumas ferramentas de automação de fluxo de trabalho permitem que você escreva e envie e-mails por meio da plataforma. Isso ajuda a centralizar as mensagens e controlar os tópicos de e-mail com mais facilidade.

4. Priorização de solicitações de impressão 3D

Alguns softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho de impressão 3D permitem priorizar solicitações, o que pode ser muito benéfico. Por exemplo, você pode querer garantir que seu melhor cliente sempre fique satisfeito, processando primeiro seus pedidos.

O software de fluxo de trabalho do AMFG, por exemplo, permite atribuir solicitações a diferentes usuários e definir níveis de prioridade, facilitando a priorização de solicitações urgentes e prazos que se aproximam.

A priorização de solicitações também ajuda a equipe a trabalhar com mais eficiência, porque eles não ficam indo e voltando entre as caixas de entrada, tentando decidir o que fazer a seguir.

5. Colaboração dentro da equipe

Além dos benefícios de gerenciamento de fluxo de trabalho que falamos acima, as soluções de automação de fluxo de trabalho de impressão 3D podem melhorar a colaboração da equipe.

As ferramentas de comunicação integradas permitem que sua equipe adicione notas de reunião, notas de produção e notas de peças, mantendo todas as informações necessárias em um só lugar e atualizadas em tempo real.

Então, por exemplo, quando um cliente tem quaisquer requisitos específicos como cor, material ou orientação da peça, um gerente de projeto pode adicionar notas às peças.

Então, essas notas podem ser compartilhadas com os engenheiros de produção, permitindo que eles recebam dados relevantes e oportunos sobre as peças. Isso, em última análise, ajuda a garantir que as peças sejam impressas em 3D com as especificações corretas.

A comunicação com a equipe por meio do software de fluxo de trabalho ajuda a manter todos informados. Dessa forma, você não apenas fica alinhado com a equipe, mas também reduz o retrabalho e cria um foco na entrega contínua e rápida de peças de alta qualidade.

Gerar automação na solicitação e gerenciamento de pedidos com o software MES da AMFG

Juntos, todos esses benefícios podem revisar seus processos de solicitação de impressão 3D e gerenciamento de pedidos de forma massiva.

Sem os benefícios do software de automação do fluxo de trabalho, as empresas de impressão 3D terão dificuldade em superar as limitações das etapas fragmentadas e manuais ao gerenciar as solicitações.

O software MES da AMFG ajuda a automatizar processos relacionados a solicitações e muito mais, para que você possa acelerar o atendimento de pedidos e fornecer a seus clientes o melhor serviço que eles merecem.

Experimente todos os benefícios da automação do fluxo de trabalho e melhore o estágio de solicitação de impressão 3D com AMFG

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