10 Estratégias Comprovadas para Otimizar a Gestão de Ordens de Serviço e Impulsionar o Sucesso do Negócio

Nas últimas três décadas, a gestão de operações das empresas evoluiu muito. Condições econômicas flutuantes, maior competição no mercado e uma mudança em direção à tecnologia computacional são as principais responsáveis por empresas de todos os setores adotarem uma abordagem de operações "mais inteligente". Para permanecerem lucrativas e competitivas, as empresas reconhecem a necessidade de maior eficiência empresarial através de economia de recursos, materiais e tempo. Um aspecto chave da gestão de operações eficaz é a gestão eficiente de ordens de serviço. A seguir, dez dicas para melhorar esse processo:

1. Considere migrar de métodos baseados em papel para formatos digitais.

Planilhas oferecem uma excelente solução de gestão de manutenção de ordens de serviço para operações pequenas e algumas médias que processam menos de 20 ordens de serviço mensais. Uma planilha é criada usando um programa de computador como Microsoft Excel ou Lotus 1-2-3. Ao usar software de planilha, dados organizados em colunas e linhas podem ser capturados, exibidos e manipulados. Planilhas são projetadas para armazenar dados numéricos e strings de texto curto, bem como exibir relações de dados graficamente. Por outro lado, para instalações maiores — aquelas gerenciando mais de 20 ordens de serviço mensais, um software de rastreamento de ordens de serviço como um Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) é uma escolha mais otimizada, pois esses sistemas podem rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais ativos requerem manutenção preventiva ou reparos. Inovações recentes no software incluem interfaces seguras baseadas em nuvem, acessibilidade via smartphones e tablets e eliminação total de papel, tornando esses sistemas ainda mais atraentes para empresas.

2. Diferencie entre manutenção reativa e preventiva

Manutenção reativa é realizada quando um equipamento falha inesperadamente. Nesse caso, as operações cessam até que o equipamento seja reparado. Às vezes, isso pode exigir que uma peça necessária seja pedida se não estiver em estoque. Por outro lado, a manutenção preventiva envolve verificar equipamentos enquanto ainda estão funcionando, com o propósito de realizar ajustes e substituir pequenas peças para evitar falhas e quebras inesperadas. Como a manutenção preventiva pode ser programada durante o tempo de inatividade operacional e quando as peças necessárias estão em mãos, as interrupções nas operações são minimizadas e a vida útil dos equipamentos pode ser estendida.

3. Implemente um plano de manutenção preventiva

É importante desenvolver um plano de manutenção preventiva para reduzir a manutenção reativa não planejada. Ao fazer isso, custos podem ser reduzidos, recursos podem ser melhor alocados e a gestão de tempo pode se tornar mais eficiente. Ao programar manutenção preventiva, gestores de instalações podem designar técnicos para trabalhar em equipamentos com base em horários de baixo uso e também por localização na instalação, de forma que múltiplas peças possam ser atendidas simultaneamente.

4. Associe a ordem de serviço aos ativos

Ao planejar um cronograma de manutenção preventiva e depois ao revisar todo o histórico de manutenção, vincular ordens de serviço a ativos pode ser uma estratégia benéfica. Isso envolve associar um edifício e localização com seus equipamentos (ex.: unidades de telhado como exaustores, manipuladores de ar, ar condicionado). Ao estabelecer essas associações, gestores podem reduzir o tempo dos técnicos e também identificar equipamentos com base em sua localização em relatórios de histórico de manutenção.

5. Estabeleça e use modelos e procedimentos operacionais padrão

Como eficiência e rentabilidade são metas primárias, faz sentido que gestores de manutenção implementem procedimentos que auxiliem nesse processo. Criar modelos de lista de verificação e protocolos para manutenção remove a adivinhação para técnicos e garante que eles estejam em conformidade com padrões operacionais para cada equipamento. Modelos padronizados de ordens de serviço de manutenção reduzem erros e confusão, aumentando a probabilidade de que sejam processados como deveriam.

6. Use dispositivos móveis para gerenciar ordens de serviço

Dispositivos móveis são uma excelente ferramenta de gestão de manutenção de ordens de serviço ao adicionar portabilidade que economiza tempo à tarefa. Com o app de ordens de serviço, gestores de manutenção podem enviar ordens de serviço em campo sem ter que esperar para voltar aos computadores desktop para fazer isso. Em outras palavras, ordens de serviço podem ser enviadas em trânsito, encurtando o tempo de resposta. Ao usar um CMMS, técnicos podem criar, modificar ou atualizar uma ordem de serviço diretamente de seus telefones ou tablets. Além disso, esses sistemas têm capacidades integradas de câmera e código de barras que reduzem erros e, mais uma vez, economizam tempo ao pedir peças. Com leitura de código de barras via acesso móvel, não é mais necessário buscar em bancos de dados de fabricantes de equipamentos com palavras-chave e filtros por manuais. Em vez disso, ordens de serviço podem ser criadas com precisão quando um código de barras é facilmente escaneado com smartphone ou tablet.

7. Defina prazos realistas

Como tempo é dinheiro, definir tempo de reparo realista é vital. Ao estimar com precisão a quantidade de tempo que um equipamento ficará fora de serviço, gestores de manutenção podem fazer planos de agendamento alternativos com o objetivo de manter as operações gerais.

8. Quando possível, atribua trabalho a técnicos internos

Como reparos podem ser caros, é melhor buscar a forma mais econômica de realizá-los. Empresas grandes com numerosos ativos provavelmente acharão que ter seus próprios técnicos internos é a solução mais acessível em termos de economia de tempo e custo geral. Técnicos internos estão prontamente disponíveis, minimizando o tempo de inatividade dos equipamentos. Usando essa abordagem, gestores de manutenção podem gerenciar responsabilidade, monitorar tempo de conclusão, registrar custos de mão de obra, bem como observar tendências de reparo e planejar o futuro. Para operações pequenas, pode ser mais econômico usar técnicos terceirizados em vez de contratar prestadores de serviço internos. Ao ter várias peças de equipamentos atendidas de uma vez (ao utilizar um programa de manutenção preventiva), a terceirização de serviços torna-se uma escolha ótima.

9. Acompanhe despesas externas de fornecedores e vendedores

Em um esforço para avaliar se um técnico de reparo interno é justificado, acompanhar despesas externas de fornecedores e vendedores junto com o custo de tempo de inatividade do equipamento pode ser útil. Quando os custos de utilização de serviços de reparo terceirizados (incluindo compra de suas peças) excedem o custo de contratar um técnico da equipe, a solução fica clara.

10. Acompanhe e registre todos os custos, peças, suprimentos, mão de obra, contratados externos

Ao avaliar custos operacionais gerais, os custos relacionados a suprimentos, mão de obra e contratados externos são fatores importantes a considerar. Ao rastrear esses custos ao longo do tempo, gestores de manutenção podem tomar decisões informadas sobre como melhor alocar fundos e recursos no futuro.

Conclusão

Manter os equipamentos de uma empresa funcionando eficientemente é provavelmente o objetivo mais importante dos gestores de manutenção. Simplificar e agilizar ordens de serviço é um meio de atingir essa meta. Conhecer os ativos de uma instalação e suas localizações, desenvolver um plano de manutenção preventiva programado, criar modelos padronizados de ordens de serviço e incorporar tecnologia de dispositivos móveis pode minimizar erros e tempo de inatividade desnecessário de equipamentos. Além disso, essas estratégias ajudam a estender a vida útil dos equipamentos e melhorar a gestão de tempo e utilização de mão de obra e, por fim, reduzir custos gerais e aumentar margens de lucro. Encontrar o veículo ideal de ordens de serviço, seja uma planilha ou software de ordens de serviço, é um primeiro passo importante para atingir eficiência operacional.