Atingindo o potencial total de automação - modelo operacional de automação (parte 3)

Nota do editor:este é o terceiro artigo de uma série de três partes. Comece a série lendo Benefícios de um modelo operacional de automação (parte 1) .

Na parte três desta série (este artigo), nos voltamos para o principal ponto de inflexão em que a automação cruza um limite e se espalha rapidamente para atingir todos os funcionários. O ponto de inflexão é a automação em escala, mas personalizada para o indivíduo.

Alcançar escala significa que o centro de excelência em automação (CoE) está construindo automações que:

• 
  Abrange vários departamentos
  
• 
  Abrange aplicativos corporativos
  
• 
  Empregar várias tecnologias, como inteligência artificial (IA) e chatbots
  

Mas o verdadeiro avanço é capacitar todos os funcionários a usar, criar e se beneficiar da automação.

A UiPath prevê permitir que cada cliente entregue 'um robô para cada pessoa' em sua organização. Um robô para cada pessoa permite que todos os funcionários trabalhem de forma mais inteligente usando robôs de software para auxiliar em suas tarefas diárias.

Para alcançar todo o potencial da automação, as organizações precisam de três dimensões trabalhando em conjunto:

1. 
   Liderança criando metas de automação para impulsionar a execução
   
2. 
   Um CoE capaz de criar automações complexas que geram grande valor
   
3. 
   Robôs de software em todos os desktops como assistentes digitais que impulsionam a adoção em massa
   

O modelo operacional de automação é um plano estruturado para executar em cada um deles simultaneamente. Ele cria alinhamento entre liderança, CoE e unidades de negócios nos seis elementos do programa mostrados na figura abaixo.

Fonte:UiPath

Sem um modelo operacional de automação, o programa pode se dissolver em uma lista confusa de projetos. A abordagem tática e baseada em projetos para automação inevitavelmente leva a casos de uso de “frutos fáceis”. Essa é uma das armadilhas comuns que impedem o dimensionamento da Robotic Process Automation (RPA). O que tenho testemunhado com mais frequência nessas situações é que o programa de automação depende quase exclusivamente da preferência de um gerente de nível médio, em vez de estar vinculado a objetivos mais amplos da empresa.

Metas do programa e plano de execução

Quando peço aos clientes que estão executando automações em escala para compartilhar o que os tornou bem-sucedidos, surge um padrão comum:

1. 
   Primeiro, eles começaram com visão executiva e planejamento
   
2. 
   Em seguida, cada líder de unidade de negócios se alinhou ao se comprometer com os resultados de negócios
   
3. 
   Por fim, os funcionários de cada unidade de negócios criaram ideias para cumprir as metas anuais
   

Por exemplo, participei recentemente de uma conversa com o diretor financeiro (CFO) de uma organização cliente da UiPath, onde ele inspirou sua equipe a adotar a automação com base em uma visão convincente do futuro. Sua visão era uma que todos podiam entender instantaneamente. Ele pediu alguns minutos para iniciar uma reunião de funcionários sobre automação. Em menos de 15 minutos, o executivo comunicou como a automação impactará a empresa:

• 
  Desempenho financeiro
  
• 
  Posição competitiva
  
• 
  Requalificação de funcionários
  

Ele também explicou como a automação os ajudará a se alinhar às tendências tecnológicas para aprimorar a experiência do cliente nos próximos cinco anos.

Após a reunião, complementei o CFO em sua abertura. Embora agradecido, ele foi rápido em apontar que alinhar a equipe no uso da automação requer mais do que uma visão.

Ele me lembrou que as empresas com grandes visões são muitas vezes derrotadas pelos concorrentes no cenário de negócios acelerado de hoje. Ele enfatizou que operacionalizar a visão significa criar metas financeiras concretas por unidade de negócios usando benchmarks externos de potencial de automação.

O CFO disse que depois de estabelecer metas anuais de automação por unidade de negócios, ele espera que cada líder de unidade de negócios as divida por departamento ou área funcional. Eles devem usar o ciclo orçamentário anual para planejar os recursos necessários para atingir essas metas.

Vamos considerar um exemplo fictício. Em nosso exemplo, o objetivo de nível empresarial é cortar US$ 250 milhões em despesas operacionais em um ano. Cada unidade de negócios deve contribuir para esse objetivo e esse requisito se espalha para os departamentos de cada unidade de negócios. No exemplo mostrado no diagrama abaixo, o primeiro departamento terá uma meta de US$ 10 milhões para contribuir para a economia de despesas operacionais (veja a primeira etapa do diagrama).



Clique na imagem acima para ver uma versão maior da imagem.

Os funcionários desse departamento podem enviar ideias de automação por meio do UiPath Automation Hub para atender ao objetivo do departamento. O UiPath Automation Hub facilita a coleta e o gerenciamento do pipeline de automação de uma organização (destacado pela etapa dois no diagrama). Isso é importante para a gestão de mudanças:se os funcionários não têm voz na criação do futuro, eles geralmente não aceitam de todo o coração a visão de futuro.

Agora aqui está o molho secreto:o CoE constrói uma “fábrica de entrega” dentro de cada departamento. A fábrica de entrega (mostrada na etapa três do diagrama acima) pode aumentar ou diminuir com base nos objetivos da organização. A fábrica de entrega também pode levar em consideração a urgência da organização para atingir os resultados de negócios desejados. A fábrica pode ser equipada usando:

• 
  Recursos CoE como um serviço compartilhado para a unidade de negócios
  
• 
  Consultores externos contratados sob demanda
  
• 
  Desenvolvedores full time contratados diretamente dentro da unidade de negócios
  
• 
  Desenvolvedores cidadãos que constroem automações para sua equipe (além de seu trabalho diário)
  

Eu a chamo de fábrica porque é onde o valor é produzido, o que ajuda a impulsionar o resultado comercial do departamento. Para os propósitos do nosso exemplo, digamos que a fábrica de entregas ajude a economizar US$ 10 milhões no ano. Ao fornecer e dar suporte à automação principalmente de dentro da unidade de negócios (consulte a etapa quatro no diagrama), a unidade de negócios pode controlar seu próprio destino e se mover em seu próprio ritmo com a governança fornecida pelo CoE.

Medição de valor

Metas financeiras foram definidas para cada unidade de negócios pela liderança. Verificar.

Os dados de leitura analítica dos bots de software estão fluindo automaticamente para os painéis executivos para mostrar o progresso no cumprimento das metas. Verificar.

Os funcionários de cada departamento estão entregando valor usando a automação para atingir o objetivo do departamento. Verificar.

Na etapa cinco do diagrama acima, um conjunto padrão de métricas operacionais e financeiras é usado para medir o valor de automação realizado. Quando os líderes escolhem as métricas padrão, eles devem decidir se a “economia de custos” realmente conta toda a história. Em nosso exemplo, reduzir as despesas operacionais em US$ 250 milhões é a economia de custos.

Os executivos apreciam a economia de custos porque são imediatamente quantificáveis. No entanto, eles também entendem que a parte mais substancial do valor geralmente é mais difícil de quantificar (como redução de custos, lealdade de funcionários e redução de riscos). Desbloquear esse valor e quantificá-lo é o que eleva o programa de automação a um pilar fundamental da transformação digital.

Já vi executivos apresentarem medição de valor de automação como:

• 
  Evitação de custos :quando uma empresa aumenta a receita com um recurso de automação totalmente dimensionado, o crescimento do número de funcionários pode ser expandido em um ritmo mais lento.
  
• 
  Lealdade dos funcionários :quando os funcionários dispensam seu trabalho repetitivo e baseado em regras usando RPA, eles liberam seu tempo para um trabalho mais significativo. Os robôs de software são como qualquer outra atividade que aumenta o moral, como programas de bem-estar para funcionários ou creches gratuitas. Todos os quais são conhecidos por reduzir o custo da rotatividade de funcionários e recrutamento.
  
• 
  Redução de risco :RPA permite que os auditores operem em um nível muito mais alto e melhora a qualidade da auditoria. Automatizar tarefas que não exigem julgamento do auditor melhora a qualidade da auditoria porque permite que o auditor se concentre em exceções para reduzir riscos. Os bots de software registram dados de log para cada ação que realizam em um processo de negócios para que os auditores amem a transparência.
  

As economias de “custo suave” acima não incluem outros impulsionadores de valor, como impactos positivos na receita e na experiência do cliente, que geralmente podem ser os principais impulsionadores da automação. Pela minha experiência, os executivos vão querer quantificar essas melhorias leves de custo e geradores de valor de receita de forma conservadora e comunicá-los lado a lado com as economias diretas nas despesas operacionais.

Expansão adicional da unidade de negócios

Na etapa seis do diagrama, os insights sobre valor são usados ​​pelo patrocinador executivo para compartilhar os sucessos de automação com outros líderes de departamentos. Normalmente, esses departamentos desejam configurar seus próprios programas de automação. Quando o CoE habilita uma nova unidade de negócios, o modelo operacional de automação é o modelo de interação entre a unidade de negócios e o CoE que serve como um acordo sobre como operar e construir sua própria fábrica de entrega.

Enxágue e repita para cada departamento ou área funcional sucessiva. Isso cria aquele ponto de inflexão (do qual falei no início deste artigo) em que a automação se expande rapidamente em toda a organização.

Leitura relacionada :Como evangelizar o RPA em sua organização

Estrutura da organização

No meu blog Empowering Every Employee To Be An Automation Hero, apresentei a ideia de que uma grande mudança na influência está prestes a ocorrer. Nessa mudança, os funcionários mais próximos dos processos de negócios terão o poder de assumir progressivamente um papel central no programa de automação:

• 
  Como enviar ideias de automação
  
• 
  Documentar a tarefa ou etapas em um processo
  
• 
  Fornecendo eficiência operacional usando automações diariamente com robôs de software em seus desktops criados por desenvolvedores profissionais
  
• 
  Criação de automação de tarefas simples para si ou para outras pessoas em sua equipe (desenvolvedor cidadão)
  

De fato, alguns clientes inovadores gamificaram completamente esse processo com o CoE concedendo prêmios e reconhecimento a colaboradores não técnicos pelas principais ideias e automações.

A estrutura organizacional muda com a maturidade do programa de centralizado para “federado”. Isso significa que, à medida que os funcionários das unidades de negócios ganham progressivamente mais capacidade, a equipe centralizada do CoE muda seu estatuto para oferecer suporte à qualidade, governança e controles da solução, em vez de apenas desenvolvimento.

Por exemplo, tenho um cliente que tem um CoE de TI separado e um CoE de unidade de negócios de finanças. Eles começaram com um CoE centralizado, mas com o tempo mudaram a estrutura da organização para um modelo mais federado porque o departamento financeiro se tornou mais maduro e capaz. A unidade de negócios de finanças viu o valor em controlar seu próprio destino e priorizou o financiamento para contratar sua própria equipe.

O CoE em TI existe para fornecer controles e conformidade para finanças, mas atende as outras unidades de negócios fora das finanças que não têm o mesmo nível de equipe de maneira mais prática.

Qualidade da solução

Nem todas as ideias de automação submetidas ao CoE serão substanciais o suficiente para serem priorizadas para implementação. Qualquer ideia que tenha sido submetida e não automatizada é um ponto problemático não resolvido.

Ao habilitar as unidades de negócios conforme descrito acima, você pode eliminar esses pontos problemáticos. No entanto, em todos os casos, o CoE estará envolvido no controle e garantia de qualidade. O CoE é responsável por fornecer padrões, modelos e metodologias para o resto da organização.

Garantir a qualidade da solução pode ser uma área de atrito entre o CoE e os desenvolvedores individuais nas unidades de negócios que estão inovando para ajudar a gerar resultados de negócios. Uma abordagem bem-sucedida que tenho visto é que o CoE se envolve trabalhando com os departamentos de RH ou de aprendizado para fornecer treinamento como planos de aprendizado individuais com níveis de certificação específicos.

Os CoEs vão querer criar uma biblioteca de componentes reutilizáveis ​​compartilhados por meio do UiPath Automation Hub. Eles fornecem maneiras padrão de realizar tarefas que podem ser repetidas, como fazer login em um aplicativo com controles de segurança adequados. Os desenvolvedores das unidades de negócios podem começar consumindo esses componentes reutilizáveis ​​certificados pelo CoE para construir automações com alto grau de qualidade.

Governança e controles

Embora essa abordagem ao modelo operacional de automação dê grande autonomia a cada unidade de negócios, o CoE deve fornecer uma função de governança e controle. Por exemplo, um caminho para a produção de soluções incluirá portões de fase para garantir a qualidade do código e a conformidade com todas as políticas e padrões.

Aqui estão alguns exemplos de como os controles CoE ajudam a criar um modelo de interação entre departamentos para escalar rapidamente:

• 
  Visibilidade instantânea de todos os projetos de automação para evitar trabalho duplicado ou trabalho em silos
  
• 
  Identificando as automações de alto valor criadas por unidades de negócios individuais para compartilhamento
  
• 
  Verificações de qualidade de quaisquer automações desenvolvidas pelo cidadão destinadas ao consumo de outros
  

Como esta série de três partes demonstrou, as empresas mais ambiciosas giram para transformar o modelo operacional de automação em uma estrutura genuína para negócios digitais. Embora as oportunidades mais amplas de automação possam ser universais, as estratégias reais e as necessidades operacionais em uma unidade de negócios, departamento ou região podem ser muito diferentes de outra.

Em escala, a automação não está mais sendo conduzida apenas por profissionais de RPA no CoE. Você alcançou a escala com sucesso quando todos os funcionários podem aproveitar essas inovações com seu próprio assistente digital. O assistente digital é um robô assistido que serve como mecanismo de transformação digital em todos os desktops.

Se você estiver pronto para tornar o modelo operacional de automação real em sua organização, recomendo levar uma semana para iniciar o programa.

Comece nosso curso de Fundamentos do Modelo Operacional de Automação de três dias, ministrado por instrutor. Ele fornecerá as ferramentas para otimizar seu investimento em automação e uma compreensão detalhada das descrições e definições de componentes, interações e processos principais. O curso é seguido por um workshop inicial de dois dias para permitir que os participantes usem suas novas habilidades para aplicar às necessidades exclusivas de sua organização em tempo real. E nossa equipe de Consultoria de Automação fornece assistência no ambiente de oficina prescrito. Entre em contato conosco para saber mais sobre esses cursos.