Acelere a transformação digital com o Flywheel de Automação: construa um programa de automação auto-sustentável

Como alguém que tem a sorte de passar tempo com líderes de automação de grandes empresas, notei uma nova tendência emergir.

Agora, eles estão falando sobre como escalar seus programas de automação além dos gargalos de processo mais óbvios que provaram que RPA é real. No entanto, muitas empresas não sabem como projetar sistematicamente um sistema para descobrir o que automatizar a seguir.

Mas existe uma nova maneira de gerenciar automação que pode ajudar você a cruzar o abismo e criar um programa auto-sustentável. Neste post, eu o levo através do conceito do "flywheel de automação" e ajudo você a entender como ele está ajudando inovadores a escalar seus programas mais rápido.

O conceito de flywheel tornou-se popular nos últimos anos na literatura de negócios. Talvez o exemplo mais famoso seja o flywheel da Amazon, que a empresa mapeou em 2001. Conforme descrito no livro de Brad Stone, The Everything Store.

Parece algo assim:

Fonte

O flywheel de automação é um padrão similar que descreve como o consumo de automação leva a novas ideias para automação, e finalmente a criação de automações por usuários finais que alimentam o programa e giram o flywheel ainda mais rápido. Ao fazer isso, há ainda mais ímpeto para automação à medida que se torna mais difundida na organização.

Aqui está uma visão de como o flywheel de automação se parece.

Este é apenas o quadro final com todos os elementos juntos. Assista ao vídeo — ele mostrará como aplicá-lo à sua empresa. Depois volte ao post e eu explicarei o que está acontecendo em mais detalhe.

Ok – vamos percorrer passo a passo.

Passo 1: O Centro de Excelência (CoE) constrói automações

O flywheel começa com uma abordagem top-down apresentando uma equipe centralizada construindo automações para a empresa em geral. Automações são escolhidas pela escala de impacto e ROI que têm na organização.

Os processos selecionados para automação geralmente têm gargalos bem conhecidos. Tipicamente acontecem frequentemente, têm baixa variância na execução, e são facilmente automatizados. Estes tipos de automação são as frutas de fácil alcance para o CoE. Elas trazem enorme valor.

O processo de determinar quais tarefas automatizar geralmente envolve algum tipo de análise de ROI. No passado isso era frequentemente feito em planilha — hoje, clientes usam UiPath Automation Hub, que possui todas as ferramentas necessárias para analisar ideias de automação.

Um exemplo simples de automação top-down é processamento de faturas. Pagar uma fatura de fornecedor é uma tarefa frequente — acontece talvez dezenas de milhares de vezes por mês. Há muito pouco valor agregado em fazer o trabalho, e é rotineiro.

Ninguém gosta de processar faturas, mas é um trabalho que deve ser feito. O CoE calcula o valor de cada automação potencial, e as ranqueia para decidir no que trabalhar.

Estas automações de processo iniciais são tipicamente automações não supervisionadas. Automações não supervisionadas frequentemente rodam em segundo plano sem interação do usuário mas colocam o flywheel em movimento.

Passo 2: O CoE fornece automação aos funcionários

Em seguida, empresas criam automações supervisionadas. Estas são entregues aos desktops dos funcionários via UiPath Assistant. As automações são iniciadas por ou trabalhadas em tandem com o funcionário.

Por exemplo, imagine um contact center onde, uma vez que um atendente começa a falar com um cliente, um robô navega pelos vários sistemas para coletar toda a informação sobre o cliente (ex: sua última compra, status de envio atual). Antes do RPA, atendentes tinham que trabalhar em muitos sistemas diferentes enquanto falavam com um cliente para trazer estes dados — mas com uma automação supervisionada, um robô pode fazer tudo por eles.

Passo 3: Funcionários usam automação

Uma vez distribuídas, os funcionários simplesmente começam a usar as automações.

Trabalhar com robôs tipicamente leva a um momento de epifania para funcionários. Antes desta experiência, eles podiam ter medo de robôs de software ou não entendiam como deviam trabalhar com automações. Mas uma vez que começam a ver como automações tornam sua vida mais fácil, começam a adotá-las mais facilmente.

O que acontece a seguir é como o flywheel começa a ganhar ímpeto.

Passo 4: Funcionários submetem ideias ao CoE

Uma vez que funcionários entendem como automações funcionam e como automações tornam uma parte de seu trabalho melhor, eles querem mais delas. Eles querem automações para outras partes de seu trabalho. Veem que ninguém foi demitido (robôs não tiraram seus empregos), então ficam confortáveis e começam a compartilhar ideias para processos que podem ser automatizados.

Vamos dizer, por exemplo, sou gerente de um departamento e o CoE me deu um robô para reunir dados diários de muitos sistemas e importar os dados para criar um relatório no Microsoft Excel. Adoro meu Robô de Relatório. Quero mais robôs iguais a ele. Tenho algumas ideias que compartilho com meu CoE.

Por exemplo, após o CoE lançar as primeiras cinco automações na State Auto Insurance Companies, funcionários voltaram com uma lista de mais de cem ideias para automações para substituir trabalho mundano que não queriam mais fazer.

Passo 5: CoE constrói automações

Graças às sugestões dos funcionários, o CoE tem novas ideias para automações construir. Ideias que eles nunca teriam pensado. Mas são ideias de automação de processo com tremendo potencial. O CoE analisará as ideias de automação e construirá as que tiverem maior ROI.

Como você pode ver, voltamos ao início. Eles lançam essas automações para funcionários e o flywheel de automação continua ganhando velocidade.

À medida que o flywheel de automação começa a ganhar velocidade, os benefícios do programa começam a emergir claramente:

• Aumento de produtividade
• Funcionários mais felizes
• Clientes mais satisfeitos

Vendo o valor e ROI, a empresa investe ainda mais no programa de automação e a roda continua girando.

Então, algo incrível acontece.

Há um avanço que aciona outra engrenagem no flywheel. Alguns funcionários ficam tão encantados com as possibilidades da automação que começam a mexer com automações de processo eles mesmos. Eles constroem automações para melhorar seus próprios fluxos de trabalho pessoais. Olham para a forma como trabalham e veem 10 minutos aqui, ou 20 minutos ali, que podem ser economizados por robôs de software fazendo o trabalho por eles.

Passo 6: Desenvolvedores cidadãos constroem suas próprias ideias

Estes funcionários — que geralmente são um pouco mais tecnicamente hábeis — são conhecidos como desenvolvedores cidadãos. Eles baixam UiPath StudioX e começam a criar. StudioX é uma ferramenta sem código que torna fácil para desenvolvedores cidadãos automatizar suas tarefas de trabalho mundanas. Não leva muito para aprender como fazer isso. A maioria das pessoas está pronta para ir após um único dia de treinamento.

Agora, seus robôs são carregados tanto com as automações fornecidas pela empresa quanto com as que eles construíram eles mesmos. Por exemplo, podem ter a automação de processamento de faturas descrita anteriormente, uma automação 'iniciar meu dia' que os loga em todos seus aplicativos e organiza seu calendário, e então algumas automações menores que são únicas para eles.

Passo 7: Submeter o código ao CoE

Para garantir que são seguros e protegidos, as automações personalizadas são submetidas ao CoE.

Passo 8: CoE governa automações

O CoE também aplicará outras formas de governança. Por exemplo, adicionarão funcionalidade se necessário ou ajustarão para corresponder a melhores práticas. Também avaliarão a utilidade das automações para outros. E aqui é onde giramos o flywheel de automação ainda mais rápido.

Passo 9: CoE fornece automações aos funcionários

Quando um desenvolvedor cidadão cria uma automação que pode ser distribuída pela empresa, então o flywheel pega mais uma marcha. O CoE está tendo ideias e construindo automações para todos, funcionários estão submetendo ideias para o CoE construir, e agora você tem funcionários construindo automações também.

Isso pode ter impacto massivo na organização. Por exemplo, a Nielsen acabou de distribuir uma automação para 3.000 funcionários que foi originalmente criada por um funcionário na Polônia para si mesmo.

Neste ponto, o programa de automação está zumbindo. O fenômeno do flywheel está ajudando a trazer à tona um número massivo de ideias de automação, e desenvolvimento de robôs está espalhado pela empresa à medida que funcionários entram no jogo sugerindo ideias e construindo suas próprias automações.

O flywheel permite que RPA se torne o acelerador da transformação digital à medida que trabalho é convertido de fluxos de trabalho manuais, cross-aplicação, dirigidos por humanos para fluxos de trabalho digitalizados, automatizados, orquestrados por humanos. A empresa evoluiu, e as velhas formas de trabalhar são memórias distantes. Mais importante, os desafios de escalar programas de automação e cruzar o abismo desapareceram. Tudo se sustenta sozinho.

Não nos aprofundamos muito em produtos aqui neste post. Em vez disso focamos no conceito. No entanto, voltarei com uma parte dois que mostra como a Plataforma UiPath pode ajudar você a colocar seu flywheel em marcha.

Pronto para criar um flywheel de automação na sua empresa? Entre em contato para descobrir como podemos ajudar.

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