Como os gigantes do setor planejam e obtêm os benefícios de RPA

Planejar e obter os benefícios da RPA é um processo em si - e há três coisas que vale a pena considerar ao longo do caminho.
Para obter o máximo de uma solução de RPA, é preciso pensar muito para decidir quais processos automatizar. Você precisa identificar quais oportunidades de automação apresentam mais valor e, em seguida, medir os benefícios.

Trabalhando com a Jaguar Land Rover como consultor, tenho visto um acúmulo contínuo de oportunidades de automação dentro da empresa. As pessoas vêm até nós e pedem que os processos sejam automatizados – e antes de dizermos sim, precisamos decidir quais são os benefícios para a Jaguar.

Planejar e realizar os benefícios da RPA é um processo em si – e há três coisas que vale a pena considerar ao longo do caminho.

Determinar os objetivos principais

Antes de escolher um processo para automatizar, é útil categorizar se a oportunidade é realmente benéfica para o negócio com base no que você deseja alcançar.

Por exemplo:

• Você quer economizar tempo? Em caso afirmativo, considere quanto tempo levará para implementar e avalie quanto tempo isso economizará para a empresa em geral.
• Qual ​​é a porcentagem de casos que o robô será capaz de processar? Se a equipe for obrigada a lidar com esses casos excepcionais, será realmente alcançada uma economia?
• Você está enfrentando desafios de conformidade? O RPA pode ser um facilitador para controlar seus processos, e os robôs realizarão a tarefa da mesma maneira todos os dias.
• Você quer ver análises? A automatização de processos pode melhorar a visibilidade dos dados ao produzir registros de processo auditáveis ​​e claros.

Você deseja melhorar o envolvimento dos funcionários, aprimorando o equilíbrio entre vida profissional e pessoal? Processos de automação específicos podem eliminar tarefas longas da equação e aumentar a retenção de funcionários, pois eles não se sentirão sobrecarregados.

A linha inferior é – você realmente não quer automatizar tudo. Escolher os processos certos ajudará você a identificar as melhores maneiras de medir o sucesso – pois você terá um objetivo claro para comparar.

Envolva todas as partes interessadas

Você precisará envolver as pessoas ao implementar uma solução de RPA. Muitas empresas tratam o desenvolvimento de RPA como uma atividade em silos, assumindo que as comunicações só precisam ser feitas entre a equipe de implementação e o SME de processo único (ou apenas dentro da própria equipe de RPA).

No entanto, incentivar o engajamento em uma escala mais ampla pode tornar possível a medição (e o sucesso) da RPA.

Mas primeiro, pergunte a si mesmo:quem são as pessoas que fornecem esses dados? E quem retira os dados do processo? Você precisa determinar quem está levando os dados “upstream” e recebendo as saídas “downstream” e envolver essas partes na determinação do que desejam da solução. Se as pessoas upstream não fornecerem os dados da maneira que o robô espera, a solução terminará antes de começar.

Uma ênfase ainda maior é colocada no engajamento das pessoas quando você considera o fato de que é impossível automatizar 100% de um processo. Em algum momento, sempre haverá casos únicos que exigem decisão consciente e interação humana.

Empurrar a solução ao vivo o mais rápido possível não é a resposta. Você precisa de pessoas envolvidas com o processo antes, durante e depois para ver os resultados que você pode medir.

Medir e criticar os resultados

Por fim, você deve observar o que seus processos automatizados estão produzindo em relação às horas gastas na implementação.

A solução está atingindo o nível que você esperava? Se não, você precisa considerar algumas das possíveis razões.

Isso pode voltar a uma falta de engajamento dentro da equipe. Por exemplo, alguns membros da equipe podem estar relutantes em usar o robô ou não o estão utilizando corretamente – e você precisa verificar os motivos antes de incentivá-los a ajustar suas práticas.

Você também precisa ver quantos casos um robô pode estar rejeitando. Se 40 casos estão sendo executados em um dia típico, isso não significa que todos eles estão passando ilesos.

Se os resultados não forem exatamente o que você pensou que seriam, pode haver um erro ao longo do caminho que está forçando o robô a recuar (o que significa que 40 casos não são realmente 40 casos).

O jeito certo de planejar e entregar RPA

Levar em consideração o que foi dito acima ajudará você a investir tempo no lugar certo quando se trata de sistemas RPA.

Se você está fazendo isso pela primeira vez ou constatando que suas soluções de RPA não estão fornecendo os benefícios esperados, os parceiros de entrega de RPA podem ajudá-lo a superar os desafios da implementação de uma solução.
A automação pode ser rastreada, medida, gerenciados e alterados para garantir o sucesso sustentável – você só precisa ter certeza de que está levando em conta os objetivos, as partes interessadas e os resultados.

Escrito por Fred Grover, Consultor Sênior, Robiquity