Maximizar Sucesso de RPA: Como Líderes da Indústria Planeiam e Entregam Benefícios Tangíveis

Planear e realizar benefícios de RPA é um processo em si — e há três coisas que vale a pena considerar ao longo do caminho.

Para tirar o máximo de uma solução RPA, muito pensamento precisa de ir para decidir que processos automatizar. Precisam de identificar que oportunidades de automação apresentam mais valor e depois medir os benefícios.

A trabalhar com a Jaguar Land Rover numa capacidade de consultoria, vi um backlog contínuo de oportunidades de automação dentro da empresa. Pessoas vêm ter connosco e pedem processos a automatizar — e antes de dizermos sim, precisamos de decidir quais são os benefícios para a Jaguar.

Planear e realizar benefícios de RPA é um processo em si — e há três coisas que vale a pena considerar ao longo do caminho.

Determinar objetivos centrais

Antes de escolher um processo para automatizar, é útil categorizar se a oportunidade é realmente benéfica para o negócio baseada no que quer alcançar.

Por exemplo:

• Quer poupar tempo? Se sim, considere quanto tempo levará a implementar e pese isto contra quanto tempo poupará ao negócio no geral.
• Que percentagem de casos o robô realmente conseguirá lidar? Se pessoal for necessário para lidar com casos excecionais, será que uma poupança será realmente alcançada?
• Está a enfrentar desafios de conformidade? RPA pode ser um facilitador para controlar os seus processos, e robôs realizarão a tarefa da mesma forma todos os dias.
• Quer ver analytics? Automatizar processos pode melhorar visibilidade de dados ao produzir logs de processo claros e auditáveis.

Quer melhorar envolvimento dos funcionários melhorando equilíbrio vida-trabalho para pessoal? Processos de automação particulares podem tirar tarefas longas da equação e aumentar retenção de pessoal pois não se sentirão sobrecarregados.

A linha final é — não querem realmente automatizar tudo. Escolher os processos certos ajudará a identificar as melhores formas de medir o sucesso — pois terão um objetivo claro para comparar.

Envolver todos os stakeholders

Vão precisar de envolver pessoas ao implementar uma solução RPA. Demasiadas empresas tratam desenvolvimento RPA como atividade isolada, assumindo que comunicações só precisam de ser feitas entre equipa de implementação e o único SME do processo (ou apenas dentro da equipa RPA eles mesmos).

No entanto, encorajar envolvimento numa escala mais ampla pode tornar medição de RPA (e sucesso) possível.

Mas primeiro, pergunte-se: Quem são as pessoas a fornecer estes dados? E quem pega dados do processo? Precisam de determinar quem está a pegar dados "upstream" e a receber outputs "downstream" e envolver estas partes a determinar o que querem da solução. Se as pessoas upstream não fornecerem dados da forma que o robô espera, a solução acaba antes de começar.

Ênfase ainda maior é colocada no envolvimento de pessoas quando considera o facto de ser impossível automatizar 100% de um processo. Em algum estágio, haverá sempre casos únicos que requerem decisão consciente e interação humana.

Empurrar a solução live o mais rápido possível não é a resposta. Precisam de pessoas envolvidas com o processo antes, durante e depois para ver resultados que podem medir.

Medir e criticar outputs

Por fim, devem olhar para o que os vossos processos automatizados estão ultimamente a produzir em relação às horas gastas na implementação.

A solução está a atingir o nível esperado? Se não, precisam de considerar algumas das potenciais razões porquê.

Isto pode voltar a uma falta de envolvimento dentro da equipa. Por exemplo, alguns membros do pessoal podem ser relutantes em usar o robô ou não o estão a utilizar corretamente — e precisam de apurar as razões antes de os encorajar a ajustar as suas práticas.

Também precisam de olhar para quantos casos um robô pode estar a rejeitar. Se 40 casos correm num dia típico, isso não significa que todos passam ilesos.

Se os resultados não são bem o que pensavam que seriam, pode haver um erro pelo caminho que está a forçar o robô a empurrar para trás (significando 40 casos não são realmente 40 casos).

O caminho certo para planear e entregar RPA

Ter em consideração o acima ajudará a investir tempo no sítio certo quando se trata de sistemas RPA.

Se está a fazer isto pela primeira vez ou a descobrir que as vossas soluções RPA não estão a entregar os benefícios esperados, parceiros de entrega RPA podem ajudar a superar desafios de implementar uma solução.
Automação pode ser rastreada, medida, gerida e alterada para garantir sucesso sustentável — só precisam de se certificar que estão a ter em conta objetivos, stakeholders e outputs.

Escrito por Fred Grover, Consultor Sénior, Robiquity