Melhorando o gerenciamento de fornecedores por meio da simplificação de aprovações

As empresas trabalham com fornecedores terceirizados por vários motivos. Quer usem empreiteiros para complementar a força de trabalho, expandir capacidades ou atender melhor os clientes, os fornecedores são uma parte essencial das operações diárias.

Os melhores fornecedores fazem tudo o que podem para manter seus clientes satisfeitos. No entanto, existem certos desafios dentro de cada contrato de fornecedor, como gerenciamento de contratos, entrega de pagamentos no prazo e supervisão do relacionamento. Muitos chegam a um gargalo no mesmo ponto:aprovações.

Para evitar relacionamentos danificados, perda de tempo e desperdício de dinheiro, as empresas devem descobrir como agilizar o processo de aprovação, que é um ponto de controle essencial para o gerenciamento eficaz de fornecedores.

As empresas de nível corporativo normalmente gerenciam suas operações por meio de dezenas de soluções baseadas em software como serviço (SaaS) e no local. O funcionário médio fora da I.T. muitas vezes, nunca precisa usar mais do que uma pequena fração dessas plataformas e pode rapidamente desenvolver proficiência nas poucas soluções que são realmente relevantes para seu trabalho.

No entanto, gerentes e outros líderes de negócios precisam de logins para acessar dezenas dessas plataformas, para que possam gerenciar as aprovações em cada uma. Seu trabalho diário não requer necessariamente conhecimento de plataforma, então, quando chega a hora de gerenciar as aprovações, eles não sabem como usar a plataforma ou contam com uma série de alertas por e-mail para gerenciar as aprovações. Como resultado, muitas vezes eles perdem prazos ou deixam alguns deles escaparem. Sem uma plataforma de aprovações, projetos e contratos podem ser paralisados ​​ou totalmente desfeitos - tudo porque um e-mail foi para a pasta ou caixa de entrada errada.

Cadeias de revisão complexas ou pouco claras freqüentemente causam atrasos nas aprovações, resultando em prazos de pagamento perdidos e taxas atrasadas. Com processos melhores e sistemas de aprovação fáceis de entender, as empresas podem até antecipar os pagamentos e receber um desconto pelo pagamento antecipado. Ao simplificar a cadeia de revisão e implementar melhores soluções para gerentes e outros líderes de negócios, as empresas podem parar de perder dinheiro na forma de multas por atraso e oportunidades de desconto perdidas.

Aprovações perdidas podem desfazer semanas ou até meses de verificação e negociação com empreiteiros. Quando os pagamentos falham, os fornecedores terceirizados rescindem seu contrato com uma empresa e, sem um contrato assinado, um novo fornecedor segue em frente e encontra outro cliente para preencher sua capacidade. Em ambos os casos, o departamento que exige o fornecedor é empurrado de volta à estaca zero e pode ter que interromper as operações de negócios essenciais enquanto um novo fornecedor é identificado. O processo provavelmente ficará pior pelo simples fato de que o novo contrato deve passar pelo mesmo processo de aprovação que causou a falha em primeiro lugar. Enquanto o novo contratado ou fornecedor está sendo identificado e examinado, atrasos nas operações resultam em perda de receita e aumento do risco organizacional.

Para evitar custos adicionais associados a aprovações lentas ou perdidas, existem algumas etapas proativas que as empresas podem realizar para evitar a rescisão do contrato. Definindo claramente os relacionamentos com os contratados e tomando medidas para melhorar os processos internos, as aprovações podem ser aceleradas até o ponto em que a perda de receita relacionada à aprovação não seja mais uma preocupação.

As solicitações de propostas (RFPs) devem ser claras, articulando as necessidades da empresa desde o início do relacionamento. Eles também devem delinear as expectativas para o contratante, fornecendo definições facilmente compreensíveis de como será o sucesso durante a duração do relacionamento. Ao estabelecer diretrizes sólidas na RFP antes que um contrato seja assinado, uma empresa se prepara para selecionar um fornecedor de alta qualidade cujas capacidades e expectativas se alinhem melhor com a empresa.

Nada durante as fases iniciais do relacionamento com o fornecedor é mais importante do que o contrato. A empresa deve estabelecer marcos importantes, incluindo datas de início e término; definir requisitos operacionais e procedimentais e delinear claramente as especificações de trabalho. Ao reiterar as expectativas estabelecidas no estágio de RFP, a empresa pode demonstrar consistência ao contratante e continuar a estabelecer as bases para que seus próprios funcionários gerenciem o relacionamento de forma eficiente.

Um escopo de trabalho (SOW) é um suplemento crítico para o contrato. Quando um contrato pode não conter todas as especificações de um projeto ou tarefa em andamento, uma SOW pode criar um canal aberto de comunicação entre a empresa e seu fornecedor, estabelecendo cronogramas de pagamento e definindo claramente as responsabilidades de ambas as partes. Isso também pode ser uma oportunidade para proteger ambos, colocando limitações mensuráveis ​​na responsabilidade.

Assim que o contrato for assinado e o trabalho iniciado, a empresa deve seguir os termos descritos na RFP, contrato e SOW. Se feito corretamente, o negócio terá considerado como implementar ferramentas e processos capazes de facilitar um sistema de aprovações eficiente e poderá então se posicionar para executar esse plano. Ao acompanhar os prazos de pagamento periódicos, o trabalho concluído e quaisquer externalidades imprevisíveis que possam ter surgido durante a execução, tudo o que resta é garantir que os líderes de negócios possam acessar e assinar facilmente todas as aprovações necessárias, economizando tempo e dinheiro e preservando o fornecedor frágil relacionamentos.

Embora as relações com os fornecedores possam ser interrompidas devido a aprovações atrasadas ou perdidas, as empresas podem manter os fornecedores satisfeitos e remover o estresse das aprovações com o planejamento e os processos corretos. Como resultado, os funcionários em todos os níveis ficam livres para se concentrar em outras tarefas.

As aprovações devem ser removidas do e-mail e consolidadas em uma plataforma de aprovações corporativas de fácil compreensão, para que os gerentes e líderes de negócios possam tomar decisões com rapidez e eficiência, se preferem gerenciar aprovações usando seu dispositivo móvel, navegador de desktop ou até mesmo um ferramenta de colaboração como Slack ou Microsoft Teams. Quando as aprovações ocorrem sem problemas, elas têm um efeito profundo em garantir que uma empresa evite perdas e armadilhas potenciais em seus relacionamentos com terceiros.

Dave Charlesworth é vice-presidente de vendas da Capriza, uma plataforma de aprovação empresarial.