50 práticas recomendadas em gerenciamento de ativos de TI

O IT Asset Management (ITAM) requer a construção cuidadosa de processos de negócios que possibilitem a identificação, rastreamento e gerenciamento de ativos relacionados a TI para uma organização. Para manter a quantidade certa de controle sobre todos os ativos, é importante que uma empresa considere exatamente como implementará quaisquer ferramentas ITAM. Com considerações regulatórias, de segurança e proteção que variam entre indústrias e negócios, essas decisões são cruciais.

Com a expectativa de que o mercado global de ITAM dobre até 2026 e atinja um tamanho de mercado de mais de US$ 2 bilhões, há um enorme interesse nessas tecnologias e sistemas. Um programa de gerenciamento de ativos de TI adequadamente desenvolvido exigirá a participação de toda a força de trabalho para ser bem-sucedido. Manter registros precisos, implementar etiquetas de ativos (como etiquetas de ativos metálicas, etiquetas rígidas de ativos Metalphoto® e etiquetas de ativos de vinil invioláveis ​​e destrutíveis para impedir o roubo) e seguir planos de manutenção preventiva são apenas algumas das muitas etapas necessárias ao longo do caminho.

Neste post, reunimos 50 melhores práticas de ITAM que podem ajudá-lo a desenvolver um plano robusto de gerenciamento de ativos de TI para sua operação. Esta lista se concentra nas considerações de hardware e na melhor forma de aproveitar uma plataforma de software e uma força de trabalho engajada para monitorar e rastrear ativos críticos. Esperamos que você encontre algumas ótimas ideias e conceitos que possam melhorar sua abordagem existente ao ITAM e encontrar novas maneiras de minimizar custos e maximizar a produtividade.

• Práticas recomendadas para inventário de ativos de TI
• Gerenciando o uso de ativos de TI pelos funcionários
• Práticas recomendadas para marcação e rastreamento de ativos de TI
• Práticas recomendadas gerais de gerenciamento de ativos de TI

Práticas recomendadas para inventário de ativos de TI

1. Faça um inventário adequado de seus componentes de TI . “Agora, divida essa estrutura em seus componentes individuais de TI e como eles se relacionam com seu propósito, estratégia e visão. Crie um inventário de componentes de TI, onde você compara o que deseja que a TI faça com o que a TI já está fazendo. Crie este inventário como uma visão de alto nível do que a TI oferece, semelhante ao que você veria em um organograma. Você está procurando áreas funcionais que definem sua organização de TI.” – Joe Hertvik, Gerenciamento de Mudanças Organizacionais (OCM):Um modelo para reorganizar a TI em torno de sua visão, BMC; Twitter:@bmcsoftware

2. Elimine recursos fantasmas e zumbis . “Ativos fantasmas são perdidos/roubados ou aqueles que são mencionados em seus livros. Mas fisicamente eles não estão disponíveis. Os ativos de zumbis estão fisicamente lá, mas não são mencionados nos livros. Eles ocorreram por causa da prática de gestão de ativos não eficiente e ambos os efeitos na tributação. Por que o ativo fantasma é um problema? Porque você está pagando impostos por um ativo que não está usando.” – 7 Melhores Práticas de Gestão de Ativos para o Seu Negócio, AssetInfinity; Twitter:@assetinfinity

3. Faça um inventário adequado dos recursos "Traga seu próprio dispositivo" . “A terceira etapa é garantir que seus ativos móveis também sejam rastreados. Inicialmente, você pode não ter uma política de ITAM Traga seu próprio dispositivo em vigor, mas sempre pode começar pedindo aos usuários que registrem seus dispositivos pessoais para rastreamento de MDM. Esses dispositivos pessoais estão dentro e fora da rede doméstica e, portanto, exigem técnicas dinâmicas de descoberta de ativos.” – melhores práticas de gerenciamento de ativos de TI, ManageEngine; Twitter:@manageengine

4. Saiba quando atualizar ativos obsoletos . “Não saber quais ativos estão disponíveis para seus funcionários pode ter um impacto negativo no trabalho deles. Equipamentos obsoletos na rede podem causar lentidão em aplicativos empresariais críticos ou influenciar negativamente a experiência do usuário. Acompanhar os ciclos de vida dos ativos e encontrar maneiras de atualizá-los ou substituí-los com segurança pode ajudar a melhorar a produtividade.” – Eric Dosal, O que é gerenciamento de ativos de TI (ITAM) e por que é importante?, Compuquip; Twitter:@compuquip

5. Use um processo automatizado de descoberta de ativos . “O uso de uma funcionalidade automatizada de descoberta e gerenciamento de ativos, juntamente com a ferramenta de monitoramento de servidor e aplicativo, permitirá que uma organização veja os detalhes do inventário do computador, enquanto soluciona uma falha do servidor ou um problema de desempenho do aplicativo. A detecção do uso não autorizado e não compatível de hardware ou software por um funcionário em sua estação de trabalho corporativa também pode ser avaliada.” – O que é IT Asset Management – ​​Melhores Práticas, DataVista; Twitter:@datavista_inc

6. Considere ferramentas automatizadas de detecção de ativos . “Esses dados são armazenados em um repositório central, cuja logística nem sempre é prática, dado o tamanho das pilhas de tecnologia das organizações hoje. É por isso que softwares e aplicativos ITAM de terceiros podem ser benéficos para muitas empresas. Essas ferramentas detectam automaticamente hardware, software e ativos de rede, enquanto coletam e armazenam dados para que as empresas possam tomar decisões inteligentes e otimizar seu ROI.” – O que é gerenciamento de ativos de TI?, Workflow; Twitter:@ServiceNow

7. Use ferramentas de inventário automatizado e físico . “Tanto a descoberta automatizada quanto as ferramentas de inventário físico, como a leitura de código de barras, são necessárias para garantir o gerenciamento contínuo de ativos em partes operacionais e não operacionais do ciclo de vida. Sem recursos de inventário físico, é impossível dar suporte a determinados processos e práticas recomendadas de gerenciamento de ativos de TI, como recebimento e movimentação de inventário (físico). – Gerenciamento de ativos de TI:é tudo uma questão de processo, provance e Gartner. Twitter:@Provance

8. Adote práticas de planejamento estratégico de estoque . “Quando você acompanha o inventário que tem em sua infraestrutura de TI, fica mais fácil planejar gastos futuros com ativos. Sem saber o que existe atualmente em seus sistemas de usuário final – hardware e software – é muito difícil planejar um orçamento de compras. Você pode realmente acabar adquirindo mais ativos e aqueles que não são necessários. O gerenciamento de ativos centralizado e simplificado permite que você verifique toda a sua rede e liste quais hardwares e softwares seu sistema está usando.” – Vinod Mohan, Benefícios e melhores práticas de gerenciamento de ativos de TI, Solarwinds; Twitter:@solarwinds

9. Não se esqueça da disposição de ativos de TI . “A disposição de ativos de TI (ITAD) é um negócio construído em torno do descarte seguro e ecologicamente responsável de produtos de TI obsoletos, desatualizados ou indesejados. Frequentemente ignorado até mesmo por organizações com departamentos de TI robustos, o ITAD pode ser um dos mais fortes geradores de valor associados ao gerenciamento de ativos de TI, pois permite que as organizações recuperem custos significativos ao descartar equipamentos de TI que não são mais necessários. As organizações podem alavancar seu sistema de gerenciamento de ativos de TI para manter registros de uso de vários equipamentos de TI, determinando quando o equipamento precisa ser substituído.” – Mike Bollman, Gerenciamento de Ativos de TI 101, Cherwell; Twitter:@Cherwell

10. Mantenha um inventário centralizado . “Avaliar seu departamento de TI é o primeiro passo para um sólido processo de ITAM. Analise e registre seus ativos para criar um inventário organizado. Considere todos os aspectos de TI, incluindo data centers, computadores, ativos de nuvem e redes para criar uma compreensão geral de seus recursos disponíveis. Com o software de gerenciamento de ativos de TI, você pode rastrear facilmente seu inventário atual e adicionar novos produtos ou informações à medida que são adquiridos.” – 5 Benefícios do Gerenciamento de Ativos de TI e Melhores Práticas para o seu Negócio, Tecnologia Nearshore; Twitter:@nearshore_tech

11. Integre conformidade e governança com o ITAM . “No passado, os gerentes de ativos de TI eram vistos mais como gerentes de controle de estoque, mas essa abordagem antiga foi drasticamente transformada ao longo dos anos para agora abranger obrigações contratuais, incluindo conformidade e governança, obrigações financeiras como retorno do investimento (ROI) e custo total de propriedade (TCO) e processos de inventário, incluindo controles, práticas contábeis, proteção de marcas e questões de propriedade intelectual”. – Todd R. Weiss, Melhores práticas para gerenciamento de ativos de TI durante uma pandemia, Gerenciamento de ativos de segurança cibernética; Twitter:@AxoniusInc

12. Crie um processo formal de retirada de ativos . “Dependendo do seu país, existem várias maneiras legais e lucrativas de descartar hardware antigo. Existem organizações que vão comprar o hardware antigo da organização e depois vendê-lo como ‘recondicionado’. Há também empresas de reciclagem, organizações de caridade e escolas para as quais a organização pode doar seu hardware antigo. É importante lembrar que você precisa limpar todos os dados do hardware antes do descarte do ativo. Isso precisa fazer parte do processo de aposentadoria.” – David Foxen, The Importance of Effective HAM (Hardware Asset Management), The ITAM Review; Twitter:@itamreview

Gerenciando o uso de ativos de TI pelos funcionários

13. Evite práticas paralelas de TI entre a equipe . “Cada vez mais, aplicativos, licenças e outros ativos de TI estão sendo comprados, gerenciados e usados ​​“nas sombras”, sem o conhecimento da equipe central de TI. O software que facilita a colaboração pode manter a TI atualizada, permitindo que outras equipes sejam mais produtivas e evitando riscos e custos desnecessários.” – O que é gerenciamento de ativos de TI (ITAM)?, Atlassian; Twitter:@atlassian

14. Otimize o uso de ativos individuais . “O gerenciamento de ativos de hardware se concentra em obter o máximo dos ativos de uma organização usando ativos ociosos ou subutilizados. Use o software para manter um controle preciso de seu inventário para não gastar demais. Por outro lado, receba alertas oportunos quando o estoque atingir um limite baixo de pedidos. A criação de padrões utilizando essas informações permite que as empresas comprem apenas o necessário e evitem o armazenamento de ativos de hardware”. – 6 maneiras de o software de gerenciamento de ativos de hardware beneficiar seu negócio, AssetSonar; Twitter:@assetsonar

15. Estabeleça políticas de governança claras . “Queremos acreditar que temos processos sólidos implementados, mas nossa estrutura organizacional de TI não capacita nenhum grupo de TI a estabelecer um processo sólido. Ter um foco robusto na boa governança resolveria esses problemas. Os gerentes seniores precisam reconhecer que os processos falham sem governança. Estabelecimento de metas específicas para o programa que incluem a definição e gerenciamento do escopo. Mudanças na liderança e nos negócios afetarão o escopo e a prioridade. Temos que revisitar metas, políticas e processos quando as prioridades de negócios mudam.” – Patricia Adams, Melhores práticas de gerenciamento de ativos de TI para ajudá-lo a dormir à noite, Ivanti; Twitter:@GoIvanti

16. Gerencie a experiência do usuário final . “Muitas vezes, os ativos podem ser atualizados simplesmente porque os usuários solicitam substituições, já que ninguém está rastreando há quanto tempo eles estão em uso. Como alternativa, os ativos são usados ​​até quebrarem ou a frustração do usuário aumenta devido aos tempos de desempenho do aplicativo e armazenamento limitado em modelos mais antigos. Ter um sistema automatizado – com datas de atualização definidas e um que capture tíquetes e solicitações de serviço de TI – sinalizará problemas de desempenho e fornecerá uma experiência de usuário mais produtiva.” – Ian Aitchison, Quais são algumas estratégias eficazes de gerenciamento de ativos de TI?, MobiChord; Twitter:@MobiChord

17. Promova a colaboração entre os funcionários . “Fortaleça seus funcionários. Os ativos compartilhados podem ser utilizados de forma mais eficaz por meio de feedback e insights colaborativos. Além disso, os funcionários podem fornecer informações úteis sobre assuntos relacionados ao gerenciamento de ativos. Isso inclui referências à segurança do produto, desenvolvimento de habilidades e outros materiais de base de conhecimento que podem ser atualizados e referenciados pelos funcionários.” – Benefícios do Gerenciamento de Ativos de TI – Uma boa ideia para empresas, EZOfficeInventory; Twitter:@OfficeInventory

18. Capacite os funcionários a usar as informações do ITAM . “Diante de um volume esmagador de decisões críticas que precisam ser tomadas quase imediatamente, os líderes sentem o desejo de limitar a autoridade e apertar os controles. No entanto, capacitar as equipes certas e aproveitar as informações contidas em seu sistema de gerenciamento de ativos de TI é uma abordagem melhor. Nosso mundo ainda está mudando em um ritmo incrivelmente rápido, então você e seus planos precisam ser flexíveis e suas decisões precisam ser baseadas em informações oportunas e precisas.” – Posicione sua empresa para resiliência global, SunView; Twitter:@sunviewsoftware

19. Considere os impactos do trabalho remoto . “No futuro, tudo será medido de forma diferente porque os funcionários estão em casa. Seu nível de satisfação com o departamento de TI será a facilidade com que eles obtêm o hardware e os ativos de que precisam. As empresas precisam repensar as operações e o valor que desejam obter de seus sistemas digitais e de TI.” – Gerenciamento de Ativos de Hardware no Ambiente de Trabalho em Casa, AMI; Twitter:@AMITracks

20. Mantenha os funcionários informados sobre as atualizações . “Um processo eficiente de gerenciamento de ativos também garante que você possa cumprir as regulamentações relacionadas a equipamentos, bem como responder a quaisquer requisitos de auditoria. Além disso, ao alertar sua equipe sobre necessidades futuras (como atualizações de software, manutenção periódica de rotina ou dispositivos chegando ao fim da vida útil), você pode aconselhar proativamente ações para os tomadores de decisão, aumentando assim a eficiência da sua empresa.” – Como demonstrar o valor do gerenciamento de ativos de TI, SolarWinds; Twitter:@SolarWinds

21. Considere as necessidades regulatórias e de segurança . “A maioria dos funcionários que trabalham em um ambiente de escritório tem desktops fornecidos pela empresa, e as empresas são cada vez mais fornecidas com TI móvel, como smartphones e tablets. Uma solução de gerenciamento de ativos de TI ajuda a impedir roubos e transferências indesejadas, agiliza a coordenação da manutenção e permite substituições rápidas quando os ativos falham. Certas empresas e até empresas de TI que fornecem serviços de terceiros para setores altamente regulamentados podem precisar ter uma solução de rastreamento de ativos de TI que atenda aos padrões mínimos.” – Rastreamento de ativos:sistemas e soluções personalizadas para monitorar e rastrear ativos em uma variedade de setores, Camcode; Twitter:@camcode

22. Reúna feedback contínuo . “Seu processo ITAM não é estático. Procure melhorar continuamente e refinar seu processo. Mantenha uma comunicação aberta com sua equipe de ITAM designada. Solicite o feedback deles sobre como as coisas estão indo e o que eles precisam de você para operar de forma mais eficaz. Solicite feedback de funcionários fora da equipe do ITAM e pergunte como eles percebem que o programa está funcionando.” – Gerenciamento de ativos de TI bem-sucedido:5 melhores práticas, Tech Dump; Twitter:@TechDumpMN

Práticas recomendadas para marcação e rastreamento de ativos de TI

23. Mantenha informações importantes para cada recurso . “As informações armazenadas em cada ativo de hardware devem pelo menos garantir que o ativo possa ser identificado de forma exclusiva. Para otimizar os ativos de hardware, os administradores de TI precisam manter informações adicionais sobre garantia, contratos de suporte, manutenção e outras variáveis. O gerenciamento de ativos de hardware também precisa incluir dados para dar suporte ao SAM.” – Como Gerenciar Efetivamente Seu Inventário de TI, Comparesoft; Twitter:@comparesoft

24. Acompanhe todo o ciclo de vida dos ativos de TI . “Um dos principais processos do IT Asset Management é acompanhar o ciclo de vida completo de seus ativos. Isso inclui solicitações de funcionários para um novo ativo, aprovação de gerenciamento, aquisição, provisionamento, reciclagem e aposentadoria. Uma estratégia de ITAM ajuda a estabelecer os procedimentos adequados para que esses processos se desenvolvam sem problemas. O gerenciamento de todas as partes do ciclo de vida dos ativos ajuda a TI a fornecer aos funcionários um serviço de qualidade e os mantém informados para tomar as decisões corretas.” – O que são processos de gestão de ativos de TI?, Vizor; Twitter:@VIZOR_cloud

25. Entenda o verdadeiro custo de cada ativo . “Todo ativo tem um custo, e o dinheiro é a linguagem dos negócios. Integre o ITAM com o gerenciamento financeiro de TI para ganhar mais respeito do resto do seu negócio. Você poderá comunicar os custos regularmente por meio de faturas de showback ou estorno e usar o gerenciamento financeiro para gerenciar a demanda e impulsionar uma cultura de consciência de custos.” – Brian Hollandsworth, 10 dicas sobre como vencer o desafio de gerenciamento de ativos de TI, Network World; Twitter:@networkworld

26. Padronize sua definição de ativos de TI . “Equipamentos e softwares de TI não padronizados podem custar muito dinheiro a uma organização. Isso faz com que a equipe de TI seja menos produtiva porque não tem experiência no gerenciamento de ativos fora do padrão, de modo que cada problema resulta em um processo de aprendizado. A aplicação de padrões aos ativos de TI não apenas torna a equipe de TI mais produtiva, como os usuários também são mais produtivos ao interagir com sistemas e dados com os quais estão familiarizados.” – O que é Gerenciamento de Ativos de TI?, Freshworks; Twitter:@freshserviceapp

27. Contabilize e minimize a perda de hardware . “Outros custos incluíram detecção, perícia, perda de produtividade, perda de propriedade intelectual, violação de dados e despesas legais, de consultoria e regulatórias. Quase metade (46%) dos laptops desaparecidos continham dados confidenciais. O número de laptops perdidos e os custos associados são provavelmente maiores hoje do que há uma década. O problema é agravado pelo número recorde de funcionários trabalhando em casa usando uma variedade crescente de dispositivos.” – O papel crítico do gerenciamento de ativos de TI em um mundo de trabalho remoto, Technologent; Twitter:@technologent

28. Comece com um subconjunto de recursos . “Começar com um subconjunto menor dá a você a chance de selecionar os ativos com maior impacto, ex. estações de trabalho. Mas visando estações de trabalho, você pode colocar esses processos na primeira etapa em ação e ver como eles funcionam. Você pode desenvolver uma melhor relação de trabalho com a equipe de suporte e o service desk em torno das situações “O que fazer se”. Depois que todos os problemas forem resolvidos, você poderá começar a gerenciar o próximo subconjunto de ativos da sua lista. O próximo lote será mais tranquilo e você poderá acelerar o gerenciamento desses ativos mais rapidamente.” – Yvette Mathews, Dicas para uma gestão eficaz de ativos de TI, ITS; Twitter:@ITS_Partners

29. Use códigos de barras para melhorar a alocação de ativos . “Juntamente com o sistema de check-in/check-out, um scanner de código de barras tem a capacidade de sugerir automaticamente a localização do ativo com base na função, cargo ou departamento do novo usuário. Por exemplo, Demi, do RH, precisa emprestar um laptop por três dias. Com base em seu departamento, o fluxo de trabalho de check-out sugere a localização do ativo na Sala 305, que é a localização do RH. Como resultado, você sempre sabe quem tem o quê e onde está. Manter o controle da localização de ativos garante que as organizações mantenham o controle sobre seu programa de empréstimos.” – Aumente a eficiência do gerenciamento de ativos de TI com leitores de código de barras, Vizor; Twitter:@VIZOR_cloud

30. Selecione métricas importantes para acompanhar . “Além de informações gerais, como fornecedores, dados de configuração de rede, locais, informações de usuários, licenciamento, informações de compra e descarte e informações financeiras, as principais métricas vinculadas aos seus objetivos devem ser identificadas para relatórios. Por exemplo, se o objetivo é melhorar as decisões de compra, rastreie métricas como taxa de depreciação de ativos, custo médio de manutenção e multas médias por violação de arrendamento pagas.” – Farida Ali, 7 MELHORES PRÁTICAS PARA GESTÃO DE ATIVOS DE TI (ITAM), Dinâmica; Twitter:@DynamicFutureIT

31. Decida se os ativos de TI devem ser gerenciados ou não . “De acordo com os riscos a eles associados, os ativos de TI devem ser classificados como gerenciados ou não gerenciados. A primeira categoria deve incluir laptops, desktops, dispositivos móveis, servidores. Estes devem ser verificados diariamente. A categoria não gerenciada deve incluir ativos de TI que não contêm dados confidenciais – hubs, monitores, impressoras.” – Elena Georgescu, Melhores Práticas de Gerenciamento de Ativos de TI:Uma Visão Geral, Segurança Heimdal; Twitter:@HeimdalSecurity

32. Entenda a condição de cada recurso. “Esteja ciente da condição dos ativos rastreando as métricas mais importantes. Essas métricas não rastrearão apenas informações básicas; eles rastrearão os principais dados vinculados aos objetivos de negócios. Se você tiver um bom entendimento da condição do ativo, estará mais preparado para auditorias e quaisquer outros desafios inesperados que possam surgir ao longo do ciclo de vida do ativo. Isso leva a melhorias no serviço aos usuários finais, conformidade e gastos na compra e gerenciamento de ativos.” – Guia de Melhores Práticas de Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM), Crossfuse; Twitter:@crossfuze

33. Use códigos de barras e RFID para marcação de ativos . “While the serial number is a key data point for all assets, it should not be used as the standard data point for tracking and reporting purposes in isolation. Barcoding is the preferred route. This allows for a consistent, key identifier for all assets in a standard format. Bar coding also allows for a more controlled inventory. Tags can be tracked and assets visually confirmed as well as being captured within the inventory. RFID asset tags are becoming more standard in the datacentre and server environment, and also with other assets that organizations don’t want to leave the premises. Overall, having an RFID and Barcoded asset tagging solution will bring greater management and security to hardware assets.” – David Foxen, Quick guide to Hardware Asset Tagging, The ITAM Review; Twitter:@itamreview

34. Use structured documentation . “There’s more to IT asset management than just writing stuff down. That sort of flat documentation doesn’t really add a ton of value. Structured documentation does, because it enables you to link things together in meaningful ways. So you know which user has which hardware, which software and which passwords. Flat documentation can tell you that your client has ten computers. Structured documentation tells you which user has which computer, what that computer is connected to, and what they use it for. Being able to flow seamlessly through different asset types allows you to get actual value from the documentation you’re using.” – IT Asset Management Best Practices, IT Glue; Twitter:@itglue

35. Identify underused IT assets . “Underused IT assets lead to wasted time and money, preventing the most efficient flow of work and critical processes. And with all the complex multi-cloud environments, cybersecurity threats and compliance requirements to address, organizations are realizing that ITAM is now a business necessity. To reap the many benefits of ITAM, organizations should carefully vet Asset Management offerings to ensure that they contain the key elements for successful IT asset management.” – Dr. Akhil Sahai, How better asset management can take your business to the next level, ITProPortal; Twitter:@ITProPortal

General IT Asset Management Best Practices

36. Streamline hardware and software. “When managing your assets, you’ll need to have both the correct hardware and software, and you’ll need to ensure the two are well-integrated. They should work well in tandem without any compatibility issues. Your hardware is just as important as the software component within your asset management system.” – 5 Asset Management Best Practices, Wasp; Twitter:@waspbarcode

37. Plan ahead for maintenance needs . “While it’s nice to think that technology will just work the way it should all the time, that’s not practical or realistic. You should plan for maintenance—both regularly scheduled maintenance and unexpected maintenance. That could mean having one or two laptops on hand as ready-to-go replacements, or it might be as simple as having a plan for what employees should do if their tech equipment keeps them from routine tasks for a while.” – The quick guide to hardware asset management, RedNight Consulting; Twitter:@RedNightConsult

38. Protect your assets from theft . “The theft of fixed assets is a multifaceted security challenge that different types of organizations have to confront day to day. From medical devices in hospitals and computers in schools or business premises to bulldozers on construction sites and inventories in warehouses—there is the need to implement technical, physical, and logical antitheft measures to prevent the loss of expensive and business-critical tools.” – 7 Ways to Protect Fixed Assets Against Theft, GoCodes; Twitter:@gokodes

39. Conduct audits to avoid compliance penalties . “More than likely, companies that face penalty fees don’t intend to operate their IT assets outside of compliance, but the consequences are the same regardless of intent. To ensure compliance and avoid costly vendor penalties, IT Asset Managers should conduct regular internal audits to get out front of compliance risks. – Lauren Suggett, The Role of Compliance in IT Asset Management, Nitro Software

40. Review ISO standards for IT asset management . “The International Standards Organization (ISO) maintains the officially recognized standards for IT asset management. Before addressing your IT assets, examine the ISO standards, and consider the processes and IT software tools to put into place. This upfront planning is worth the effort. A successful IT asset management implementation helps you make the most of your organization’s technology adoption and growth.” – Robert Izquierdo, A Beginner’s Guide to IT Asset Management, The Blueprint

41. Consider using a configuration management database (CMBD) . “Do you have a CMDB? It’s not necessary for all organizations, but it can be a useful way to:

• Manage configuration items (Cis), including IT assets
• Understand how CIs and assets are interconnected and what services they support.
• Normalize data from multiple sources.

Be thoughtful about what data you choose to feed the CMDB. While it can be an important single source of truth, it doesn’t need to contain every piece of data you have. Only include what adds value.” – Kirstie Magowan, 7 Tips for Efficient IT Hardware Inventory Management, BMC; Twitter:@bmcsoftware

42. Govern the entire IT asset management process . “You constantly face mounting pressure to forecast and budget IT resources, cut costs, and improve departmental efficiency. To be successful, you need to control the entire asset management process, budget and risks against the desired performance of the assets. Your best shot at being efficient is to centralize this activity using a cross-functional team.” – Norm Brien, IT asset management:How to be efficient, CIO; Twitter:@CIOonline

43. Keep assets up-to-date . “The best security measure against cyberattacks is to ensure your IT hardware and software is up-to-date with the latest firewall and other cybersecurity measures. It starts with IT asset management! Regular monitoring of IT assets would keep you informed of the lifecycle of your hardware and software so that you can update them as needed.” – Haziqa Ishtiaq, How important Is IT Asset Management for an Organization?, GoodFirms; Twitter:@GoodFirms

44. Avoid unnecessary IT expenses . “After an audit, either internal or external, some stakeholders are dismayed to find a striking gap between what they thought they had at their disposal and what their assets and inventory actually are. The ability to run accurate economic, sales, and marketing models is invaluable. It makes negotiations with third parties and clients easier and more profitable. In addition, when accurate numbers are in place, decision makers can relocate, sell, update or reorganize IT assets. Any one of these options will make a tremendous difference in a company’s budget.” – IT Asset Management:Benefits and How to Get Started, Go Codes; Twitter:@gokodes

45. Consolidate IT assets . “When planning for your future technology needs, it’s important to consider cleaning up and streamlining your existing IT infrastructure. IT consolidation is a process by which redundant systems are merged together and simplified. By merging systems together, you can reduce your IT costs, streamline your support tasks and increase the overall productivity of your business.” – Planning for future technology and IT needs, RedNight Consulting; Twitter:@RedNightConsulting

46. Adopt an asset management mindset . “Asset management practices define the actions to be taken to protect and preserve technology assets – from physical locks on equipment to inventory tags. In conjunction, policy provides the “asset management mindset”. This mindset acknowledges that”technology assets are important to us and we take them seriously enough to put up with protective controls”. To realize all of the intended benefits, this mindset must be integrated into daily operations and the corporate culture — and this is achieved through adopted policy.” – Protecting Business Interests With Policies for IT Asset Management, IT Toolkit; Twitter:@ittoolkitcom

47. Apply ITAM learning to the budgeting process . “IT hardware asset management entails the tracking of physical components of computers and networks in order to create an inventory of all hardware assets in the IT department. This inventory helps you track the lifecycle of hardware including how long you’ve had components, expiration of components, etc. With this information, you can make better budgetary decisions for the future based on what you think you will need.” – What Are The Best Practices for ITAM?, Insource; Twitter:@InsourceInc

48. Carefully manage ITAM investments as a small business . “Every penny counts for small businesses, and it’s easy for many to fall into the trap where a hesitancy to invest in IT asset management costs them much more in the long-run. Getting started typically involves conducting an internal audit to identify all IT assets the organization currently owns. This can be a daunting and time-consuming job, even with tools available that can help. For that reason, outsourcing IT asset management and other IT responsibilities to a managed services provider can often be a more cost-effective and efficient solution.” – IT Asset Management Best Practices for 2021, NinjaRMM; Twitter:@NinjaRMM

49. Don’t confuse ITAM and configuration management . “In most cases, configuration information is simply not suitable or not reliable enough for IT asset management purposes. For example, Configuration Manager determines the primary user of a computer, however, this can be determined based on how the administrator has configured the setting—either most recent, frequent or primary. Similarly, using an IP address to determine a computer’s physical whereabouts isn’t always precise or accurate; few IT organizations optimize IP address subnet allocation to readily map to locations as they’re defined for IT asset management.” – Brian Field, Don’t Confuse IT Asset Management and Configuration Management, Provance; Twitter:@provance

50. Form a dedicated IT asset management team . “Select a small but knowledgeable group of IT professionals and task them to identify the organization’s needs. This core group should define the goals of the program, determine what information the ITAM process should provide, who needs the output, research available ITAM tools and establish a budget. They will need to work with other parts of the organization and have the authority to make decisions regarding the ITAM practice. Once the plan is approved, the ITAM team would be responsible for full implementation.” – Ed Cartier, IT Asset Management Best Practices, xAssets; Twitter:@x_assets