Aprimorando a Gestão de Fornecedores: Simplifique Processos de Aprovação para Parcerias Mais Rápidas e Inteligentes

Empresas trabalham com fornecedores terceirizados por muitas razões. Seja usando contratados para complementar a força de trabalho, expandir capacidades ou atender melhor os clientes, fornecedores são uma parte essencial das operações diárias.

O Gargalo das Aprovações

Os melhores fornecedores fazem tudo para manter seus clientes satisfeitos. No entanto, certos desafios existem em todo engajamento com fornecedores, como gerenciar contratos, entregar pagamentos pontuais e supervisionar o relacionamento. Muitos atingem um gargalo no mesmo ponto: aprovações.

Para evitar relacionamentos danificados, tempo perdido e dinheiro desperdiçado, as empresas devem descobrir como simplificar o processo de aprovações, que é um ponto de controle essencial para uma gestão eficaz de fornecedores.

O Problema das Múltiplas Plataformas

Empresas de nível empresarial tipicamente gerenciam suas operações através de dezenas de soluções baseadas em software-as-a-service (SaaS) e on-premise. O funcionário médio fora de TI muitas vezes nunca precisa usar mais do que uma pequena fração dessas plataformas, e pode rapidamente construir proficiência nas poucas soluções que são realmente relevantes para seu trabalho.

No entanto, gestores e outros líderes de negócio precisam de logins para acessar dezenas dessas plataformas, para que possam gerenciar aprovações em cada uma. Seu trabalho diário não necessariamente requer especialização na plataforma, então quando chega a hora de gerenciar aprovações, eles ou não sabem como usar a plataforma ou dependem de uma série de alertas por e-mail para gerenciar aprovações. Como resultado, eles frequentemente perdem prazos ou deixam alguns passarem despercebidos. Sem uma plataforma de aprovações, projetos e contratos podem parar ou desmoronar totalmente — tudo porque um e-mail foi para a pasta ou caixa de entrada errada.

Consequências de Aprovações Atrasadas

Cadeias de revisão complexas ou pouco claras frequentemente causam atrasos em aprovações, resultando em prazos de pagamento perdidos e multas por atraso. Com processos melhores e sistemas de aprovação fáceis de entender, as empresas podem até se adiantar aos pagamentos e receber desconto por pagar antecipadamente. Ao simplificar a cadeia de revisão e colocar soluções melhores para gestores e outros líderes de negócio, as empresas podem parar de perder dinheiro na forma de multas por atraso e oportunidades de desconto perdidas.

Aprovações perdidas podem desfazer semanas ou até meses de verificação e negociação com contratados. Quando pagamentos falham, fornecedores terceirizados rescindem seu contrato com a empresa, e sem um contrato assinado, um novo fornecedor seguirá em frente e encontrará outro cliente para preencher sua capacidade. Em ambos os casos, o departamento que requer o fornecedor é empurrado de volta à estaca zero, e pode ter que paralisar operações essenciais enquanto um novo fornecedor é identificado. O processo provavelmente será piorado pelo fato simples de que o novo contrato tem que passar pelo mesmo processo de aprovação que causou a falha em primeiro lugar. Enquanto o novo contratado ou fornecedor está sendo identificado e verificado, atrasos nas operações resultam em receita perdida e risco organizacional aumentado.

Passos Proativos para Prevenir Rescisão de Contratos

Para evitar custos adicionais associados a aprovações lentas ou perdidas, existem alguns passos proativos que as empresas podem tomar para prevenir rescisão de contratos. Ao definir claramente relacionamentos com contratados e tomar medidas para melhorar processos internos, aprovações podem ser aceleradas ao ponto onde a perda de receita relacionada a aprovações não é mais uma preocupação.

RFPs Claros e Expectativas Definidas

Solicitações de proposta (RFPs) devem ser claras, articulando as necessidades da empresa desde o início do relacionamento. Também devem delinear expectativas para o contratado, fornecendo definições facilmente compreensíveis de como será o sucesso durante a duração do relacionamento. Ao estabelecer diretrizes fortes no RFP antes de um contrato ser assinado, uma empresa se equipa para selecionar um fornecedor de alta qualidade cujas capacidades e expectativas melhor se alinhem com o negócio.

A Importância do Contrato

Nada durante as fases iniciais do relacionamento com o fornecedor é mais importante que o contrato. A empresa deve estabelecer marcos-chave, incluindo datas de início e fim; definir requisitos operacionais e processuais, e delinear claramente especificações de trabalho. Ao reiterar expectativas estabelecidas na fase de RFP, a empresa pode demonstrar consistência ao contratado, e continuar a preparar o terreno para que seus próprios funcionários gerenciem o relacionamento eficientemente.

Escopo de Trabalho (SOW)

Um escopo de trabalho (SOW) é um suplemento crítico ao contrato. Onde um contrato pode não conter todos os detalhes de um projeto ou tarefa contínua, um SOW pode criar um canal aberto de comunicação entre a empresa e seu fornecedor, estabelecendo cronogramas de pagamento e definindo claramente as responsabilidades de ambas as partes. Isso também pode ser uma oportunidade de proteger ambas colocando limitações mensuráveis de responsabilidade.

Execução e Ferramentas de Aprovação

Uma vez que um contrato foi assinado e o trabalho iniciado, a empresa deve cumprir os termos delineados no RFP, contrato e SOW. Se feito corretamente, a empresa terá considerado como implementar ferramentas e processos capazes de facilitar um sistema de aprovações eficiente, e pode então se posicionar para executar esse plano. Ao acompanhar prazos de pagamento periódicos, trabalho concluído e quaisquer externalidades imprevisíveis que possam ter surgido durante a execução, tudo o que resta é garantir que líderes de negócio possam acessar facilmente e assinar todas as suas aprovações necessárias, economizando tempo e dinheiro e preservando relacionamentos frágeis com fornecedores.

Plataforma Unificada de Aprovações

Embora relacionamentos com fornecedores possam se romper devido a aprovações atrasadas ou perdidas, as empresas podem manter fornecedores satisfeitos e remover o estresse das aprovações com o planejamento e processos certos. Como resultado, funcionários em todos os níveis ficam livres para focar em outras tarefas.

Aprovações devem ser removidas do e-mail e consolidadas em uma plataforma empresarial de aprovações fácil de entender, para que gestores e líderes de negócio possam tomar decisões rápida e eficientemente, seja preferindo gerenciar aprovações usando seu dispositivo móvel, navegador desktop ou até uma ferramenta de colaboração como Slack ou Microsoft Teams. Quando as aprovações fluem suavemente, elas terão um efeito profundo em garantir que uma empresa previna perdas e armadilhas potenciais em seus relacionamentos com terceiros.

Dave Charlesworth é vice-presidente de vendas na Capriza, uma plataforma empresarial de aprovações.