Três razões para mudar para a fatura eletrônica

Com os processos da cadeia de suprimentos se tornando mais automatizados, muitas organizações têm a visão de digitalizar o ciclo do pedido ao pagamento. O processo geralmente é dividido em três etapas de digitalização:aquisição, recebimento de mercadorias e recebimento de fatura e pagamento.

Muitas empresas começaram a jornada, mas perdem os esforços para concluí-la. Constituintes concorrentes dificultam a realização de mudanças organizacionais. Não é incomum ter três ou quatro vice-presidentes seniores ou executivos de nível C envolvidos na iniciativa.

Esforços paralisados ​​de digitalização geralmente estão enraizados em prioridades conflitantes. Uma empresa pode dar mais ênfase ao crescimento da receita do que otimizar o fluxo de caixa ou reduzir as despesas gerais. Mas, para aqueles que buscam os dois últimos objetivos, a fatura eletrônica pode oferecer benefícios poderosos.

O recebimento de uma fatura em papel é problemático. Freqüentemente, chega em uma variedade de formatos, como arquivos PDF por e-mail, fax ou folhas de papel enviadas pelo correio. O ato de inserir as informações em um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) pode ser caro, demorado e sujeito a erros. Por outro lado, a transferência de dados de uma fatura digital via EDI ou XML para o ERP elimina a necessidade de interação humana, evita erros de entrada e acelera a aprovação e o pagamento da fatura.

Existem três outros benefícios importantes a serem obtidos, uma vez que uma fatura de entrada foi digitalizada:

Capacidade de aproveitar descontos de fornecedores. As empresas que se beneficiam de descontos para fornecedores podem acelerar o fluxo de caixa e reduzir despesas operacionais. Mas muitos não podem fazer isso porque o processo de colocar a fatura no ERP e, posteriormente, aprovado, leva muito tempo. A digitalização de faturas recebidas acelera o processo de entrada e elimina dados inválidos. O esforço elimina a possibilidade de um ERP rejeitar uma fatura porque falta um número de identificação exclusivo e não pode ser processado dentro de certos limites de tempo.

Automatização da correspondência de faturas. A maioria dos sistemas ERP tem a capacidade de automatizar a correspondência de duas ou três vias, uma vez que os dados são digitalizados. Mas aqueles com vários sistemas geralmente não conseguem automatizar a troca de dados entre sistemas internos. As empresas que não investiram em um ERP e ainda usam software de contabilidade terão dificuldade para digitalizar o processo de correspondência.

A boa notícia é que um processo de pedido ao pagamento digitalizado, usando uma empresa de integração em nuvem, pode fornecer correspondência bidirecional ou tripartida automatizada na nuvem, sem a necessidade de contar com um ERP para essa função. Uma correspondência de duas vias pode comparar a fatura com o pedido de compra, enquanto uma correspondência de três vias adiciona o recebimento de mercadorias. Qualquer discrepância na quantidade ou produto pode ser rapidamente identificada e destacada antes do pagamento. Como resultado, as empresas não estão pagando por faturas "inválidas".

Redução nas despesas de mão de obra. Além da despesa de inserir uma fatura em um ERP ou sistema de contabilidade, existem custos ocultos associados a fornecedores que buscam o status de aprovação e pagamento da fatura. Não é incomum receber várias ligações de um fornecedor sobre o pagamento de apenas uma fatura. Se o processo for digitalizado, é mais fácil produzir painéis específicos do fornecedor que mostram o status da fatura e a data de pagamento. Esses painéis digitais eliminam o custo oculto de comunicação com os fornecedores em um processo que normalmente fica oculto para eles.

Digitalizar o processo de fatura recebida oferece uma série de benefícios potenciais, alguns óbvios e outros não totalmente apreciados. Se reduzir despesas, otimizar o fluxo de caixa e melhorar o processo do pedido ao pagamento for importante para o seu negócio, investigue a digitalização das faturas recebidas.

Steve Scala é vice-presidente executivo de desenvolvimento corporativo da DiCentral, um provedor global de serviços gerenciados de integração business-to-business (B2Bi).