Top 3 Benefícios de Mudar para Faturamento Eletrônico

Com processos de cadeia de suprimentos se tornando mais automatizados, muitas organizações têm visão de digitalizar ciclo order-to-cash. O processo é frequentemente dividido em três etapas de digitalização: compras, recebimento de mercadorias, e fatura de entrada e pagamento.

Muitas empresas iniciaram a jornada, mas travam em seus esforços para completá-la. Constituintes competindo tornam difícil promover mudança organizacional. Não é incomum ter três ou quatro vice-presidentes seniores ou executivos de nível C envolvidos na iniciativa.

Esforços paralisados de digitalização frequentemente têm raiz em prioridades conflitantes. Uma empresa pode dar maior ênfase a crescimento de receita do que otimizar fluxo de caixa ou reduzir despesa total. Mas para aqueles perseguindo os dois últimos objetivos, e-invoicing pode entregar benefícios poderosos.

Recebimento de fatura em papel é problemático. Frequentemente chega em variedade de formatos, como arquivos PDF por email, faxes, ou folhas de papel pelo correio. O ato de inserir informações em sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) pode ser caro, demorado e propenso a erros. Em contraste, transferir dados de fatura digital via EDI ou XML para o ERP elimina necessidade de interação humana, evita erros de entrada, e acelera aprovação e pagamento de fatura.

Existem três outros benefícios importantes a serem obtidos uma vez que fatura de entrada foi digitalizada:

Capacidade de aproveitar descontos de fornecedores. Empresas que se valem de descontos de fornecedores podem acelerar fluxo de caixa e reduzir despesas operacionais. Mas muitas não conseguem fazer isso porque processo de colocar fatura no ERP, e subsequentemente aprová-la, consome tanto tempo. Digitalizar faturas de entrada acelera processo de entrada e limpa dados ruins. Esforço elimina prospecto de ERP rejeitar fatura porque falta número de identificação único, e não pode ser processada dentro de certos limites de tempo.

Automação de conferência de faturas. A maioria dos sistemas ERP tem capacidade de automatizar conferência de duas ou três vias uma vez que dados são digitalizados. Mas aqueles com múltiplos sistemas frequentemente são incapazes de automatizar troca de dados entre sistemas internos. Empresas que não investiram em ERP, e ainda usam software de contabilidade, terão dificuldade em digitalizar processo de conferência.

A boa notícia é que processo order-to-cash digitalizado, usando empresa de integração na nuvem, pode fornecer conferência automatizada de duas ou três vias na nuvem, sem necessidade de depender de ERP para essa função. Conferência de duas vias pode comparar fatura ao pedido de compra, enquanto conferência de três vias adiciona recebimento de mercadorias. Qualquer discrepância em quantidade ou produto pode ser rapidamente identificada e destacada antes do pagamento. Como resultado, empresas não pagam faturas "inválidas".

Redução em despesas de mão de obra. Além da despesa de inserir fatura em ERP ou sistema de contabilidade, existem custos ocultos associados a fornecedores buscando status de aprovação e pagamento de fatura. Não é incomum receber múltiplas ligações de um fornecedor sobre pagamento de apenas uma fatura. Se processo é digitalizado, é mais fácil produzir dashboards específicos do fornecedor que mostram status da fatura e data de pagamento. Tais dashboards digitais eliminam custo oculto de comunicar com fornecedores sobre processo tipicamente oculto para eles.

Digitalizar processo de fatura de entrada oferece série de benefícios potenciais, alguns óbvios e outros não totalmente apreciados. Se reduzir despesas, otimizar fluxo de caixa e melhorar processo order-to-cash é importante para seu negócio, investigue digitalizar suas faturas de entrada.

Steve Scala é vice-presidente executivo de desenvolvimento corporativo na DiCentral, provedora global de serviços gerenciados de integração business-to-business (B2Bi).