Como Garantir Preparação para Emergências no Armazém

A pandemia interrompeu negócios em todos os setores, fazendo com que uma enxurrada de regras, procedimentos e requisitos de emergência fossem reavaliados e implementados. Para muitos líderes empresariais, foi um alerta ao revelar a qualidade e o nível de preparação para emergências. Um ano depois, e os armazéns em particular ainda estão lidando com a escassez de mão de obra, precauções de segurança e outras interrupções associadas a um desastre que pode ser uma chave nas operações normais do armazém.

Tudo isso está acontecendo simultaneamente, em um momento em que o gerenciamento ininterrupto de depósitos é essencial para manter as cadeias de suprimentos funcionais, garantindo a viabilidade dos negócios e atendendo às comunidades. Embora ainda não estejamos fora de perigo, as coisas estão parecendo mais positivas. E com a vida começando a retornar a alguma versão da normalidade, as equipes de gerenciamento de warehouse podem realizar algumas etapas simples na reavaliação e implementação de um novo protocolo de preparação para emergências para evitar contratempos futuros.

Para armazéns e centros de distribuição em todo o país, a segurança é uma prioridade - talvez até mais do que a maioria dos outros locais de trabalho. Devido à natureza do trabalho, é prática padrão que regras e regulamentos sejam colocados em prática para prevenir acidentes com máquinas ou veículos, e para educar os trabalhadores sobre a melhor forma de prevenir lesões. Nenhuma instalação é realmente segura, no entanto, a menos que haja um plano de evacuação de emergência completo em vigor.

O que é um desastre?

Ninguém gosta de pensar sobre os piores cenários, mas, como vimos no ano passado, é fundamental para sua subsistência e para a saúde e segurança de seus funcionários. Ao sentar para fazer o planejamento de preparação para emergências, é importante primeiro identificar o que pode ser um desastre. Isso dependerá do tipo de negócio em que você trabalha e da localização do seu depósito. OSHA sugere situações de emergência de brainstorming.

Desastres são inerentemente inesperados, por isso é importante ser criativo e prever não apenas emergências comuns como incêndios em depósitos, mas também fontes menos óbvias de desastres. Envolver toda a equipe pode ser a diferença entre um susto e uma crise. Se você não identificar o que pode acontecer, não estará pronto quando isso acontecer.

Você está perto de uma rota de transporte de materiais perigosos? O que aconteceria se houvesse um vazamento tóxico? Você está em uma área onde ocorrem furacões? Inundações? Terremotos?

Você está preparado para potenciais acidentes relacionados ao depósito? O que você faria se houvesse um incêndio elétrico ou uma explosão acidental? Infelizmente, vivemos em um mundo em que você precisa considerar a possibilidade de que alguém possa entrar em seu ambiente de trabalho ameaçando com violência.

Independentemente de quão grande ou pequena sua empresa seja, é importante abordar as questões "e se". Como diz a Cruz Vermelha:“Desenvolver um plano de preparação para emergências é uma das decisões estratégicas mais importantes que você fará como proprietário de uma pequena empresa”.

Prepare sua equipe

Qualquer local de trabalho deve ter planos de emergência adaptados para diferentes desastres possíveis. Algumas situações podem exigir uma reunião de segurança dentro da instalação, como um tornado, enquanto um incêndio em um armazém ditaria uma evacuação para uma zona segura do lado de fora.

Quando se trata de desastres, não há chance de uma resposta adequada se você e sua equipe não forem bem treinados. Além disso, uma equipe mal preparada corre o risco de piorar o desastre. Eles podem causar danos desnecessários à propriedade e a comunidade ao redor também pode sofrer com essa falta de preparo. É fundamental, portanto, que ao planejar a segurança no depósito, você inclua preparação para emergências.

Sempre deve haver uma cadeia de comando de emergência definida antes que qualquer problema ocorra. Cada departamento deve ter um líder nomeado e um reserva que será responsável por reunir os funcionários no local apropriado. O local da reunião deve ser conhecido e acordado com antecedência, e uma contagem da equipe deve ser feita por cada chefe de seção quando o grupo chega ao local predeterminado.

Cada funcionário deve ser treinado e testado sobre os planos de emergência para evacuação do prédio. Os gerentes de depósito devem manter várias cópias desses planos visíveis em toda a instalação, e a equipe deve ser lembrada freqüentemente de onde precisam ir e o que precisam fazer. Os trabalhadores nunca devem ter permissão para voltar para dentro de um prédio evacuado ou para fora de uma zona de segurança designada até que tenham sido autorizados a fazê-lo pelo pessoal de emergência. Os administradores devem ter um plano claro para entrar em contato com essas autoridades ao primeiro sinal de uma ameaça ou desastre.

Mais importante ainda, a preparação para emergências não é um tipo de plano do tipo "defina e esqueça". Faça questão de rever os procedimentos, especialmente se você trabalha em um depósito com alta rotatividade de funcionários ou equipe sazonal. É importante revisitar, reavaliar e garantir que todos saibam o que fazer e onde estar em diferentes situações de emergência.

Seu ambiente de trabalho está sempre mudando. Diferentes épocas do ano apresentarão diversos tipos de emergências potenciais. Avalie frequentemente seu plano de emergência e faça as alterações necessárias. Vários trabalhadores devem estar em uma força-tarefa focada na preparação para emergências. As possibilidades do que pode dar errado são infinitas. Para manter toda a sua equipe preparada para emergências, inclua a conscientização sobre emergências no rodízio regular em seus momentos de segurança. Pode ser algo tão simples como pedir que cada funcionário identifique onde está o extintor de incêndio mais próximo. Isso ajuda a manter a equipe atenta às emergências.

Para ir mais longe, execute exercícios de emergência regulares, e todos devem tratá-los como se fossem reais. E, como a coisa real, é importante que você surpreenda periodicamente sua força de trabalho com esses exercícios. Quanto mais realistas forem, melhor. Onde você não puder simular circunstâncias - como a fumaça e o calor de um incêndio - lembre às pessoas como a cena pode ser. Em um incêndio, por exemplo, a visibilidade pode ser ruim e pode ser difícil respirar. Trabalhe algumas circunstâncias inesperadas em seus exercícios e faça sua equipe descobrir como lidar com elas.

Os exercícios também são um bom momento para testar sistemas de alerta, como alarmes e sistemas de PA. Os trabalhadores precisam saber como é o som do seu sistema de alerta. Também é importante que todos os funcionários conheçam todo o edifício. Ande periodicamente pelo espaço com sua força de trabalho e indique os recursos de segurança em toda parte. Onde estão as saídas de emergência? Os extintores de incêndio? Os kits de desfibrilador externo automático (AED)?

Prepare o Armazém

Isso nos leva ao ponto importante de garantir que o espaço físico do armazém também esteja preparado. Colocar os funcionários em segurança durante uma emergência é a principal prioridade, mas há outras considerações a serem levadas em consideração para o negócio. Documentos e informações importantes devem ser mantidos em uma caixa fechada à prova de fogo ou outro recipiente seguro que possa resistir a qualquer tipo de desastre, de enchentes a terremotos. A Administração de Segurança e Saúde Ocupacional declara que todos os trabalhadores devem preencher uma folha de contato de emergência que deve ser mantida em um arquivo digital e pode ser acessada de qualquer local, caso alguém permaneça desaparecido após uma evacuação.

Se as operações do armazém precisarem ser desligadas manualmente durante uma evacuação, é importante saber quem na equipe executará as tarefas necessárias com antecedência. É mais difícil tomar essas decisões no momento, por isso é fundamental que os procedimentos sejam definidos com antecedência. A maioria das conversas sobre segurança no depósito enfoca questões comuns de segurança no local de trabalho, como prevenção de tropeções e quedas ou uso adequado de ferramentas. Mas e se ocorrer um desastre?

Existem vários cuidados que todos os locais de trabalho devem implementar:

• Um plano de evacuação,
• Uma lista de contatos de emergência,
• Um procedimento para informar os funcionários sobre uma emergência,
• Um kit de primeiros socorros totalmente abastecido,
• Extintores de incêndio atualizados,
• Um ponto de encontro seguro ao ar livre,
• Trabalhadores designados para desempenhar funções essenciais de liderança em emergências e
• Uma lista de equipamentos de armazém com o que precisa ser encerrado.

Além do básico, porém, várias pessoas na força de trabalho devem contribuir para a criação de protocolos que se aplicam às possibilidades de desastre específicas do seu warehouse.

Elabore um Plano de Gerenciamento de Risco

O gerenciamento de riscos e o planejamento de mitigação devem ser um processo contínuo, envolvendo atualizações contínuas em resposta às mudanças na tecnologia, mão de obra, variedade de produtos e mercado. Obviamente, emergências específicas freqüentemente apresentam riscos únicos, como certamente é o caso do surto de COVID-19. A gestão do armazém deve basear-se nos protocolos e procedimentos existentes, ao mesmo tempo que analisa e atualiza os planos com todas as partes responsáveis ​​através de uma plataforma de teleconferência. Os tópicos a serem considerados incluem:

• Interrupções na cadeia de abastecimento a montante. Pergunte sobre os planos de produção de seus fornecedores - e de seus fornecedores. Discuta se você pode precisar cancelar quaisquer pedidos existentes, diminuir a quantidade de pedidos recebidos ou encontrar um fornecedor alternativo para produtos e serviços com o objetivo de garantir um fluxo consistente de suprimentos essenciais.
• Relações com o cliente. Fale proativamente com seus clientes para tratar de suas preocupações. Abra uma linha de comunicação para que eles possam ter suas perguntas respondidas.
• Logística de entrada e saída. Quão estáveis ​​são suas portas, corretores, transportadoras e assim por diante? Quando necessário, colabore com as transportadoras para implementar coletas e entregas 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• Escassez de mão de obra . Se a demanda aumentar ou aumentar o número de faltas devido a doenças ou ordens governamentais para abrigar no local, você terá funcionários suficientes para realizar as operações? Considere os departamentos de treinamento cruzado para prepará-los para assumir novas funções, se necessário. Planeje maneiras de manter o quadro de funcionários existente e evitar demissões se a demanda diminuir, incluindo táticas como a redução de horas individuais.
• Equipamento e suporte de tecnologia. Certifique-se de que os suprimentos e peças que sua equipe de manutenção interna usa estejam suficientemente estocados e atualizados. Entre em contato com fornecedores de sistemas e hardware e equipes de suporte para obter informações sobre disponibilidade. Se você não atualiza sua tecnologia há algum tempo, pode ser uma boa hora, já que o software mais moderno tem a capacidade não apenas de fazer o trabalho com mais eficiência, mas também de fornecer uma plataforma de comunicação que pode ser implantada durante uma emergência .
• Higiene e segurança da saúde. Isso se tornou a prioridade de todas as empresas. Pandemias, surtos e endemias envolvendo doenças altamente infecciosas requerem precauções especiais. Para as empresas que permanecem abertas, as melhores práticas de higiene e saneamento são necessárias, incluindo requisitos para lavagem das mãos, uso de equipamento de proteção individual e outras práticas de higiene para os associados. Estoque lenços umedecidos anti-sépticos, desinfetante para as mãos, sabonete, termômetros digitais e produtos relacionados. Permita que a equipe trabalhe em casa quando possível e implemente regras de distanciamento social para todos que trabalham no depósito.

Isso pode exigir um investimento para garantir que a preparação para emergências do seu armazém esteja atualizada regularmente, mas a tranquilidade que vem da segurança e proteção resultante de seu negócio e equipe é inestimável.

Gabe Grifoni é CEO e cofundador da Rufus Labs.