Dominando a Preparação para Emergências em Armazéns: Um Guia Completo

A pandemia interrompeu negócios em todas as indústrias, causando uma enxurrada de regras, procedimentos e requisitos de emergência a serem reavaliados e implementados. Para muitos líderes empresariais, foi um chamado de alerta revelando a qualidade e nível de sua preparação para emergências. Um ano depois, e armazéns em particular ainda estão lidando com escassez de mão de obra, precauções de segurança e outras disrupções associadas a um desastre que pode atrapalhar operações normais de armazém.

Importância da Preparação

Tudo isso está acontecendo simultaneamente, em um momento em que gestão ininterrupta de armazém é essencial para manter cadeias de abastecimento funcionais, garantir viabilidade do negócio e servir comunidades. Embora ainda não estejamos fora de perigo, as coisas estão mais positivas. E com a vida começando a retornar a alguma versão de normalidade, equipes de gestão de armazém podem tomar alguns passos simples na reavaliação e implementação de novos protocolos de preparação para emergências para prevenir contratempos futuros.

Para armazéns e centros de distribuição em todo o país, segurança é prioridade máxima — talvez ainda mais do que a maioria dos outros locais de trabalho. Devido à natureza do trabalho, é prática padrão que regras e regulamentos sejam colocados em prática para prevenir acidentes com máquinas ou veículos, e educar trabalhadores sobre como melhor prevenir lesões. Nenhuma instalação é verdadeiramente segura, no entanto, a menos que haja um plano completo de evacuação de emergência em vigor.

O Que É um Desastre?

Ninguém gosta de pensar em cenários de pior caso, mas como vimos no ano passado, é crítico para seu sustento e a saúde e segurança de seus funcionários. Ao sentar para fazer planejamento de preparação para emergências, é importante primeiro identificar o que poderia ser um desastre. Isso dependerá do tipo de negócio em que você trabalha e onde seu armazém está localizado. A OSHA sugere fazer brainstorming de situações de emergência.

Desastres são inerentemente inesperados, então é importante ser criativo e prever não apenas emergências comuns como incêndios em armazéns, mas também fontes menos óbvias de desastre. Envolver toda a equipe pode ser a diferença entre um susto e uma crise. Se você não identificar o que poderia acontecer, não estará pronto quando acontecer.

Você está perto de uma rota onde materiais perigosos são transportados? O que aconteceria se houvesse um vazamento tóxico? Você está em uma área onde ocorrem furacões? Inundações? Terremotos?

Você está preparado para potenciais acidentes relacionados a armazém? O que faria se houvesse um incêndio elétrico ou explosão acidental? Infelizmente, vivemos em um mundo onde você precisa considerar a possibilidade de alguém entrar em seu espaço de trabalho ameaçando violência.

Independentemente do tamanho do seu negócio, é importante abordar os "E se". Como diz a Cruz Vermelha: "Desenvolver um plano de preparação para emergências é uma das decisões estratégicas mais importantes que você fará como proprietário de pequena empresa."

Prepare sua Equipe

Qualquer local de trabalho deve ter planos de emergência adaptados a diferentes desastres possíveis. Algumas situações podem exigir uma reunião de segurança dentro da instalação, como um tornado, enquanto um incêndio no armazém ditaria uma evacuação para uma zona segura externa.

Quando se trata de desastres, não há chance de resposta adequada se você e sua equipe não forem bem treinados. Além disso, equipe mal preparada corre o risco de piorar um desastre. Eles podem criar danos desnecessários à propriedade, e a comunidade circundante pode sofrer com esta falta de preparação também. É crítico, portanto, que ao planejar segurança no armazém, você inclua preparação para emergências.

Deve haver sempre uma clara cadeia de comando de emergência estabelecida antes de quaisquer problemas ocorrerem. Cada departamento deve ter tanto um líder designado quanto um reserva que será responsável por reunir funcionários no local apropriado. O local de encontro deve ser conhecido e acordado antecipadamente, e uma contagem de pessoal precisa ser feita por cada chefe de seção quando o grupo chegar ao local predeterminado.

Cada funcionário deve ser treinado e testado sobre quais são os planos de emergência para evacuar o prédio. Gerentes de armazém devem manter múltiplas cópias destes planos visíveis por toda a instalação, e a equipe deve ser frequentemente lembrada de para onde precisam ir e o que precisam fazer. Trabalhadores nunca devem ser permitidos de volta dentro de um prédio evacuado ou fora de uma zona segura designada até que tenham sido liberados para fazê-lo por pessoal de emergência. Administradores devem ter um plano claro para contatar esses oficiais ao primeiro sinal de ameaça ou desastre.

O mais importante, preparação para emergências não é um tipo de plano configure-e-esqueça. Faça questão de revisitar os procedimentos, especialmente se você trabalha em um armazém com alta rotatividade de funcionários ou equipe sazonal. É importante revisitar, reavaliar e garantir que todos saibam o que fazer e onde estar em diferentes situações de emergência.

Seu ambiente de trabalho está sempre mudando. Diferentes épocas do ano apresentarão tipos variados de emergências potenciais. Avalie frequentemente seu plano de emergência e faça mudanças conforme necessário. Vários trabalhadores devem estar em uma força-tarefa focada em preparação para emergências. As possibilidades do que pode dar errado são infinitas. Para manter toda sua equipe preparada para emergências, inclua conscientização de emergência em rotação regular em seus momentos de segurança. Pode ser algo tão simples como pedir que cada funcionário identifique onde está seu extintor de incêndio mais próximo. Isso ajuda a manter a equipe com mentalidade de emergência.

Para ir além, realize exercícios de emergência regulares, e todos devem tratar estes exercícios como a coisa real. E, como a coisa real, é importante que você surpreenda periodicamente sua força de trabalho com estes exercícios. Quanto mais realistas forem, melhor. Onde você não pode simular circunstâncias — como fumaça e calor de um incêndio — lembre as pessoas como a cena pode parecer. Em um incêndio, por exemplo, a visibilidade pode ser ruim e pode ser difícil respirar. Trabalhe algumas circunstâncias inesperadas em seus exercícios, e faça sua equipe descobrir como lidar com elas.

Exercícios também são um bom momento para testar sistemas de alerta como alarmes e sistemas de PA. Trabalhadores precisam saber como soa seu sistema de alerta. Também é importante que todos os funcionários conheçam todo o prédio. Periodicamente percorra o espaço com sua força de trabalho e aponte recursos de segurança por todo lado. Onde estão as saídas de emergência? Os extintores de incêndio? Os kits de desfibrilador externo automático (DEA)?

Prepare o Armazém

Isso nos leva ao ponto importante de garantir que o espaço físico do armazém também esteja preparado. Levar funcionários à segurança durante uma emergência é a prioridade máxima, mas há outras considerações a levar em conta para o negócio. Documentos e informações importantes devem ser mantidos em uma caixa à prova de fogo ou outro recipiente seguro que possa suportar qualquer tipo de desastre, de inundações a terremotos. A Administração de Segurança e Saúde Ocupacional afirma que todos os trabalhadores devem preencher uma ficha de contato de emergência que deve ser mantida em arquivo digital e pode ser acessada de qualquer local caso alguém permaneça não contabilizado após uma evacuação.

Se operações de armazém precisarem ser desligadas manualmente durante uma evacuação, é importante saber quem na equipe realizará os deveres necessários antecipadamente. É mais difícil tomar estas decisões no momento, então é primordial que procedimentos sejam estabelecidos antecipadamente. A maioria das conversas sobre segurança no armazém foca em questões comuns de segurança no local de trabalho como prevenir tropeços e quedas ou usar ferramentas adequadamente. Mas e se um desastre atingir?

Existem várias precauções que todos os locais de trabalho devem implementar:

• Um plano de evacuação,
• Uma lista de contatos de emergência,
• Um procedimento para informar funcionários de uma emergência,
• Um kit de primeiros socorros totalmente abastecido,
• Extintores de incêndio atualizados,
• Um ponto de encontro externo seguro,
• Trabalhadores designados para realizar papéis-chave de liderança em emergência, e
• Uma lista de equipamentos do armazém do que precisa ser desligado.

Além do básico, várias pessoas na força de trabalho devem contribuir para criar protocolos que se apliquem às possibilidades específicas de desastre do seu armazém.

Monte um Plano de Gestão de Riscos

Gestão de risco e planejamento de mitigação devem ser um processo contínuo, envolvendo atualizações contínuas em resposta a mudanças em tecnologia, mão de obra, sortimento de produtos e mercado. Claro, emergências específicas frequentemente apresentam riscos únicos, como certamente é o caso do surto de COVID-19. A gestão de armazém deve basear-se em protocolos e procedimentos existentes enquanto também revisa e atualiza planos com todas as partes responsáveis através de uma plataforma de teleconferência. Tópicos a considerar incluem:

• Disrupções na cadeia de abastecimento upstream. Pergunte sobre os planos de produção de seus fornecedores — e dos fornecedores deles. Discuta se você pode precisar cancelar pedidos existentes, diminuir quantidade de pedidos de entrada, ou encontrar um fornecedor alternativo para produtos e serviços com o objetivo de garantir fluxo consistente de suprimentos críticos.
• Relações com clientes. Entre em contato proativamente com seus clientes para abordar suas preocupações. Abra uma linha de comunicação para que eles possam obter respostas às suas perguntas.
• Logística de entrada e saída. Quão estáveis são seus portos, corretores, transportadoras e assim por diante? Onde necessário, colabore com transportadoras para implementar coletas e entregas 24/7.
• Escassez de mão de obra. Se a demanda aumentar ou ausências dispararem devido a doença ou mandatos governamentais para abrigar no local, você terá funcionários suficientes para realizar operações? Considere treinamento cruzado de departamentos para prepará-los para assumir novos papéis, se necessário. Planeje maneiras de manter quadro existente e evitar demissões se a demanda diminuir, incluindo táticas como reduzir horas individuais.
• Suporte a equipamentos e tecnologia. Certifique-se de que suprimentos e peças que sua equipe de manutenção interna usa estão suficientemente estocados e atualizados. Entre em contato com fornecedores de sistemas e hardware e equipes de suporte para informações sobre disponibilidade. Se você não atualizou sua tecnologia há algum tempo, pode ser um bom momento, já que o software mais moderno tem a capacidade não apenas de fazer o trabalho mais eficientemente, mas também fornecer uma plataforma de comunicação que pode ser implantada durante uma emergência.
• Higiene e segurança sanitária. Isso se tornou prioridade para todos os negócios. Pandemias, surtos e endemias envolvendo doenças altamente infecciosas requerem precauções especiais. Para negócios que permanecem abertos, práticas rigorosas de higiene e saneamento são necessárias, incluindo requisitos para lavagem de mãos, uso de equipamento de proteção individual e outras práticas de higiene para associados. Estoque lenços antissépticos, álcool em gel, sabão, termômetros digitais e produtos relacionados. Permita que funcionários trabalhem de casa quando possível, e implemente regras de distanciamento social para todos trabalhando dentro do armazém.

Pode exigir um investimento para garantir que a preparação para emergências do seu armazém esteja atualizada regularmente, mas a tranquilidade que vem da resultante segurança e proteção do seu negócio e equipe é inestimável.

Gabe Grifoni é CEO e co-fundador da Rufus Labs.