Revolucionando Compras de Utilities Elétricas para Metas de Zero Líquido

Com o renovado foco em energia verde, e um imperativo nacional de emissão zero líquida de gases de efeito estufa planejado para 2050 pela Administração Biden, investimentos significativos devem ser feitos para melhorar processos de compras — em excesso de 2 trilhões de dólares, conforme estimado pelo Departamento de Energia dos EUA.

Foco no Setor de Utilities Elétricas

Uma porcentagem significativa desse gasto será concentrada no setor de utilities elétricas. Para garantir retorno máximo sobre o investimento, a gestão de compras da indústria terá que adotar melhores práticas para simplificar processos e implementar tecnologias de próxima geração. A impulso para digitalizar compras será uma iniciativa de foco principal para a indústria de utilities.

Ao longo da última década, organizações de compras em muitas utilities elétricas avançaram significativamente suas capacidades, introduzindo conceitos de sourcing estratégico e buscando melhores maneiras de gerenciar gastos, fornecedores e contratos. Oportunidades de melhoria ainda abundam, no entanto, já que a função de compras em utilities frequentemente evoluiu independentemente através de múltiplas unidades operacionais de negócios:

• O grupo de geração frequentemente tem sua própria unidade de negócios centralizada, com foco altamente transacional. Gerencia gastos através de operações de geração dedicadas.
• Funções de compras de transmissão e distribuição são frequentemente focadas em atualização e manutenção, bem como em novos projetos de construção. Elas visam principalmente cumprir cronogramas de projetos, e podem não ter redução de custo como métrica estratégica.
• Funções de compras empresariais são mais frequentemente alinhadas funcionalmente com ênfase em atividades rotineiras de compras, conformidade contratual, e gestão de ciclo de vida e relacionamento com fornecedores.

As variadas iniciativas e objetivos da função de compras através de empresas de utilities podem levar a operações em silos e desempenho subótimo. Olhando através de processos de negócios, tecnologia e medidas de desempenho, a liderança vê desconexões significativas — e com elas, oportunidades de melhoria.

Processo Procure-to-Pay

Processos procure-to-pay executam o ciclo completo de compras desde o momento em que uma requisição de compra é criada até quando a fatura é paga. Um processo procure-to-pay totalmente integrado fornecerá cobertura e funcionalidade de rastreamento ponta a ponta.

Tipicamente, a maioria das utilities implementou processos manuais com padronização e integração limitadas através de unidades operacionais e com fornecedores. Como resultado, empresas frequentemente enfrentam operações demoradas e caras.

Um nível mínimo de automação pode existir através do processo procure-to-pay, exigindo alto nível de interação manual. Análise de gastos deve ser empreendida como iniciativa contínua a cada poucos anos para estabelecer mais controle sobre dólares de gastos e valor gerado. Gestão de compras deve explorar oportunidades como implementação de tecnologia de e-procurement com catálogos punch-out, para impulsionar em direção a um estado mais ótimo de compras.

Iniciativas de Melhoria Planejadas

Utilities devem planejar iniciar melhorias para:

• Padronizar e centralizar todas as atividades e processos transacionais através da organização.
• Implementar automação e terceirização através do processo procure-to-pay, incluindo transferência eletrônica de documentos com o fornecedor, portal do fornecedor com flip de ordem de compra, e processos de pagamento direto gerenciados principalmente pela rede bancária.
• Estabelecer um processo de aprovação sofisticado que permita intervenções relevantes de negócios, finanças e compras.
• Implementar armazenamento eletrônico de documentos, roteamento e integração a contas a pagar, fluxo de trabalho de aprovação e conformidade com requisitos de auditoria, legais e regulatórios.
• Iniciar portais de autoatendimento para clientes e fornecedores acessarem dados procure-to-pay, submeterem faturas e receberem dados de desempenho.

Novos sistemas auxiliam no processo de compras e podem produzir relatórios de saída para medir, melhorar e controlar desempenho uniforme através da organização. Preferencialmente, a tecnologia fornecerá um único sistema integrado que é totalmente automatizado e produz analytics e relatórios oportunos para decisão e gestão eficazes.

Estado Atual e Estratégia de Tecnologia

Tipicamente, a maioria das utilities está gerenciando atividade de compras em silos funcionais através de múltiplas unidades operacionais, com uma mistura de processos manuais e eletrônicos com capacidades básicas de relatórios. Tipicamente, vemos organizações de utilities utilizando sistemas manuais como Excel ou bancos de dados Access, bem como aplicações de planejamento de recursos empresariais (ERP), para suportar o ciclo de vida de compras através de múltiplas unidades operacionais.

Investimentos significativos em tecnologia terão que ser feitos ao longo dos próximos três a cinco anos para que utilities amadureçam seus processos e aprimorem sistemas existentes. Implementar novas aplicações também será crítico para recrutar, desenvolver e reter recursos humanos de um pool de talento e mão de obra reduzido. Se sua tecnologia é mais antiga que as pessoas usando-a, seu capital humano está em risco. A nova geração de talento está crescendo em tecnologias NextGen, e não tolerará uma infraestrutura de suporte tecnológico menos que atual.

Gestão de dados mestres é outro fator-chave de sucesso que frequentemente falta em ambientes multi-sistema envelhecidos.

Dado este estado de coisas, utilities devem definir sua estratégia de tecnologia de compras para implementar:

• Uma infraestrutura de TI global totalmente integrada que incorpore operações procure-to-pay, tipicamente incluindo habilitação de requisição a cheque, gestão de contratos, análise e relatórios de gastos, e outras soluções conforme apropriado.
• Fluxos de trabalho automatizados, permitindo autorização e processos de solicitação e sourcing padronizados.
• Um data warehouse consolidado com formato padrão, alimentando um sistema de planejamento de oferta e demanda eletrônico baseado na web.
• Processos altamente automatizados utilizando armazenamento e transferência eletrônica de documentação, analytics de gastos, e relatórios sofisticados de business intelligence.
• Acesso eletrônico para fornecedores estratégicos a informações selecionadas, como dados de demanda e previsão, níveis de estoque, cronogramas de produção e projeto, e documentação procure-to-pay.

Medição de Desempenho

Empresas de utilities precisam ser capazes de medir o desempenho de suas redes de abastecimento. Ferramentas valiosas incluem dashboards executivos, balanced scorecards, indicadores-chave de desempenho e benchmarking.

Tipicamente, utilities têm algumas métricas básicas junto com atividades de benchmarking ad hoc para medir desempenho de compras. No entanto, não há abordagem padronizada para scorecards de compras e fornecedores. Não há métricas ou processos bem definidos para rastrear e relatar desempenho de compras de maneira consistente e significativa. Não há definição consistente ou significado compartilhado de "economia de custos", sem confirmação de follow-up das economias reais alcançadas. E empresas operacionais frequentemente não valorizam economia de custos quando não estão envolvidas na seleção do fornecedor.

Para garantir um sistema consistente de medição de desempenho, empresas de utilities devem mover-se em direção ao seguinte:

• Alinhamento funcional de métricas entre organizações internas, com indicadores-chave de desempenho rastreados no nível do funcionário, medidos tanto quantitativa quanto qualitativamente.
• Balanced scorecards para medir desempenho de compras, com progresso monitorado pelo menos semanal ou mensalmente, e métricas alinhadas com KPIs gerais de negócios.
• Benchmarking externo para identificar lacunas de desempenho, definir metas e identificar mudanças de processo para fechar as lacunas.

À medida que utilities enfrentam desafios decorrentes da pandemia, mau tempo e um pool de mão de obra encolhendo, elas precisam abraçar tecnologias de próxima geração para impulsionar desempenho de compras. Utilities devem agir para capitalizar financiamento disponível e conscientização pública, para que possam continuar a fornecer energia eficientemente às comunidades que servem.

Sandeep Shah é chefe da prática global de consultoria de compras, e TK Subramanian é diretor de engajamento, na Tata Consultancy Services (TCS).