Por que projetos ERP falham? Como Garantir o Sucesso

Acredita-se que a falha na implementação do ERP pode ser considerada um dos erros mais caros - que uma empresa pode cometer. De acordo com o Gartner, várias falhas de ERP podem ultrapassar 73,4%. Enquanto isso, a McKinsey, uma empresa de consultoria internacional, estima que mais de 75% de todas as conversões digitais falham. No entanto, as pessoas que pensam em um novo sistema ERP se deparam com estatísticas preocupantes:a pesquisa mostra que cerca de metade dos projetos de ERP falham, principalmente excedendo os custos, diminuindo os prazos e as melhorias que não atendem às expectativas.

Embora as habilidades do sistema ERP estejam em constante evolução por meio do projeto de implementação de ERP, algumas atividades estratégicas importantes ocorrem no início - antes que as empresas desenvolvam entendimentos de ERP. O resultado:erros cometidos no início levaram a todo o projeto errado. Eles falham devido ao processo de implementação do ERP. Para reduzir esse risco, prepare seu trabalho e a equipe de implantação do ERP.

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Causas reais de falhas em sistemas ERP

A implantação e manutenção de um grande software de planejamento de recursos empresariais (ERP) pode levar milhões ou até bilhões de dólares. Atividades críticas, como avaliação de risco, análise de lucro, metas de desempenho e fluxo de caixa geralmente são negligenciadas. Em vez disso, é gasto em suposições irresponsáveis ​​de que o computador transformará o negócio mágico em um modelo lucrativo. Este método arriscado cria uma série de eventos que geralmente levam à falha do nó.

O resultado é que o software ERP é uma má decisão de investimento. Os diretores da empresa concluem que o software não funciona ou é muito complexo para funcionar em um ambiente único. Na verdade, escolher o pacote "preciso" certo provavelmente levará a outra falha - é ainda mais caro do que o primeiro.

Melhores práticas comerciais

Os pacotes de software ERP, mesmo aqueles relacionados ao setor, são projetados para um grande número de empresas que desejam ter sucesso seguindo as melhores práticas de negócios. No entanto, o software geralmente não cumpre as promessas porque não deseja alterar o interesse nos processos atuais.

Isso resulta em mudanças dispendiosas no programa para replicar esses processos. Se você concordar em desenvolver as melhores práticas para o seu negócio com base nesses processos, escolha a solução certa. Ao escolher um sistema ERP, não é incomum que os gerentes atribuam um projeto a um gerente de gerenciamento de aplicativos.

Orçamento de implementação

Muitas empresas associam mãos a um gerente de projeto escolhido, financiando seus esforços ou limitando a quantia a planos de projeto difíceis. No entanto, a regra geral é que - o plano de trabalho deve ser de uma a três vezes o preço do pacote de software. Podem surgir diferenças devido ao número de solicitações de consultoria externa e à distribuição geográfica da empresa.

Porém, 5 a 10 por cento do plano de negócios devem ser reservados para pelo menos um consultor de gerenciamento de projetos. No entanto, o fornecedor é encorajado a instalar e desenvolver o pacote, não para melhorar os processos de negócios. Além disso, eles não têm os recursos ou a experiência para avaliar e recomendar melhorias nos processos de negócios e não consideram que esse seja o seu trabalho.

Cronograma do Projeto

Os planos de projeto são tão cruciais para os projetos de ERP quanto os planos de ação. Algumas empresas tentam atrasar os projetos de ERP definindo uma data de início e, em seguida, tentando definir marcos médios (e muitas vezes irrealistas). Um plano de projeto bem-sucedido começa com uma reunião introdutória e continua logicamente com a decisão de começar. Os projetos devem ser devidamente financiados e organizados durante a jornada de trabalho alargada, sem projetos com duração superior a 15 dias. O plano do projeto é a base para a implementação bem-sucedida do ERP; precisa ser desenvolvido e monitorado de perto.

Treinamento relevante

O treinamento tradicional, originalmente fornecido pelo fornecedor do software, é crucial para o sucesso das operações de ERP. Por razões óbvias, os usuários devem conhecer o pacote de software escolhido para poder confiar neles para realizar suas tarefas. Ao mesmo tempo, existem duas maneiras básicas de resolver isso, a primeira é considerar o fornecedor para lidar com todo o treinamento. É possível usar uma abordagem de ônibus, onde o fornecedor treina várias pessoas, que então treinam o restante da equipe.

Esta última abordagem reduz a carga sobre seu plano de negócios, desenvolvendo usuários dedicados que tendem a ser donos do processo. No entanto, não existem regras básicas sobre a porcentagem de tempo ou plano operacional que determinem quanto treinamento é necessário. Ao mesmo tempo, treinamento de funcionários, como treinamento DevOps é necessário para o aplicativo ERP bem-sucedido. Eles oferecem exercícios regulares ao longo do projeto, com atenção especial às semanas imediatamente anteriores à implementação.

Educação apropriada

Educação é diferente de treinamento e dá aos colaboradores conhecimentos sobre a metodologia de suas atividades. Membros do conselho, planos de produção ou até mesmo auditores de custos só são eficazes se entenderem o que precisam para fazer o trabalho em um ambiente de ERP. Você não pode esperar que um editor de software treine seus funcionários. Na verdade, a fase de treinamento deve começar antes de selecionar um pacote. Isso permite que funcionários importantes avaliem adequadamente seus processos de negócios com base nos requisitos e ofertas de software de cada fornecedor.

As empresas que aproveitarem essa oportunidade inicial devem passar por um treinamento antes de instalar um novo software. Comprometa-se a treinar você e seus funcionários sobre como a empresa deve operar e, se necessário, considere a ajuda externa. Por exemplo, programas de treinamento em ERP bem-sucedidos foram desenvolvidos em colaboração com associações profissionais e consultores independentes especializados em treinamento de gestão empresarial.

Cobrança leva ao sucesso

A grande maioria dos erros no sistema ERP se deve à falta de atenção às importantes questões de gerenciamento mencionadas acima. Mesmo o software real falha em situações semelhantes. Culpar ou modificar um sistema ERP é simplesmente uma forma de chamar a atenção para o trabalho das pessoas, não erros técnicos. Para salvar um projeto ERP que falhou, comece de novo. Antes de jogar fora seu sistema atual, avalie as etapas que foram tomadas (ou não) para chegar onde você está hoje. Por outro lado, acredita-se que em alguns aspectos - o respectivo software pode não ser adequado para o domínio específico.

No entanto, o software não é a causa do erro. Em vez disso, a empresa carece da devida atenção. Embora o software seja incompatível, esses problemas não são tão comuns quanto os líderes de negócios acreditam. As empresas usam regularmente sistemas ERP para aumentar sua vantagem competitiva; o nível crescente de atendimento ao cliente; aumente a produtividade e a utilização das instalações e reduza as listas.

Objetivos mal definidos

Muitas empresas veem a aplicação de software ERP como a espinha dorsal de todos os problemas, mas não tomam tempo suficiente para definir os detalhes do que estão tentando alcançar ou como medem como o sucesso deve ser. Cada departamento geralmente espera por melhorias diferentes. Como as organizações podem saber quais requisitos são prioritários? Se você não tiver um mapa detalhado de onde deseja ir e guiá-lo em cada passo do caminho, corre o risco de se perder devido a interrupções políticas perigosas, pensamentos efêmeros e pequenos obstáculos - o que se torna um projeto fora dos trilhos .

Falta de comunicação aberta

Muitas operações de ERP sofrem de comunicação inadequada entre gerenciamento, equipe de projeto, funcionários e vendas de software. Por exemplo, não definir um horário de reunião semanal regular entre o gerente de projeto de ERP e a equipe de gerenciamento leva a mal-entendidos. Organize reuniões regulares de informação para os funcionários.

Certifique-se de que os documentos, projetos e o andamento do projeto atual estejam disponíveis para todos os envolvidos. É muito melhor se perder na comunicação excessiva do que na comunicação insuficiente. Se seus funcionários não entendem o dia-a-dia da implementação do ERP e para onde ela está indo, você precisará resolver os problemas de comunicação.

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Lições valiosas aprendidas com as principais falhas do ERP - para garantir o sucesso

Não há dúvida de que os sistemas Enterprise - Resource - Planning (E-R-P) podem trazer benefícios incomensuráveis ​​para as empresas de manufatura. Porém, todos nós conhecemos o ERP como a espinha dorsal da organização, ele atua como uma função crítica e crucial em termos de sucesso. Acima de tudo, os analistas perceberam que cerca de 70,5% dos projetos baseados em ERP falham repetidamente; as empresas se desviaram dos equívocos usuais sobre ERP. Então, quais são os resultados? Erros caros e danos permanentes. Use as lições aprendidas com as falhas anteriores do ERP para garantir um futuro melhor para o seu trabalho.

Suponha cronogramas longos e planeje adequadamente

A implementação bem-sucedida do ERP não ocorre da noite para o dia. Quase 59,6% dos projetos de ERP demoram mais do que o planejado originalmente. Um dos maiores erros que os gestores de TI cometem no espaço de produção do ERP é contar com um novo sistema que vai realizar as operações até uma determinada data. Os prazos nunca devem fazer parte de um plano de ação, portanto, seja flexível com o cronograma do seu projeto.

Para que um sistema ERP novo ou atualizado funcione adequadamente, não só é necessário planejar o tempo adicional, mas também não subestimar o tempo necessário para sua manutenção adequada no futuro. ERPs não são investimentos únicos - conforme as empresas crescem, aumenta a complexidade desses ERPs.

Defina perspectivas de orçamento realistas

Os ERPs são demorados e intensivos no setor e têm custos adicionais na forma de taxas, manutenção, desenvolvimento e hardware. Dado que 76,4% dos projetos de ERP excediam os custos no passado, são necessários planejamento e avaliação detalhados. Para tornar o aplicativo suave e econômico, compare as configurações de ERP de organizações semelhantes e certifique-se de que a cobertura seja a mais perfeita possível. Também é importante não esquecer os custos mais baixos que podem surgir, como treinamento de pessoal, correção de erros e análise de dados.

Seja paciente e esteja preparado para resolver problemas

A depuração é uma parte importante de qualquer operação bem-sucedida - e não é uma etapa sobre a qual você possa especular. Para evitar grandes interrupções em sua organização, use uma abordagem passo a passo para usar um ERP novo ou atualizado. Um estudo descobriu que cerca de 85,8% das empresas acabam ajustando seu ERP, o que requer mais tempo de implementação e teste. Também é importante ter em mente que, embora a adaptação possa funcionar bem a curto prazo, você pode ter problemas para suportar a personalização de longo prazo.

Saiba o que você deseja

Os ERPs desempenham um papel importante na gestão final das empresas, mas não são a resposta aos desafios de todas as empresas. Esses sistemas desempenham um papel muito especial e não possuem as ferramentas para realizar todas as tarefas, como cobrar pagamentos ou enviar faturas. Para esse tipo de negócio, pode ser mais econômico escolher uma solução de terceiros que possa ser integrada ao ERP existente.

Fatores a considerar ao escolher o software E-R-P

Atualizar ou substituir

Você pode incorporar facilmente um item, como uma folha de pagamento, em um aplicativo existente. Ele reduz a desordem e os custos. Você pode usar as soluções ERP existentes para mobilidade, integração, flexibilidade e distribuição. Ao mesmo tempo, o aprendizado de máquina, a análise de predição e os relatórios avançados de ERP serão levados para o próximo nível.

Preparação e configurações

As soluções de ERP no local devem ser configuradas por alguém com conhecimento técnico. Para o S-a-a-S ERP, a configuração é tão simples quanto ativar uma conta de acesso ao servidor. Seja integrado ou exclusivo no programa, seu treinamento deve ser suficiente para que usuários regulares usem o sistema.

Relatórios e painel de controle

As soluções de ERP de hoje oferecem relatórios sofisticados que permitem a você produzir relatórios financeiros consistentes com base em sua região. Da mesma forma, procure relatórios ágeis e específicos que se adaptem às necessidades e distrações de negócios em constante mudança. Por outro lado, os painéis de controle devem permitir uma combinação de dados quantitativos e qualitativos no nível de usuários, funções e departamentos.

Reflexões finais

Conclui-se que os desafios do ERP na configuração de um projeto podem ser imensos. Embora os sistemas ERP possam ter suas complicações e desafios, uma abordagem estratégica e ponderada é cada vez mais importante. Certifique-se de estar pronto para gerenciar o tempo e os recursos necessários para fornecer suporte contínuo de TI e ERP. Antes de fazer qualquer coisa, certifique-se de que seu sistema ERP pode lidar com certas tarefas. Dadas as limitações do ERP, você garantirá melhor o gerenciamento de seus sistemas e dados no escritório da melhor maneira.

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