De volta ao básico:o guia definitivo do CMMS, parte 4

É hora de nossa parte final da nossa série Back To Basics:The Ultimate CMMS Guide. Estamos cobrindo tudo o que você precisa saber sobre um sistema CMMS. Clique aqui se você perdeu a Parte 1, aqui para a Parte 2 e aqui para a Parte 3.

Na postagem de hoje, discutiremos como encontrar o ajuste certo entre seu CMMS e a organização, determinando as melhores perguntas a serem feitas.

Leia a Parte 4- Três perguntas importantes a serem feitas ao pesquisar o CMMS certo para sua organização.

Como todas as compras, seja comprando um carro ou selecionando o par de sapatos perfeito, você precisa fazer as perguntas certas para tomar uma decisão de compra informada. Uma avaliação crítica deve ser feita para realmente entender os benefícios de um produto em relação a outro. Se você não compara um mix de produtos, como pode ter certeza de que realmente encontrou o ajuste certo?

No post de hoje, descobrimos três perguntas essenciais que você deve fazer para encontrar o melhor CMMS. Antes de comprar o software CMMS, sua organização deve montar uma equipe para perguntar:

• Quem precisa usar o software,
• O que ele precisa fazer e,
• Quais benefícios eles esperam.

1) Quem precisa usar o software?

Comece com o tamanho, distribuição, estrutura e conjuntos de habilidades do seu departamento de manutenção. Você tem uma pequena equipe fazendo reparos gerais em uma única instalação, uma grande equipe de especialistas trabalhando em dezenas de edifícios ou algo entre eles? Você recebe remessas mensais de um único fornecedor ou trabalha diariamente com vários fornecedores e técnicos externos?

E os usuários sem manutenção? Você deseja um portal que permita que outros funcionários em sua empresa arquivem solicitações de ordem de serviço? A alta administração vai usar o CMMS para avaliar o departamento de manutenção? E essa avaliação ocorrerá em várias instalações? O RH o usará para avaliar o desempenho? As respostas a essas perguntas afetarão diretamente o escopo de seu CMMS e as estruturas de preços de software disponíveis.

2) O que o software precisa fazer?

Um pequeno departamento de gerenciamento de instalações e manutenção predial terá necessidades diferentes de uma grande empresa do setor de manufatura. Algumas organizações precisam apenas de aplicativos CMMS simples para criar e rastrear ordens de serviço. Outras empresas precisam de um conjunto abrangente de ferramentas, incluindo manutenção preventiva, rastreamento e gerenciamento de fornecedores.

Não se esqueça de pensar na mobilidade e na facilidade de uso. Quais recursos os trabalhadores precisam acessar em campo? Seu software de gerenciamento de manutenção computadorizado precisa ser acessível a trabalhadores analfabetos ou que não falam inglês? Uma interface de usuário visual simples pode não ser crucial para uma equipe de técnicos de TI, mas pode ser decisiva em uma organização que emprega trabalhadores de baixa qualificação ou imigrantes com fluência limitada em inglês.

Você também deve pensar sobre o que o provedor precisa fazer. Você precisa de um parceiro CMMS que possa instalar e configurar o software CMMS ou fornecer treinamento? De que nível de suporte você precisa se encontrar um bug? Você pode se dar ao luxo de deixar o software inativo por alguns dias enquanto resolve problemas de software ou precisa de suporte ao cliente que entrará em contato com você imediatamente?

3) Que benefícios você espera do software CMMS?

Você tem como objetivo aumentar a produtividade? Melhor rastreamento e controle de gastos? Processos mais padronizados em sua organização? Ou você está tentando resolver problemas específicos, como falta de manutenção preventiva, desorganização ou mau controle de estoque?

É crucial que tanto a gerência quanto o departamento de manutenção tenham voz na escolha do software CMMS. Se a administração toma a decisão sozinha, ela pode se concentrar em recursos chamativos, negligenciando acessibilidade, mobilidade e outros recursos que são cruciais para o departamento de manutenção. Por outro lado, se o departamento de manutenção tomar a decisão sozinho, eles podem desconsiderar as necessidades de gerenciamento de recursos de rastreamento e relatório. Idealmente, você também deve conversar com outras partes interessadas, como trabalhadores que precisam arquivar solicitações de manutenção ou (no gerenciamento de instalações) inquilinos.

Juntos:a situação revisitada

Lembra daquela situação da vida real que descrevemos no início da Parte 1? Sem a ajuda de um CMMS padronizado, uma correia transportadora quebrada pode causar estragos em suas operações gerais. Uma vez que um CMMS é implementado, essa situação antes complicada é simplificada e remediada quase que imediatamente. Veja como isso funcionaria com um CMMS instalado:

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Revolucione seu departamento de manutenção. Existem desafios com qualquer sistema informatizado de gerenciamento de manutenção. Pode ser difícil encontrar a melhor opção, e muitas empresas acabam com muita resistência dos departamentos de manutenção se o software não tiver o fluxo de trabalho certo.

Incentivamos você a fazer muitas perguntas e certificar-se de que está no caminho certo, para que possa encontrar um sistema que atenda às necessidades de todos.

Se você estiver pronto para começar a pesquisar as opções do CMMS, entre em contato conosco para um webinar ao vivo gratuito e uma avaliação gratuita de 30 dias - adoraríamos mostrar o que o Hippo CMMS pode fazer!

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