Aumente a produtividade com permissões de usuário

Toda vez que você cria novos usuários em seu CMMS (e, na verdade, a qualquer momento depois disso), definir as permissões corretas é uma maneira simples, mas poderosa, de aumentar a produtividade.



O que são permissões de usuário?

Eles são o que um usuário pode fazer dentro do software CMMS. Em um nível básico, as permissões controlam o que um usuário pode:

• 
  Visão
  
• 
  adicionar
  
• 
  editar
  
• 
  excluir
  

Assim, você pode ter um usuário que só pode visualizar as ordens de serviço. Um segundo pode visualizar, adicionar e editar ordens de serviço, enquanto um terceiro usuário pode visualizar, adicionar, editar e também excluí-los. Mas isso é apenas para ordens de serviço. Com esses mesmos três usuários, você pode ter uma combinação diferente de permissões para plantas baixas digitais. O primeiro usuário só pode vê-los, mas o segundo e o terceiro podem visualizá-los, adicioná-los, editá-los e excluí-los.

Como decido quais permissões atribuir a cada usuário?

Geralmente não faz sentido criar um conjunto exclusivo de permissões para cada usuário. Em vez disso, você deve decidir sobre um conjunto de permissões para cada tipo de usuário.

Cada organização é diferente, mas para muitos de nossos clientes, a Hippo configura:

• 
  Administradores do sistema
  
• 
  Administradores
  
• 
  Recursos
  
• 
  Solicitantes
  

Uma maneira rápida de entender esses tipos de usuários é conectar cada um a um personagem do Batman. Fique comigo aqui.

O administrador do sistema é Alfred, o mordomo. Sentado atrás de uma parede de monitores na Batcaverna, Alfred é capaz de ver e controlar tudo graças ao poderoso Batcomputador. Se algo é possível no software, ele pode fazê-lo.

O administrador é o Batman. Ele é quem está em campo dando as ordens, com controle total sobre os fluxos de trabalho das ordens de serviço e os cronogramas de PM. Se uma solicitação chegar, ele pode optar por atribuí-la a Robin ou rejeitá-la completamente.

Os recursos são Robin. Eles podem ver ordens de serviço. Dependendo de como suas permissões estão configuradas, ele pode ver todas ou apenas uma parte das ordens de serviço. Batman também pode ativar e desativar a capacidade de Robin de fechar ordens de serviço por conta própria. (Leitores astutos apontarão que Batman tem o cinto de utilidades legal e, portanto, deve ser o Resources. Os fãs obstinados saberão que Robin também tinha um cinto de utilidades legal.)

Os Requerentes são o Comissário Gordon. Eles estão limitados a ativar o Bat-Sinal quando precisam que algo seja feito. Cabe ao Batman revisar as solicitações e decidir quais serão as ordens de serviço atribuídas.

Como determino meus próprios tipos de usuário?

Eles têm que ser personagens do Batman? Não, não se preocupe. Em vez disso, uma boa maneira é começar fazendo uma lista dos grupos de pessoas que usarão o CMMS. É provavelmente mais fácil ir pelo título do trabalho. Se você trabalha em uma fábrica, por exemplo, você tem:

• CEO
• Chefe do departamento de manutenção
• Técnicos seniores
• Técnicos juniores
• Operadores

Para cada grupo, anote o que você precisa que eles possam fazer no CMMS. O chefe do departamento de manutenção, por exemplo, precisa ser capaz de visualizar, adicionar, editar e excluir quase todos os dados do CMMS. Bem abaixo na lista, os operadores provavelmente só precisam enviar solicitações.

Um bom provedor de CMMS ajudará você a resolver isso durante o processo de integração. Dito isso, você se coloca alguns passos à frente, primeiro tentando descobrir os tipos de usuários necessários.

Onde vejo ganhos de produtividade?

Mesmo antes de começar a trabalhar, dividindo os usuários por tipo, você pode agilizar o processo de treinamento. Embora o administrador do sistema (Alfred) precise de oportunidades para aprender todos os detalhes da plataforma CMMS, os recursos (Robin) podem obter a maior parte do que precisam em algumas sessões. Ao limitar o que as pessoas podem fazer dentro do software, você reduz o tempo de treinamento delas.

Assim que estiver em funcionamento, os benefícios dependem de como você define as permissões.

O usuário só pode ver suas ordens de serviço atribuídas Ao limitar o que eles podem ver, você facilita que eles encontrem e se concentrem em seu próprio trabalho. Primeiro, você reduz a confusão visual e os cliques e rolagens salvos aumentam com o tempo. Em segundo lugar, os funcionários que passam muito tempo se preocupando com o que os outros estão fazendo agora têm menos com que se preocupar. Nem toda organização tem esse tipo de funcionário, mas algumas definitivamente têm.

O usuário pode ver todas as ordens de serviço associadas Digamos que o departamento de manutenção tenha dez técnicos e três deles sejam eletricistas. Ao configurá-los para ver as ordens de serviço associadas, qualquer eletricista pode ver suas próprias ordens de serviço, além de todas as ordens de serviço atribuídas aos outros eletricistas. Se alguém fechar mais cedo, eles sabem exatamente onde ir para dar uma mão.

O usuário não pode encerrar ordens de serviço por conta própria Novos técnicos se beneficiam de ter funcionários mais experientes verificando seu trabalho para garantir que estão seguindo as práticas recomendadas internas, e uma maneira simples de impor isso é remover a permissão para encerrar ordens de serviço atribuídas. Com um bom CMMS baseado em nuvem atualizado e com backup em tempo real, a equipe sênior não precisa ver o trabalho diretamente para fechar a ordem de serviço. Eles podem confirmar remotamente que a lista de verificação da ordem de serviço foi concluída e revisar quaisquer notas carregadas.

O usuário só pode enviar solicitações Uma ótima maneira de encontrar pequenos problemas antes que eles se tornem problemas orçamentários é ter o maior número possível de olhos e ouvidos trabalhando para você. Se as pessoas virem algo, você quer que elas digam alguma coisa. Na manufatura, os operadores, as pessoas que diariamente trabalham diretamente com o ativo, são o seu sistema de alerta precoce. Na educação, são os professores.

Mas o que você nunca quer é que eles possam gerar ordens de serviço por conta própria. Você será invadido por falsos positivos. E nos casos em que eles estão certos, deve haver uma ordem de serviço, eles provavelmente não gerarão uma boa para você. Quais são as chances de eles conhecerem as peças, manuais de O&M e diagramas de piso que precisam ser incluídos em uma ordem de serviço rica em dados?

Ao limitar esses usuários a enviar solicitações, você pode manter adequadamente seu fluxo de trabalho de ordem de serviço. Somente as ordens de serviço corretas são geradas e são geradas corretamente.

Próximas etapas

Lembre-se, para obter os benefícios das permissões de usuário, você precisa de um CMMS. Se você não tiver um, comece a entrar em contato com os provedores. Se você já possui um CMMS, mas suas permissões não estão configuradas da maneira que você gostaria, ligue para seu provedor atual e peça ajuda. Se eles são bons, eles realmente querem que você tire o máximo proveito do software deles.