Simplifique a Gestão de Ordens de Serviço Usando CMMS para Maior Eficiência

Empresas em muitos setores da indústria estão cada vez mais recorrendo ao Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) como seu software de gestão de instalações. Maior eficiência, custos reduzidos e um retorno sobre investimento (ROI) mais significativo são as razões principais para empresas escolherem abandonar abordagens tradicionais de lápis e papel em favor de sistemas automatizados de gestão de manutenção. Softwares CMMS atuais eliminam sistemas de arquivamento em papel complicados e ineficientes, oferecendo às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente, e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva — tudo dentro de seu software baseado na nuvem. Além dos benefícios de eficiência organizacional, essa melhoria também levou a vidas úteis de equipamentos estendidas, melhor gestão de tempo, utilização de mão de obra e, em última análise, custos reduzidos e lucros aumentados.

CMMSs são sistemas de software altamente sofisticados que utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, podem fornecer ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de uma peça individual de equipamento. Software de gestão de manutenção representa sistemas robustos quando usados em seu pleno potencial. A indústria de CMMS se esforça para permanecer no topo da tecnologia e mudanças da indústria, evoluindo continuamente e sendo mais responsiva às necessidades em constante mudança de seus clientes. Inovações recentes em software de gestão de manutenção incluem interfaces seguras baseadas na nuvem, acessibilidade em dispositivos móveis, e funcionalidade sem papel que aumenta ainda mais a facilidade de uso.

Em uma pesquisa recente conduzida pela Hippo CMMS com 125 compradores, gestão de ordens de serviço (ou seja, reparos, manutenção não planejada) foi classificada como importante por 91% dos respondentes. Essa descoberta, bem como o valor dos compradores em manutenção preventiva (endossada por 96% dos respondentes), sugere que clientes de CMMS priorizam eficiência operacional aumentada como objetivo principal. Aqui está uma lista de sete maneiras que os sistemas de software podem simplificar a gestão de ordens de serviço:

1. Notificações em Tempo Real

Não há dúvida de que "tempo é dinheiro" e qualquer tempo desperdiçado pode ser custoso para as operações. Empresas que dependem de métodos de cópia física gastam tempo escrevendo ordens de serviço e depois enviando fisicamente para o pessoal de serviço designado. Se essa pessoa não está presente para receber a ordem de serviço, ela pode ficar na mesa dele ou dela por algum tempo antes de ser revisada. Com um CMMS, todas as ordens de serviço são criadas dentro do sistema e transmitidas imediatamente aos usuários apropriados para serviço. Usando notificações por e-mail e/ou alertas móveis, a ordem de serviço é recebida em segundos. O software de gestão de ordens de serviço também pode rastrear o processo da ordem de serviço, tornando possível monitorar o progresso da ordem de serviço do início ao fim.

2. Gestão de Ordens de Serviço Acessível e Digital

Uma vez que ordens de serviço são criadas, há um registro digital disponível para todos os usuários designados. As ordens de serviço podem ser recuperadas em múltiplos dispositivos, incluindo computadores desktop, laptops, tablets e smartphones. Em todas as instâncias, os dados são consistentes com todas as partes recebendo a mesma informação ao mesmo tempo. Ordens de serviço são criadas no mesmo formato e com campos obrigatórios a serem preenchidos. Isso garante que toda a informação relevante seja incluída. Por exemplo, ordens de serviço incluem registros de quem fez a solicitação, informações de contato relevantes, uma descrição clara do problema incluindo imagens conforme necessário, bem como a localização do equipamento que precisa de serviço. O modelo digital de ordem de serviço garante que a informação contida seja clara e legível e que nada se perca ou seja mal interpretado.

3. Organização Simples, Prioridades Claras

Em empresas de médio a grande porte, não é incomum ter várias ordens de serviço abertas a qualquer momento. Como técnicos e alocações de tempo podem ser limitados, é essencial que ordens de serviço sejam priorizadas baseadas em urgência, suprimentos, pessoal e tempo. O software de gestão de ordens de serviço pode atribuir datas de vencimento, bem como níveis de prioridade (ou seja, alta ou baixa). Alguns CMMSs podem exibir plantas baixas e mapas que identificam localizações de equipamentos e auxiliam técnicos no planejamento estratégico do cumprimento de ordens de serviço.

4. Relatórios Sem Esforço sobre Ordens de Serviço Atrasadas

O software de gestão de ordens de serviço rastreia o progresso do cumprimento de ordens de serviço. Relatórios de ordens de serviço podem ser filtrados por diferentes indicadores, como em andamento, concluídas ou atrasadas. Se uma data de vencimento não for cumprida, gestores serão alertados. Esse tipo de monitoramento permite que gestores tomem decisões sobre alocações de equipe, contratações e suprimentos, bem como identifiquem gargalos para trabalho atrasado. Ao revisar relatórios de ordens de serviço ao longo do tempo, gestores podem fazer mudanças conforme necessário, para melhorar a eficiência de suas operações.

5. Documentos de Ordens de Serviço Acessíveis

Nos últimos anos, CMMSs evoluíram em resposta a demandas da indústria, tornando-se aplicações mais sofisticadas, robustas e fáceis de usar. Como exemplo, muitos sistemas de manutenção agora incluem links para manuais de equipamentos, informações de garantia, documentos relevantes, contratos de fornecedores e padrões de código da indústria. Como toda essa informação é mantida no banco de dados do software e é acessível com alguns cliques de mouse ou toques em um dispositivo móvel, não há necessidade de buscar manualmente dados importantes relacionados a equipamentos quando necessário. A conveniência e facilidade de acessibilidade economizam tempo e energia para todos os envolvidos no processo de ordem de serviço.

6. Histórico de Reparos e Relatórios de Tendências

CMMSs podem gerar um relatório de histórico de reparos baseado em ordens de serviço concluídas. Os relatórios podem ser filtrados por períodos de tempo (ou seja, dias, semanas, meses, anos) por departamentos e/ou por localizações. Tendo a flexibilidade de revisar históricos de reparos ao longo do tempo ou via outros indicadores, gestores podem avaliar tendências em quebra de equipamentos, substituição de peças, custos de reparo, alocação de mão de obra, etc. Se um equipamento for encontrado requerendo reparo contínuo, pode resultar que é hora de substituí-lo. Ter um histórico de reparos ajuda gestores a tomar decisões importantes sobre a operação contínua em seus departamentos.

7. Gestão de Manutenção em Dispositivos Móveis

Um dos desenvolvimentos mais significativos na funcionalidade de CMMS tem sido adicionar acesso móvel ao painel do sistema de gestão de manutenção. Dado o uso generalizado de dispositivos móveis na forma de smartphones e tablets, essa mudança em como clientes utilizam software de gestão de manutenção levou a gestão de manutenção automatizada a um novo nível de funcionalidade. Todas as funcionalidades de CMMS disponíveis em computadores desktop também estão disponíveis usando o app de ordens de serviço. Com a funcionalidade de dispositivo móvel, usuários não precisam mais esperar para acessar um CMMS em seus computadores desktop. Em vez disso, eles podem acessar o sistema quando e onde quer que estejam. O mais importante, câmeras de telefone e tablet tornam possível para técnicos fazerem upload de imagens de equipamentos precisando de reparo, ou peças precisando de substituição. A funcionalidade de leitura de código de barras em dispositivos móveis também garante que os itens referenciados sejam exatos. Ter imagens ou códigos de barras reduz a oportunidade de erro ou confusão. Mais uma vez, isso resulta em uma melhoria geral na eficiência.

Manutenção contínua é parte integral de qualquer operação e uma realidade que não pode ser ignorada. A produtividade de uma organização é impedida quando reparos não são feitos prontamente ou quando reparos são atrasados porque as ordens de serviço são confusas ou cheias de erros. Criar ordens de serviço automatizadas, detalhadas e consistentemente formatadas elimina erro e confusão, enquanto também reduz tempo e energia. Os históricos de reparo gerados por um software de ordens de serviço ajudam empresas a se manterem informadas sobre suas operações de manutenção e oferecem oportunidades para tomar decisões informadas conforme necessário.