Otimize a Manutenção Escolar com Sistema de Ordens de Serviço Baseado em CMMS

Ficaram para trás as idílicas escolas de uma sala só de antigamente. Escolas hoje podem ser instalações gigantes com seus próprios grandes departamentos de manutenção. Não há dúvida de que é difícil manter tudo funcionando. Mas quanto mais fácil seria com um CMMS orientado por ordens de serviço?

Escolas de hoje têm suas próprias faixas de embarque e desembarque, playgrounds multiestrutura, pistas pavimentadas e frequentemente complexos esportivos completos com campos de grama sintética e arquibancadas. No centro desses labirintos estão salas de aula, ginásios, centros de recursos, refeitórios, auditórios, laboratórios de informática, laboratórios de ciências e bibliotecas. Manter tudo seguro e em conformidade é um trabalho de tempo integral, o ano todo. A maioria da equipe e alunos tem férias no verão, mas julho e agosto são meses agitados para departamentos de manutenção escolar, com agendas cheias de projetos de recuperação.

Vamos explorar o papel que as ordens de serviço podem desempenhar no dia a dia de uma gestão de manutenção escolar. Podemos usar um anúncio real de emprego para um profissional de manutenção para entender bem os desafios diários que os departamentos enfrentam. As seguintes descrições de responsabilidades são emprestadas diretamente de um anúncio para uma escola primária em Nova Jersey.

Tarefas gerais de manutenção e reparo

Realizar tarefas gerais de manutenção e reparo em uma variedade de áreas e conforme designado pelo Supervisor de Manutenção e de acordo com todos os códigos e regulamentos aplicáveis

Este é um bom ponto de partida porque descreve uma grande parte do dia médio de um técnico. Então, que papel as ordens de serviço desempenhariam?

Em muitos casos, as ordens de serviço começam como um ticket enviado por um professor ou outro membro da equipe. Podemos imaginar a professora de arte notando uma torneira quebrada em sua sala. Acessando o software de ordens de serviço, ela insere uma breve descrição do problema e sua localização. A informação é então automaticamente encaminhada pelo software CMMS para o supervisor de manutenção.

A professora de arte provavelmente teria incluído pouca informação. Mas agora o supervisor pode pegar o ticket e desenvolvê-lo em uma ordem de serviço rica em dados. Em sua mesa ou em um dispositivo móvel, ele acessa o CMMS e, se for bom, através de sua interface intuitiva e amigável, ele adiciona à ordem de serviço:

• Mapas de piso interativos
• Listas de peças necessárias, incluindo níveis atuais de inventário
• Checklists personalizáveis para garantir as melhores práticas atuais

Há muito mais que ele pode adicionar, mas para uma torneira quebrada, provavelmente manteria simples. Em seguida, ele prioriza e atribui o reparo. Tudo depende do nível relativo de criticidade do ativo. Uma torneira na sala de arte é crucial para manter as portas da escola abertas? Provavelmente não. Mas ele precisa considerar a segurança de alunos e funcionários ao analisar qualquer ordem de serviço. Esse aspecto leva a mãos manchadas de tinta aquarela, o que não é um grande problema. Mas um balanço quebrado no playground com uma corrente de metal solta é um perigo imediato para crianças curiosas.

No final, a torneira quebrada provavelmente recebe prioridade baixa. Decidido isso, o supervisor agora atribui a ordem de serviço. Como ele está enviando tarefas para cada membro do departamento usando ordens de serviço rastreáveis através do CMMS, ele sabe onde todos estão e o que estão fazendo. Olhando as ordens de serviço atuais, ele encaixa o reparo da torneira na tarde de um técnico. No final do dia, ele volta e verifica se a ordem de serviço foi encerrada, quais peças foram usadas e se o técnico enviou alguma observação.

Ordens de serviço para terceiros

Recomendar reparos ou procedimentos que estão além do escopo de responsabilidades, habilidade ou experiência, descrevendo o trabalho necessário e as especificações exigidas de um contratante externo.

Isso acontece menos frequentemente nas escolas, mas ordens de serviço podem ser geradas para fornecedores terceirizados. Instalar um novo painel de disjuntores, por exemplo, requer um eletricista licenciado. Pode não haver ninguém no departamento que possa fazer o trabalho de forma segura ou legal.

Mesmo o trabalho sendo feito por alguém fora do departamento, uma ordem de serviço vai ajudar tudo a correr mais suavemente. Pode ter informação sobre o trabalho necessário e as informações de contato do supervisor. Ter tudo em uma ordem de serviço ajuda na hora de pagar o fornecedor ou acompanhar acordos ou garantias.

Rastreamento de inventário com ordens de serviço

Manter um suprimento adequado de peças e materiais geralmente usados em reparos e solicitar suprimentos necessários através dos procedimentos estabelecidos do distrito.

Um bom CMMS torna o rastreamento de inventário muito fácil. Uma vez que você tem suas contagens iniciais precisas, o rastreamento de inventário é feito pelo software de ordens de serviço. As peças necessárias para um reparo podem ser incluídas na ordem de serviço quando ela é gerada. Quando é encerrada, os níveis de inventário são ajustados automaticamente.

O anúncio menciona "procedimentos estabelecidos do distrito". É difícil saber o que são, mas vale a pena ver como um bom CMMS otimiza o controle de inventário. Dentro do software, peças e inventário podem ser configurados com limites de reabastecimento. Uma vez que os números caem abaixo desses níveis personalizáveis, o CMMS pode enviar pedidos por conta própria, até levando em conta prazos de entrega atuais. Ou pode notificar o departamento de manutenção por e-mail que os níveis estão baixos. Sua escolha.

Manutenção preventiva e rastreamento de ordens de serviço

Garantir que todos os regulamentos e leis aplicáveis de incêndio, segurança, saúde e meio ambiente sejam observados e excedidos.

Manter um registro de todas as funções de manutenção e reparos realizados.

Conformidade tem duas partes: estar em conformidade e provar que você está. Para a primeira parte, os departamentos usam MPs, que são um tipo especial de ordem de serviço agendada antecipadamente para garantir que um grande reparo ou substituição não será necessário no futuro. Elas cobrem inspeções e manutenção menor. Para escolas, MPs incluem verificar detectores de fumaça, garantir que extintores de incêndio estão carregados e que lava-olhos estão abastecidos nos laboratórios de ciências. Uma vez que as MPs são adicionadas ao CMMS, tornam-se ordens de serviço recorrentes. Garantem que nada seja esquecido.

O rastreamento de ordens de serviço torna a segunda parte, provar conformidade, muito fácil. Um bom CMMS permite revisar dados históricos, calcular combinações quase infinitas de indicadores-chave de produtividade (KPIs) e gerar relatórios sem dor, que podem então ser encaminhados aos departamentos governamentais relevantes.

Gestão de manutenção organizada

Demonstrar atitude cooperativa e agradável em todos os momentos, particularmente na presença de equipe, alunos e visitantes da comunidade.

OK, ordens de serviço não garantem que todo membro do seu departamento será agradável. Mas ordens de serviço tornam a gestão de manutenção mais organizada e, portanto, menos estressante. O planejamento é mais fácil, então há menos surpresas desagradáveis. Ordens de serviço não vão mudar sua disposição. Mas usar sistemas de tickets de ordem de serviço e rastreamento de ordens de serviço torna muito menos provável que algo no trabalho estrague seu dia.