Aumente a Eficiência do CMMS com Permissões de Usuário Estratégicas

Toda vez que você cria novos usuários no seu CMMS (e na verdade a qualquer momento depois disso), definir as permissões certas é uma maneira simples mas poderosa de aumentar a produtividade.

O que são permissões de usuário?

Elas definem o que um usuário pode fazer dentro do software CMMS. Em nível básico, as permissões controlam o que um usuário pode:

• visualizar
• adicionar
• editar
• excluir

Assim, você pode ter um usuário que só pode visualizar ordens de serviço. Um segundo pode visualizar, adicionar e editar ordens de serviço, enquanto um terceiro pode visualizar, adicionar, editar e também excluí-las. Mas isso é apenas para ordens de serviço. Com esses mesmos três usuários, você pode ter uma combinação diferente de permissões para plantas digitais. O primeiro usuário só pode vê-las, mas o segundo e terceiro podem visualizar, adicionar, editar e excluí-las.

Como decido quais permissões atribuir a cada usuário?

Geralmente não faz sentido criar um conjunto único de permissões para cada usuário. Em vez disso, você deve definir um conjunto de permissões para cada tipo de usuário.

Toda organização é diferente, mas para muitos de nossos clientes, a Hippo configura:

• Administradores do Sistema
• Administradores
• Recursos (Técnicos)
• Solicitantes

Uma forma rápida de entender esses tipos de usuário é associar cada um a um personagem do Batman. Acompanhe-me aqui.

O Administrador do Sistema é o Alfred, o mordomo. Sentado atrás de uma parede de monitores na Batcaverna, Alfred consegue ver e controlar tudo graças ao todo-poderoso Batcomputador. Se algo é possível no software, ele pode fazer.

O Administrador é o Batman. Ele está em campo tomando as decisões, com controle total sobre fluxos de trabalho de ordens de serviço e cronogramas de MP. Se uma solicitação chega, ele pode escolher atribuí-la ao Robin ou rejeitá-la completamente.

Os Recursos são o Robin. Eles conseguem ver ordens de serviço. Dependendo de como suas permissões são configuradas, podem ver todas ou apenas uma parte das ordens de serviço. O Batman também pode ativar e desativar a capacidade do Robin de fechar ordens de serviço por conta própria. (Leitores astutos notarão que o Batman tem o cinto de utilidades legal e deveria ser os Recursos. Fãs dedicados saberão que o Robin também tinha um cinto de utilidades legal.)

Os Solicitantes são o Comissário Gordon. Eles se limitam a acionar o Bat-Sinal quando precisam de algo. Cabe ao Batman analisar as solicitações e decidir quais se tornarão ordens de serviço atribuídas.

Como determino meus próprios tipos de usuário?

Eles precisam ser personagens do Batman? Não, não se preocupe. Em vez disso, uma boa maneira é começar listando os grupos de pessoas que usarão o CMMS. Provavelmente é mais fácil ir por cargo. Se você trabalha em uma fábrica, por exemplo, você tem:

• CEO
• Chefe do departamento de manutenção
• Técnicos seniores
• Técnicos juniores
• Operadores

Para cada grupo, anote o que você precisa que eles consigam fazer dentro do CMMS. O chefe do departamento de manutenção, por exemplo, precisa poder visualizar, adicionar, editar e excluir quase todos os dados no CMMS. Lá embaixo na lista, os operadores provavelmente só precisam poder enviar solicitações.

Um bom fornecedor de CMMS vai ajudar você a resolver isso durante o processo de integração. Dito isso, você se adianta alguns passos tentando primeiro por conta própria definir os tipos de usuários que precisará.

Onde vejo ganhos de produtividade?

Mesmo antes de estar operando, ao dividir usuários por tipo, você agiliza o processo de treinamento. Enquanto seu Administrador do Sistema (Alfred) vai precisar de oportunidades para aprender todos os detalhes da plataforma CMMS, os Recursos (Robin) podem conseguir a maior parte do que precisam em poucas sessões. Ao limitar o que as pessoas podem fazer no software, você reduz o tempo de treinamento delas.

Uma vez operando, os benefícios dependem de como você configura as permissões.

Usuário só vê suas ordens de serviço atribuídas Ao limitar o que podem ver, você facilita para eles encontrarem e focarem no próprio trabalho. Primeiro, você reduz a desordem visual, e aqueles cliques e rolagens economizados se somam ao longo do tempo. Segundo, funcionários que gastam muito tempo se preocupando com o que outros funcionários estão fazendo agora têm menos com o que se preocupar. Nem toda organização tem esse tipo de funcionário, mas algumas definitivamente têm.

Usuário vê todas as ordens de serviço associadas Digamos que o departamento de manutenção tenha dez técnicos, e três sejam eletricistas. Configurando-os para ver ordens de serviço associadas, qualquer eletricista vê suas próprias ordens mais todas as atribuídas aos outros eletricistas. Se alguém fecha cedo, sabe exatamente onde ir para dar uma mão.

Usuário não pode fechar ordens de serviço sozinho Técnicos novatos se beneficiam de ter funcionários mais experientes verificando seu trabalho para garantir que seguem as melhores práticas internas, e uma forma simples de impor isso é remover a permissão de fechar ordens de serviço atribuídas. Com um bom CMMS na nuvem atualizado e com backup em tempo real, a equipe sênior não precisa ver o trabalho diretamente para fechar a ordem. Podem confirmar remotamente que o checklist da ordem foi completado e revisar notas enviadas.

Usuário só pode enviar solicitações Uma ótima maneira de encontrar pequenos problemas antes que se tornem problemas que estouram o orçamento é ter o máximo de olhos e ouvidos trabalhando para você. Se as pessoas veem algo, você quer que digam algo. Na manufatura, os operadores, que todo dia trabalham diretamente com o ativo, são seu sistema de alerta precoce. Na educação, são os professores.

Mas o que você nunca quer é que eles possam gerar ordens de serviço por conta própria. Você será inundado com falsos positivos. E nos casos em que eles estão certos e deveria haver uma ordem de serviço, é improvável que gerem uma boa para você. Quais as chances de eles saberem as peças, manuais O&M e diagramas de piso que precisam ser incluídos em uma ordem de serviço rica em dados?

Limitando esses usuários a enviar solicitações, você faz a gestão adequada do seu fluxo de trabalho de ordens de serviço. Apenas as ordens certas são geradas, e são geradas corretamente.

Próximos passos

Lembre-se: para obter os benefícios das permissões de usuário, você precisa de um CMMS. Se não tem um, comece a contatar fornecedores. Se já tem um CMMS mas suas permissões não estão configuradas como você gostaria, ligue para seu fornecedor atual e peça ajuda. Se eles forem bons, realmente vão querer que você tire o máximo proveito do software deles.