Como o Software CMMS Aumenta o Foco nas Tarefas Mais Importantes

Claro que você quer ser eficiente, mas para isso primeiro precisa remover todas aquelas distrações que matam o ritmo e sugam sua energia, impedindo-o de focar nas tarefas-chave. E honestamente, isso geralmente não é fácil. A menos que você tenha o CMMS certo.

Uma boa plataforma CMMS, repleta de recursos poderosos mas também fácil de usar, permite que você:

1. mantenha seu fluxo de trabalho de ordens de serviço fluindo
2. priorize o trabalho que você deixa passar
3. acompanhe o progresso de todos em tempo real
4. mantenha um programa de manutenção preventiva para reduzir trabalho reativo e não programado
5. descubra tarefas importantes das quais você nem sabia

Vamos analisá-las uma a uma.

1. O software CMMS ajuda a impedir que pequenos trabalhos desnecessários se tornem grandes distrações

Uma das melhores maneiras de garantir o fracasso é dividir sua atenção. Já tentou dirigir e enviar mensagem de texto ao mesmo tempo? Há uma razão para ser ilegal.

Quando seu fluxo de trabalho de ordens de serviço fica entupido com tarefas desnecessárias, é difícil manter o foco. Em vez de fazer o trabalho que precisa ser feito agora, você perde tempo e esforço em coisas que poderiam ter sido adiadas com segurança ou, em alguns casos, nem feitas.

A solução é bloquear completamente o sistema para que só você possa gerar ordens de serviço? Isso garantiria que apenas tarefas importantes entrassem na lista de tarefas. Mas aqui está o problema: agora você tem apenas tarefas importantes na sua lista, mas não tem todas elas. Muitas estão sendo perdidas. Mesmo nas menores operações, você não pode esperar que uma pessoa pegue tudo que precisa ser feito. Simplesmente não é possível. Em vez disso, você precisa incentivar todos a reportar problemas. Todos da equipe de manutenção. Todos os operadores. Até o pessoal do escritório. Se virem algo, precisam poder reportar rapidamente e facilmente. Assim, nada é perdido e toda tarefa importante entra na lista.

Aqui é onde o CMMS começa a facilitar sua vida. Bons sistemas vêm com um portal de solicitações que você pode abrir para qualquer pessoa. As pessoas podem enviar solicitações rapidamente e facilmente. E-mails não são acidentalmente desviados para pastas de spam. Mensagens de texto não são acidentalmente enviadas para números errados. Mas agora que você está pescando com uma rede tão grande, vai pegar coisas que não quer. É ótimo quando um operador nota um som estranho vindo da prensa hidráulica e reporta. Mas e quando um administrador do escritório começa a enviar múltiplos tickets sobre as toalhas de papel do banheiro?

Aqui é onde o CMMS continua facilitando sua vida. Lembre-se: as pessoas estão enviando tickets, não ordens de serviço. Uma vez que o CMMS coletou a pesca do dia, ele permite que você analise e gere ordens de serviço a partir dos tickets que considera importantes e "devolva" os que não são. O software CMMS ajuda você a coletar o que precisa e descartar o que não precisa.

2. O software CMMS coloca as tarefas importantes na frente da fila

Depois de limpar seu fluxo de trabalho de ordens de serviço de tarefas desnecessárias, é hora de colocá-las em ordem. Todas são importantes e todas serão feitas, mas você precisa decidir quais serão feitas primeiro.

Em alguns casos, você vai priorizar com base na criticidade. Digamos que você tenha duas tarefas: uma é substituir o motor queimado de uma esteira transportadora e a outra é substituir uma bomba de reserva. Sem a esteira, toda sua operação de expedição para completamente, gerando um custo alto. Sem a bomba de reserva? Substituí-la é importante, mas você tem alguma margem. Pode esperar.

Estabelecer criticidade é toda uma arte e ciência por si só, mas em nível básico se resume a fazer uma pergunta principal para cada ativo: Quão ruim é ruim? Se este ativo falhar, claro que é ruim. Mas quão ruim é ruim? Ruim é apenas sinônimo de irritante? Ou é o tipo de ruim que pode arruinar seu dia? Quanto esse ruim vai custar? Em outros casos, você pode organizar tarefas sequencialmente. Precisa substituir os parafusos de cisalhamento do soprador de neve que o zelador usa para limpar o estacionamento dos funcionários? Primeiro, você vai querer consertar a porta metálica superior do galpão onde o soprador está guardado e agora preso. Até conseguir abrir essa porta, você não chega ao soprador para consertá-lo.

A lição principal aqui não é como você prioriza suas ordens de serviço. É que você pode fazer isso facilmente graças ao CMMS. Uma vez que você tem suas ordens de serviço configuradas, geralmente é apenas questão de alguns cliques para priorizá-las.

3. O software CMMS permite gerar e acompanhar ordens de serviço de qualquer lugar, a qualquer momento, em tempo real

É muito mais fácil manter o controle de um projeto quando você pode acessar instantaneamente informações atualizadas sobre ele. O técnico já começou a ordem de serviço? Já a fechou? Está esperando peças? Quanto mais você sabe sobre o progresso atual, mais fácil é chegar ao fechamento.

Para ver como o CMMS torna isso possível, é útil compará-lo aos sistemas tradicionais baseados em papel e planilhas (o que é apenas uma forma educada de dizer desatualizados). Com ordens de serviço em papel, geralmente há uma única cópia que passa de mão em mão, de chefes de departamento a técnicos, até eventualmente se perder completamente. Mesmo quando o sistema funciona da melhor forma possível, é complicado e lento.

Precisa gerar uma ordem de serviço?

Volte à sua mesa, pegue a caneta e os formulários.

Precisa atribuir a ordem de serviço?

Seu técnico precisa ir até o escritório de manutenção buscá-la.

Agora que ele tem e começou, precisa saber como o técnico está indo?

Ligue para ele voltar ao escritório ou vá até a instalação para encontrá-lo.

E isso é quando as coisas estão indo bem. Com planilhas, não é muito melhor. Pode parecer que ter um software de ordens de serviço facilita o compartilhamento. Mas lembre-se: você não está compartilhando a ordem de serviço. Em vez disso, está criando uma cópia e compartilhando essa cópia. E isso significa que há várias cópias desconectadas flutuando. Quando uma é atualizada, todas as outras imediatamente ficam desatualizadas. Mas as pessoas que as têm não sabem disso.

Com um CMMS baseado na nuvem, tudo é melhor. Assim que um ticket chega, você é notificado no desktop ou dispositivo móvel. Pode revisar rapidamente o ticket e começar a construir uma ordem de serviço rica em dados. Com alguns cliques bem posicionados e rolagem rápida de menus, você pode incluir:

• checklists personalizáveis
• materiais e peças associados
• cópias digitais de manuais de reparo e manutenção
• histórico completo de ordens de serviço do ativo
• nível de prioridade

Se seu CMMS for realmente bom, ele ainda tem mapas de piso interativos.

E como tudo está em um banco de dados CMMS acessível por dispositivos móveis (não em um papel fácil de perder ou uma planilha que logo fica desatualizada), todos estão olhando para a mesma informação, sempre atualizada. Isso é especialmente útil quando técnicos adicionam notas, fazem upload de imagens digitais e fecham ordens de serviço. Com um CMMS, você nunca perde tempo caçando pedaços de papel ou rolando e-mails antigos procurando anexos perdidos. Em vez disso, você foca no que importa: onde as pessoas estão agora com suas tarefas.

4. O software CMMS ajuda a configurar e executar um programa de MP para reduzir trabalho reativo e não programado

O software CMMS é sinônimo de manutenção preventiva por vários bons motivos. Uma plataforma CMMS totalmente equipada e amigável torna a configuração e o fechamento de MPs muito mais fáceis. E isso é importante por causa de todo o tempo, energia, dinheiro e, o mais importante, estresse que um bom programa de MP economiza. Uma vez configurado para encontrar e corrigir pequenos problemas antes que se tornem problemas incontroláveis e que estouram o orçamento, sua vida toda fica mais fácil. Veja como.

Primeiro, o trabalho é feito conforme um cronograma, não aleatoriamente quando as coisas quebram inesperadamente. Todos chegam ao trabalho todos os dias sabendo exatamente o que vão fazer. Sem mais surpresas. E como o trabalho é agendado com muita antecedência, você pode garantir que tem os materiais e peças necessários. Sem mais buscas de última hora no almoxarifado. E sem mais correrias para consertar um ativo só para descobrir que uma peça crítica está a três dias de distância no depósito do fornecedor. Planejar adiante significa ter o que você precisa, quando precisa. Segundo, sempre vai ser mais barato trocar o óleo do que substituir um motor fundido. Todos seus ativos vão durar mais e custar menos para manter funcionando.

5. O software CMMS mantém você no topo de todas as tarefas importantes, incluindo as escondidas à vista de todos

Às vezes você não consegue ficar por dentro de todas as tarefas importantes porque não sabe quais são todas elas. Parece estranho, certo? Claro que você deveria saber o que é importante e o que não é. Bem, você consegue responder às seguintes perguntas:

• Qual ordem de serviço do mês passado custou mais em mão de obra, materiais, peças e produtividade perdida?
• Qual ativo custou mais para manter funcionando nos últimos seis meses? Quanto custou e que porcentagem do orçamento total consumiu?

Se você não sabe as respostas e não sabe como encontrá-las, você precisa de um CMMS.

Se você não sabe as respostas mas sabe que poderia encontrá-las gastando muito tempo e energia com calculadora e pilha de papelada, você precisa de um CMMS.

Porque qualquer CMMS que valha a pena tem relatórios auto-gerados cheios de indicadores-chave de desempenho (KPIs) que pintam o quadro geral da manutenção para você. Uma vez que você sabe para onde seu dinheiro está indo, pode começar a tomar medidas para gastar menos nessas áreas. Então, rastreando os mesmos KPIs ao longo do tempo, você pode acompanhar seu progresso. Interessado em aprender mais sobre KPIs? Confira nosso post no blog sobre o que são e como usá-los, KPIs Clássicos para ROI de CMMS.

Próximos passos

Imagine como sua vida vai ser melhor com uma plataforma CMMS. Imagine-se organizando tudo do seu desktop ou dispositivo móvel. Acompanhando cada ordem de serviço em tempo real. Configurando e executando um programa de manutenção preventiva tranquilo. Aproveitando dados do CMMS para descobrir para onde o dinheiro realmente está indo e finalmente colocando seu orçamento sob controle. Apenas imagine.

Então reserve um tempo para lembrar da vida agora sem um CMMS. Ordens de serviço antiquadas que facilmente se perdem ou ficam desatualizadas. Aquele lag frustrante entre as coisas acontecerem e você saber sobre elas. Manutenção reativa e imprevisível. Todos aqueles desconhecidos.

Agora comece a ligar para fornecedores de CMMS.