Use listas de verificação para uma planta mais eficiente

Ao longo dos anos, passei muito tempo discutindo sobre o uso de listas de verificação para trocas de equipamentos e partidas em fábricas . Eu expliquei, raciocinei, racionalizei, bajulei, apelei, implorei, implorei, implorei, implorei, instei e até chorei lágrimas reais em meus esforços para fazer as pessoas usarem listas de verificação.

Por isso, foi ótimo ver um estudo recente publicado no New England Journal of Medicine que descobriu (surpreendentemente) que os hospitais que usam listas de verificação em seus procedimentos de sala de operação sofrem uma taxa de mortalidade muito menor do que aqueles que não usam.

Fiquei feliz em ver o estudo, mas minha primeira reação ao lê-lo foi de indignação, do tipo “As salas de cirurgia não usam listas de verificação rotineiramente? O que?" Esperançosamente, o estudo aumentará a conscientização e talvez conduza a algumas melhorias.

Mas a experiência me convenceu de que há algo na psique humana que luta desesperadamente contra o uso de listas de verificação.

“Precisamos fazer as coisas rapidamente. As listas de verificação irão nos atrasar. Nós sabemos o que estamos fazendo; já fizemos isso um zilhão de vezes antes. ” Mesmo com as melhores intenções do mundo, essas afirmações simplesmente não são corretas.

Geralmente, descobrimos nas linhas de embalagem que qualquer item perdido em uma lista de verificação de mudança nos custou pelo menos 10 minutos de tempo perdido na inicialização. Em vários casos, isso resultou em alguns danos significativos ao equipamento, e quem sabe quantas outras vezes houve quase acidentes relacionados a danos ou segurança. Configurações que não foram alteradas, parafusos que não foram apertados, braçadeiras soltas - tudo completamente não intencional, feito por pessoas que já haviam feito isso muitas vezes antes.

A memória humana simplesmente não é confiável o suficiente, especialmente se interrompida para fazer outra coisa brevemente ... ou talvez alguém tenha uma dúvida ou precise de uma ajuda momentânea. Uma vez que a mente mudou o foco, todas as apostas na memória estão perdidas.

Um enfraquecimento da memória em nossa cultura parece ser tratado como um indicador real de capacidade diminuída, um sinal de senilidade que se aproxima, os temidos "momentos de velhice". Mas a memória humana não é um mecanismo confiável em qualquer idade. Todos nós esquecemos nossas chaves ou onde as deixamos ou "o que vim buscar nesta sala?" Eu vi até mesmo as pessoas mais inteligentes e capazes com quem trabalhei esquecer as coisas quando distraídas.

Posso entender por que cirurgiões, renomados pela magnitude de seus egos, resistiriam a qualquer coisa que parecesse sugerir uma compensação por uma capacidade deficiente. Mas por que, então, os pilotos de linha aérea (com pelo menos egos comparáveis) aceitaram as listas de verificação por muitos anos? (Bem, sim, os regulamentos dizem que precisam, mas se você falar com eles, eles dizem que nem mesmo pensariam em operar sem eles.)

Mike Thomas, um associado que foi piloto da Marinha e, na época, treinador de pilotos da Marinha e de aviões, explica isso como apenas uma parte do vôo. Desde sua primeira exposição a aviões, os pilotos trabalham a partir de listas de verificação, e uma parte fundamental do trabalho do treinador é o treinamento em como usar as listas de verificação, tanto quanto o treinamento nas funções reais do avião.

Da mesma forma, em plantas, descobrimos que quando os indivíduos são treinados para realizar tarefas usando listas de verificação, eles tendem a continuar usando-as. A dificuldade surge quando alguém está realizando uma tarefa rotineiramente antes que a lista de verificação seja desenvolvida. Mesmo que ajudem a desenvolver a lista de verificação, ainda é difícil para eles começar a usá-la.

Claro, sempre temos o argumento de que para os pilotos é uma situação de vida ou morte (cirurgiões também), e as mesmas práticas rigorosas simplesmente não são necessárias (e não são acessíveis) na indústria. No entanto, quando começamos a usar listas de verificação, as coisas sempre ficaram melhores e mais rápidas.

A resposta simples, então, é tornar obrigatório o uso de listas de verificação e, se não o fizerem, haverá consequências. Mas se você insistir absolutamente para que as pessoas entreguem as listas de verificação preenchidas, então você com certeza obterá listas de verificação preenchidas, porque foi isso que você pediu. Nada diz que a lista de verificação foi realmente usada como deveria. Infelizmente, essa é a história por trás do uso de listas de verificação muito relatadas. O requisito era uma lista de verificação preenchida, então foi isso que obtivemos.

Eu olhei em muitos arquivos e vi muitas listas de verificação originais e ordens de serviço de manutenção preventiva (PM) sem quaisquer impressões digitais, manchas ou manchas, e me perguntei como as pessoas conseguiriam mantê-los tão limpos no chão.

Os americanos, historicamente, não são bons em obediência irracional, mas somos excelentes na desobediência consciente, especialmente quando alguém tenta nos forçar a fazer algo para o qual não temos muito valor. É assim que as pessoas neste país são normalmente conectadas, e tenho certeza de que está se tornando o caso na maioria dos outros países atualmente. Sempre ultrapassamos os limites e não consideramos muito garantido.

(Você sabe apenas uma coisa errada nessa lista de verificação, até mesmo um erro de digitação, anula completamente o valor de tudo.)

Também tivemos que conversar sobre as diferentes maneiras de usar as listas de verificação. Se alguém executou uma tarefa inúmeras vezes, não é muito eficiente para essa pessoa ir passo a passo por uma lista detalhada, verificando cada item à medida que o faz. Nesse caso, não há problema em realizar um pequeno grupo de tarefas relacionadas e, em seguida, marcá-las. Mas nunca é normal realizar todas as tarefas e depois marcá-las.

Já aconselhei as pessoas:“Por que você quer se estressar, correndo o risco de esquecer algo? Por que tentar se lembrar? Use a lista de verificação. ” Trata-se de fazer com que o equipamento comece a funcionar bem, o mais rápido possível, sem concluir os exercícios de aprimoramento mental.

Quem merece mais respeito - a pessoa que usa a lista de verificação completa a troca perfeitamente e o equipamento liga e só funciona, ou a pessoa que consegue fazer quase todas essas etapas completamente de memória e então gastamos tempo tentando começar?

Se você quiser ganhar jogos de perguntas e respostas em casa, talvez até mesmo competir no Jeopardy ou de outra forma exibir habilidades de memória incríveis, isso é ótimo, mas as demonstrações de ginástica de memória não nos ajudam com trocas de equipamentos ou inicializações mais eficazes e eficientes.

Lembro-me de uma fábrica em que o requisito de qualificação para operar um equipamento era poder trocá-lo completamente de memória. Era um equipamento grande, com mais de 100 etapas no procedimento. Eu recebi olhares em branco quando perguntei por quê?

Então, o que realmente funciona?

• O uso de listas de verificação deve ser obrigatório, além de qualquer debate. Assim como óculos de segurança, protetores auriculares, travamento de segurança, etc., eles fazem parte do trabalho. Mas é preciso muito mais do que a aplicação da lei e da ordem para obter um uso contínuo e bem-sucedido.
• Você tem que trabalhar com as pessoas e treiná-las para fazer o trabalho usando as listas. Então é uma rotina, parte essencial do processo, e eles superam a ideia de que é algo extra, que os está retardando.
• Você tem que estar lá fora, certificando-se de que todos tenham sua lista de verificação e a estejam usando de verdade, e encontrando quaisquer problemas com as listas.
• Encontramos listas de verificação de plástico laminado e lápis de cera funcionaram melhor.
• As reuniões de acompanhamento da mudança podem ajudar a determinar onde as pessoas estão lutando com as listas de verificação. Identifique a perda de tempo devido ao uso impróprio. Procuramos melhorias, não culpas. A culpa tende a levá-lo de volta à desobediência consciente.
• Você deve ter processos ativos e participativos para melhorar continuamente as mudanças e inicializações, incluindo manter as listas de verificação atualizadas e construir uma propriedade contínua para elas. É sempre incrível como a propriedade torna todo o processo muito mais fácil.

Isso significa trabalho constante para líderes de equipe, supervisores e gerentes, mas é uma parte essencial de seu trabalho. E o mais importante:eles próprios realmente precisam acreditar que o uso de listas de verificação é a abordagem mais eficaz e eficiente.

Sobre o autor

Atualmente trabalhando como consultor, John Crossan se aposentou após passar mais de 30 anos com a Clorox Company. Suas funções durante grande parte dos últimos 14 anos foram focadas principalmente na melhoria das operações, promovendo a instalação e implementação contínua de manufatura básica e mecanismos de procedimentos de manutenção em 30 fábricas variadas nos EUA e Canadá. Antes da Clorox, John também ocupou funções operacionais e de engenharia na Johnson &Johnson e na Burndy Corporation. Ele pode ser contatado por e-mail em [email protected] ou online em www.johncrossan.com.