Como convencer seu chefe (e o chefe dele) de que você precisa de um CMMS

Conheça Justin…

Justin é gerente de equipamentos e compras em uma empresa de dragagem industrial. Seu equipamento não é confiável. Sua equipe está longe de ser tão eficiente quanto deveria ser. Manter suas máquinas custa muito caro.

Mas Justin sabe como consertar tudo isso:Criar processos melhores e obter ferramentas para sua equipe implementá-los.

Ele lança a solução, mas ele se fecha. Não há dinheiro para isso. Justin e sua equipe precisam se virar com seus sistemas antigos e disfuncionais.

Uma redução de velocidade não tão pequena

Essa história tem um final feliz, mas é a prova de um problema comum:a manutenção geralmente perde a batalha pelo orçamento.

Se sua pressão arterial está subindo, você provavelmente já foi Justin (ou viu Justin) muitas vezes antes. Mas isso não significa que toda esperança está perdida.

Veja como Justin lidou com o aumento de velocidade de sua equipe de manutenção

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Um plano de batalha

Este artigo o prepara para vender sua visão de uma operação de manutenção nova e aprimorada para seu chefe, o chefe deles e qualquer outra pessoa com as chaves do cofre.

Estamos nos concentrando especificamente em obter o aval para um CMMS, pois a nova tecnologia geralmente traz o maior ROI, mas vem com o maior preço e mudança na cultura da empresa.

Precisa de mais informações sobre como comprar um CMMS? Confira nosso Guia do comprador do CMMS

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Índice

1. Cinco benefícios de um CMMS que preocupam os líderes empresariais
2. Quatro coisas que os tomadores de decisão odiarão em seu projeto de CMMS (e como fazê-los mudar de ideia)
3. Nove perguntas a se fazer ao se preparar para lançar um CMMS
4. Finalizando seu argumento de venda

Cinco benefícios de um CMMS que interessam aos líderes de negócios

Você precisa falar a linguagem dos líderes empresariais para chamar sua atenção. Existem cinco áreas com as quais os tomadores de decisão provavelmente se preocupam. Um CMMS pode ser fatorado em cada um.

1. Com o que os tomadores de decisão se preocupam:crescimento

O status quo não entusiasma os líderes empresariais. Na verdade, 81% dos CEOs de manufatura industrial dizem que o crescimento da empresa está no topo de sua lista de tarefas, de acordo com uma pesquisa da PWC.

Crescimento significa mais dinheiro para a empresa, mas também significa obter uma fatia maior do bolo do que os concorrentes. Esta é uma fórmula infalível para o sucesso a longo prazo.

Como um CMMS ajuda nisso

Duas palavras:Eficiência e confiabilidade.

Produzir mais e desperdiçar menos é o caminho mais seguro para o crescimento. Um dos recursos mais úteis de um CMMS é sua capacidade de ajudá-lo a planejar e otimizar a manutenção preventiva e baseada na condição, e outras estratégias sofisticadas. Isso leva a máquinas mais saudáveis ​​que produzem mais com maior qualidade. Também reduz o tempo de inatividade, o excesso de estoque e o desperdício de recursos.

2. Com o que os tomadores de decisão se preocupam:custos

“A primeira pergunta que provavelmente lhe farão é:'Quanto dinheiro isso vai economizar e onde?” diz Stuart Fergusson, gerente sênior de engenharia de vendas da Fiix, sobre como lançar um CMMS.

Com os gastos sempre na mente dos líderes de negócios, está claro que qualquer grande investimento em tecnologia terá que criar economia de custos em outra parte da empresa.

Como um CMMS ajuda nisso

Analisamos os custos e o ROI do software CMMS, mas se você está procurando alguns números rápidos (cortesia da ReliabilityWeb), aqui estão alguns que farão seu chefe se sentar e tomar conhecimento:

• Uma redução de 5% a 15% nos custos gerais de manutenção devido a um melhor gerenciamento do fluxo de trabalho
• Economia de custos de até 20% com estoque otimizado e compras
• Uma redução de 20% nos custos de tempo de inatividade de produtividade aprimorada e alocação de recursos

Joe Netherland, gerente de peças da Liberty Oilfield Services, viu pessoalmente esses benefícios de redução de custos. Antes de obter um CMMS, a equipe de Joe perderia grandes quantidades de estoque, resultando em custos enormes e desnecessários. Um CMMS permitiu que Joe resolvesse esse problema documentando todas as peças usadas.

“Agora, esses estoques trimestrais não são eventos”, diz Joe. “Nosso CFO nos disse que o valor em dólares agora é tão pequeno que não há com que se preocupar.”

3. Com o que os tomadores de decisão se preocupam:Pessoas

Encontrar e manter as pessoas certas é algo que preocupa muitos líderes empresariais. Mais de 75% dos CEOs se preocupam em contratar funcionários com as competências certas, de acordo com um estudo da KPMG.

Esse número não é nenhuma surpresa, considerando que custa uma média de 33% do salário anual de um trabalhador para contratar um substituto, sem mencionar o impacto da rotatividade de funcionários na cultura, eficiência e inovação da empresa.

Como um CMMS ajuda nisso

“O maior desafio para a indústria de manutenção é a falta de mão de obra qualificada no horizonte”, diz Stuart. “Sem essas habilidades, os equipamentos não serão tão confiáveis ​​quanto os fabricantes precisam que sejam.”

Infelizmente, o software CMMS não resolve esta crise. Mas pode ajudar a reduzir o impacto do faturamento (que já chega a 20% em toda a indústria) agora e no futuro. Um CMMS armazena todo o conhecimento e informações sobre ativos, peças, fluxos de trabalho e muito mais em um só lugar. O novo pessoal de manutenção pode ser integrado mais rapidamente e pular a curva de aprendizado íngreme. As integrações do CMMS também permitem que os dados de manutenção sejam compartilhados com outros departamentos, eles não ficam perdidos se a rotatividade atingir sua equipe.

4. Com o que os tomadores de decisão se preocupam:Informações

Os dados são incrivelmente valiosos. Na verdade, pode ser o recurso mais valioso do planeta. Ajuda sua empresa a otimizar todas as decisões, ao mesmo tempo em que prevê problemas e se prepara para eles antes que se tornem assassinos. Resumindo, os líderes de negócios desejam mais dados, mais rapidamente e podem transformá-los em uma estratégia vencedora.

Como um CMMS ajuda nisso

Um CMMS ajuda sua equipe de manutenção a coletar mais informações e garantir que sejam precisas, organizadas e úteis.

O software de manutenção pega todas as informações que você já coletou e torna mais fácil registrar e localizar, especialmente porque os técnicos podem carregar históricos de ativos, ordens de serviço, registros de auditoria e muito mais em seu bolso com aplicativos CMMS móveis. As integrações do CMMS também significam que seu software pode se conectar a sensores de ativos e outros coletores de dados, como PLCs e sistemas SCADA. É uma maneira fácil de obter dados precisos sobre a condição e o desempenho dos ativos.

Combine isso com relatórios automatizados e você adicionará uma ferramenta de análise superpoderosa à sua empresa. Com dados suficientes e os processos corretos, essas informações podem ser usadas para prever falhas, otimizar a compra de peças, cortar custos, melhorar o desempenho do equipamento e muito mais.

5. Com o que os tomadores de decisão se preocupam:segurança

Todos nós já ouvimos histórias de grandes empresas sendo hackeadas. É um pesadelo que nenhum líder empresarial deseja viver. Na verdade, 20% dos CEOs nesta pesquisa classificaram a segurança cibernética como uma de suas cinco principais preocupações. Qualquer projeto que venha com o bônus adicional de melhor segurança será recebido de braços abertos.

Obtenha um modelo para alinhar metas de negócios com metas de manutenção aqui

Como um CMMS ajuda nisso

O software CMMS baseado em nuvem torna a proteção dos seus dados de manutenção muito mais fácil. Ele bloqueia todos os seus dados em servidores seguros com backups, eliminando o risco de perder registros físicos e digitais.

Justin, o perseverante profissional de manutenção de nossa história, trabalha em território de furacões e sabe em primeira mão como o CMMS baseado em nuvem pode fornecer a segurança necessária.

“Se um furacão atingir e destruir meu prédio”, diz Justin, “perdi todos os meus dados”.

Armazenar seus dados em um CMMS baseado em nuvem é a melhor maneira de garantir que a manutenção não seja um elo fraco quando se trata de segurança.

Veja 20 dos maiores benefícios que um CMMS oferece

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Quatro coisas que os tomadores de decisão odiarão em seu projeto de CMMS (e como fazê-los mudar de ideia)

Vamos encarar os fatos:nem tudo vai ser tranquilo ao lançar um CMMS. Preparar-se para objeções antes que elas sejam mencionadas o ajudará a transformar um não em sim.

A maioria dos líderes empresariais não dirá que não há valor suficiente em um projeto. Em vez disso, eles dirão que não há dinheiro suficiente para isso. Não se deixe abater. Se o ROI for alto o suficiente, o dinheiro será encontrado.

Aqui estão algumas dicas para mostrar o valor de um CMMS:

1. Explique o problema e seja específico. Por exemplo, mostre a eles quanto um colapso recente custou à empresa e como isso poderia ter sido evitado com um software.
2. Amplie os ganhos. Pegue os benefícios potenciais e amplie-os. Se uma falha grave fosse evitada uma vez por mês, quão mais produtiva sua empresa poderia ser em um ano?
3. Mostre a lacuna. Prove que seus problemas não podem ser resolvidos com as ferramentas, orçamento, pessoas e processos que você já possui. Onde estão as lacunas que apenas um CMMS pode preencher?

Um CMMS trará grandes ganhos, mas quanto tempo levará para obtê-los? Um ano? Três anos? Mais? Um líder empresarial vai querer saber.

Antes de apresentar a ideia de um CMMS a um tomador de decisão, é uma boa ideia criar um roteiro para o projeto que inclua marcos importantes. Identifique vitórias rápidas, metas de longo prazo, KPIs e benchmarks. Seu roteiro não precisa ser definitivo, mas você deve ter uma boa ideia de quais áreas vão lhe dar os melhores retornos rapidamente.

Faça um brainstorm de alguns obstáculos para ver um valor rápido e estratégias para superá-los. Por exemplo, se mover seus dados para um CMMS vai custar muito tempo, considere como um provedor de CMMS pode ser capaz de tirar parte desse trabalho do seu prato.

Em um mundo perfeito, você implementaria o CMMS, a equipe o adotaria e o valor começaria a surgir. Infelizmente, não vivemos em um mundo perfeito.

Grandes projetos de tecnologia geralmente esbarram em um ou dois obstáculos (ou 10) ao longo do caminho. Essas reduções de velocidade podem diminuir a produtividade, impedir o crescimento e amargar a cultura da empresa. Elimine esse problema pela raiz, garantindo que os principais interessados ​​estejam envolvidos com o projeto desde o início e que um campeão do CMMS seja estabelecido. Isso não eliminará todos os soluços, mas garante aos líderes de negócios que a cultura não será quebrada antes do início do projeto.

A fonte mais comum dessa objeção é a falta de confiança no provedor de CMMS. Eles não confiam no fornecedor para fazer o que é necessário para alcançar o sucesso a longo prazo, como auxiliar na gestão da mudança ou evoluir para crescer com o negócio.

Aumente a confiança no projeto, mostrando provas de sucesso. Por exemplo, encontre concorrentes em seu setor que usam um CMMS e estão obtendo resultados. Procure estudos de caso de empresas que melhoraram as operações com software de manutenção. Os líderes empresariais também confiam em outros líderes empresariais. Encontre comentários ou feedback em primeira mão de pessoas com cargos semelhantes. Nunca é demais pesquisar no LinkedIn ou fazer algumas ligações para obter essas informações.

Nove perguntas a se fazer ao se preparar para lançar um CMMS

Quanto vai custar? Você pode não saber um número exato, mas venha com algumas estimativas e opções.

Que problema isso resolverá? Aponte para exemplos da vida real de como um CMMS pode reduzir o risco e apresentar benefícios quantificáveis ​​de resolver o problema.

Quais são as alternativas? Prepare-se para dizer ao tomador de decisão por que eles não são melhores.

Quanto tempo vai demorar para ver o valor? Venha para a mesa com um rascunho de um roteiro.

Quem será o responsável pelo projeto? Determine quem será responsável e como isso afetará suas outras responsabilidades. Obtenha um compromisso com o projeto das principais partes interessadas.

Como o projeto afetará outras partes da organização? Veja os possíveis benefícios, interrupções e casos de uso para unidades de negócios fora da manutenção. Além disso, considere se o CMMS pode ser facilmente conectado a outra tecnologia que sua organização usa.

Quais são os riscos para o projeto ? Sempre haverá riscos com grandes projetos de TI. Você só precisa saber o que eles podem ser e como se preparar para eles.

Como este projeto se alinha aos objetivos da sua empresa? Esta é a sua oportunidade de mostrar que um CMMS pode impactar a organização nos níveis mais altos.

Como você gerenciará a mudança? A chave para o sucesso do software é gerenciar as mudanças que a nova tecnologia traz. Tenha um plano para fazer com que todos participem.

Finalizando seu argumento de venda

Lembra do Justin desde o início deste post? Ele sofreu com um programa de manutenção baseado em Excel por mais de um ano antes de lançar um CMMS novamente. Sua empresa estava comprando novos equipamentos caros e ele aproveitou a chance para mostrar como um novo software poderia maximizar o ROI sobre esses ativos. Desta vez foi diferente:ele recebeu luz verde para comprar um CMMS.

Não demorou muito depois de adotar o sistema para começar a notar melhorias. “[Em 90 dias], vejo um retorno de proporções astronômicas apenas em termos de redução do tempo de inatividade do projeto”, diz Justin.

“… Nós temos um sistema completo, o que significa que ele rastreia nossos custos, rastreia nossa manutenção e está tudo embrulhado em um pequeno laço em uma ordem de serviço. Isso só tornou as coisas muito mais fáceis. ”

A experiência de Justin é a prova de que estar preparado sempre dará a você a melhor chance de obter o aval em seu projeto de CMMS. Os líderes de negócios podem ter outras prioridades, opiniões e restrições, mas ter um plano sólido, aceitação e benefícios realistas o deixará um passo mais perto de transformar sua visão de uma operação de manutenção melhor em realidade.