Práticas recomendadas para organizar e gerenciar seu depósito de manutenção

Este artigo foi escrito por Jason Afara, um engenheiro de soluções da Fiix com mais de sete anos de experiência como gerente de manutenção e planejador

O equipamento de produção é como um atleta profissional. Ambos valem milhões de dólares e são a chave para a entrega de resultados.

Mas nenhum jogador de beisebol poderia acertar com um taco curto demais. Nenhum wide receiver poderia marcar um touchdown se seus sapatos fossem do tamanho errado. Os pequenos detalhes fazem toda a diferença. É a mesma coisa na manutenção.

Pegar o rolamento errado do depósito de manutenção pode ser a causa de uma pane em uma máquina crítica. Uma pequena parte pode causar uma grande perda de produtividade e resultados financeiros.

Este artigo examina mais de perto o rastreamento de estoque e as práticas recomendadas para organizar seu depósito de manutenção para tornar sua equipe de manutenção e toda a operação mais eficiente, econômica e segura.

4 segredos para gerenciar o estoque

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Índice

1. Aquisição de peças
2. Peças sobressalentes e ordens de serviço
3. Protegendo seu depósito de manutenção
4. Organizando seu depósito de manutenção
5. Otimizando o rastreamento de seu inventário
6. Rastreamento de estoque:um pilar para equipes de manutenção

Rastreie e otimize suas peças com este modelo de gerenciamento de estoque

Aquisição de peças

O custo das peças sobressalentes pode aumentar rapidamente. É por isso que é importante entender quanto você está gastando em estoque e como você está gastando.

Pedidos de peças

Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo e à sua equipe para ter uma ideia melhor do processo de compra de seu estoque:



Existem dois objetivos finais nesta atividade. A primeira é descobrir como rastrear com precisão os gastos com inventário para que você sempre saiba como eles se comparam ao seu orçamento. A segunda é tornar o processo o mais eficiente possível.

Pegar o rolamento errado do depósito de manutenção pode ser a causa de uma pane em uma máquina crítica. Uma pequena parte pode causar uma grande perda de produção e resultados financeiros.

A produtividade é prejudicada para todos se uma parte desse processo for quebrada. Por exemplo, se um comprador de peças precisa obter aprovação para cada pequena compra, isso leva o tempo de todos. É fundamental encontrar um limite de aprovação que crie confiança, autonomia e eficiência, ao mesmo tempo que reduz o risco. Você sempre pode ficar atento a sinais de alerta nos gastos e cavar mais fundo, se necessário.

Trabalho com fornecedores

Existem algumas perguntas úteis a se fazer a si mesmo e sua equipe para garantir que você está obtendo o máximo do relacionamento que tem com os fornecedores que fornecem seu depósito de manutenção:



Ter um bom relacionamento com os fornecedores pode fazer ou quebrar seu programa de gerenciamento de estoque. A última posição que você deseja ocupar é atrasar a produção enquanto espera a entrega de uma peça crítica, porque o fornecedor não é pago em dia. Compreender todos os elementos do processo de pagamento e fazer revisões frequentes das faturas pendentes é importante para comunicar as expectativas aos fornecedores e garantir que as peças sejam entregues no prazo.

Recebendo peças

Há muitas partes móveis em que pensar ao coordenar a entrega de estoque, e não estou falando apenas sobre rolamentos ou motores. Aqui estão algumas perguntas que o ajudarão a fazer esse processo ocorrer sem problemas:

O almoxarifado de manutenção funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana? Se não, onde as peças são armazenadas após o expediente e como podem ser acessadas?

Existe um local designado no prédio para onde os fornecedores enviam?

Sua equipe aceita pedidos parciais?

É obrigatório verificar cada peça antes de inseri-la em seu sistema de estoque?

Como é o processo de recepção? É rastreado em um único sistema ou em vários sistemas? Esses sistemas estão sincronizados entre si?

Essa última pergunta é particularmente importante. Se uma linha cair e você estiver correndo para consertá-la, você deseja ter certeza de que os registros de estoque estão corretos e a peça está em condições de funcionamento.

Peças sobressalentes e ordens de serviço

Você lida com centenas (ou mesmo milhares) de ordens de serviço, a maioria delas com pelo menos uma peça sobressalente anexada. Isso é muito para controlar e pode facilmente se tornar uma dor de cabeça para você e sua equipe. Felizmente, existem algumas medidas que você pode tomar para evitar que isso aconteça.

Emissão de peças para ordens de serviço

Essas duas perguntas irão ajudá-lo, pois as peças estão sendo usadas em ordens de serviço:

1. Quem em sua equipe é responsável por adicionar a peça a uma ordem de serviço?
2. Como você monitora o uso de peças em ordens de serviço para evitar alterações nas peças como único meio de solução de problemas?

A emissão de peças em uma ordem de serviço adiciona imediatamente um custo à ordem de serviço. Garantir que os custos sejam rastreados com precisão permite que a equipe de liderança monitore os custos em todas as atividades de manutenção e tome decisões (por exemplo, se você deve comprar um novo equipamento ou contratar outro técnico) usando dados sólidos.

A maneira como você configura esse processo é com você. Alguns locais permitem que os técnicos adicionem peças às ordens de serviço, enquanto outros permitem que apenas o funcionário do depósito de manutenção faça isso.

Peças de teste para PMs

As ordens de serviço de manutenção preventiva merecem sua própria seção, pois podem ser um animal totalmente diferente das ordens de serviço reativas. Existem algumas perguntas que o ajudarão a planejar o uso de peças para manutenção programada:

1. Há um local designado no depósito de manutenção para os kits de manutenção preventiva necessários para os próximos PMs?
2. Quem é responsável por montar esses kits?

O kit é normalmente uma prática usada para garantir que todas as peças estejam preparadas para o próximo trabalho da equipe de manutenção. Colocar de lado essas peças garante que você esteja configurando a equipe de manutenção para ter sucesso.

Saiba como construir uma lista de verificação de manutenção preventiva perfeita

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Protegendo seu depósito de manutenção

Pessoas roubam coisas. Outros têm boas intenções, mas carecem de know-how. Esses são alguns fatos infelizes da vida. Seu depósito de manutenção não está imune a eles. É por isso que proteger sua área de estoque deve ser uma prioridade.

Acesso ao almoxarifado

As probabilidades são de que as peças em seu depósito de manutenção totalizem milhares ou milhões de dólares. Limitar o acesso às áreas de estoque reduz o risco de roubo e uso indevido, o que contribui muito para reduzir o custo das peças.

Aqui estão algumas coisas em que pensar ao proteger seu estoque:

1. Quem tem acesso ao estoque? Normalmente, a equipe de manutenção e os supervisores de produção têm acesso, mas contanto que seja rastreado e a responsabilidade seja compreendida, você pode expandir o acesso para fora dessas funções.
2. Que dispositivo você está usando para limitar o acesso ao estoque?
3. Existem câmeras no depósito? Como essas câmeras estão localizadas?

Uma das maneiras mais comuns de proteger seu depósito de manutenção é implementando um sistema de passe de chave que permite que apenas certas pessoas acessem a loja. Se sua sala de peças for grande o suficiente, você pode separá-la em seções, com cada área tendo diferentes níveis de acesso. Isso evita roubo e significa que a manutenção não fica parada pagando por peças e suprimentos comumente usados ​​por pessoas em outros departamentos, como baterias.

Ter uma câmera apontada para os pontos de entrada da sala de estoque permite que você investigue quando uma peça foi usada, se ela está faltando ou não foi documentada em uma ordem de serviço. Isso ajuda a controlar os gastos com estoque, mesmo se os membros da equipe se esquecerem de registrar uma peça devido a situações de emergência.

Ter um bom relacionamento com os fornecedores pode fazer ou quebrar seu programa de gerenciamento de estoque. A última posição que você deseja ocupar é atrasar a produção enquanto espera a entrega de uma peça crítica, porque o fornecedor não é pago em dia.

Organizando seu depósito de manutenção

Cada instalação vai organizar seu depósito de manutenção de forma diferente. Contanto que você esteja tornando suas peças acessíveis, fáceis de encontrar e protegidas contra o desgaste, é difícil errar. Embora existam dezenas de maneiras de organizar seu espaço, descrevemos dois métodos comuns abaixo.

Organização de peças por ativo

Este método organiza as peças de reposição pelo ativo com o qual são usadas. Essa estratégia tem alguns benefícios importantes, incluindo:

• Facilitando a obtenção de peças para manutenção planejada
• Kits de montagem para grandes reconstruções
• Encontrar a peça certa para um ativo quando ocorre uma manutenção de emergência

Existe uma grande desvantagem em potencial para armazenar peças por tipo de ativo:Duplicação. Se o mesmo tamanho de rolamento for usado em mais de uma peça do equipamento, é necessário armazená-lo em vários locais, criando custos extras e exigindo mais espaço de armazenamento.

Organização das peças por tipo

Este método organiza o estoque por tipo de peça. Todos os seus rolamentos estariam juntos, todas as bombas estariam no mesmo lugar e assim por diante. Esse método tem algumas vantagens, como:

• Ser bom para solucionar problemas quando você não tem uma peça suficiente e precisa de uma solução de curto prazo
• Permitindo que você veja quantos motores, caixas de engrenagens, drives de frequência variável e outras peças você possui com um custo significativo
• Encontrar unidades de armazenamento construídas para a mesma peça, como um gabinete de mancal que manterá os mancais livres de poeira e detritos.

Também existem algumas limitações. Se você estiver com pressa e precisar usar um tipo muito específico de rolamento das dezenas em seu depósito, é fácil pegar o errado. Esse erro pode aumentar o tempo de reparo e o tempo de inatividade. Ter um código QR ou código de barras nos contêineres de armazenamento ajuda a reduzir esse risco.

Outras coisas a considerar ao organizar suas peças sobressalentes

Existem mais algumas perguntas a se fazer que o ajudarão a organizar seu depósito de manutenção:

1. Qual é a capacidade de peso necessária para estantes na sala de peças?
2. Quais peças são críticas e serão armazenadas de maneira diferente?
3. As peças serão armazenadas no alto? Em caso afirmativo, existe um processo seguro para recuperá-los?
4. Algumas partes são sensíveis ao calor? Como essas peças serão armazenadas?
5. Um sistema gerenciado pelo fornecedor está sendo usado para rastrear peças menores (parafusos, fusíveis, etc.)?
6. Qual é a quantidade mínima de estoque necessária? Qual é o máximo necessário?
7. Existe uma marca e / ou modelo padrão para alguma peça (por exemplo, todos os controles são de um determinado fornecedor)?

As probabilidades são de que as peças em seu depósito de manutenção totalizem milhares ou milhões de dólares. Limitar o acesso às áreas de estoque reduz o risco de roubo e uso indevido, o que contribui muito para reduzir o custo das peças.

Otimizando o rastreamento de seu estoque

Tomar decisões baseadas em dados sobre o estoque não apenas ajuda você a extrair até a última gota de valor de seu depósito de manutenção, mas também leva a ativos mais saudáveis ​​e menos dores de cabeça para todos. Isso é muito promissor, mas dá muito trabalho colocar os processos certos em prática e chegar lá.

Peças sobressalentes críticas

Descobrir suas peças sobressalentes críticas é tão crucial quanto fazer uma análise de criticidade em seus ativos. Ajuda você a comprar, organizar e manter seu estoque, é uma forma de evitar que as quebras de equipamentos atinjam proporções de pesadelo.

A determinação de suas peças sobressalentes críticas começa com a compreensão dos ativos críticos de sua instalação. Isso lhe dá uma ideia de quais peças são importantes para manter aquele equipamento funcionando tão bem e por tanto tempo quanto possível. Este é um exercício que requer informações do pessoal de manutenção que está mais familiarizado com essas peças de equipamento para garantir que todas as informações sejam capturadas.

Contagens de ciclo

Fazer contagens frequentes do ciclo de estoque dá a você mais controle sobre sua programação de manutenção e seu orçamento de manutenção. Isso garante que seus registros sejam precisos para que você não fique sem peças sobressalentes essenciais ou gaste demais em peças caras. Concluir contagens de ciclo periódico também atenua os comportamentos reativos que têm custos significativos associados a ele.

Fazer contagens de ciclo é especialmente importante se você estiver usando um software para rastrear peças. Garantir que as informações em seu sistema correspondam ao número real de peças que você possui ajuda a equipe de finanças e apóia a equipe de manutenção em suas tarefas agendadas.

Ao reforçar seu programa de contagem de ciclo, pergunte-se o seguinte:

1. Com que frequência ocorrem as contagens de ciclo?
2. Quando ocorre uma contagem de ciclo, como você limitará o uso de peças?
3. Quem fará a contagem do ciclo? Quem verificará se a contagem está correta?

Relatórios

Relatórios sobre o valor do estoque em uma base trimestral ou mensal lhe dará uma visão, como líder de manutenção, sobre o que está acontecendo no depósito de manutenção.

Faça a si mesmo estas perguntas ao preparar relatórios de inventário:

1. Com que frequência o relatório será executado?
2. Quais informações o relatório analisará?
3. O relatório mostrará todas as partes ou apenas uma seleção das partes mais caras (como as 50 principais)?
4. O relatório mostrará a mudança no estoque entre duas datas?

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Rastreamento de estoque:um pilar de manutenção excepcional

Gerenciar e monitorar o estoque é um pilar fundamental para qualquer equipe de manutenção. Conforme você se aprofunda na melhoria do seu depósito de manutenção, há cinco lições que podem orientá-lo para o sucesso:

1. Ter um processo de recebimento e pedido de peças
2. Ter pessoas que podem preencher para férias, doenças e qualquer outro período de falta de pessoal
3. Execute relatórios com frequência suficiente para que você tenha uma ideia geral do valor das peças no estoque
4. Planeje cuidadosamente a maneira como você está organizando seu depósito de manutenção e peça ideias de várias pessoas de sua equipe
5. Sempre procure pontos fortes e fracos em sua gestão de estoque e trabalhe para melhorar todas as áreas