Quantos usuários você deve ter em seu CMMS?

Você deu o primeiro passo para definir sua estratégia de manutenção, obtendo um software de gerenciamento de manutenção. Mas de quantos usuários CMMS você realmente precisa? Todos os membros da sua equipe de manutenção devem ser capazes de acessar o sistema e registrar o trabalho?

A resposta curta é sim. Mas uma estratégia comum nos departamentos de manutenção é manter os usuários do CMMS em um nível mínimo e apenas imprimir ordens de serviço em papel para os técnicos.

Existem duas razões principais pelas quais uma organização pode optar por imprimir ordens de serviço de um CMMS e, em seguida, apenas preencher as informações no sistema no final do dia.

1. Menos usuários custam menos

Muitas organizações pensam que ter um mínimo de usuários em seu software de manutenção é uma boa maneira de economizar alguns dólares. No entanto, esta é uma maneira míope de ver as coisas e, embora possa ser verdade no início, não economiza dinheiro a longo prazo.

Quando você imprime ordens de serviço em vez de manter todas as informações em seu CMMS, seus caras acabam perdendo muito tempo inserindo as informações no sistema no final do dia. Essas horas faturáveis ​​(que de outra forma seriam gastas trabalhando) somam muito mais do que o custo de algumas licenças em seu CMMS.

2. Muitos funcionários de manutenção são resistentes a novas tecnologias

Quando alguém trabalha de certa maneira há tantos anos, é difícil fazer com que ele mude. O setor de manutenção é baseado em papel há muito tempo e sabemos que pode ser difícil convencer sua equipe de que mudar para o software será fácil e produtivo a longo prazo.

Definitivamente, há uma curva de aprendizado com um CMMS. Mas a maioria dos fornecedores de software oferece treinamento em CMMS para ajudar a tornar a transição para o sistema mais fácil. Vale a pena investir em um pouco de treinamento e experiência prática para sua equipe, para que todos possam se sentir confortáveis ​​com o software.

Papel vs CMMS:3 razões para descartar a manutenção baseada em papel

O problema com a abordagem híbrida para manutenção é que você está dando um passo à frente ao obter um CMMS, e dois passos atrás ao não usá-lo em todo o seu potencial.

Aqui estão 3 coisas que você corre o risco de perder quando não preenche ordens de serviço por meio de seu CMMS.

Eficiência

Provavelmente, um dos principais motivos pelos quais você comprou um CMMS é a eficiência. O sistema ajuda você a cumprir as ordens de serviço mais rapidamente, ajuda você a controlar a manutenção e a trabalhar em uma estratégia de manutenção preventiva.

Mas um CMMS é tão bom quanto as informações que você coloca nele. Se seus rapazes ainda estão imprimindo ordens de serviço e voltando ao sistema no final do dia, você não tem uma visão completa do que está acontecendo em suas instalações. Além disso, sua equipe não está recebendo atualizações em tempo real quando o status de um equipamento muda.

Aplicativo móvel

A maioria dos softwares CMMS vem com um aplicativo CMMS móvel, que é uma maneira realmente fácil de registrar o trabalho e se comunicar com sua equipe em campo. Ele permite que os técnicos atualizem o sistema à medida que avançam, o que significa que eles podem passar mais tempo consertando as coisas e menos tempo fazendo a entrada de dados. Isso também significa que você pode enviar ordens de serviço para seus funcionários enquanto eles estão em trânsito, e eles não precisam voltar ao escritório toda vez para pegar outra pilha de ordens de serviço.

Informações completas

Você se lembra de todos os detalhes do que aconteceu às 8h desta manhã? Provavelmente não. Pequenos detalhes nos escapam ao longo do dia, mas quando esses pequenos detalhes se aplicam a um de seus ativos, isso pode resultar em uma grande perda de informações, o que pode ter um grande impacto no futuro.

Registrar as informações em seu CMMS imediatamente significa que você tem uma visão muito mais completa do estado de seus ativos. E quando chegar a hora de gerar relatórios, seus dados históricos serão muito mais claros. Trabalhar com um CMMS permite que sua equipe forneça atualizações detalhadas e informações sobre todos os seus ativos à medida que avançam, para que nenhuma informação seja perdida.

Procurando mais informações sobre como obter o máximo do seu CMMS? Confira nossos blogs sobre métricas de manutenção e estratégias de manutenção comuns.