Dominar a Gestão de Dados Empresariais em 7 Passos Comprovados

Com as crescentes exigências de presença de marca centrada no cliente e lançamentos de produtos transmitidos digitalmente, as empresas hoje enfrentam frequentemente obstáculos decorrentes de má gestão de dados. Muitos negócios hoje, especialmente empresas globais, têm muitas aplicações e sistemas separados (i.e., ERP, CRM e SCM) onde os dados podem rapidamente fragmentar-se, duplicar-se e ficar desatualizados.

Se não for gerido cuidadosamente, os dados fragmentados podem levar a desalinhamento divisional e tomada de decisão subótima. Num tal cenário, as empresas encontram cada vez mais dificuldade em fornecer respostas precisas às perguntas mais básicas sobre métricas de desempenho ou KPIs. Isto causa bloqueios significativos no caminho de crescimento do negócio. A gestão de dados mestres (MDM) pode ajudar a resolver esta necessidade através de consolidação de informação e assim fornecendo uma "única fonte de verdade".

Como o MDM Pode Ajudar?

O MDM suporta vários casos de uso para empresas em produtos, clientes, lojas/localizações, funcionários, fornecedores, ativos digitais e mais. Centraliza e administra ativos de dados críticos como dados de produto, dados de ativos, dados de cliente, dados de localização, etc. e melhora a sua consistência e qualidade. O MDM dá capacidades para governação de dados, modelagem de dados, stewardship de dados, gestão de hierarquia, qualidade/semântica, fluxo de trabalho e mais. Também é instrumental na análise eficaz de dados, segurança de informação de stakeholders e simplificação da infraestrutura para resultados. Iniciativas de MDM levam à eliminação de silos de dados, melhoria da qualidade de dados, edições de dados fáceis, melhor conformidade de dados, poupança de custo e tempo, e tomada de decisão informada.

No entanto, realizar um projeto MDM não é um jogo plug-and-play. Previsão e precisão são necessárias para integrar estratégia MDM e adotar respetivas soluções no quadro organizacional existente para realizar valor de negócio e acelerar crescimento.

Líderes de negócio devem aventurar-se na jornada MDM já que atende a todos os fluxos de dados internos e externos da organização por um período prolongado. Precisa de ser executado com clareza e precisão em todas as etapas, incluindo estratégia, determinação de KRAs, implementação e escalonamento com mínimas ondas de transição. Portanto, é aconselhável ter uma base mais forte de gestão de dados e verificar alguns pré-requisitos para garantir que o seu projeto MDM genuinamente entrega valor.

Estes sete passos de preparação são obrigatórios para o sucesso do MDM.

1. Avaliação e Estabelecimento de Objetivos

Como a implementação de MDM é mais um programa do que apenas um projeto, beneficia de ter uma estratégia. Comece com estabelecer uma visão clara e objetivos que visa alcançar com MDM e depois analise a pilha de tecnologia necessária para o fazer.

Dicas: Responda a perguntas como:

• O que precisa de ser feito e em que sequência deve ser feito?
• Que recursos seriam necessários?
• Quanto orçamento necessário para manter as coisas no caminho certo?

2. Planeamento com Cultura Organizacional, Tecnologia e Orçamento em Mente

Uma vez determinados os objetivos e retornos que espera do MDM, o próximo passo é finalizar um roteiro de implementação que tenha em conta a cultura organizacional, quadro tecnológico atual e preocupações de otimização de custo. Isso envolve definir casos de negócio MDM (preferencialmente agnósticos a ferramentas) e focados em benefícios potenciais.

Dicas:

• Recolha todos os dados dispersos. Comece por identificar fontes de dados e recolha informação valiosa que é crítica para a sua organização.
• Transforme os dados. Como qualquer iniciativa relacionada com dados, MDM é alcançável quando o tamanho dos seus conjuntos de dados aumenta continuamente. Pode consolidar registos e eliminar silos com esforços de modernização de dados como migrações de mainframe para aplicações em nuvem. Ao eliminar conjuntos de dados incorretos ou duplicados durante a migração, reduz a carga de trabalho administrativa e de processamento necessária para a sua iniciativa MDM na nova plataforma.
• Crie uma camada de metadados padrão. Isto facilita a partilha de informação através de todas as suas plataformas de gestão e análise. Torna o seu processo de recolha e aplicação de dados mais eficiente.

3. Onboarding Através do Sistema

O sucesso de todas as iniciativas MDM depende fortemente de colaboração contínua. Como a plataforma MDM em si interage com pessoas, equipas e divisões, a interconetividade é obrigatória. Fazer onboarding das pessoas envolvidas com MDM, como proprietários de negócio, stewards de dados mestres e arquitetos de software, pode catapultar o programa para o sucesso.

Diferentes departamentos devem estar na mesma página para que os dados não sejam enviesados em nenhum ponto na cadeia de valor. O MDM fornece uma visão central e consolidada entre unidades como logística e cadeia de suprimentos, vendas e marketing, RH, finanças, admin, etc., e permite colaboração contínua entre estas equipas. Dito isso, acesso fácil a dados e formação em diretrizes MDM é de importância primordial para aumentar produtividade e manter todos informados.

4. Seleção de Arquitetura Tecnológica

Uma compilação de casos de negócio deve ser usada para determinar capacidades críticas a serem entregues por qualquer ferramenta proposta. Além disso, existem múltiplas plataformas e soluções MDM disponíveis no mercado com diferentes variantes e funcionalidades. Existem ferramentas de Integração de Dados de Cliente (CDI) para gerir o mestre de cliente e ferramentas de Gestão de Informação de Produto (PIM) para gerir dados mestres de produto. Com clareza em objetivos e retornos, pode rapidamente identificar os que melhor se adequam ao seu requisito. Misturar tecnologia MDM com arquitetura TI existente e ecossistemas de negócio pode fornecer alavancagem técnica que suporta integração perfeita.

Dicas:

• Compre ou construa ferramentas para criar as listas mestras ao limpar, transformar e fundir os dados de origem. O conjunto de ferramentas deve suportar o processo de encontrar e corrigir problemas de qualidade de dados, bem como manter diferentes versões e hierarquias de dados.
• Pode usar soluções de um único fornecedor, mas é aconselhável adotar a abordagem best-of-breed (já que diferentes dados requerem diferentes tratamentos).

5. Abordar Governação e Qualidade de Dados

À medida que mais e mais dados entram e saem, governar o fluxo de dados torna-se obrigatório. Então, vale a pena definir regras e políticas base para analisar, proteger e simplificar eficazmente a sua infraestrutura de dados para resultados.

Além disso, embora ferramentas MDM maduras satisfaçam esta necessidade, o mastering de dados sustentável requer patrocínio executivo e compromisso organizacional para mudar e navegar através de política. Diretivas de governação de dados podem gerir políticas, princípios e qualidades organizacionais para promover acesso a dados mestres precisos e certificados. Essencialmente, este é o processo através do qual uma equipa multifuncional define os vários aspetos do programa MDM. Um modelo completo com políticas e procedimentos formalizados de governação de dados pode ajudar a reduzir o tempo de implementação, exportações de dados, auditorias e escalonamento ao eliminar chances de erros.

6. Implementação

Uma vez que tem dados mestres limpos e consistentes e os conjuntos de ferramentas necessários para os gerir, precisa de expô-los às suas aplicações e fornecer processos para os gerir e manter. Este processo envolve sobreposição adequada de necessidades de negócio e restrições tecnológicas. Precisa de personalizar as funcionalidades conforme a sua arquitetura existente, integrar a solução perfeitamente nela, e depois formar cada equipa preocupada no seu uso.

Muitos desafios de dados organizacionais e relacionados com sistemas devem ser abordados para ter uma implementação MDM bem-sucedida. Mesmo pós-implementação, terá de monitorizar, testar e garantir comunicação suave de novas aplicações com outras como ERP e CRM. Como resultado, fiabilidade e escalabilidade são considerações importantes a incluir no seu design.

7. Começar Pequeno — e Crescer Grande

Também é aconselhável adotar uma abordagem modular e não mergulhar de cabeça no MDM. Existem muitos fornecedores e funcionalidades de solução disponíveis no mercado, e tem de se focar no que melhor se adequa aos seus requisitos. É por isso que se deve sempre adotar uma abordagem faseada para garantir escalabilidade do design, acompanhar progresso e medir ROI. Quanto mais cedo simplificar, proteger e aplicar os dados que tem, mais rápido o seu negócio crescerá.

Dicas:

• Pode realizar "vitórias rápidas" aplicando MDM primeiro a conjuntos de dados menores, mais simples e mais estáveis.
• Tenha um plano de longo prazo para o que gostaria de ver daqui a um ano ou mais a partir da informação que tem agora.

Shashin Shah é CEO da Pimcore Global Services, uma plataforma open-source para gestão de informação de produto (PIM/MDM), gestão de ativos digitais (DAM), sistema de gestão de conteúdo (CMS) e e-commerce.