Principais considerações para gerenciar demandas comerciais impulsionadas pelo COVID-19

Como as consequências econômicas do COVID-19 continuam a impactar os fabricantes e seus fornecedores em todo o mundo, muitas empresas estão enfrentando ventos contrários financeiros significativos.

As empresas que enfrentam essas dificuldades frequentemente procuram maneiras de extrair valor adicional ou reduzir os custos para sua cadeia de suprimentos, especialmente quando há um desequilíbrio no poder de negociação que favorece o cliente.

Esses esforços geralmente se enquadram em duas categorias:concessões comerciais e reivindicações de responsabilidade. Este artigo examina essas duas categorias e fornece uma visão geral de algumas considerações importantes que os fornecedores devem ter em mente ao receber essas demandas de seus clientes.

Concessões Comerciais

A primeira categoria consiste em pedidos - ou, em alguns casos, demandas - de concessões comerciais. Embora os termos comerciais de qualquer contrato de fornecimento estejam sujeitos a negociação, este artigo concentra-se nos pedidos de alteração de um acordo existente entre as partes, não nas discussões que podem estar ocorrendo para novos contratos ou novos negócios.

Essas solicitações podem assumir várias formas. Por exemplo, os clientes podem solicitar reduções de preço, prazos de pagamento estendidos ou isenção de obrigações de compra mínima. Embora essas solicitações possam assumir muitas formas, a característica comum que todas compartilham é que alteram o status quo de uma maneira que beneficia o cliente às custas do fornecedor, seja reduzindo os pagamentos ao fornecedor ou transferindo o custo ou risco para o fornecedor.

Ao receber um pedido de concessão comercial, os fornecedores devem primeiro olhar para os seus contratos, a fim de se certificar de que compreendem plenamente os respectivos direitos e obrigações das partes. Embora a maioria dos contratos não permita mudanças unilaterais nos termos comerciais, as disposições que permitem tais mudanças em algumas circunstâncias não são inéditas, particularmente nos casos em que o contrato depende dos termos e condições padrão de um cliente.

Se os contratos aplicáveis ​​permitirem ao cliente fazer a mudança solicitada no relacionamento de forma unilateral, as opções do fornecedor podem ser limitadas. No entanto, só porque um cliente aponta para disposições específicas do contrato em apoio à sua solicitação, não significa que o fornecedor deve acreditar na palavra do cliente. O fornecedor ainda deve ter o cuidado de revisar o contrato e confirmar se as disposições em questão apoiam claramente os direitos que o cliente está reivindicando ou se o fornecedor tem motivos para contestar a reivindicação.

Mesmo que o contrato em questão não forneça ao cliente um direito claro sobre a concessão solicitada, isso não necessariamente encerra a discussão. Outras considerações e formas de alavancagem freqüentemente entrarão em jogo, já que os fornecedores devem considerar o “quadro geral” do relacionamento com o cliente. Mesmo se um fornecedor vencer a batalha e resistir com sucesso ao pedido de concessões do cliente, o fornecedor pode perder a guerra proverbial se seu sucesso acabar custando negócios no futuro.

Por exemplo, em situações em que o cliente tem a capacidade de facilmente fornecer recursos para o negócio - seja porque ele conduz negócios em uma série de acordos de curto prazo ou porque o contrato fornece ao cliente o direito de rescisão antecipada - o cliente pode ser capaz de substituir facilmente um fornecedor que não esteja disposto a cumprir os termos comerciais revisados ​​que seus concorrentes possam estar dispostos a oferecer. Fornecedores de “commodities” fungíveis podem ser particularmente vulneráveis ​​a tais recursos.

Essa perda imediata de negócios pode ser menos preocupante para os fornecedores cujos produtos são mais difíceis de obter recursos no curto prazo, seja devido aos termos do contrato ou por causa de outras barreiras à obtenção de recursos, como direitos de propriedade intelectual ou longos prazos de entrega / alto custo de recursos. No entanto, mesmo os fornecedores cujos produtos são difíceis de obter podem sofrer perda de negócios a médio e longo prazo se caírem em desgraça com um cliente e perderem novos negócios ou uma futura renovação de contrato.

Além do risco de perder negócios futuros se se recusarem a atender às demandas do cliente, os fornecedores devem considerar quais outras questões podem existir no relacionamento e se o fornecedor pode tirar vantagem delas. Por exemplo, se o fornecedor está enfrentando reivindicações potenciais de seu cliente (veja a discussão abaixo), ele pode ser capaz de negociar um acordo de concessões comerciais para a liberação de tais reivindicações. Alternativamente, se o fornecedor estiver fazendo uma licitação para novos negócios com o cliente, o fornecedor pode ser capaz de alavancar o acordo sobre concessões comerciais em uma vantagem na obtenção de novos negócios, como o direito de última recusa. Em ambos os casos, a melhor prática é garantir que qualquer acordo seja reduzido a uma forma apropriada por escrito - não confie na boa vontade do cliente ou em um acordo ou entendimento não escrito. Essas garantias menos tangíveis muitas vezes não são legalmente aplicáveis ​​e não têm durabilidade, pois as memórias se desvanecem e os funcionários deixam o negócio.

Reclamações de clientes

Separadas das solicitações de considerações comerciais estão as situações nas quais um cliente pode ter uma reclamação legal afirmativa por desempenho deficiente (ou supostamente deficiente) baseado em recuperação por parte do fornecedor. Essas reivindicações podem assumir várias formas. No entanto, alguns dos problemas mais comuns geralmente envolvem reclamações de garantia para produtos defeituosos, atrasos na entrega ou quebras na economia anual de produtividade. Em tempos melhores, os clientes podem ter superado esses problemas, ou colocado em segundo plano, pela saúde do relacionamento. No entanto, em tempos de crise, alguns clientes podem olhar para essas reivindicações como um meio de extrair dólares adicionais de seus fornecedores e melhorar seus próprios resultados financeiros. Essas questões podem ser uma preocupação particular quando são conduzidas por gerentes de compras ou executivos do cliente que podem estar enfrentando pressão interna para fortalecer suas métricas pessoais para o trimestre ou ano.

Os esforços de um cliente para buscar tais reivindicações históricas podem envolver questões adicionais que podem não estar presentes ao lidar com outras reivindicações apresentadas em uma base mais oportuna. Por exemplo, os fornecedores podem ser prejudicados em sua capacidade de defesa contra tais reclamações devido ao aumento da dificuldade em coletar as informações necessárias. Com o passar do tempo, as memórias desaparecem, os funcionários mudam e os documentos podem não estar mais disponíveis. Embora esses mesmos problemas também possam impactar as informações disponíveis para o cliente a fim de apoiar sua reclamação, eles podem ser particularmente graves para um fornecedor que tenta estabelecer por que não é legalmente culpado por um produto que pode ter quebrado, ou falhado, durante o uso.

No entanto, nem todos os problemas que surgem em relação a uma reivindicação antiga representam uma desvantagem para o fornecedor. Reconhecendo as dificuldades que podem existir na defesa contra tais reclamações, a lei freqüentemente fornece aos fornecedores defesas legais adicionais. Por exemplo, no caso de contratos envolvendo a venda de mercadorias, a Seção 2-607 do Código Comercial Uniforme (que foi promulgada em todos os 50 estados) exige que os compradores forneçam notificações de reclamações por violação "dentro de um tempo razoável" após descobrir a violação, ou então perderá quaisquer recursos aos quais poderia ter direito. Embora o que constitui um “prazo razoável” para notificar esteja sujeito a disputa, se um cliente não notificar adequadamente a violação quando um problema ocorreu pela primeira vez, os fornecedores podem argumentar que o cliente não pode prosseguir com sua reclamação.

Além de quaisquer requisitos de notificação, a maioria das jurisdições impõe um estatuto de limitações que exige que as reivindicações sejam apresentadas dentro de um determinado período de tempo, independentemente de o aviso ter sido dado quando o problema surgiu pela primeira vez. A quantidade de tempo permitida pelo estatuto de limitações aplicável varia amplamente, dependendo da jurisdição e do tipo de reclamação. No entanto, no caso de contratos de venda de bens regidos pelo Código Comercial Uniforme, o prazo de prescrição normalmente será de quatro anos.

Além das defesas legais, pode haver questões adicionais e menos tangíveis que beneficiam o fornecedor. Embora não seja uma regra absoluta de forma alguma, as afirmações históricas muitas vezes podem ter mérito incerto. Simplificando, a maioria das reclamações em que a responsabilidade do fornecedor é clara são resolvidas no curso dos negócios e não ficam na prateleira proverbial por anos antes de serem levantadas. Além dos méritos, os fornecedores devem considerar os motivos do cliente. Se a motivação principal de um cliente para fazer uma reclamação parece ser baseada em um esforço para melhorar o desempenho financeiro, o fornecedor pode ser capaz de resolver a reclamação com um desconto maior se estiver disposto a resolver a reclamação rapidamente.

Todas as disputas devem ser tratadas à luz dos contratos e circunstâncias específicas envolvidas. No entanto, as questões apresentadas neste artigo representam considerações importantes que fornecedores e clientes devem considerar ao tentar gerenciar o impacto do COVID-19 em seus relacionamentos comerciais.

Nicholas Ellis é advogado da Foley &Lardner LLP.