Como agilizar o processo de aquisição, desde encontrar fornecedores até pagá-los

O processo de aquisição é composto de peças móveis simbióticas. Quando os componentes não se comunicam de forma eficiente, ocorrem interrupções na cadeia de abastecimento, causando erros caros, tempo perdido e oportunidades perdidas.

A gerência de nível superior enfrenta a tarefa freqüentemente difícil de simplificar esse processo de cima para baixo e deve implementar políticas e processos que sejam mutuamente benéficos para compradores e fornecedores. A dicotomia que existe entre essas duas funções pode tornar as negociações tediosas e difícil encontrar um terreno comum.

Isso é especialmente aparente ao examinar os fornecedores quanto à conformidade nas áreas de contratos, variações e pagamentos, ressaltando a importância de estabelecer metas comuns para reduzir os custos de aquisição e facilitar o crescimento. O desafio de agilizar esse processo exige a pergunta:Mesmo com liderança diligente e o estabelecimento de políticas adequadas, o processo de aquisição pode ser agilizado?

Romper é difícil de fazer

Ninguém quer perder um fornecedor devido a mudanças nas políticas e implementação de iniciativas estratégicas. Ao contrário, nenhuma empresa quer perder tempo e dinheiro em tarefas servis, como reconciliar faturas, resolver variações e executar processamento excepcional para fazer pagamentos dentro do prazo. Simplificar o processo de aquisição é mais fácil de falar do que fazer, no entanto, e todas as mãos devem estar no convés para fazê-lo funcionar.

As barreiras à racionalização começam com a falta de consistência e desvio dos procedimentos operacionais padrão. Por exemplo, Jane Vendor, que pode ser responsável por 10% de todas as faturas, se recusa a aderir a um contrato padrão, processo de faturamento e pagamento e não é fã de prazos de crédito longos. Como resultado, trabalho extra é envolvido ao reconciliar faturas não contratuais de Jane com pouco ou nenhum desconto. Isso cria uma falta de estrutura no processo interno e permite erros humanos devido a vários pontos de contato no processo de abastecimento, aquisição e pagamento.

Em outro exemplo, Jack Vendor, que é responsável por 8% de todas as faturas, concordou em seguir o contrato e os termos de pagamento padronizados para toda a empresa, tendo sido integrado a um canal de faturamento eletrônico para enviar faturas que estão anexadas a um documento de aquisição. Além disso, Jack se inscreveu em uma política sem ordem de compra e sem pagamento, eliminando assim pagamentos incorretos. Para fornecedores que não desejam simplificar, uma análise de risco para benefício pode ajudar na decisão de renovar ou rescindir contratos. Todo contrato tem uma data de término; se melhores termos de preço estiverem disponíveis de outro fornecedor, pode ser hora de romper os laços e prosseguir com um novo contrato que atenda ao perfil de fornecedor desejado.

Não é segredo que alguns fornecedores são insubstituíveis e têm forte poder de barganha. O processo de simplificação começa com a identificação desses fornecedores e a negociação dos benefícios do contrato. A insubstituibilidade pode ser devido ao volume, oferta e demanda ou relacionamentos de longo prazo, mas o resultado final é que esses fornecedores são cruciais para as operações em andamento e as negociações de contratos devem ser conduzidas com o máximo cuidado. Idealmente, eles serão integrados com termos de pagamento e contratos favoráveis ​​que estabelecem claramente as expectativas.

Ver para Crer

Em um processo de aquisição não estruturado, a comunicação é difícil, oportuna e cara. Os contratos podem ou não existir e podem ser armazenados como uma cópia impressa em um arquivo a quilômetros de distância. O principal objetivo da simplificação é ter transparência em tempo real. A correspondência de PO, faturas eletrônicas e rejeições automáticas de faturas incorretas são ferramentas que permitem que fornecedores e compradores estejam literalmente na mesma página. As aprovações pré-determinadas permitem o processamento de faturas sem revisões e autorizações posteriores. Em um processo simplificado, o desempenho é facilmente monitorado pelo comprador e pelo fornecedor. Se as expectativas não forem atendidas, dados mensuráveis ​​são disponibilizados para a alta administração, permitindo uma intervenção estratégica.

Como em qualquer relacionamento, a aquisição é fluida e resolvê-la por meio da comunicação é fundamental. A liderança deve supervisionar as práticas de desconto estáticas e dinâmicas, colhendo o máximo de benefícios possível para o melhor retorno. Se esse relacionamento existe com um fornecedor volumoso, o benefício para a organização é contínuo e confiável. Para quem gosta de jogar no campo, o desconto dinâmico pode ser a opção.

O que não é amar? Há ação e entusiasmo quando o fornecedor e o comprador encontram pagamentos mutuamente benéficos. Em um processo simplificado com máxima visibilidade, é possível se beneficiar do desconto dinâmico devido à capacidade de escolher facilmente os fornecedores-alvo que irão maximizar os retornos, enquanto eliminando aqueles que não garantem um compromisso.

A parte mais difícil de uma iniciativa com todas as mãos no deck é, francamente, colocar todas as mãos no deck. Integrar fornecedores e padronizar os termos de pagamento em todas as áreas são tarefas para gerenciamento de nível superior qualificado. Esta é uma iniciativa impulsionada pela liderança que deve ser tratada com a maior diligência. Como acontece com qualquer empreendimento de mudança organizacional, existe um processo:

• Identifique fornecedores de alto volume que são essenciais para o sucesso organizacional. Realize análises de gastos para identificar quaisquer lacunas existentes nos pagamentos e no processamento de faturas. A decisão de manter um relacionamento com um fornecedor existente depende do benefício para a organização. Se esse benefício não for visto em termos de termos, confiabilidade e transparência, pode ser hora de procurar um fornecedor que possa não apenas substituir o contrato, mas permitir a consolidação.
• Mude para o faturamento eletrônico e a bordo de fornecedores. Certifique-se de ter políticas em vigor para ajudar os fornecedores menores e menos frequentes, caso eles não queiram ou não possam participar. A decisão de continuar usando fornecedores ad hoc deve depender de seu valor geral.
• Crie iniciativas de sourcing para reduzir variações nos processos de negócios e na redação de contratos. Todo pagamento deve estar vinculado a um pedido de compra legal por transação de aquisição. Um contrato bem estabelecido de um fornecedor integrado é valioso, reduzindo a necessidade de processos de aprovação desnecessários.
• Traga oportunidades de desconto. O estabelecimento de termos unificados permite o pagamento antecipado, o que resulta na perspectiva de descontos estáticos e dinâmicos.
• Mude para uma política “sem ordem de compra, sem pagamento”. Se não foi solicitado ou recebido, não é pago. Isso começa novamente com o estabelecimento diligente do contrato e permite que os documentos de aquisição sejam anexados a esse contrato. Os termos são visíveis e claros.
• Estabeleça limites de tolerância e critérios de rejeição automática. A análise revelará tendências e confirmará que os dados são úteis. Os fornecedores que não estão fazendo o corte em termos de cronogramas e precisão são facilmente selecionados em um processo simplificado.
• Implementar um processo de aprovação para faturas que não correspondam à ordem de compra. Mesmo com políticas e processos rigorosos, a perfeição não é garantida. Esteja preparado.

A conclusão das etapas acima é uma iniciativa impulsionada pela liderança com um objetivo:receber o pagamento . O desenvolvimento de processos de pagamento é a etapa final na mudança para um processo simplificado. O corte manual dos cheques deixa margem para erros, aumenta os custos e prolonga o processo de pagamento. Os métodos de pagamento eletrônico são abundantes e, se não forem utilizados, deixam os descontos sobre a mesa.

Cada organização deve escolher o processo de pagamento que complementa seu processo interno. Os pagamentos eletrônicos são padrão, mas têm muitas variações. Usados ​​de forma adequada, eles contribuem para a redução de cheques não compensados ​​e, portanto, menos propriedade não reclamada. Os hosts de terceiros ganharam popularidade devido à absorção de responsabilidades e confiabilidade das informações bancárias atualizadas; no entanto, o uso de processamento de cartão virtual está emergindo como a opção mais amigável com potencial de desconto. A segurança adicional de um valor de pagamento predefinido e data de vencimento combina muito bem com um pedido de compra perfeitamente compatível.

Felizes para Sempre

Racionalizar, por definição, é o ato de alterar um item para torná-lo mais simples ou mais eficiente. Em aquisições, a simplificação consiste em iniciativas complexas baseadas em liderança que devem ser mensuráveis ​​e transparentes em toda a organização. As auditorias desses processos podem ser caras, mas são necessárias para garantir que os processos de aquisição de valor agregado estejam funcionando conforme o resultado esperado. A propriedade deve ser atribuída para avaliar os processos individuais, com a supervisão adequada desses proprietários sendo realizada pela alta administração em uma base pré-determinada e consistente.

Igualmente importante para os processos internos de auditoria é o monitoramento contínuo da aderência dos fornecedores aos termos dos contratos negociados. Esses contratos são a base do relacionamento de aquisição, e o não cumprimento das expectativas de todas as entregas deve ser reconhecido para garantir que as metas estratégicas sejam atendidas.

Aquisição é um processo fluido que deve ser monitorado. Em 2021, a disponibilidade de suprimentos foi impactada de uma forma sem precedentes devido à pandemia global. E a escassez gera mais escassez. Este efeito de gotejamento afeta fabricantes, distribuidores e consumidores. Nestes tempos competitivos, não há tolerância para erros.

A simplificação do processo da cadeia de suprimentos é uma via para maximizar a geração de receita e, ao mesmo tempo, reduzir os custos operacionais. No final, tanto a liderança pelo exemplo quanto a supervisão meticulosa são essenciais e devem ser contínuas.

Megha Gupta é uma analista de sistemas líder que trabalhou com empresas como Oracle, IBM, Amazon e Starbucks.

O processo de aquisição é composto de peças móveis simbióticas. Quando os componentes não se comunicam de forma eficiente, ocorrem interrupções na cadeia de abastecimento, causando erros caros, tempo perdido e oportunidades perdidas.

A gerência de nível superior enfrenta a tarefa freqüentemente difícil de simplificar esse processo de cima para baixo e deve implementar políticas e processos que sejam mutuamente benéficos para compradores e fornecedores. A dicotomia que existe entre essas duas funções pode tornar as negociações tediosas e difícil encontrar um terreno comum.

Isso é especialmente aparente ao examinar os fornecedores quanto à conformidade nas áreas de contratos, variações e pagamentos, ressaltando a importância de estabelecer metas comuns para reduzir os custos de aquisição e facilitar o crescimento. O desafio de agilizar esse processo exige a pergunta:Mesmo com liderança diligente e o estabelecimento de políticas adequadas, o processo de aquisição pode ser agilizado?

Romper é difícil de fazer

Ninguém quer perder um fornecedor devido a mudanças nas políticas e implementação de iniciativas estratégicas. Ao contrário, nenhuma empresa quer perder tempo e dinheiro em tarefas servis, como reconciliar faturas, resolver variações e executar processamento excepcional para fazer pagamentos dentro do prazo. Simplificar o processo de aquisição é mais fácil de falar do que fazer, no entanto, e todas as mãos devem estar no convés para fazê-lo funcionar.

As barreiras à racionalização começam com a falta de consistência e desvio dos procedimentos operacionais padrão. Por exemplo, Jane Vendor, que pode ser responsável por 10% de todas as faturas, se recusa a aderir a um contrato padrão, processo de faturamento e pagamento e não é fã de prazos de crédito longos. Como resultado, trabalho extra é envolvido ao reconciliar faturas não contratuais de Jane com pouco ou nenhum desconto. Isso cria uma falta de estrutura no processo interno e permite erros humanos devido a vários pontos de contato no processo de abastecimento, aquisição e pagamento.

Em outro exemplo, Jack Vendor, que é responsável por 8% de todas as faturas, concordou em seguir o contrato e os termos de pagamento padronizados para toda a empresa, tendo sido integrado a um canal de faturamento eletrônico para enviar faturas que estão anexadas a um documento de aquisição. Além disso, Jack se inscreveu em uma política sem ordem de compra e sem pagamento, eliminando assim pagamentos incorretos. Para fornecedores que não desejam simplificar, uma análise de risco para benefício pode ajudar na decisão de renovar ou rescindir contratos. Todo contrato tem uma data de término; se melhores termos de preço estiverem disponíveis de outro fornecedor, pode ser hora de romper os laços e prosseguir com um novo contrato que atenda ao perfil de fornecedor desejado.

Não é segredo que alguns fornecedores são insubstituíveis e têm forte poder de barganha. O processo de simplificação começa com a identificação desses fornecedores e a negociação dos benefícios do contrato. A insubstituibilidade pode ser devido ao volume, oferta e demanda ou relacionamentos de longo prazo, mas o resultado final é que esses fornecedores são cruciais para as operações em andamento e as negociações de contratos devem ser conduzidas com o máximo cuidado. Idealmente, eles serão integrados com termos de pagamento e contratos favoráveis ​​que estabelecem claramente as expectativas.

Ver para Crer

Em um processo de aquisição não estruturado, a comunicação é difícil, oportuna e cara. Os contratos podem ou não existir e podem ser armazenados como uma cópia impressa em um arquivo a quilômetros de distância. O principal objetivo da simplificação é ter transparência em tempo real. A correspondência de PO, faturas eletrônicas e rejeições automáticas de faturas incorretas são ferramentas que permitem que fornecedores e compradores estejam literalmente na mesma página. As aprovações pré-determinadas permitem o processamento de faturas sem revisões e autorizações posteriores. Em um processo simplificado, o desempenho é facilmente monitorado pelo comprador e pelo fornecedor. Se as expectativas não forem atendidas, dados mensuráveis ​​são disponibilizados para a alta administração, permitindo uma intervenção estratégica.

Como em qualquer relacionamento, a aquisição é fluida e resolvê-la por meio da comunicação é fundamental. A liderança deve supervisionar as práticas de desconto estáticas e dinâmicas, colhendo o máximo de benefícios possível para o melhor retorno. Se esse relacionamento existe com um fornecedor volumoso, o benefício para a organização é contínuo e confiável. Para quem gosta de jogar no campo, o desconto dinâmico pode ser a opção.

O que não é amar? Há ação e entusiasmo quando o fornecedor e o comprador encontram pagamentos mutuamente benéficos. Em um processo simplificado com máxima visibilidade, é possível se beneficiar do desconto dinâmico devido à capacidade de escolher facilmente os fornecedores-alvo que irão maximizar os retornos, enquanto eliminando aqueles que não garantem um compromisso.

A parte mais difícil de uma iniciativa com todas as mãos no deck é, francamente, colocar todas as mãos no deck. Integrar fornecedores e padronizar os termos de pagamento em todas as áreas são tarefas para gerenciamento de nível superior qualificado. Esta é uma iniciativa impulsionada pela liderança que deve ser tratada com a maior diligência. Como acontece com qualquer empreendimento de mudança organizacional, existe um processo:

• Identifique fornecedores de alto volume que são essenciais para o sucesso organizacional. Realize análises de gastos para identificar quaisquer lacunas existentes nos pagamentos e no processamento de faturas. A decisão de manter um relacionamento com um fornecedor existente depende do benefício para a organização. Se esse benefício não for visto em termos de termos, confiabilidade e transparência, pode ser hora de procurar um fornecedor que possa não apenas substituir o contrato, mas permitir a consolidação.
• Mude para o faturamento eletrônico e a bordo de fornecedores. Certifique-se de ter políticas em vigor para ajudar os fornecedores menores e menos frequentes, caso eles não queiram ou não possam participar. A decisão de continuar usando fornecedores ad hoc deve depender de seu valor geral.
• Crie iniciativas de sourcing para reduzir variações nos processos de negócios e na redação de contratos. Todo pagamento deve estar vinculado a um pedido de compra legal por transação de aquisição. Um contrato bem estabelecido de um fornecedor integrado é valioso, reduzindo a necessidade de processos de aprovação desnecessários.
• Traga oportunidades de desconto. O estabelecimento de termos unificados permite o pagamento antecipado, o que resulta na perspectiva de descontos estáticos e dinâmicos.
• Mude para uma política “sem ordem de compra, sem pagamento”. Se não foi solicitado ou recebido, não é pago. Isso começa novamente com o estabelecimento diligente do contrato e permite que os documentos de aquisição sejam anexados a esse contrato. Os termos são visíveis e claros.
• Estabeleça limites de tolerância e critérios de rejeição automática. A análise revelará tendências e confirmará que os dados são úteis. Os fornecedores que não estão fazendo o corte em termos de cronogramas e precisão são facilmente selecionados em um processo simplificado.
• Implementar um processo de aprovação para faturas que não correspondam à ordem de compra. Mesmo com políticas e processos rigorosos, a perfeição não é garantida. Esteja preparado.

A conclusão das etapas acima é uma iniciativa impulsionada pela liderança com um objetivo:receber o pagamento . O desenvolvimento de processos de pagamento é a etapa final na mudança para um processo simplificado. O corte manual dos cheques deixa margem para erros, aumenta os custos e prolonga o processo de pagamento. Os métodos de pagamento eletrônico são abundantes e, se não forem utilizados, deixam os descontos sobre a mesa.

Cada organização deve escolher o processo de pagamento que complementa seu processo interno. Os pagamentos eletrônicos são padrão, mas têm muitas variações. Usados ​​de forma adequada, eles contribuem para a redução de cheques não compensados ​​e, portanto, menos propriedade não reclamada. Os hosts de terceiros ganharam popularidade devido à absorção de responsabilidades e confiabilidade das informações bancárias atualizadas; no entanto, o uso de processamento de cartão virtual está emergindo como a opção mais amigável com potencial de desconto. A segurança adicional de um valor de pagamento predefinido e data de vencimento combina muito bem com um pedido de compra perfeitamente compatível.

Felizes para Sempre

Racionalizar, por definição, é o ato de alterar um item para torná-lo mais simples ou mais eficiente. Em aquisições, a simplificação consiste em iniciativas complexas baseadas em liderança que devem ser mensuráveis ​​e transparentes em toda a organização. As auditorias desses processos podem ser caras, mas são necessárias para garantir que os processos de aquisição de valor agregado estejam funcionando conforme o resultado esperado. A propriedade deve ser atribuída para avaliar os processos individuais, com a supervisão adequada desses proprietários sendo realizada pela alta administração em uma base pré-determinada e consistente.

Igualmente importante para os processos internos de auditoria é o monitoramento contínuo da aderência dos fornecedores aos termos dos contratos negociados. Esses contratos são a base do relacionamento de aquisição, e o não cumprimento das expectativas de todas as entregas deve ser reconhecido para garantir que as metas estratégicas sejam atendidas.

Aquisição é um processo fluido que deve ser monitorado. Em 2021, a disponibilidade de suprimentos foi impactada de uma forma sem precedentes devido à pandemia global. E a escassez gera mais escassez. Este efeito de gotejamento afeta fabricantes, distribuidores e consumidores. Nestes tempos competitivos, não há tolerância para erros.

A simplificação do processo da cadeia de suprimentos é uma via para maximizar a geração de receita e, ao mesmo tempo, reduzir os custos operacionais. No final, tanto a liderança pelo exemplo quanto a supervisão meticulosa são essenciais e devem ser contínuas.

Megha Gupta é uma analista de sistemas líder que trabalhou com empresas como Oracle, IBM, Amazon e Starbucks.