Simplifique o Procurement: Da Seleção de Fornecedores ao Pagamento Sem Fricção

O processo de procurement é composto de partes móveis simbióticas. Quando os componentes não se comunicam eficientemente, ocorrem rupturas na cadeia de suprimentos, causando erros custosos, tempo perdido e oportunidades perdidas.

A alta gestão enfrenta a tarefa muitas vezes assustadora de simplificar esse processo de cima para baixo, e deve implementar políticas e processos mutuamente benéficos para compradores e fornecedores. A dicotomia entre essas duas funções pode tornar negociações tediosas e encontrar terreno comum difícil.

Isso é especialmente aparente ao avaliar fornecedores para conformidade nas áreas de contratos, variações e pagamentos, ressaltando a importância de estabelecer metas comuns para reduzir custos de procurement e facilitar o crescimento. O desafio de simplificar esse processo exige a pergunta: Mesmo com liderança diligente e estabelecimento de políticas apropriadas, o processo de procurement pode ser simplificado?

Romper é Difícil

Ninguém quer perder um fornecedor devido a mudanças de política e implementação de iniciativas estratégicas. Contrariamente, nenhuma corporação quer perder tempo e dinheiro em tarefas triviais como conciliar faturas, resolver variações e realizar processamentos excepcionais para pagamentos pontuais. Simplificar o processo de procurement é mais fácil dito do que feito, e todas as mãos devem estar no convés para funcionar.

As barreiras para simplificação começam com falta de consistência e desvio de procedimentos operacionais padrão. Por exemplo, a Fornecedora Jane, que pode responder por 10% de todas as faturas, recusa-se a aderir a um contrato padrão, processo de faturamento e pagamento, e não gosta de prazos de crédito longos. Como resultado, mão de obra extra é envolvida na conciliação de faturas não contratuais da Jane com pouco ou zero desconto. Isso cria falta de estrutura no processo interno e permite erros humanos devido a múltiplos pontos de contato no processo de sourcing, procurement e pagamento.

Em outro exemplo, o Fornecedor Jack, responsável por 8% de todas as faturas, concordou em seguir o contrato padronizado e termos de pagamento da empresa, tendo sido integrado a um canal de faturamento eletrônico para enviar faturas anexadas a um documento de procurement. Além disso, Jack aderiu a uma política de "sem ordem de compra, sem pagamento", eliminando pagamentos errôneos. Para fornecedores que não desejam simplificar, uma análise de risco-benefício pode ajudar na decisão de renovar ou rescindir contratos. Todo contrato tem data de fim; se melhores termos de preço estão disponíveis de outro fornecedor, pode ser hora de cortar laços e seguir em frente com um novo contrato que atenda ao perfil de fornecedor desejado.

Não é segredo que alguns fornecedores são insubstituíveis e têm forte poder de barganha. O processo de simplificação começa identificando esses fornecedores e negociando benefícios contratuais. A insubstituibilidade pode ser devido a volume, oferta e demanda, ou relacionamentos de longo prazo, mas o resultado final é que esses fornecedores são cruciais para operações contínuas, e negociações de contrato devem ser tratadas com máximo cuidado. Idealmente, eles serão integrados com termos de pagamento favoráveis e contratos que declarem claramente as expectativas.

Ver para Crer

Em um processo de procurement não estruturado, a comunicação é difícil, demorada e cara. Contratos podem ou não existir, e poderiam estar armazenados como cópia impressa em um arquivo a quilômetros de distância. Um objetivo principal da simplificação é ter transparência em tempo real. Correspondência de PO, faturas eletrônicas e auto-rejeição para faturas incorretas são ferramentas que permitem que fornecedores e compradores estejam literalmente na mesma página. Aprovações pré-determinadas permitem processamento de faturas sem revisões e autorizações downstream. Em um processo simplificado, o desempenho é facilmente monitorado por comprador e fornecedor. Se expectativas não são atendidas, dados mensuráveis estão disponíveis para a alta gestão, permitindo intervenção estratégica.

Como em qualquer relacionamento, o procurement é fluido, e resolvê-lo via comunicação é chave. A liderança deve supervisionar tanto práticas de desconto estático quanto dinâmico, colhendo o máximo benefício possível para o melhor retorno. Se esse relacionamento existe com um fornecedor de alto volume, o benefício para a organização é contínuo e confiável. Para aqueles que gostam de jogar o campo, desconto dinâmico pode ser a opção.

O que não amar? Há ação e empolgação enquanto fornecedor e comprador encontram pagamentos mutuamente benéficos. Em um processo simplificado com visibilidade máxima, é possível beneficiar-se de desconto dinâmico devido à capacidade de escolher facilmente fornecedores-alvo que maximizarão retornos, eliminando aqueles que não justificam compromisso.

A parte mais difícil de uma iniciativa de "todas as mãos no convés" é, francamente, conseguir todas as mãos no convés. Integrar fornecedores e padronizar termos de pagamento em toda a linha são tarefas para gestão de alto nível qualificada. Esta é uma iniciativa liderada pela liderança que deve ser tratada com máxima diligência. Como em qualquer empreendimento de mudança organizacional, existe um processo:

• Identifique fornecedores de alto volume críticos para o sucesso organizacional. Realize análises de gastos para identificar lacunas existentes em pagamentos e processamento de faturas. A decisão de manter relacionamento com fornecedor existente depende do benefício para a organização. Se esse benefício não for visto por meio de termos, confiabilidade e transparência, pode ser hora de buscar um fornecedor que não apenas substitua o contrato, mas permita consolidação.
• Mude para faturamento eletrônico e integre fornecedores. Certifique-se de ter políticas para ajudar fornecedores menores e menos frequentes, caso não queiram ou não possam participar. A decisão de continuar usando fornecedores ad hoc deve depender de seu valor geral.
• Crie iniciativas de sourcing para reduzir variações em processos de negócio e redação de contratos. Todo pagamento deve estar vinculado a uma ordem de compra legal por transação de procurement. Um contrato bem estabelecido de um fornecedor integrado é ouro, reduzindo a necessidade de processos de aprovação desnecessários.
• Traga oportunidades de desconto. Estabelecer termos unificados permite pagamento antecipado, resultando na perspectiva de desconto estático e dinâmico.
• Mova para uma política "Sem PO, sem pagamento". Se não foi solicitado ou recebido, não é pago. Isso começa com estabelecimento diligente de contrato, e permite documentos de procurement anexados a esse contrato. Os termos são visíveis e claros.
• Estabeleça limites de tolerância e critérios de auto-rejeição. Análises revelarão tendências e confirmarão que os dados são úteis. Fornecedores que não atendem a prazos e precisão são facilmente identificados em um processo simplificado.
• Implemente processo de aprovação para faturas não correspondidas a PO. Mesmo com políticas e processos rigorosos, a perfeição não é garantida. Esteja preparado.

A conclusão das etapas acima é uma iniciativa liderada pela liderança com um objetivo: receber pagamento. O desenvolvimento de processos de pagamento é o passo final na transição para um processo simplificado. Cortar cheques manualmente deixa espaço para erros, aumenta custos e prolonga o processo de pagamento. Métodos de pagamento eletrônico abundam, e se não utilizados, deixam rebates na mesa.

Cada organização deve escolher o processo de pagamento que complementa seu processo interno. Pagamentos eletrônicos são padrão, mas têm muitas variações. Utilizados corretamente, contribuem para redução de cheques não compensados, logo menos propriedade não reclamada. Hospedagem de terceiros ganhou popularidade por sua absorção de responsabilidade e confiabilidade de informações bancárias atualizadas; no entanto, o uso de processamento de cartão virtual está emergindo como a opção mais amigável com potencial de rebate. A segurança adicional de um valor de pagamento pré-definido e data de expiração combina bem com um PO perfeitamente correspondido.

Final Feliz

Simplificar, por definição, é o ato de alterar algo para torná-lo mais simples ou eficiente. Em procurement, simplificar consiste em iniciativas complexas baseadas em liderança que devem ser mensuráveis e transparentes em toda a organização. Auditorias desses processos podem ser custosas, mas são necessárias para garantir que processos de procurement de valor agregado estejam performando conforme o esperado. Propriedade deve ser atribuída para avaliar processos individuais, com supervisão adequada desses responsáveis pela alta gestão em bases consistentes e pré-determinadas.

Tão importante quanto auditar processos internos é o monitoramento contínuo da adesão dos fornecedores aos termos de contrato negociados. Esses contratos são a base do relacionamento de procurement, e a falha em atender expectativas de todos os entregáveis deve ser reconhecida para garantir que metas estratégicas sejam atingidas.

Procurement é um processo fluido que deve ser monitorado. Em 2021, a disponibilidade de suprimento foi impactada de maneira sem precedentes devido à pandemia global. E escassezes geram mais escassezes. Esse efeito cascata impacta fabricantes, distribuidores e consumidores. Nestes tempos competitivos, há tolerância zero para erro.

Simplificar o processo da cadeia de suprimentos é um caminho para maximizar geração de receita enquanto reduz custos operacionais. No final, tanto liderança pelo exemplo quanto supervisão meticulosa são essenciais e devem ser contínuas.

Megha Gupta é analista líder de sistemas que trabalhou com empresas como Oracle, IBM, Amazon e Starbucks.