Revolucionando Compras com Automação Robótica: Aumente Eficiência e Precisão

Os seres humanos fascinam-se com automação desde a Idade Média.

O primeiro grande passo em direção à automação na história humana foi a invenção da roda, que aprimorou o transporte de uma maneira antes inimaginável. Avançando para o presente, a automação em operações, manufatura, finanças e marketing permitiu melhorias significativas na produtividade. Então, para onde a tecnologia vai a partir daqui? A automação de processos robóticos (RPA) tem a resposta.

RPA na Cadeia de Abastecimento Moderna

Nas organizações modernas, a cadeia de abastecimento consiste em um portfólio de aplicações de software dedicadas que executam funções especializadas. Garantir a interação suave entre elas é um ponto problemático comum. A RPA pode ajudar as empresas a alcançar colaboração sem toque entre aplicações-chave como planejamento de recursos empresariais (ERP), gestão de transporte, gestão de armazém, planejamento, compras e gestão de produtos.

Usuários de sourcing e compras interagem com muitos desses sistemas, utilizando pontos de dados externos para tomar decisões informadas sobre quantidade, preço e localização do produto. A equipe de compras frequentemente investe tempo significativo em coleta e análise de dados, o que afeta diretamente o tempo do ciclo do processo. Em uma pesquisa da Gartner de 2019 sobre sourcing, compras e gestão de fornecedores, questões críticas em tecnologia de compras incluíam economia direta (instantânea) de custos, impacto nos resultados de negócios, negociação eficaz, evitamento de custos e tempo de processamento. A RPA pode ajudar significativamente a resolver desafios de compras em todas essas áreas.

Um relatório da Gartner de 2020 sobre otimização de custos de TI descobriu que a introdução ou aumento de automação pode ajudar organizações a alcançar 10% a 15% de economia líquida em custos contínuos de projetos de serviços de TI. Organizações podem manter sua arquitetura de TI existente enquanto se beneficiam de ganhos de produtividade aumentados através da RPA. A tecnologia pode sustentar retorno sobre investimento melhorado para produtos digitais existentes através de estratégias de produto otimizadas.

Reconciliação de estoque através de RPA pode ajudar empresas multinacionais a alcançar mais de 70% de redução no tempo do ciclo de reconciliação. Por exemplo, uma grande empresa global de logística implementou RPA para transformação de operações para alcançar excelência na cadeia de abastecimento.

Ao permitir a rápida transformação digital de funções da cadeia de abastecimento, a RPA está provando ser uma das ferramentas mais críticas para melhoria de produtividade. O tamanho do mercado global para RPA deve experimentar crescimento considerável, atingindo 6,10 bilhões de dólares até 2027, segundo Fortune Business Insights. Na cadeia de abastecimento de uma organização moderna, a RPA pode descobrir valor oculto através da transformação da maioria dos processos da função de compras. A seguir estão algumas das principais áreas onde organizações podem alcançar benefícios imediatos de RPA.

Principais Áreas de Aplicação da RPA em Compras

Análise Autônoma de Gastos

Coleta de gastos e análise de categoria é uma área chave onde a RPA pode ajudar, reunindo dados de várias fontes automaticamente. No nível organizacional, a RPA pode ajudar a gerar relatórios detalhados a partir de aplicações ERP, bem como de arquivos manuais, como PDFs e planilhas Excel. A RPA também pode integrar ferramentas desenvolvidas localmente que uma empresa possa estar usando para executar processos de compras. Com coleta automática de dados de gastos, "bots" também podem permitir avaliações automáticas detalhadas de oportunidades de gastos baseadas em políticas definidas.

Análise de Mercado e Compras Spot Otimizadas

Um bot pode facilmente coletar informações de múltiplos sites e documentos, que são atualizados regularmente em base mensal ou semanal por provedores de dados terceirizados. Um painel de análise de mercado pode utilizar essas informações coletadas sem a necessidade de atualizar ou verificar dados de origem. Gerentes de compras podem até fazer pedidos spot usando bots, que identificam os melhores vendedores e preços disponíveis no mercado com base em pesquisa de mercado. A RPA pode reduzir em grande grau os esforços gastos na busca na internet e outras fontes.

Benchmarking Automático e Monitoramento de Desempenho sem Toque

A RPA pode permitir coleta automática de dados para preencher painéis de indicadores-chave de desempenho (KPIs) e permitir que empresas realizem exercícios de benchmarking sem intervenção humana. Também pode ajudar a coletar dados automaticamente de múltiplas aplicações (incluindo e-mail). Se um usuário quiser fornecer dados via e-mail, a RPA pode ajudar a integrar entradas de e-mail no painel de KPIs e melhorar a experiência de compras e satisfação dos stakeholders.

Gestão de Requisição de Compra (RC) e Ordem de Compra (OC) e Identificação de Fornecedores

Um bot pode coletar dados de RCs e pesquisar o catálogo de produtos por itens disponíveis. Se um item não estiver disponível, o bot pode pesquisar fornecedores na internet e fornecer sugestões para possíveis correspondências de fornecedores. A RPA pode até ajudar a iniciar conversas e consultar múltiplos fornecedores sobre disponibilidade de produtos com cotações de preços tentativas, usando e-mail ou SMS. Um bot pode gerenciar todo o processo de identificação de produto, pesquisa de mercado e gestão de relacionamento com fornecedores, liberando uma quantidade significativa de tempo para gerentes de compras. Além de notificações e relatórios regulares enviados pelo ERP para iniciação de RC e OC, a RPA pode ajudar a criar relatórios personalizados no nível de categoria ou produto.

Onboarding Automático de Fornecedores e Criação de Cadastro Mestre

Onboarding de fornecedores e criação de cadastro de fornecedores é geralmente uma tarefa manual demorada em muitas organizações. Com um bot de RPA, o processo automático de criação de fornecedores pode ser executado sem intervenção humana. Um bot pode adicionar dados mestres a aplicações empresariais a qualquer momento.

Auditoria Personalizada de Fornecedores

Bots podem ajudar a criar relatórios personalizados para monitoramento de um fornecedor específico, contratos em andamento, rastreamento de reclamações e conformidade contratual. Baseado em política definida, bots podem enviar lembretes periódicos automaticamente via e-mail ou SMS para fornecedores específicos. Bots com capacidades de e-mail também podem fornecer atualizações automáticas na caixa de entrada ou SMS diretamente para quaisquer critérios ou exceções definidos.

	Análise Autônoma de Gastos	Análise de Mercado e Compras Spot Otimizadas	Benchmarking Automático e Monitoramento sem Toque	Gestão RC/OC e Identificação de Fornecedores	Onboarding Automático e Cadastro Mestre	Auditoria Personalizada de Fornecedores
Qual % do processo pode ser automatizado?	> 80%	> 70%	> 60%	> 80%	> 50%	> 60%
O que não pode ser automatizado?	Gastos maverick não documentados Orientação da gestão	Validação humana Integração de vendedores offline	Planos de melhoria de desempenho Identificação de KPIs	Verificações de qualidade do produto Garantia de menor preço	Verificação de fornecedor Autenticidade do fornecedor	Verificações de qualidade em campo Identificação de origem de disputas
KPIs Diretamente Afetados	% do gasto total gerido pela organização de compras ROI de compras Custo de sourcing	Despesa operacional de compras Redução direta de custos Evitamento de custos Satisfação dos funcionários	Valor do contrato sob gestão ativa Variância do valor do pedido Risco do contrato	% de fornecedores com certificações Tempo do ciclo RC para OC Custo médio de processamento de OC Satisfação dos stakeholders	Despesa de gestão de dados mestres como % do gasto total Taxa de erro de registro de dados Tempo de administração de contratos	Taxa de conformidade Razão de rejeição Valor de retrabalho e sucata Classificação de qualidade do fornecedor

*Estimativas de dados para organizações de nível de maturidade Estágio 3 e 4 conforme Framework de Excelência de Processos da TCS

A RPA está emergindo rapidamente como parte integral da organização de compras e continuará a evoluir e amadurecer. Uma vez alinhada com a estratégia de negócios, a RPA pode entregar resultados excepcionais e sustentáveis em um curto período.

Bakul Sharma e Mudit Bansal são consultores na Prática Global de Cadeia de Abastecimento da Tata Consultancy Services.