Como analisar os resultados de seu projeto de aquisição com precisão

Adotar uma abordagem sistêmica para avaliar os resultados finais de um projeto de aquisição pode ajudá-lo a identificar os pontos fortes e fracos em seu abordagem de compras, seus fornecedores e uma miríade de outros aspectos do seu negócio. Suposições sem uma análise minuciosa apenas levam você ainda mais longe, por isso é importante que você investigue cada uma das quatro áreas principais que apresentamos em nosso scorecard de resultados do projeto de aquisição. Para ajudá-lo a entender o que você está procurando e o que esperar, este guia de análise o guiará por cada área e suas nuances:

Qualidade

Em primeiro lugar, você deve observar a qualidade dos produtos que recebeu. Nada mais importa se você achar que não pode usar o que está recebendo ou se estiver preocupado com o impacto a longo prazo de usar o que recebeu em termos de segurança, resposta ao cliente, etc. Aqui estão alguns pontos individuais a serem observados ao considerar a qualidade:

• Qualidade geral. Ou, capacidade básica dos bens recebidos de cumprir sua finalidade original. Não olhe para isso como um estado binário de "bom o suficiente" ou "não é bom o suficiente". Considere a nuance da qualidade; é melhor do que o esperado? Pior, mas ainda viável? Você acha que pode esperar melhorias na qualidade?
• Consistência. A inconsistência de várias maneiras resulta em um resultado pior do que a qualidade geralmente baixa; a má qualidade pode ser tratada com melhorias, mas a inconsistência pode indicar problemas maiores no processo de aquisição.
• Detalhes. Os pequenos detalhes de um projeto muitas vezes acabam mudando em face das realidades da aquisição - como esses detalhes se parecem no projeto atual?
• Relação qualidade/custo. Você recebe pelo que paga - ou melhor, deveria. Julgar a qualidade ou o custo sem compará-los oferece poucos benefícios para a avaliação de um projeto de aquisição. Olhe para o seu ROI, aqui.

Facilidade de trabalhar com o fornecedor

A aquisição, em última análise, se resume à comunicação. Com as ferramentas certas e o fornecedor certo, o processo deve ser indolor para todos, produzir qualidade compatível com seu orçamento e metas e permitir que os problemas sejam resolvidos rapidamente. Para entender melhor seu relacionamento com seu fornecedor e, assim, avaliar seu projeto de aquisição atual, considere estes subpontos:

• Clareza na comunicação. Um conceito simples:você fica facilmente na mesma página com o fornecedor?
• Acessibilidade. Quão difícil é conseguir a pessoa certa ao telefone para resolver um problema ou discutir uma mudança?
• Profissionalismo. Os compromissos são mantidos, você se sente à vontade para se comunicar com o fornecedor e pode esperar honestidade nas comunicações?
• Eficiência. Sua comunicação com o fornecedor é caracterizada por divagações, conversas ineficazes ou interações concisas apoiadas por ferramentas apropriadas? A etiqueta telefônica durante semanas para esclarecer pequenos detalhes não deve ser necessária com a abordagem correta.

Entregue no prazo

Todos os itens adquiridos chegaram dentro do prazo? Se não, por quê? Embora uma falha neste ponto certamente não seja uma coisa boa, é importante identificar a causa raiz de uma falha – ou sacrifícios inaceitáveis ​​feitos para alcançar o sucesso. Não veja a entrega no prazo como um estado de aprovação/reprovação puramente binário, apesar de sua importância.

Custo orçado vs. Custo final

Em um projeto de aquisição, poucas coisas devem gerar mais sinais de alerta do que discrepâncias entre os custos orçados e os custos finais. Encargos adicionais decorrentes de planejamento inadequado ou práticas comerciais sem escrúpulos são totalmente inaceitáveis. Se o problema vem do seu lado da equação, por falta de comunicação clara ou outros problemas, é algo a ser resolvido com uma comunicação melhorada. Claro, problemas que são superficialmente sua culpa podem ser o resultado de baixa acessibilidade e outros problemas do fornecedor; considere este ponto cuidadosamente.