Avaliando Precisamente os Resultados do Seu Projeto de Aquisição

Adotar abordagem sistêmica para avaliar resultados finais de um projeto de aquisição ajuda a identificar forças e fraquezas em sua abordagem, fornecedores e inúmeros outros aspectos do negócio. Suposições sem análise completa só levam mais longe do caminho certo, então é importante investigar cada uma das quatro áreas principais do nosso quadro de pontuação de resultados de aquisição. Para ajudar a entender o que procurar e o que esperar, este guia o levará por cada área e suas nuances:

Qualidade

Primeiro, observe a qualidade dos bens recebidos. Nada mais importa se você não pode usar o que recebe ou preocupa-se com impacto de longo prazo em segurança, resposta do cliente, etc. Pontos individuais a considerar:

• Qualidade geral. Habilidade básica dos bens de cumprir propósito original. Não veja como binário "bom o suficiente" ou "não bom". Considere nuance: é melhor que esperado? Pior, mas viável? Espera melhorias?
• Consistência. Inconsistência muitas vezes pior que qualidade geralmente baixa; qualidade baixa pode ser melhorada, mas inconsistência pode indicar problemas maiores no processo.
• Detalhes. Detalhes finos muitas vezes mudam frente às realidades da aquisição — como estão no projeto atual?
• Relação qualidade/custo. Você recebe pelo que paga — ou deveria. Julgar qualidade ou custo sem confrontá-los dá pouco benefício. Olhe seu ROI aqui.

Facilidade de Trabalhar com o Fornecedor

Aquisição resume-se a comunicação. Com ferramentas e fornecedor certos, processo deve ser indolor, produzir qualidade alinhada a orçamento e metas, e permitir resolução rápida de problemas. Para entender melhor seu relacionamento com o fornecedor e avaliar o projeto, considere:

• Clareza na comunicação. Conceito simples: vocês ficam facilmente na mesma página?
• Acessibilidade. Quão difícil é falar com a pessoa certa para resolver problema ou discutir mudança?
• Profissionalismo. Compromissos são cumpridos, você se sente confortável comunicando-se, pode esperar honestidade?
• Eficiência. Comunicação é caracterizada por conversas longas e ineficazes ou interações concisas com ferramentas apropriadas? "Telefone sem fio" por semanas para esclarecer detalhes menores não deveria ser necessário.

Entregue no Prazo

Todos os itens chegaram no cronograma? Se não, por quê? Embora falha aqui não seja boa, é importante identificar causa raiz — ou sacrifícios inaceitáveis para alcançar sucesso. Não veja entrega no prazo como binário passa/falha, apesar de sua importância.

Custo Cotado vs. Custo Final

Em projeto de aquisição, poucas coisas acendem mais alertas que discrepâncias entre custo cotado e final. Encargos adicionais por planejamento ruim ou práticas comerciais inescrupulosas são inaceitáveis. Se o problema vem do seu lado, por falta de comunicação clara ou outros problemas, deve ser resolvido com comunicação melhorada. Claro, problemas superficialmente seus podem resultar de baixa acessibilidade e outros problemas do fornecedor; considere este ponto cuidadosamente.