Como gerenciar seu departamento de compras remotamente

Apresentado primeiro como uma solução para a hiperurbanização, o trabalho remoto foi imposto nas últimas semanas como uma solução para prevenir a disseminação do coronavírus.

Tradicionalmente, os departamentos de compras não trabalham remotamente, então esta é uma boa oportunidade para as organizações descobrirem novos fluxos de trabalho e otimizarem seus processos. O trabalho remoto, na verdade, tem vários benefícios, incluindo:

• Produtividade . Os teletrabalhadores são até 40% mais produtivos do que seus colegas de escritório e mediram um aumento na produção de pelo menos 4,4%.
• Desempenho . Trabalhadores remotos produzem resultados com 40% menos defeitos de qualidade.
• Engajamento . Maior produtividade e desempenho criam um envolvimento mais forte e 41% menos absenteísmo.
• Retenção . 54% dos funcionários afirmam que trocariam de emprego por um que lhes oferecesse flexibilidade no local de trabalho.
• Lucratividade . As organizações economizam em média US $ 11.000 por ano por telecomutador em meio período.

Agora, de boa vontade ou não, os departamentos de compras também podem aproveitar esses benefícios.

De plataformas de automação de compras a aplicativos de bate-papo, aplicativos de videochamada e plataformas de compartilhamento de recursos, os departamentos de compras têm tudo de que precisam para continuar trabalhando fora do escritório. Aqui estão quatro tipos de ferramentas que permitem a aquisição remota:

Aplicativos de bate-papo

Existem aplicativos de bate-papo para o local de trabalho e para mensagens pessoais. Usar o aplicativo certo não simplifica apenas a comunicação dentro de uma organização; também economiza muito tempo.

De acordo com o Statista, 53% das organizações adotaram ferramentas de colaboração até 2016, e o número tem aumentado de forma consistente desde então. Os benefícios dos aplicativos de chat de trabalho e ferramentas de colaboração incluem comunicação aprimorada, fluxo de trabalho simplificado, maior produtividade, maior responsabilidade e gerenciamento de projeto aprimorado.

Existem muitos aplicativos de bate-papo que as organizações podem usar, mas os mais populares são Slack, Microsoft Teams e Workplace by Facebook.

Videoconferência

Para negócios modernos e inovadores, construir e manter relacionamentos de qualidade com parceiros, fornecedores, equipes internas, investidores e clientes é essencial. A videoconferência aumenta a produtividade, economiza tempo, reduz as despesas com viagens e promove a colaboração geral.

Utilizar uma solução de videoconferência simples e unificada com suporte para compartilhamento de tela permite que as equipes estejam mais conectadas, produtivas e engajadas. Isso também:

• Permite uma força de trabalho digital . As videochamadas ajudam as organizações a manter conexões humanas, independentemente da localização física, o que acelera a tomada de decisões e melhora a capacidade de colaboração global;
• Reúne comunicação e cultura . O trabalho remoto pode aumentar a produtividade e reduzir os custos de viagem ao mesmo tempo; a videoconferência tem a capacidade única de trazer a conexão humana da comunicação face a face para cada interação;
• Aumenta a confiabilidade da comunicação . A videoconferência oferece uma maneira rápida e segura de se comunicar com sua equipe, bem como com seus fornecedores.

Os aplicativos de software de videoconferência mais populares são Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting e Zoom.

Compartilhamento de recursos

Até recentemente, a maioria das organizações dependia de servidores internos para armazenar sua coleção crescente de arquivos. Hoje, armazenar dados online em servidores em nuvem é cada vez mais comum, pois permite armazenamento ilimitado. Além do mais, os dados podem ser acessados ​​facilmente de qualquer lugar do mundo.

Os benefícios dos aplicativos de compartilhamento de recursos como Google Drive e Dropbox incluem recuperação de desastres por meio de armazenamento em nuvem, proteção contra ataques e falha de hardware, economia de custos, compartilhamento fácil com fornecedores e colegas e colaboração para fins de acesso e edição de arquivos ou documentos.

Automação de Aquisições

Tradicionalmente, o processo de aquisição exige muito esforço manual. No entanto, as ferramentas modernas permitem que os fabricantes transfiram muitas tarefas manuais para soluções de automação de compras. Em troca, a melhoria do processo de aquisição libera recursos internos valiosos para a tomada de decisões e elaboração de estratégias.

As ferramentas de automação de aquisições permitem:

• Gerenciamento fácil de RFx . Ao usar RFIs, RFPs e RFQs online, as organizações podem se comunicar com os fornecedores mais facilmente e rastrear cada etapa do caminho automaticamente e em tempo real.
• Leilões online . As empresas de melhor desempenho usam leilões eletrônicos para garantir grandes economias de custo.
• Aprovação de documento online . De requisições a aprovações personalizadas, de pedidos de compra a faturas e correspondência de três vias, as ferramentas de automação de compras permitem que os gerentes de compras assinem e aprovem qualquer documento online.
• Gerenciamento de fornecedores . Desenvolver uma relação mutuamente benéfica com os fornecedores, especialmente com aqueles considerados mais estratégicos para a marca, é fundamental para promover qualidade, eficiência, inovação, redução de custos, redução de desperdícios e fortalecimento da cadeia de suprimentos.
• Gestão de contratos . As plataformas de automação de aquisições podem ajudar os gerentes de contrato a gerenciar adequadamente os contratos, abordando o gerenciamento de transição e o monitoramento de desempenho, e ajudando a garantir que o comprador e o fornecedor cumpram seus compromissos comerciais e contratuais.

Alina Naftanaila é cofundadora da Prokuria, uma plataforma de e-procurement baseada na nuvem.