Gerenciamento de manutenção:uma visão geral

Gerenciamento de manutenção é o processo de manter os ativos e recursos de uma empresa enquanto controla tempo e custos, garantindo a máxima eficiência do processo de fabricação.

O que é gerenciamento de manutenção?

A gestão da manutenção é definida como o processo de manutenção dos ativos e recursos de uma empresa, controlando o tempo e os custos, garantindo assim a máxima eficiência do processo de fabricação. O gerenciamento de manutenção passou de um processo arcaico, tedioso e manuscrito para um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) - um software que planeja, rastreia, mede e otimiza todas as formas de um programa de manutenção em um sistema central.

O gerenciamento de manutenção não é apenas um sistema de software - é uma combinação de software, melhores práticas e pessoal treinado, todos focados no mesmo objetivo. Os programas de gerenciamento de manutenção são altamente personalizáveis ​​e centrados nos tipos de manutenção empregados em uma fábrica. Esteja você usando um programa de manutenção baseado em condições, como manutenção preditiva, ou um programa de manutenção mais baseado em tempo, como manutenção preventiva, é importante focar seu programa no tipo de manutenção usado e sua função na organização.

Melhorar o gerenciamento de manutenção deve ser uma meta contínua para qualquer empresa com ativos de máquina, mas não existe uma solução única para todos. Se você precisar de suporte adicional ou experiência no processo de mudança de suas práticas de gerenciamento de matnance, trazer especialistas de confiabilidade e manutenção de renome como os do IDCON podem ajudá-lo a identificar oportunidades e criar um plano de melhoria viável.

Por que o gerenciamento de manutenção é importante

O gerenciamento de manutenção é vital para garantir o sucesso a longo prazo de seu programa de manutenção, monitorando a garantia de qualidade, mantendo a eficiência operacional e mantendo os ativos em ótimo estado de funcionamento. Ativos e recursos mantidos de maneira adequada mantêm sua produção estável e minimizam significativamente as chances de paralisações não planejadas. O tempo de inatividade não planejado causa um efeito de bola de neve, levando a um aumento nos custos inesperados associados a coisas como reparos (horas extras de trabalho, peças sobressalentes, etc.), remessas atrasadas, receita perdida ou quebra completa de máquinas.

A gestão da manutenção ajuda a melhorar a eficiência operacional das instalações da fábrica, o que contribui para a receita ao diminuir os custos operacionais e melhorar a qualidade (e quantidade) dos produtos fabricados. Além da economia de custos, outros benefícios incluem segurança aprimorada no local de trabalho, produtividade aprimorada e erro humano minimizado.

Os objetivos do gerenciamento de manutenção

Todas as formas de gerenciamento de manutenção compartilham o objetivo comum de analisar a produção e encontrar as melhores práticas e processos dentro de um campo específico. A análise de relatórios de um CMMS, por exemplo, permite controlar os custos, programar o trabalho de maneira adequada e eficiente e garantir que as falhas e quebras sejam mantidas ao mínimo. Os principais objetivos da gestão de manutenção incluem:

• Controle de custos / orçamento: As ferramentas de gerenciamento de manutenção fornecem aos gerentes as informações necessárias para alocar adequadamente os fundos do orçamento. O controle de custos é importante porque alguns custos são uma melhor utilização dos fundos da empresa do que outros. Por exemplo, um gerente de manutenção pode precisar comprar uma peça de reposição para um ativo. Ela pode ter que escolher entre uma peça mais barata e menos durável e uma peça mais cara e mais durável.
• Agendamento de trabalho / alocação de recursos: Programar trabalho e alocar tempo e recursos de mão de obra para que eles sejam mais produtivos desempenham um papel fundamental na eficiência. O gerenciamento de manutenção dá ao gerente uma compreensão final do processo geral para ajudar a decidir os níveis de prioridade de várias atividades. Por exemplo, se o gerente de manutenção precisa verificar a entrega pontual de um produto, ele pode estar inclinado a priorizar a manutenção da empilhadeira para garantir que o produto possa ser movido pelo depósito e para o caminhão de entrega sem interrupção.
• Conformidade e regulamentos: As ferramentas de gerenciamento de manutenção ajudam as organizações a cumprir os regulamentos nos níveis local, estadual e federal. Por exemplo, pode parecer a opção mais barata atribuir um operador a um determinado ativo, embora a lei estabeleça que dois funcionários devem ser atribuídos por razões de segurança.
• Minimize o tempo de inatividade / perda: Um bom programa de gerenciamento de manutenção ajuda a mitigar a perda de tempo produtivo devido à falha, estabelecendo um programa de manutenção planejada. Menos interrupções na produção significam menos perda de receita.
• Prolongue a vida útil do ativo: As organizações investem pesadamente em máquinas. Os programas de gerenciamento de manutenção ajudam a garantir que os equipamentos e a infraestrutura estejam sempre em boas condições. A manutenção regular estende a vida útil de máquinas, instalações e outros componentes, minimizando o desgaste.
• Melhorar o equipamento: Saindo do objetivo de estender a vida útil dos ativos, o gerenciamento de manutenção também aprimora os equipamentos existentes por meio de modificações, extensões ou novos itens de baixo custo.
• Treinamento: Os programas de gerenciamento de manutenção devem incluir o treinamento de pessoal em habilidades específicas de manutenção, melhorando a segurança operacional, aconselhando sobre a aquisição, instalação e operação de máquinas e melhorando a qualidade do produto acabado.
• Descubra tendências de manutenção: Olhar para os dados históricos ajuda os gerentes a obter uma imagem clara do que exatamente acontece durante as operações do dia-a-dia. O software CMMS, por exemplo, pode descobrir coisas como por que um ativo parece ter um desempenho consistentemente insatisfatório.

Gerenciamento de manutenção vs. gerenciamento de ativos

Um grande componente do gerenciamento de manutenção é trabalhar com ativos para garantir sua confiabilidade. Existem algumas distinções importantes entre os dois.

• Gestão de ativos: O gerenciamento de ativos é o culminar de atividades e práticas que rastreiam o desempenho dos ativos de uma organização e usam essas informações para melhorar a produção. Os sistemas de gestão de ativos devem estar alinhados com o plano geral de negócios para garantir o sucesso da empresa. Os processos de gerenciamento de ativos permitem que as empresas vejam benefícios como se o equipamento está funcionando conforme o esperado, os custos operacionais estão sendo reduzidos e se eles estão obtendo um maior retorno sobre o investimento (ROI) em seus ativos.
• Gestão de manutenção: Como já definimos, o gerenciamento de manutenção está essencialmente usando um software intuitivo como o CMMS para rastrear os recursos de uma empresa, como mão de obra, materiais e equipamentos. As informações desse sistema permitem que você tome decisões informadas sobre como criar ou melhorar os processos de manutenção. O gerenciamento de manutenção garante que os equipamentos da sua empresa permaneçam em excelente estado de funcionamento, o que minimiza o tempo de inatividade e reparos inesperados.

Então, qual é a diferença? Embora ambos sejam tecnicamente diferentes, o gerenciamento de ativos e o gerenciamento de manutenção costumam ser integrados e se complementam perfeitamente. A gestão de manutenção lida mais com o desempenho físico e a manutenção dos equipamentos, enquanto a gestão de ativos analisa todos os dados para o trabalho que precisa ser feito em cada ativo, identificando e priorizando esse trabalho para ajudar no ROI de cada ativo.

A maioria dos softwares CMMS modernos integra as duas funções para que a equipe de manutenção possa ver os dois conjuntos de dados em um local centralizado.

Sistemas computadorizados de gestão de manutenção

Um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) é uma plataforma de software projetada para simplificar o gerenciamento de manutenção. Esse tipo de pacote de software intuitivo mantém um banco de dados de computador com informações sobre as operações de manutenção de uma empresa e pode produzir relatórios de status e resumos detalhados das atividades de manutenção. Depois de analisadas, essas informações têm como objetivo permitir que o pessoal de manutenção faça seu trabalho com mais eficácia e permitir que os gerentes de manutenção tomem decisões informadas, ajudando-os a gerenciar custos e alocar recursos.

Um CMMS permite que as organizações eliminem o rastreamento manual de dados e permite o rastreamento e a organização de várias facetas do negócio em um local digital centralizado. O software CMMS é altamente personalizável, permitindo que as organizações adicionem componentes como gerenciamento de dados de equipamentos, gerenciamento de tarefas de manutenção preventiva e preditiva, sistemas de ordem de trabalho, programação e planejamento, gerenciamento de fornecedores, controle de estoque e muito mais.

Os pacotes CMMS são baseados em nuvem (mais modernos) ou sistemas locais (mais tradicionais). Os sistemas baseados em nuvem são hospedados em um servidor externo, geralmente pela empresa que vende o software, enquanto os sistemas locais exigem que a empresa que adquire o software hospede o produto em seu próprio servidor interno. Algumas das desvantagens dos servidores locais são custos mais altos, implementação complexa e manutenção constante (backup e atualização de hardware e software).

1. Gerenciamento de ordem de serviço: Um CMMS com recursos de gerenciamento de ordens de serviço simplifica muito cada etapa do processo de ordem de serviço de manutenção. Os gerentes de manutenção podem projetar, priorizar, revisar, atribuir e rastrear ordens de serviço de seu desktop ou dispositivo móvel, enquanto os operadores podem enviar solicitações de serviço.
   A manutenção preventiva também pode ser incorporada usando gatilhos baseados em tempo, uso ou condição para alertar automaticamente o software quando uma tarefa agendada precisa ser realizada. Isso permite o agendamento automático de ordens de serviço e pode até alertar o estoque para garantir que as peças estejam em estoque.
   
   Os técnicos e gerentes podem interagir com o software e ver as atualizações em tempo real. Os técnicos podem examinar suas tarefas diárias, marcar os trabalhos como concluídos e mudar o status de um ativo de offline para online. Da mesma forma, os gerentes podem ver quando os trabalhos são concluídos.
   
2. Desempenho / relatórios de ativos: Um CMMS em toda a empresa oferece à organização uma ótima maneira de coletar e analisar dados de cada ativo, para que os gerentes de manutenção possam ver mais facilmente as áreas que precisam melhorar a eficiência e a produtividade. Uma grande parte do gerenciamento de manutenção é monitorar o uso de seus ativos e o desempenho deles. Isso inclui verificar as horas operacionais, leituras de medidores com base no tempo, quilometragem e muito mais.
   Um CMMS cria perfis de ativos automaticamente com essas informações e inclui itens específicos de ativos, como listas de verificação de manutenção, códigos de falha, informações de segurança e lições de ponto único. A partir desses perfis, você pode obter uma visão completa de sua operação de manutenção, criando relatórios personalizados sobre coisas como tempo de inatividade do ativo e como cada ativo afeta o custo do estoque.
   
3. Gerenciamento de estoque: Manter o controle das peças sobressalentes é uma tarefa difícil. Um CMMS ajuda você a se organizar e automatizar a compra de estoque, para que você tenha as peças certas quando precisar, na quantidade certa.
   Muitos sistemas CMMS permitem que você registre todas as peças sobressalentes e observe onde estão armazenadas, quando foram adquiridas, como usá-las e sua disponibilidade em todos os locais da organização. Dessa forma, os técnicos sabem quais peças precisam para uma tarefa de reparo ou manutenção preventiva, onde estão essas peças e como usá-las.
   
   Finalmente, um CMMS ajuda a manter um estoque ideal por meio do rastreamento dos custos de estoque, referenciando o histórico de pedidos, contagens de ciclo, dados de uso e detalhes do primeiro a entrar / primeiro a sair.
   
4. 4 Capacidades de auditoria: A preparação para auditorias é muito mais simples por ter um registro contínuo e pesquisável de cada tarefa. Isso permite que a equipe de gerenciamento de manutenção audite o histórico de manutenção de um ativo. Muitos sistemas de software CMMS permitem criar perfis de usuário que monitoram automaticamente as certificações e datas de renovação e incorporam vídeos de treinamento padronizados para aqueles que precisam renovar e manter a conformidade. Todas as ordens de serviço, listas de tarefas e fotos são arquivadas, fornecendo a você qualquer prova de que você possa precisar para garantir a certificação ISO.
5. Recursos móveis: Quase todos os softwares CMMS modernos baseados em nuvem vêm com a capacidade de acessar o CMMS remotamente de um tablet ou smartphone. Isso é vital, pois os funcionários da manutenção passam a maior parte do tempo no campo, no chão de fábrica e fora do escritório. Os recursos móveis permitem que os técnicos de manutenção registrem o que estão fazendo enquanto o fazem. Isso inclui tirar fotos e solicitar ajuda no local. Um CMMS com um aplicativo móvel que oferece recursos off-line permite esses tipos de atualizações mesmo quando não há uma conexão Wi-Fi.
6. Capacidades de integração: Uma das melhores coisas sobre o software CMMS moderno é a capacidade de integrá-lo a outros sistemas de sua empresa. Por exemplo, incorporar seu software de vendas ao CMMS dá à equipe de vendas uma visão interna dos dados aos quais eles normalmente não teriam acesso. Um bom provedor de CMMS tem uma variedade de opções de integração, permitindo que você personalize a combinação certa para sua organização.

Quem deve ter acesso ao seu CMMS?

Muitas vezes é debatido quem deve ter acesso ao seu CMMS; em algumas empresas, apenas alguns gerentes de manutenção têm acesso. Com o tempo, isso pode gerar alguns problemas. Quanto menos pessoas usam o sistema, mais trabalho é despejado nas pessoas que o usam, tornando esse pequeno grupo de usuários responsável por lidar com tudo, desde o registro de ordens de serviço até a execução e análise de relatórios.

Outra questão é o fato de limitar o impacto de todos na equipe. Os membros da equipe que não conseguem ter uma visão geral das operações de manutenção tendem a ficar confusos sobre seus empregos, faltar mais ao trabalho, tomar decisões mal informadas e, eventualmente, ter moral mais baixo.

Por outro lado, dar a uma variedade de membros da equipe e departamentos acesso ao seu CMMS pode ser benéfico, tornando o gerenciamento de manutenção uma responsabilidade compartilhada por toda a sua organização. Isso libera a equipe de manutenção para melhorar em outras áreas. Ele também permite que outros departamentos tomem decisões baseadas em dados com base na análise de todas as áreas da empresa.

Vamos dar uma olhada em alguns dos vários grupos que devem ter acesso ao seu CMMS.

• Gerente de manutenção: Provavelmente a escolha mais óbvia, o gerente de manutenção também deve ser o administrador do sistema. Os administradores de sistema supervisionam o uso diário do CMMS e estão fortemente envolvidos na escolha do sistema certo, implementando-o e otimizando-o. Quase todos os aspectos da manutenção passam pelo gerente de manutenção, desde a criação, programação e priorização de ordens de serviço até o gerenciamento de ativos e criação de relatórios.
• Gerente de instalações / operações: Dar acesso ao (s) seu (s) gerente (s) de instalação permite que eles vejam informações de manutenção, cronogramas, métricas e desempenho geral em várias instalações. Esses dados podem ajudá-los a melhorar a eficiência, decidir sobre orçamentos, se preparar para auditorias e comprar inventário.
• Engenheiros de confiabilidade: Os engenheiros de confiabilidade são as pessoas que processam os dados dos relatórios do CMMS e os transformam em informações acionáveis. Dar a eles acesso a todos os dados gerados por um CMMS permite que eles criem relatórios e melhorias de processo com mais facilidade e precisão.
• Gerentes de estoque: Mencionamos o grande papel que um CMMS desempenha no gerenciamento de estoque. Os gerentes de estoque podem usar as informações fornecidas por um CMMS para registrar e rastrear informações sobre peças de reposição, verificar dados históricos, definir quantidades mínimas e enviar solicitações de compra. Os benefícios desse fluxo descendente para a equipe de manutenção, como o controle de estoque e a compra aprimorados ajudam a garantir que eles tenham as peças certas no lugar certo sempre que precisarem. Também garante que os registros sejam mais bem mantidos e os gastos monitorados.
• Pessoal de segurança: Ter todas as informações de segurança e saúde em um sistema ajuda a organização a se manter em conformidade. Todos os funcionários podem ter acesso a certificações, políticas, listas de verificação e resultados de auditoria.
• Técnicos: Outro acéfalo, os técnicos devem ser sempre incluídos como usuários do CMMS, pois são eles que mais usam os recursos do sistema. Embora você não precise dar a todos os técnicos acesso administrativo, eles devem ser capazes de ver as ordens de serviço, obter notificações, adicionar informações aos perfis de ativos e executar outras tarefas diretamente relacionadas a reparos e inspeções. Ter acesso a essas informações permitirá que eles sejam eficientes e precisos, bem como lhes dará a capacidade de registrar dados em tempo real.
• Pessoal de produção: Este grupo inclui operadores de máquina, supervisores de linha e outros membros da equipe que trabalham com o equipamento diariamente. Freqüentemente, o pessoal de produção é o primeiro a notar falhas iminentes, portanto, ter acesso ao CMMS lhes dá a capacidade de enviar uma solicitação ou adicionar detalhes às ordens de serviço, tornando o processo de reparo mais eficiente. Os gerentes de manutenção também podem atribuir aos operadores manutenção básica ou tarefas de manutenção autônoma, como limpeza do equipamento, por meio do CMMS.
• Empreiteiros: Empreiteiros ou técnicos que não são diretamente afiliados à sua empresa, mas executam tarefas razoavelmente rotineiras, devem ter acesso de convidado ao seu CMMS. Dessa forma, eles podem ver as ordens de serviço, listas de tarefas e recursos disponíveis. Eles também poderão se comunicar melhor com os gerentes de manutenção por meio do acesso móvel.
• Executivos: Finalmente, a equipe executiva e a liderança sênior usam todos os dados que podem para tomar decisões baseadas em dados. Ter acesso ao CMMS é uma maneira fácil de mantê-los informados sobre desempenho, realizações, indicadores-chave de desempenho (KPIs) e muito mais.

CMMS vs. EAM

No passado, o CMMS e os sistemas de gerenciamento de ativos corporativos (EAM) eram vistos como soluções muito diferentes para o gerenciamento de manutenção. Os sistemas modernos, desde então, confundiram os limites entre os dois, com muitos sistemas de software incluindo os recursos de ambos em um pacote de software corporativo. É importante notar, entretanto, que eles não são a mesma coisa.

CMMS os pacotes de software incluem bancos de dados com informações históricas e em tempo real sobre as operações de uma empresa. O software CMMS também é usado para agendar e atribuir trabalho, melhorar a eficiência, apoiar a conformidade regulatória e ajudar o gerenciamento de manutenção a tomar decisões mais informadas. Os sistemas CMMS são um pouco mais focados do que os sistemas EAM e são projetados especificamente para lidar com funções relacionadas à manutenção e gerenciamento de materiais. Muitas organizações preenchem as lacunas integrando seu CMMS com software de programação, compras e contabilidade, por exemplo.

EAM concentra-se na otimização do ciclo de vida dos ativos de uma empresa. Ele oferece uma visão abrangente dos ativos físicos e da infraestrutura ao longo de todo o ciclo de vida. Isso inclui projeto, implementação e aquisição, bem como operação, manutenção, descarte e substituição. O software EAM foi desenvolvido após o CMMS e inclui recursos de gerenciamento de manutenção, mas considera o custo total de propriedade dos ativos físicos de uma empresa.

Os sistemas EAM atendem a todas as facetas de uma empresa que lida com gerenciamento de ativos. Isso inclui manutenção e estoque, compras, engenharia, gerenciamento de projetos, contabilidade, operações, gerenciamento de confiabilidade e planejamento estratégico.

Como você pode ver, esses dois sistemas têm recursos muito semelhantes, mas o que realmente os diferencia é sua filosofia e escopo. Um CMMS se concentra na manutenção e começa a rastrear e coletar dados assim que um ativo é comprado e instalado. Um sistema EAM é mais abrangente. Tudo começa com o design e vai até o final da vida útil de um ativo. Abaixo estão alguns recursos que você verá em um sistema EAM, mas não em um CMMS:

• Recursos de gerenciamento de orçamento
• Monitoramento de calibração
• Monitoramento de energia
• Gestão de frota
• Mapas interativos, plantas baixas e esquemas
• ativos lineares
• Gestão de processos