Estratégias simples para gerenciar seu processo de MRO

Não é fácil gerenciar uma cadeia de suprimentos de manutenção, reparo e operações (MRO). Mas o que muitos não percebem é que uma das razões pelas quais o processo pode ser difícil são todos os diferentes departamentos envolvidos em seu desempenho. Esses departamentos, que podem incluir finanças, manutenção, engenharia / confiabilidade e compras, todos têm interesses conflitantes. É por isso que preencher a lacuna é uma estratégia necessária e aceitável para gerenciar seu processo de MRO.

Os departamentos acima mencionados estão todos trabalhando com o objetivo comum de sustentar um negócio lucrativo. No entanto, a maneira como esses departamentos gerenciam esse processo - e as metas individuais frequentemente vinculadas ao seu próprio desempenho - podem causar estresse.

Considere o impacto de uma única decisão de apenas um dos departamentos na cadeia de suprimentos de uma empresa. Digamos que o departamento de compras decida adquirir uma peça mais barata. Esta decisão impacta a manutenção, com a parte menos cara precisando ser substituída com mais frequência. Isso, por sua vez, aumenta os custos do orçamento de manutenção, embora possa diminuir os custos de compra.

A parte menos cara também pode impactar a produção devido ao tempo de inatividade mais frequente, o que significa custos de manutenção ainda mais altos. Enquanto isso, o departamento financeiro pode preferir ter menos estoque, o que poderia resultar em mais compras à vista e custos de frete acelerados - custos que devem ser absorvidos em outro lugar. Portanto, embora uma decisão possa diminuir os custos de alguns departamentos, pode aumentar os custos de outros, colocando esses departamentos em conflito com talvez um ganho líquido zero para a empresa como um todo.

Compreender a causa e o efeito que cada empresa deve enfrentar permite que os líderes trabalhem com as discrepâncias entre os departamentos. É por isso que o conceito de preencher a lacuna - especialmente entre aquisição e manutenção - requer uma comunicação consistente. O relacionamento requer a construção de confiança, especialmente se um provedor de serviços terceirizado estiver envolvido. O integrador atua como a ponte entre aquisição e manutenção, conversando técnico com manutenção e precificação com aquisição. Profissionais em vários departamentos precisam se comunicar e discutir os requisitos das peças, solicitações de sourcing e informações adicionais. Isso anda de mãos dadas com a escuta das solicitações dos clientes e a compreensão dos fatores que as motivam.

O epicentro para essas discussões estratégicas pode ser o depósito de MRO, onde peças de reposição e outros materiais são recebidos, estocados, emitidos e rastreados. É por isso que gargalos podem ocorrer ao tentar gerenciar o almoxarifado MRO. Embora “processo” possa ser uma palavra de quatro letras para alguns gerentes, estabelecer um requisito de processo de prática recomendada costuma ser crítico.

Não deve ser surpresa que seus processos devam ser definidos. A pesquisa mostra que 6-10 por cento dos gastos gerais de uma empresa passam pelo depósito de MRO. No entanto, o tempo gasto nessas transações - pedidos de compra, faturamento, acompanhamento de fornecedor e cliente, gerenciamento de disputas de preços e remessa e muito mais - pode ser dez vezes maior em termos de atividade transacional. Em outras palavras, muitas vezes é gasto muito tempo em itens operacionais que podem levar a ineficiências.

Você pode ter os processos mais bem definidos em funcionamento. Eles podem ser documentados por seus funcionários, recitados de memória e afixados em suas paredes. Mas os problemas certamente ocorrerão devido ao número de pessoas e transações envolvidas.

Considere os desafios de transformar uma requisição de compra em um pedido de compra ou combinar uma ordem de serviço e um pedido de compra. A quantidade de compras que ocorrem e a mão de obra necessária, mesmo com tecnologia, podem levar a atrasos nas obras, desde a manutenção até a paralisação. O provedor de serviços é responsável por fazer tudo funcionar sem problemas e, em grande parte, por identificar erros atuais e potenciais. Como resultado, seu provedor deve fazer parte da solução para uma comunicação eficaz.

Mesmo no mundo remoto de hoje, não subestime a importância das chamadas de relatórios mensais, com gerenciamento, compras, operações e manutenção, todos participando. Reuniões cara a cara ou mesmo chamadas de videoconferência ainda são importantes porque essa interação geralmente elimina equívocos ou mal-entendidos. Essas reuniões devem ser tratadas com reverência e apenas adiadas para emergências verdadeiras.

Os tópicos discutidos nessas reuniões devem ser conduzidos pela revisão de um balanced scorecard que inclui segurança, economia de programa, contagem de itens de armazenamento, valor de estoque, economia de reparos e muito mais. Esses scorecards devem ser rastreados e medidos por um período de meses, de forma que qualquer queda na produção e no desempenho possa ser discutida.

Depois que um conjunto regular de “pontos de contato” é estabelecido, os problemas de comunicação e processos geralmente diminuem. Claro, cada departamento deve estar comprometido com esses planos. Isso ajudará as áreas de finanças, manutenção, engenharia / confiabilidade e compras a não apenas trabalharem para os mesmos objetivos corporativos, mas também a estarem alinhados nas estratégias implementadas para alcançá-los.

Sobre o autor

Dan Brennan é o gerente de marketing da Synovos. Ele pode ser contatado em [email protected].